Flusso e concentrazione profonda: creare un ambiente di lavoro produttivo

In un normale ambiente d'ufficio ci sono molte distrazioni, che rendono difficile portare a termine il lavoro "vero". Telefonate, domande dei colleghi, risposte a e-mail di emergenza: tutto ciò impedisce di farsi assorbire dal proprio progetto. Lo riconoscete? In Easy LMS cerchiamo di limitare il più possibile le distrazioni, in modo da poter lavorare in blocchi di tempo indivisi e concentrati. Perché quando si riesce a lavorare in profonda concentrazione si ottiene di più, si fornisce una qualità migliore e, in ultima analisi, si ottiene una maggiore crescita personale.

Entrare nel flusso

Crediamo che sia importante che le persone raggiungano il loro meglio personale. Tuttavia, questo è possibile solo in un ambiente in cui si può entrare in uno stato di flusso. Quando si è in uno stato di flusso, si è completamente concentrati sul proprio lavoro, si dimentica l'ora e ci si perde nel proprio compito. Sicuramente non sarete disturbati ogni dodici minuti. La ricerca dimostra che chi lavora in ufficio viene effettivamente disturbato ogni dodici minuti!

È possibile accedere a un flusso solo se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

• Si sa cosa fare; c'è un obiettivo chiaro.

• Si riesce a concentrarsi abbastanza a lungo su un compito.

• Si ha il controllo personale della situazione e del lavoro.

• Si prova piacere nello svolgere il compito. 

• Non si può essere disturbati. Non sarete distratti.

• Le vostre capacità sono in equilibrio con la sfida che l'incarico comporta.

Quest'ultima condizione è molto importante. Dopo tutto, se la sfida è troppo grande, vi stresserete. Lo stress riduce le vostre capacità e potreste commettere degli errori. Ma anche un compito troppo facile può causare un accumulo di errori. In altre parole, il vostro compito deve essere abbastanza impegnativo, ma non troppo. Si tratta di una linea sottile.  

Concentrazione profonda

La pratica rende perfetti. Questo vale anche per il lavoro che svolgiamo in Easy LMS. Alleniamo il nostro cervello ogni giorno. Ciò richiede una profonda concentrazione. All'interno del flusso, si cerca il limite superiore delle proprie capacità. Questo spesso significa fare qualcosa che va oltre la propria zona di comfort. Quando si fa qualcosa con cui non si è ancora a proprio agio, si è più soggetti a cose che aumentano il comfort, come la distrazione. Quest'ultima può essere evitata se ci si concentra sul proprio lavoro senza essere disturbati. Il vantaggio è che si prendono due piccioni con una fava. Migliorate nel vostro lavoro e fornite la migliore prestazione in quel momento, cosa che piacerà ai capi;

Questo processo non è certo facile. È possibile lavorare al limite delle proprie capacità solo se:

• Sono in forma e pieni di energia.

• Sono motivati a sviluppare se stessi.

• Sentirsi bene con se stessi.

A Easy LMS piace aiutare i (futuri) colleghi a migliorare.

Il costo della distrazione

I tre principali motivi per cui migliorare spesso fallisce:

1. Distrazione.

2. Distrazione.

3. Distrazione.

Nei quindici minuti successivi al disturbo, c'è il 50% in più di possibilità di commettere errori.

La maggior parte degli uffici, compresi i nostri in passato, non sono predisposti per la concentrazione a lungo termine. Ad esempio, i giardini degli uffici aperti e rumorosi, dove tutti vanno e vengono. Ma non possiamo dimenticare l'impatto delle e-mail, degli strumenti di chat interni, delle riunioni e delle agende aperte. Per non parlare dell'effetto di dipendenza di Internet e degli smartphone.

Il vostro punto di vista sarà leggermente diverso se sapete che distrarre qualcuno è un'attività costosa:

1. Nei quindici minuti successivi al disturbo, c'è il 50% in più di possibilità di commettere errori. La ricerca lo ha dimostrato. Ciò è dovuto in parte alla memoria a breve termine. Quando si è disturbati, si perde tutto ciò che si aveva nella memoria a breve termine.

2. Quando si è disturbati, si perde il flusso e la concentrazione profonda. Ci vorrà un po' di tempo per tornare al flusso e ancora di più per tornare alla concentrazione profonda. Fino a quel momento, le prestazioni non sono ottimali.

3. Quando si cambia compito, una parte del cervello pensa ancora al compito precedente. Non potete ancora dedicarvi completamente al nuovo compito. Il continuo passaggio da un'attività all'altra, quindi, crea il cosiddetto "residuo di attenzione".

4. Ogni attività ha un tempo di avvio, oltre al tempo necessario per entrare nel flusso. Se si riesce a lavorare sulla stessa cosa per un periodo più lungo senza essere disturbati, si ha questo tempo di avvio solo una volta.

Le nostre misure per un ambiente di lavoro produttivo 

Questa è tutta la teoria per ora. Ma come abbiamo impostato il nostro lavoro (processi) e il nostro posto di lavoro per lavorare il più indisturbati possibile?

1. Scrum. Lavoriamo indisturbati su un progetto in cicli di tre settimane. Inoltre, a rotazione, abbiamo sempre uno sviluppatore designato che risolve i bug e rimane in attesa per le domande di supporto. Ciò significa che gli altri sviluppatori non devono preoccuparsi di questo.

2. I nostri sviluppatori senior lavorano sei ore al giorno su un progetto.Sono in standby per le domande per le restanti due ore. Questo crea automaticamente dei "momenti di disturbo" naturali.

3. Pianifichiamo le riunioni in base ai "momenti di disturbo" naturali. Crediamo che il momento migliore per le riunioni sia prima o dopo pranzo. Cerchiamo di limitare il più possibile le riunioni. Ci limitiamo a uno sprint, alla pianificazione e alla retrospettiva.

4. Abbiamo cuffie a cancellazione di rumore. Nessun rumore circostante. Solo voi e il vostro compito.

5. Usiamo i semafori. Ognuno ha un piccolo semaforo sulla propria scrivania. Il verde significa che siete disponibili per le domande. Il rosso significa che non potete essere disturbati. La nostra politica prevede che il semaforo rosso rimanga acceso per un massimo di 45 minuti.

6. Utilizziamo cubicoli con cancellazione del rumore. Questi sono riservati ai nostri Gufi del Supporto, che danno dimostrazioni nei cubicoli. In questo modo evitiamo che le altre persone vengano distratte dalle loro telefonate.

7. Snobbiamo regolarmente il nostro programma di chat interno. Utilizziamo Slack. Ognuno è libero di snooze le proprie notifiche. Senza rancore.

Ma naturalmente non siamo perfetti. Ci sono giorni in cui falliamo, o in cui la nostra concentrazione è più bassa, e chiacchieriamo un po' più del dovuto. Tuttavia, siamo sempre alla ricerca di possibilità per ottimizzare il nostro ambiente di lavoro. Forse sperimenteremo un'ora di silenzio? Oppure un lunedì senza e-mail? O forse una sfida per liberarci dalla nostra dipendenza dal telefono. In ogni caso, c'è molto da guadagnare in termini di layout dell'ufficio, ma è un lavoro in corso. 

Cosa otterremo da queste misure?

Forniamo costantemente una qualità superiore.

Siamo convinti che queste misure ci porteranno lontano. Ad oggi, abbiamo già notato i seguenti effetti:

• Facciamo meno errori e forniamo continuamente una qualità superiore. In ogni caso, ci sforziamo di raggiungere standard di qualità più elevati. Questo ha il vantaggio di non avere mai bug urgenti che ci costringono a mettere a disposizione una persona per risolverli immediatamente.

• Possiamo fare di più nello stesso tempo o in meno.

• Tutti i colleghi possono svilupparsi meglio perché passano più tempo in profonda concentrazione.

• Non dobbiamo fare straordinari. Non lo facevamo comunque, ma la necessità continua a diminuire. Questo significa che c'è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Inoltre, c'è più tempo per bere un buon drink con i colleghi .

Sei curioso di conoscere la nostra speciale cultura del lavoro? Esplorate la sezione Working at Easy LMS per saperne di più!

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