Fluxo e concentração profunda: criar um ambiente de trabalho produtivo

Num escritório normal, há muitas distracções, o que torna difícil fazer um trabalho "a sério". Chamadas telefónicas, perguntas de colegas e resposta a um e-mail de emergência - tudo isto impede que se deixe absorver pelo seu projeto. Reconhece este facto? No Easy LMS, tentamos limitar ao máximo as distracções, para que possamos trabalhar em blocos de tempo indivisíveis e concentrados. Porque quando se pode trabalhar em profunda concentração, consegue-se fazer mais, proporcionar melhor qualidade e, em última análise, obter mais crescimento pessoal.

Entrar no seu fluxo

Acreditamos que é importante que as pessoas alcancem o seu melhor. No entanto, isso só é possível num ambiente em que se possa entrar num estado de fluxo. Quando se está num estado de fluxo, está-se completamente concentrado no trabalho, esquece-se o tempo e perde-se na tarefa. De certeza que não será incomodado a cada doze minutos. A investigação mostra que os trabalhadores de escritório são, de facto, incomodados de doze em doze minutos!

Só é possível entrar num fluxo se as seguintes condições forem cumpridas:

• Sabe o que fazer; há um objetivo claro.

• Pode concentrar-se durante tempo suficiente numa tarefa.

• Tem pessoalmente o controlo da situação e do trabalho.

• Gosta de executar a tarefa. 

• Não pode ser perturbado. Não será distraído.

• As suas competências estão em equilíbrio com o desafio que a tarefa implica.

Esta última condição é muito importante. Afinal de contas, se o desafio for demasiado grande, ficará stressado. O stress reduz as suas capacidades e pode cometer erros. Mas uma tarefa demasiado fácil também pode causar uma acumulação de erros. Por outras palavras, a sua tarefa deve ser suficientemente exigente, mas não demasiado. Está a caminhar sobre uma linha ténue.  

Concentração profunda

A prática leva à perfeição. Isto também se aplica ao trabalho que fazemos no Easy LMS. Treinamos os nossos cérebros numa base diária. Isto requer uma concentração profunda. Dentro do fluxo, procuramos o limite superior das nossas capacidades. Isto significa muitas vezes que faz algo que vai para além da sua zona de conforto. Quando se faz algo com que ainda não se está confortável, é-se mais suscetível a coisas que aumentam o conforto, como a distração. Esta última pode ser evitada se se concentrar no seu trabalho sem ser incomodado. A vantagem é que se matam dois coelhos com uma cajadada só. Torna-se melhor no seu trabalho e apresenta o melhor desempenho nesse momento, o que agradará aos chefes ?. 

Este processo não é certamente fácil. Só pode trabalhar no limite das suas capacidades se..:

• Está em forma e cheio de energia.

• Está motivado para se desenvolver.

• Sente-se bem consigo próprio.

Na Easy LMS gostamos de ajudar os (futuros) colegas a melhorarem.

O custo da distração

As três principais razões pelas quais melhorar muitas vezes falha:

1. Distração.

2. Distração.

3. Distração.

Nos quinze minutos após ter sido incomodado, há 50% mais hipóteses de cometer erros.

A maior parte dos escritórios, incluindo os nossos no passado, não estão preparados para a concentração a longo prazo. Os jardins abertos e ruidosos dos escritórios, onde toda a gente entra e sai, por exemplo. Mas não podemos esquecer o impacto do correio eletrónico, das ferramentas de conversação interna, das reuniões e das agendas abertas. Para não falar do efeito viciante da Internet e dos smartphones.

Terá uma opinião ligeiramente diferente se souber que distrair alguém é um negócio dispendioso:

1. Nos quinze minutos após ter sido incomodado, há 50% mais hipóteses de cometer erros. A investigação demonstrou este facto. Isto deve-se em parte à memória a curto prazo. Quando somos perturbados, perdemos tudo o que tínhamos na nossa memória a curto prazo.

2. Quando somos perturbados, perdemos o nosso fluxo e a nossa concentração profunda. Demorará algum tempo a voltar ao seu fluxo e ainda mais tempo a voltar à concentração profunda. Até lá, o desempenho não é o melhor possível.

3. Quando muda de tarefa, uma parte do seu cérebro ainda está a pensar na tarefa anterior. Ainda não se pode dedicar totalmente à nova tarefa. A mudança constante de tarefas cria, portanto, o chamado "resíduo de atenção".

4. Cada tarefa tem um tempo de arranque, para além do tempo necessário para entrar no fluxo. Se conseguirmos trabalhar na mesma coisa durante um período mais longo sem sermos perturbados, só temos esse tempo de arranque uma vez.

As nossas medidas para um ambiente de trabalho produtivo 

Para já, é tudo teoria. Mas como é que organizámos o nosso trabalho (processos) e o nosso local de trabalho de forma a trabalharmos o menos perturbados possível?

1. Nós scrum. Trabalhamos sem interrupções num projeto em ciclos de três semanas. Para além disso, rodamos sempre um programador designado que resolve bugs e está à espera de questões de apoio. Isto significa que os outros programadores não têm de se preocupar com isto.

2. Os nossos programadores sénior trabalham seis horas por dia num projeto. Ficam à espera de perguntas durante as duas horas restantes. Isto cria automaticamente "momentos de perturbação" naturais.

3. Planeamos reuniões em torno de "momentos de perturbação" naturais. Acreditamos que a melhor altura para reuniões é antes ou depois do almoço. Tentamos limitar as reuniões tanto quanto possível. Limitamo-nos a um sprint, planeamento e retrospetiva.

4. Temos auscultadores com cancelamento de ruído. Sem ruído envolvente. Apenas você e sua tarefa.

5. Nós usamos semáforos. Todo mundo tem um pequeno semáforo em sua mesa. Verde significa que está disponível para perguntas. Vermelho significa que não pode ser incomodado. A nossa política é que o semáforo vermelho acenda continuamente durante um máximo de 45 minutos.

6. Utilizamos cubículos com cancelamento de ruído. Estes estão reservados para as nossas Corujas de Apoio, que fazem demonstrações nos cubículos. Desta forma, evitamos que as outras pessoas se distraiam com as suas chamadas telefónicas.

7. Regularmente, adiamos o nosso programa de chat interno. Utilizamos o Slack. Todos são livres para adiar as suas notificações. Sem ressentimentos.

Mas é claro que não somos perfeitos. Há dias em que falhamos, ou em que a nossa concentração é menor, e conversamos um pouco mais do que o pretendido. No entanto, estamos sempre à procura de possibilidades para otimizar o nosso ambiente de trabalho. Talvez possamos experimentar uma hora de silêncio? Ou uma segunda-feira sem correio eletrónico? Ou talvez um desafio para nos livrarmos do nosso vício do telefone. Em todo o caso, há muito a ganhar em termos de disposição do escritório, mas isso é um trabalho em curso;

O que é que vamos ganhar com estas medidas?

Fornecemos continuamente uma qualidade superior.

Estamos convencidos de que estas medidas nos levarão mais longe. Até à data, já notámos os seguintes efeitos:

• Cometemos menos erros e fornecemos continuamente uma qualidade superior. Em qualquer caso, esforçamo-nos por atingir padrões de qualidade mais elevados. Isto tem a vantagem de nunca termos bugs urgentes que nos obriguem a disponibilizar uma pessoa para resolver o bug imediatamente.

• Podemos fazer mais no mesmo tempo ou em menos tempo.

• Todos os colegas podem desenvolver-se melhor porque passam mais tempo em profunda concentração.

• Não temos de fazer horas extraordinárias. De qualquer modo, não o fazíamos, mas a necessidade continua a diminuir. Isto significa que há um melhor equilíbrio entre o trabalho e a vida privada. Além disso, há mais tempo para tomar uma bebida agradável com os colegas ?.

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