Flow och djup koncentration: att skapa en produktiv arbetsmiljö

Det finns många distraktioner i en normal kontorsmiljö, vilket gör det svårt att få "riktigt" arbete gjort. Telefonsamtal, frågor från kollegor och att svara på ett akut mejl - allt hindrar dig från att bli uppslukad av ditt projekt. Känner du igen dig i detta? På Easy LMS försöker vi begränsa distraktionerna så mycket som möjligt så att vi kan arbeta i odelade och koncentrerade tidsblock. För när du kan arbeta i djup koncentration får du mer gjort, ger bättre kvalitet och i slutändan får du mer personlig utveckling.

Kom in i ditt flow

Vi tror att det är viktigt för människor att nå sitt bästa. Det är dock bara möjligt i en miljö där du kan komma in i ett tillstånd av flow. När du befinner dig i flow är du helt fokuserad på ditt arbete, du glömmer bort tiden och förlorar dig själv i din uppgift. Du kommer definitivt inte att bli störd var tolfte minut. Forskning visar att kontorsarbetare faktiskt blir störda var tolfte minut!

Du kan bara komma in i ett flöde om följande villkor har uppfyllts:

• Du vet vad du ska göra; det finns ett tydligt mål.

• Du kan koncentrera dig tillräckligt länge på en uppgift.

• Du har personlig kontroll över situationen och arbetet.

• Du tycker om att utföra uppgiften. 

• Du kan inte bli störd. Du kommer inte att bli distraherad.

• Dina färdigheter är i balans med den utmaning som uppgiften innebär.

Det här sista villkoret är mycket viktigt. Om utmaningen är för stor kommer du trots allt att bli stressad. Stress minskar dina färdigheter och du kan göra misstag. Men en uppgift som är för lätt kan också leda till en ansamling av fel. Med andra ord måste din uppgift vara tillräckligt utmanande, men inte för utmanande. Du balanserar på en tunn lina.  

Djup koncentration

Övning ger färdighet. Detta gäller även för det arbete som vi utför på Easy LMS. Vi tränar våra hjärnor på daglig basis. Detta kräver djup koncentration. Inom flödet letar du efter den övre gränsen för dina förmågor. Detta innebär ofta att du gör något som går utanför din komfortzon. När du gör något som du ännu inte är bekväm med är du mer mottaglig för sådant som ökar bekvämligheten, t.ex. distraktion. Det senare kan undvikas om du koncentrerar dig på ditt arbete utan att bli störd. Fördelen är att man slår två flugor i en smäll. Du blir bättre på ditt jobb, och du levererar den bästa prestationen i det ögonblicket, vilket cheferna kommer att gilla ?. 

Den här processen är verkligen inte lätt. Du kan bara arbeta på kanten av dina förmågor om du:

• Är vältränad och full av energi.

• Är motiverad att utveckla dig själv.

• Är nöjd med dig själv.

På Easy LMS gillar vi att hjälpa (framtida) kollegor att bli bättre.

Kostnaden för distraktion

De tre främsta anledningarna till att det ofta misslyckas att bli bättre:

1. Distraktion.

2. Distraktion.

3. Distraktion.

Under de femton minuter som följer efter att du har blivit störd är risken att du gör fel 50 procent större.

De flesta kontor, inklusive våra tidigare, är inte utformade för långvarig koncentration. Ett exempel är de öppna, bullriga kontorsträdgårdarna där alla kommer och går. Men vi får inte glömma bort effekterna av e-post, interna chattverktyg, möten och öppna dagböcker. För att inte tala om den beroendeframkallande effekten av internet och smartphones.

Du kommer att ha en något annorlunda syn om du vet att det är kostsamt att distrahera någon:

1. Under de femton minuterna efter att du har blivit störd är det 50% större chans att göra fel. Forskning har visat detta. Detta beror delvis på ditt korttidsminne. När du blir störd förlorar du allt du hade i ditt korttidsminne.

2. När du blir störd förlorar du ditt flöde och din djupa koncentration. Det kommer att ta lite tid att komma tillbaka till flödet och ännu längre tid att komma tillbaka till den djupa koncentrationen. Fram till dess presterar du inte optimalt.

   När du byter uppgift tänker en del av din hjärna fortfarande på din tidigare uppgift. Du kan inte helt ägna dig åt den nya uppgiften ännu. Att ständigt byta uppgifter skapar därför en så kallad "uppmärksamhetsrest".

   Varje uppgift har en starttid, utöver den tid du behöver för att komma in i flödet. Om du kan arbeta med samma sak under en längre period utan att bli störd har du bara denna starttid en gång.

Våra åtgärder för en produktiv arbetsmiljö 

Detta är all teori för tillfället. Men hur har vi inrättat vårt arbete (processer) och vår arbetsplats för att kunna arbeta så ostört som möjligt?

1. Vi scrumar. Vi arbetar ostört med ett projekt i cykler om tre veckor. Dessutom roterar vi alltid en utsedd utvecklare som löser buggar och är standby för supportfrågor. Detta innebär att de andra utvecklarna inte behöver oroa sig för detta.

2. Våra seniora utvecklare arbetar sex timmar per dag på ett projekt. De är standby för frågor under de återstående två timmarna. Detta skapar automatiskt naturliga "störningsmoment".

3. Vi planerar möten kring naturliga "störningsmoment". Vi tror att den bästa tiden för möten är före eller efter lunch. Vi försöker begränsa mötena så mycket som möjligt. Vi begränsar oss till en sprint, planering och retrospektiv.

4. Vi har brusreducerande hörlurar. Inget omgivande ljud. Bara du och din uppgift.

5. Vi använder trafikljus. Alla har ett litet trafikljus på sitt skrivbord. Grönt betyder att du är tillgänglig för frågor. Rött betyder att du inte får bli störd. Vår policy är att den röda lampan ska lysa kontinuerligt i max 45 minuter.

6. Vi använder brusreducerande bås. Dessa är reserverade för våra Support Ugglor som håller demos i båsen. På så sätt förhindrar vi att andra människor blir distraherade av sina telefonsamtal.

7. Vi snoozar regelbundet vårt interna chattprogram. Vi använder Slack. Alla är fria att snooza sina aviseringar. Inga hårda känslor.

Men vi är naturligtvis inte perfekta. Det finns dagar då vi misslyckas, eller då vår koncentration helt enkelt är lägre och vi pratar lite mer än vi tänkt oss. Men vi letar alltid efter möjligheter att optimera vår arbetsmiljö. Kanske ska vi experimentera med en tyst timme? Eller en e-postfri måndag? Eller kanske en utmaning för att bli av med vårt telefonberoende. I vilket fall som helst finns det mycket att vinna när det gäller kontorslayouten, men det är ett arbete som pågår. 

Vad får vi ut av dessa åtgärder?

Vi tillhandahåller kontinuerligt en högre kvalitet.

Vi är övertygade om att dessa åtgärder kommer att ta oss vidare. Hittills har vi redan märkt av följande effekter:

• Vi gör färre misstag och levererar kontinuerligt högre kvalitet. I vilket fall som helst strävar vi efter högre kvalitetsstandarder. Detta har fördelen att vi aldrig har akuta buggar som tvingar oss att göra en person tillgänglig för att lösa buggen omedelbart.

• Vi kan göra mer på samma eller kortare tid.

• Alla kollegor kan utveckla sig själva bättre eftersom de tillbringar mer tid i djup koncentration.

• Vi behöver inte arbeta övertid. Vi gjorde inte det ändå, men behovet fortsätter att minska. Det betyder att det finns en bättre balans mellan arbete och privatliv. Plus mer tid för att ta en drink med kollegorna .

Nyfiken på vår speciella arbetskultur? Utforska vår Working at Easy LMS-sektion för att lära dig mer!

Gå till Att arbeta på Easy LMS