Flow og dyb koncentration: skab et produktivt arbejdsmiljø

Der er mange distraktioner i et normalt kontormiljø, hvilket gør det svært at få lavet "rigtigt" arbejde. Telefonopkald, spørgsmål fra kolleger og besvarelse af en nødmail - alt sammen forhindrer dig i at blive opslugt af dit projekt. Kan du genkende det? Hos Easy LMS forsøger vi at begrænse distraktioner så meget som muligt, så vi kan arbejde i udelte og koncentrerede tidsblokke. For når du kan arbejde i dyb koncentration, får du mere fra hånden, leverer bedre kvalitet og opnår i sidste ende mere personlig vækst.

Kom ind i dit flow

Vi tror på, at det er vigtigt for mennesker at nå deres personlige bedste. Men det er kun muligt i et miljø, hvor man kan komme i en tilstand af flow. Når du er i flow, er du fuldstændig fokuseret på dit arbejde, du glemmer tiden, og du fortaber dig i din opgave. Du vil helt sikkert ikke blive forstyrret hvert tolvte minut. Forskning viser, at kontoransatte faktisk bliver forstyrret hvert tolvte minut!

Du kan kun komme ind i et flow, hvis følgende betingelser er opfyldt:

• Du ved, hvad du skal gøre; der er et klart mål.

• Du kan koncentrere dig længe nok om en opgave.

• Du har personlig kontrol over situationen og arbejdet.

• Du nyder at udføre opgaven.

• Du kan ikke blive forstyrret. Du vil ikke blive distraheret.

• Dine færdigheder er i balance med den udfordring, som opgaven indebærer.

Denne sidste betingelse er meget vigtig. Hvis udfordringen er for stor, bliver du nemlig stresset. Stress reducerer dine færdigheder, og du begår måske fejl. Men en opgave, der er for let, kan også føre til en ophobning af fejl. Med andre ord skal din opgave være udfordrende nok, men ikke for udfordrende. Du bevæger dig på en knivsæg;

Dyb koncentration

Øvelse gør mester. Det gælder også for det arbejde, vi udfører hos Easy LMS. Vi træner vores hjerner på daglig basis. Det kræver dyb koncentration. I flowet leder man efter den øvre grænse for sine evner. Det betyder ofte, at man gør noget, der ligger lige uden for ens komfortzone. Når man gør noget, man endnu ikke er fortrolig med, er man mere modtagelig for ting, der øger komforten, som f.eks. distraktion. Det sidste kan man undgå, hvis man koncentrerer sig om sit arbejde uden at blive forstyrret. Fordelen er, at man slår to fluer med et smæk. Du bliver bedre til dit job, og du leverer den bedste præstation i øjeblikket, hvilket cheferne vil kunne lide;

Denne proces er bestemt ikke let. Du kan kun arbejde på kanten af dine evner, hvis du:

• Er i god form og fuld af energi.

• Er motiveret til at udvikle dig selv.

• Har det godt med dig selv.

Hos Easy LMS vil vi gerne hjælpe (kommende) kolleger med at blive bedre.

Omkostningerne ved distraktion

De tre vigtigste grunde til, at det ofte mislykkes at blive bedre:

1. Distraktion.

2. Distraktion.

3. Distraktion.

I de femten minutter, efter at du er blevet forstyrret, er der 50 % større risiko for at begå fejl.

De fleste kontorer, også vores tidligere, er ikke indrettet til langvarig koncentration. De åbne, støjende kontorhaver, hvor alle kommer og går, er et eksempel. Men vi må ikke glemme virkningen af e-mail, interne chatværktøjer, møder og åbne dagbøger. For slet ikke at tale om den afhængighedsskabende effekt af internettet og smartphones.

Du vil se lidt anderledes på det, hvis du ved, at det er en dyr affære at distrahere nogen:

1. I de femten minutter, efter at du er blevet forstyrret, er der 50 % større risiko for at begå fejl. Det har forskning vist. Det skyldes til dels din korttidshukommelse. Når du bliver forstyrret, mister du alt, hvad du havde i din korttidshukommelse.

2. Når du bliver forstyrret, mister du dit flow og din dybe koncentration. Det vil tage noget tid at komme tilbage i dit flow og endnu længere tid at komme tilbage i dyb koncentration. Indtil da præsterer du ikke optimalt.

3. Når du skifter opgave, tænker en del af din hjerne stadig på din tidligere opgave. Du kan endnu ikke dedikere dig fuldt ud til den nye opgave. Konstant skiftende opgaver skaber derfor en såkaldt "opmærksomhedsrest".

4. Hver opgave har en opstartstid ud over den tid, du har brug for til at komme ind i flowet. Hvis man kan arbejde med den samme ting i længere tid uden at blive forstyrret, har man kun denne opstartstid én gang.

Vores tiltag for et produktivt arbejdsmiljø 

Dette er al teorien for nu. Men hvordan har vi indrettet vores arbejde (processer) og arbejdsplads for at kunne arbejde så uforstyrret som muligt?

1. Vi scrummer. Vi arbejder uforstyrret på et projekt i cyklusser på tre uger. Derudover roterer vi altid en udpeget udvikler, som løser fejl og er standby til supportspørgsmål. Det betyder, at de andre udviklere ikke behøver at bekymre sig om det.

2. Vores seniorudviklere arbejder seks timer om dagen på et projekt. De resterende to timer er de på standby for spørgsmål. Det skaber automatisk naturlige "forstyrrelsesmomenter".

3. Vi planlægger møder omkring naturlige "forstyrrelsesmomenter". Vi mener, at det bedste tidspunkt for møder er før eller efter frokost. Vi forsøger at begrænse møderne så meget som muligt. Vi begrænser os til et sprint, planlægning og retrospektiv.

4. Vi har støjreducerende hovedtelefoner. Ingen omgivende støj. Kun dig og din opgave.

5. Vi bruger trafiklys. Alle har et lille trafiklys på deres skrivebord. Grønt betyder, at du er tilgængelig for spørgsmål. Rødt betyder, at du ikke må forstyrres. Vores politik er, at det røde lys lyser uafbrudt i højst 45 minutter.

6. Vi bruger støjdæmpende båse. De er forbeholdt vores Support Owls, som giver demoer i båsene. På den måde forhindrer vi, at andre bliver distraheret af deres telefonopkald.

7. Vi snoozer regelmæssigt vores interne chatprogram. Vi bruger Slack. Det står enhver frit for at snooze sine notifikationer. Ingen sure miner.

Men selvfølgelig er vi ikke perfekte. Der er dage, hvor vi fejler, eller hvor vores koncentration bare er lavere, og vi snakker lidt mere, end vi havde tænkt os. Men vi er altid på udkig efter muligheder for at optimere vores arbejdsmiljø. Måske vil vi eksperimentere med en stille time? Eller en e-mail-fri mandag? Eller måske en udfordring med at slippe af med vores telefonafhængighed. Under alle omstændigheder er der meget at vinde med hensyn til kontorets indretning, men det er et arbejde, der er i gang;

Hvad får vi ud af disse tiltag?

Vi leverer hele tiden en højere kvalitet.

Vi er overbeviste om, at disse tiltag vil bringe os videre. Til dato har vi allerede bemærket følgende effekter:

• Vi laver færre fejl og leverer løbende højere kvalitet. Under alle omstændigheder stræber vi efter højere kvalitetsstandarder. Det har den fordel, at vi aldrig har akutte fejl, der tvinger os til at stille en person til rådighed for at løse fejlen med det samme.

• Vi kan gøre mere på samme eller kortere tid.

• Alle kolleger kan udvikle sig bedre, fordi de bruger mere tid på dyb koncentration.

• Vi behøver ikke at arbejde overtid. Det gjorde vi ikke alligevel, men behovet bliver stadig mindre. Det betyder, at der er en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Plus mere tid til at få en god drink med kollegerne ?.

Nysgerrig på vores særlige arbejdskultur? Udforsk vores Working at Easy LMS-sektion for at få mere at vide!

Gå til at arbejde hos Easy LMS