Flow en diepe concentratie: een productieve werkomgeving creëren

Er zijn veel afleidingen in een normale kantooromgeving, waardoor het moeilijk is om "echt" werk gedaan te krijgen. Telefoontjes, vragen van collega's en het beantwoorden van een dringende e-mail - ze zorgen er allemaal voor dat je niet helemaal opgaat in je project. Herken je dit? Bij Easy LMS proberen we afleiding zoveel mogelijk te beperken, zodat we in onverdeelde en geconcentreerde tijdsblokken kunnen werken. Want als je in diepe concentratie kunt werken, krijg je meer gedaan, lever je betere kwaliteit en krijg je uiteindelijk meer persoonlijke groei.

In je flow komen

Wij geloven dat het belangrijk is voor mensen om het beste uit zichzelf te halen. Dat is echter alleen mogelijk in een omgeving waar je in een staat van flow kunt komen. Als je eenmaal in een flow bent, ben je volledig gefocust op je werk, vergeet je de tijd en verlies je jezelf in je taak. Je wordt zeker niet om de twaalf minuten gestoord. Onderzoek wijst uit dat kantoormedewerkers wel degelijk om de twaalf minuten gestoord worden!

Je kunt alleen in een flow komen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Je weet wat je moet doen; er is een duidelijk doel.

• Je kunt je lang genoeg concentreren op één taak.

• Je hebt de situatie en het werk persoonlijk onder controle.

• Je vindt het leuk om de taak uit te voeren. 

• Je kunt niet worden gestoord. Je wordt niet afgeleid.

• Je vaardigheden zijn in balans met de uitdaging die de taak met zich meebrengt.

Deze laatste voorwaarde is erg belangrijk. Als de uitdaging te groot is, raak je immers gestrest. Stress vermindert je vaardigheden en je zou fouten kunnen maken. Maar een te gemakkelijke taak kan ook een opeenstapeling van fouten veroorzaken. Met andere woorden, je taak moet uitdagend genoeg zijn, maar niet te uitdagend. Je bewandelt een dunne lijn.  

Diepe concentratie

Oefening baart kunst. Dit geldt ook voor het werk dat we bij Easy LMS doen. We trainen onze hersenen dagelijks. Dit vereist diepe concentratie. Binnen de flow zoek je naar de bovengrens van je kunnen. Dit betekent vaak dat je iets doet dat net buiten je comfortzone gaat. Als je iets doet waar je nog niet comfortabel mee bent, ben je vatbaarder voor dingen die het comfort verhogen, zoals afleiding. Dit laatste kun je voorkomen als je je concentreert op je werk zonder gestoord te worden. Het voordeel is dat je twee vliegen in één klap slaat. Je wordt beter in je werk en je levert de beste prestatie op dat moment, wat de bazen leuk zullen vinden;

Dit proces is zeker niet gemakkelijk. Je kunt alleen op het randje van je kunnen werken als je:

• Ben fit en zit vol energie.

• Ben gemotiveerd om jezelf te ontwikkelen.

• Voel je goed in je vel.

Bij Easy LMS helpen we (toekomstige) collega's graag om beter te worden.

De kosten van afleiding

De top drie redenen waarom beter worden vaak mislukt:

1. Afleiding.

2. Afleiding.

   Afleiding.

In het kwartier nadat je bent gestoord, is de kans 50% groter dat je fouten maakt.

De meeste kantoren, ook die van ons in het verleden, zijn niet ingesteld op langdurige concentratie. De open, lawaaierige kantoortuinen waar iedereen komt en gaat bijvoorbeeld. Maar we mogen ook de impact van e-mail, interne chattools, vergaderingen en open agenda's niet vergeten. Om nog maar te zwijgen van het verslavende effect van internet en smartphones.

Je zult er iets anders tegenaan kijken als je weet dat iemand afleiden een kostbare zaak is:

1. In het kwartier nadat je bent gestoord, is de kans 50% groter dat je fouten maakt. Onderzoek heeft dit aangetoond. Dit komt deels door je kortetermijngeheugen. Als je wordt gestoord, verlies je alles wat je in je kortetermijngeheugen had.

2. Als je wordt gestoord, verlies je je flow en je diepe concentratie. Het duurt even voordat je weer in je flow zit en het duurt nog langer voordat je weer in je diepe concentratie zit. Tot die tijd presteer je niet optimaal.

3. Als je van taak wisselt, denkt een deel van je hersenen nog steeds aan je vorige taak. Je kunt je nog niet volledig aan de nieuwe taak wijden. Voortdurend van taak wisselen creëert dus een zogenaamd "aandachtsresidu".

4. Elke taak heeft een opstarttijd, naast de tijd die je nodig hebt om in de flow te komen. Als je langere tijd aan hetzelfde kunt werken zonder gestoord te worden, heb je deze opstarttijd maar één keer.

Onze maatregelen voor een productieve werkomgeving 

Dit is voorlopig alle theorie. Maar hoe hebben we ons werk (processen) en onze werkplek ingericht om zo ongestoord mogelijk te kunnen werken?

1. We scrummen. We werken ongestoord aan één project in cycli van drie weken. Daarnaast rouleren we altijd één aangewezen ontwikkelaar die bugs oplost en stand-by staat voor ondersteuningsvragen. Dit betekent dat de andere ontwikkelaars zich hier geen zorgen over hoeven te maken.

2. Onze senior ontwikkelaars werken zes uur per dag aan een project. De resterende twee uur staan ze stand-by voor vragen. Dit zorgt automatisch voor natuurlijke "verstoringsmomenten".

3. We plannen vergaderingen rond natuurlijke "verstoringsmomenten". We zijn van mening dat de beste tijd voor vergaderingen voor of na de lunch is. We proberen vergaderingen zoveel mogelijk te beperken. We beperken ons tot een sprint, planning en retrospective.

4. We hebben ruisonderdrukkende koptelefoons. Geen omgevingsgeluiden. Alleen jij en je taak.

5. We gebruiken stoplichten. Iedereen heeft een stoplichtje op zijn bureau. Groen betekent dat je beschikbaar bent voor vragen. Rood betekent dat je niet gestoord mag worden. Ons beleid is dat het rode lampje maximaal 45 minuten continu brandt.

6. We maken gebruik van geluidsonderdrukkende cabines. Deze zijn gereserveerd voor onze Support Owls, die demo's geven in de cabines. Zo voorkomen we dat andere mensen worden afgeleid door hun telefoongesprekken.

7. We snoozen regelmatig ons interne chatprogramma. We gebruiken Slack. Iedereen is vrij om zijn/haar meldingen te snoozen. Daar doen we niet moeilijk over.

Maar natuurlijk zijn we niet perfect. Er zijn dagen dat we falen, of dat onze concentratie gewoon wat minder is en we wat meer kletsen dan de bedoeling was. We zijn echter altijd op zoek naar mogelijkheden om onze werkomgeving te optimaliseren. Misschien gaan we experimenteren met een stil uur? Of een e-mailvrije maandag? Of misschien een uitdaging om van onze telefoonverslaving af te komen. In ieder geval is er nog veel te winnen op het gebied van kantoorinrichting, maar daar wordt aan gewerkt. 

Wat hebben we aan deze maatregelen?

We leveren voortdurend een hogere kwaliteit.

We zijn ervan overtuigd dat deze maatregelen ons verder zullen brengen. Tot nu toe hebben we de volgende effecten al opgemerkt:

• We maken minder fouten en leveren continu hogere kwaliteit. We streven in elk geval naar hogere kwaliteitsnormen. Dit heeft als voordeel dat we nooit urgente bugs hebben die ons dwingen iemand beschikbaar te stellen om de bug onmiddellijk op te lossen.

• We kunnen meer doen in dezelfde of minder tijd.

• Alle collega's kunnen zich beter ontwikkelen omdat ze meer tijd in diepe concentratie doorbrengen.

• We hoeven niet over te werken. Dat deden we toch al niet, maar de noodzaak wordt steeds kleiner. Dit betekent dat er een betere balans is tussen werk en privé. Plus meer tijd voor een gezellige borrel met collega's ?.

Benieuwd naar onze speciale werkcultuur? Verken onze Werken bij Easy LMS sectie voor meer informatie!

Ga naar werken bij Easy LMS