Programas de formação de colaboradores: tipos, benefícios e como criar um

O que é um programa de formação de colaboradores?

Na sua essência, um programa de formação de colaboradores é uma forma estruturada e repetível de proporcionar aos colaboradores os conhecimentos ou competências de que necessitam para um objetivo específico. Normalmente, esse objetivo é restrito: integrar um novo colaborador, colmatar uma lacuna específica de competências ou cumprir um prazo de conformidade. Não é um processo aberto, e é precisamente essa a ideia. Um bom programa de formação tem um objetivo final claro.

É útil distinguir aqui a formação do desenvolvimento, uma vez que os dois termos são utilizados de forma intercambiável, apesar de não serem a mesma coisa. A formação é de curto prazo e específica para a função. Visa colmatar uma lacuna definida e, normalmente, é possível avaliar se surtiu efeito com relativa rapidez. O desenvolvimento é um processo a mais longo prazo: preparar alguém para o rumo que a sua carreira irá tomar, e não apenas para o que a sua função atual exige. A maioria das organizações acaba por realizar ambas as atividades, uma vez que cada uma tem o seu próprio objetivo para manter os colaboradores envolvidos e os seus conhecimentos atualizados.

Por que razão os programas de formação de colaboradores são importantes

É fácil tratar a formação como um requisito a cumprir durante a integração e, depois, esquecê-la. No entanto, as organizações que a levam a sério tendem a notar a diferença em aspetos que importam: quem permanece na empresa, o desempenho das pessoas e o nível de risco subjacente.

Benefícios para a organização

Comecemos pela retenção, uma vez que é o aspeto com dados mais claros a sustentá-lo. O dado do Pew Research que partilhámos anteriormente não é um caso isolado. A formação é uma das formas mais diretas através das quais um empregador pode influenciar a decisão das pessoas de permanecerem na empresa. Para além disso, alguns outros benefícios tendem a surgir de forma consistente:

• Melhor desempenho e menos erros, uma vez que os colaboradores devidamente formados necessitam de menos supervisão e cometem menos erros dispendiosos.

• Risco e custos de conformidade reduzidos, particularmente em setores regulamentados, onde uma falha não é apenas embaraçosa, mas também dispendiosa.

• Uma marca de empregador mais forte, uma vez que as empresas conhecidas por investirem nas pessoas têm, em geral, mais facilidade em recrutar desde o início.

Benefícios para os colaboradores

A formação não é apenas algo que acontece aos colaboradores em benefício da organização. Também muda o seu dia-a-dia. Alguém que tenha recebido formação adequada aborda o seu trabalho com mais confiança e menos suposições, o que tende a tornar o próprio trabalho menos stressante, e não apenas mais produtivo.

Isso também se reflete diretamente nas estatísticas de retenção acima referidas. As pessoas que conseguem vislumbrar um caminho para novas competências e, eventualmente, novas responsabilidades, são aquelas que permanecem na empresa e se sentem mais empenhadas. A formação que está ligada a uma progressão real, e não apenas a um requisito de conformidade, dá aos colaboradores uma razão para investirem na empresa, da mesma forma que esta investe neles.

Daí decorrem algumas consequências: menos colaboradores que se sentem estagnados ou ignorados, mais pessoas dispostas a assumir tarefas desafiantes porque se sentem preparadas para as mesmas e um ambiente de trabalho onde pedir ajuda ou admitir uma lacuna não é visto como um ponto fraco.

Agora, vamos analisar alguns tipos diferentes de programas de formação de colaboradores, cada um com o seu próprio objetivo de ajudar tanto a organização como os seus colaboradores.

8 tipos de programas de formação para colaboradores

A maioria das organizações não se baseia apenas num único tipo de formação. Combinam e adaptam um conjunto bastante consistente de categorias, dependendo de quem estão a formar e do que pretendem alcançar. Apresentamos aqui oito tipos de programas de formação para colaboradores.

1. Formação de orientação

A orientação é normalmente a primeira experiência de um novo colaborador e é deliberadamente breve, muitas vezes com a duração de apenas um dia. O objetivo não é a profundidade, mas sim o contexto: a visão e os valores da empresa, a cultura e as políticas, a forma como a organização está estruturada, a apresentação das pessoas com quem irão trabalhar e os aspetos práticos básicos, como as credenciais de acesso e onde se sentar.

Nada disto se destina necessariamente a ficar gravado de forma permanente. O verdadeiro objetivo é mais simples: garantir que ninguém sinta, no seu primeiro dia, que foi largado num edifício que não compreende.

2. Formação de integração

A integração começa onde a orientação termina e demora consideravelmente mais tempo, variando entre algumas semanas e vários meses, dependendo da complexidade da função. Um programa de integração bem conduzido tende a abranger quatro aspetos que, convenientemente, começam todos por C: conformidade (as regras fundamentais da organização), esclarecimento (o que a função exige efetivamente no dia-a-dia), cultura (tanto as normas escritas como as não escritas) e conexão (relações com os colegas e um verdadeiro sentimento de pertença).

O objetivo deste programa é fazer com que o novo colaborador passe de «tecnicamente contratado» para a fase em que contribui efetivamente, sem o deixar a descobrir as regras não escritas por si próprio.

3. Formação em competências técnicas

As competências técnicas são as capacidades mensuráveis e específicas da função de que alguém necessita para desempenhar efetivamente o trabalho. A capacidade de programação de um programador ou o domínio das normas de relato financeiro por parte de um contabilista. Uma vez que estas competências são tão específicas, a formação em competências técnicas é frequentemente externalizada a especialistas, em vez de ser desenvolvida internamente, simplesmente porque é difícil desenvolver internamente, num prazo razoável, conhecimentos aprofundados numa área tão específica.

O objetivo aqui é claro: colmatar uma lacuna específica e identificável entre o que uma pessoa é capaz de fazer e o que o cargo exige.

4. Formação em competências sociais

As competências sociais não se correspondem diretamente a uma única tarefa, tal como acontece com as competências técnicas, mas estão presentes em quase tudo o que um colaborador faz. Comunicação, colaboração, resolução de conflitos, adaptabilidade. A formação em competências sociais abrange normalmente a escuta ativa, a comunicação eficaz, o trabalho em equipa, a flexibilidade e a oratória e, tal como a formação em competências técnicas, é frequentemente ministrada por especialistas externos que se dedicam precisamente a esta área.

Este formação visa menos ensinar uma nova competência e mais atenuar o atrito que surge sempre que as pessoas têm de trabalhar em conjunto.

5. Formação sobre produtos ou serviços

Antes de um colaborador poder representar bem uma empresa, precisa de compreender efetivamente o que esta vende. A formação sobre produtos ou serviços proporciona-lhe essa base e é normalmente integrada diretamente no processo de integração de novos colaboradores. Tende também a ser repetida como reciclagem sempre que uma empresa introduz uma alteração significativa nos seus produtos ou serviços, o que, para a maioria das empresas, acontece com mais frequência do que gostariam.

Assim, na sua essência, a formação sobre produtos ou serviços visa garantir que ninguém tenha de fingir que sabe do que está a falar numa conversa sobre o que a empresa realmente faz.

6. Formação em conformidade

A formação em conformidade abrange as leis e regulamentos associados a uma função ou setor, sendo frequentemente obrigatória e sujeita a um prazo rígido. Em muitos casos, é exigida anualmente por regulamentos locais ou nacionais. Quando o organismo regulador não fornece os seus próprios materiais de formação, as empresas de formação externas intervêm normalmente para colmatar essa lacuna. É em parte por isso que a formação em conformidade é um dos serviços mais comuns para os quais os prestadores de formação e as empresas de consultoria são contratados especificamente.

O objetivo também não é opcional: trata-se de proteger a organização — e, muitas vezes, o próprio colaborador — de riscos cujas consequências, caso não sejam devidamente geridos, podem revelar-se verdadeiramente onerosas.

7. Formação em franchising

A formação em franchising tem início no momento em que um franchisado assina o seu contrato e, na verdade, não termina depois disso. Foi concebida para transformar os colaboradores da franquia em embaixadores consistentes da marca e torna-se essencial no momento em que um franqueador precisa de manter processos e produtos uniformes em locais que não partilham a supervisão do dia-a-dia entre si.

O verdadeiro objetivo é garantir que um cliente tenha a mesma experiência, quer se encontre na unidade número um, quer na unidade número cinquenta.

8. Formação em liderança

A formação em liderança ajuda as pessoas a desenvolver as competências necessárias para liderar: comunicação, tomada de decisões, planeamento estratégico e boa gestão de equipas. Abrange desde workshops de curta duração até cursos completos, sendo relevante em todas as fases, quer alguém tenha acabado de assumir a liderança de uma equipa pela primeira vez, quer esteja a assumir um cargo de direção sénior após anos de experiência.

Em última análise, trata-se de um investimento nas pessoas que irão moldar a forma como todos os outros vivenciam a organização, para o bem ou para o mal.

É essa a teoria subjacente a estes oito programas diferentes de formação de colaboradores. Tudo isto é muito mais fácil de visualizar com exemplos reais, pelo que apresentamos a seguir como se apresentam os programas de formação estruturados em alguns dos nossos clientes que ministram formação aos seus próprios clientes diariamente.

Exemplos reais de programas de formação de colaboradores em ação

Chapter Three Consulting: replicar a formação em vez de a recriar para cada cliente

O desafio: a Chapter Three Consulting ajuda as empresas a implementar normas ISO e acreditações de conformidade para os seus clientes. Cada implementação implica a necessidade de formar o pessoal do cliente e de comprovar que este assimilou a matéria, e não se limitou a dar-lhe uma vista de olhos. Criar essa formação do zero para cada cliente não era rentável.

A solução: Com o Easy LMS, criaram um menu de cursos existentes que é clonado e adaptado a cada cliente, em vez de ser recriado, e administram a formação diretamente em nome dos seus clientes, acompanhando quem a concluiu e quem não o fez.

O resultado: um modelo de prestação repetível com total visibilidade da conclusão, além de relatórios que podem entregar diretamente aos clientes como prova de que os seus requisitos de formação em ISO e RGPD foram efetivamente cumpridos. Como afirmou o CEO Eddie Finch, não estão a criar do zero de cada vez, mas sim a cloná-lo.

Esse único hábito é, basicamente, a diferença entre a formação como um projeto pontual e a formação como algo que se pode escalar.

👉 Leia o estudo de caso completo.

Fresh Compliance: expandir a formação em conformidade para milhares de pessoas sem aumentar o quadro de pessoal

O desafio: a Fresh Compliance presta consultoria a organizações em matéria de conformidade com o RGPD, IA e cibersegurança. Inicialmente, a formação implicava deslocar-se às instalações dos clientes, realizar webinars ou enviar apresentações em PowerPoint por e-mail, práticas que não podiam ser escaladas à medida que a sua base de clientes crescia, e a criação de uma plataforma própria era demasiado dispendiosa para uma equipa de pequenas dimensões.

A solução: transferiram a formação para o Easy LMS, enviando aos clientes um único link seguro para concluírem os seus cursos de conformidade, sem necessidade de inícios de sessão ou configurações por parte do cliente, e com os resultados sincronizados automaticamente com os sistemas de cada cliente.

O resultado: formação em conformidade totalmente automatizada que atinge agora milhares de participantes por mês, poupando à Fresh Compliance um valor estimado entre 1 000 e 5 000 euros por mês em tempo e recursos. O fundador e CEO, Frank Trautwein, afirmou que alcançaram este objetivo sem contratar pessoal adicional nem desenvolver a sua própria plataforma.

Trata-se de um bom exemplo concreto de como a estrutura adequada permite que uma equipa pequena dê resposta a um grande volume de formandos.

👉 Leia o estudo de caso completo.

BLOM opleidingen: aumentar as taxas de aprovação com preparação prévia ao curso, antes da chegada dos formandos

O desafio: a BLOM opleidingen forma cerca de 30 000 alunos para a certificação de empilhadores por ano, em 22 locais de formação na Holanda. Quando passaram a utilizar exames digitais em 2018, para libertar mais tempo para a prática, precisavam de uma forma de permitir que um público com formação prática — muitos dos quais pouco familiarizados com ferramentas digitais — assimilasse a teoria antes mesmo de chegar ao local de formação.

A solução: criaram um programa de preparação pré-formação no Easy LMS: um manual online, questionários extraídos da mesma base de dados de perguntas do exame real e vídeos instrutivos curtos, todos opcionais e disponíveis a qualquer momento, sem login obrigatório nem sequência imposta.

O resultado: esta forma de preparação libertou cerca de duas horas de tempo de aula por dia para a prática, e as taxas de aprovação nos exames teóricos aumentaram, segundo estimativas, entre 5 % e 10 %. O Diretor Comercial, Maarten Dullaert, constatou uma diferença clara e visível entre os participantes que se prepararam com o Easy LMS e aqueles que não o fizeram.

Este é um argumento direto e bastante mensurável que demonstra por que razão o próprio programa é importante, e não apenas o conteúdo que nele se encontra.

👉 Leia o estudo de caso completo.

Como criar um programa de formação para colaboradores

Criar uma formação que funcione e na qual valha a pena investir resume-se, normalmente, a um conjunto de passos deliberados, a seguir aproximadamente por esta ordem.

1. Identifique os seus objetivos

Comece por definir o que a formação pretende alcançar. Trata-se do desenvolvimento de competências técnicas? De um melhor trabalho em equipa? De uma liderança mais forte? De conformidade regulamentar? É importante ser específico nesta fase, pois isso molda todas as decisões que se seguem.

2. Avalie as necessidades do seu público-alvo

Obtenha uma visão clara de quem está a formar: as suas funções atuais, níveis de competências, preferências de aprendizagem e onde se situam as lacunas existentes. Um programa concebido para colaboradores experientes deve ser bastante diferente de um programa concebido para pessoas que estão no primeiro dia de trabalho.

3. Escolha os formatos de formação

Adapte o formato tanto ao objetivo como ao público-alvo, e não sinta que tem de escolher apenas um. Workshops e seminários, e-learning e cursos online, formação no local de trabalho, mentoria e coaching, conferências e webinars, dramatizações e simulações. Combinar alguns destes formatos é, muitas vezes, mais eficaz do que basear-se num único formato.

4. Conceba e adapte o conteúdo

Crie algo que seja genuinamente relevante para os seus objetivos e para o seu público, evitando conteúdos genéricos. Isso significa, normalmente, selecionar recursos existentes, como artigos, vídeos e material de autoaprendizagem, dividir o conteúdo em módulos mais fáceis de gerir e adicionar elementos interativos, tais como questionários, debates ou estudos de caso, para manter as pessoas envolvidas.

5. Escolha as ferramentas certas

Um sistema de gestão da aprendizagem permite organizar, ministrar e acompanhar a formação de forma eficiente, e torna-se muito mais importante quando se gere mais do que um pequeno número de participantes ou se ministra a mesma formação em várias organizações de clientes em simultâneo.

6. Avalie os resultados

Defina os seus parâmetros de referência antes do lançamento, e não depois. Taxas de conclusão, pontuações nas avaliações, alterações no desempenho no trabalho, redução do número de erros — tudo o que for relevante para o seu objetivo inicial. Sem este passo, não há realmente forma de saber se alguma das medidas surtiu efeito.

7. Iterar e melhorar

A formação não é algo que se cria uma vez e se deixa de lado. Reveja o programa regularmente, ouça o feedback dos participantes e faça ajustes com base no que os dados e as pessoas lhe dizem, e não apenas no que parecia ser uma boa ideia no início.

Se estiver a implementar isto em várias organizações de clientes, a estrutura mantém-se, mas a prioridade desloca-se ligeiramente para a reutilização. Uma estrutura de curso que possa clonar e personalizar ligeiramente por cliente, em vez de reconstruir do zero de cada vez, é normalmente o que distingue a formação como um projeto pontual da formação como algo que pode oferecer como serviço.

Como o Easy LMS apoia consultoras e prestadores de formação

Quer seja uma consultora a gerir formações em dezenas de organizações de clientes, ou um prestador de formação independente a ministrar o mesmo programa principal a centenas de participantes por mês, o desafio subjacente tende a ser o mesmo. Necessita de uma forma de criar conteúdos uma única vez e disponibilizá-los repetidamente, sem perder a capacidade de personalizar por cliente ou de acompanhar os resultados individualmente.

É essencialmente para isso que a funcionalidade «Academia» do Easy LMS foi concebida. Permite-lhe organizar todo o seu conteúdo de formação num único local e, em seguida, configurar várias academias para que cada cliente tenha o seu próprio portal de aprendizagem, com a sua própria identidade visual, idioma e configuração de início de sessão, enquanto continua a reutilizar o material do curso subjacente em todas elas. Os relatórios fornecem-lhe a prova visual e partilhável dos resultados de aprendizagem que os seus clientes esperam, sem o trabalho manual de ter de os compilar você mesmo.

Marque uma demonstração para ver como funciona ou inicie um período de teste gratuito para experimentar por si próprio.

Recursos úteis

1. Estudo da Pew Research de 2021