Flux et concentration profonde : créer un environnement de travail productif

Dans un bureau normal, les distractions sont nombreuses, ce qui rend difficile l'accomplissement d'un "vrai" travail. Les appels téléphoniques, les questions des collègues et la réponse à un courriel urgent sont autant d'éléments qui vous empêchent d'être absorbé par votre projet. Le reconnaissez-vous ? Chez Easy LMS, nous essayons de limiter les distractions autant que possible afin de pouvoir travailler dans des blocs de temps indivis et concentrés. Parce que lorsque vous pouvez travailler avec une profonde concentration, vous obtenez plus de résultats, vous fournissez une meilleure qualité et, en fin de compte, vous vous épanouissez davantage.

Se mettre dans le bain

Nous pensons qu'il est important que les gens atteignent le meilleur d'eux-mêmes. Toutefois, cela n'est possible que dans un environnement où l'on peut se mettre dans un état de flux. Lorsque vous êtes dans un état de flux, vous êtes totalement concentré sur votre travail, vous oubliez l'heure et vous vous perdez dans votre tâche. Vous ne serez certainement pas dérangé toutes les douze minutes. Research montre que les employés de bureau sont effectivement dérangés toutes les douze minutes !

Vous ne pouvez entrer dans un flux que si les conditions suivantes sont remplies :

• Vous savez ce qu'il faut faire ; il y a un objectif clair.

• Vous pouvez vous concentrer suffisamment longtemps sur une tâche.

• Vous maîtrisez personnellement la situation et le travail.

• Vous aimez accomplir la tâche. 

• Vous ne pouvez pas être dérangé(e). Vous ne serez pas distrait.

• Vos compétences sont en équilibre avec le défi que représente la tâche.

Cette dernière condition est très importante. En effet, si le défi est trop grand, vous serez stressé. Le stress réduit vos compétences et vous risquez de commettre des erreurs. Mais une tâche trop facile peut également entraîner une accumulation d'erreurs. En d'autres termes, votre tâche doit être suffisamment stimulante, mais pas trop. Vous êtes sur la corde raide.   ;

Concentration profonde

C'est en pratiquant qu'on devient parfait. Cela s'applique également au travail que nous effectuons chez Easy LMS. Nous entraînons notre cerveau quotidiennement. Cela nécessite une profonde concentration. Dans le flux, vous recherchez la limite supérieure de vos capacités. Cela signifie souvent que vous faites quelque chose qui dépasse votre zone de confort. Lorsque vous faites quelque chose avec lequel vous n'êtes pas encore à l'aise, vous êtes plus sensible aux choses qui augmentent le confort, comme la distraction. Cette dernière peut être évitée si vous vous concentrez sur votre travail sans être dérangé. L'avantage est que vous faites d'une pierre deux coups. Vous vous améliorez dans votre travail et vous fournissez la meilleure performance possible à ce moment-là, ce qui plaira à vos supérieurs ;

Ce processus n'est certainement pas facile. Vous ne pouvez travailler à la limite de vos capacités que si vous :

• Vous êtes en forme et plein d'énergie.

• Vous êtes motivé pour vous développer.

• Vous vous sentez bien dans votre peau.

Chez Easy LMS, nous aimons aider nos (futurs) collègues à s'améliorer.

Le coût de la distraction

Les trois principales raisons pour lesquelles l'amélioration échoue souvent :

1. Distraction.

2. Distraction.

3. Distraction.

4. Distraction.

Dans les quinze minutes qui suivent le moment où vous avez été dérangé, le risque de commettre des erreurs augmente de 50 %.

La plupart des bureaux, y compris les nôtres dans le passé, ne sont pas conçus pour une concentration à long terme. Les jardins de bureau ouverts et bruyants, où tout le monde va et vient, en sont un exemple. Mais il ne faut pas oublier l'impact du courrier électronique, des outils de discussion interne, des réunions et des agendas ouverts. Sans oublier l'effet addictif de l'internet et des smartphones.

Vous adopterez un point de vue légèrement différent si vous savez qu'il est coûteux de distraire quelqu'un :

1. Dans les quinze minutes qui suivent le moment où vous avez été dérangé, le risque de commettre des erreurs augmente de 50 %. La recherche l'a démontré. Cela est dû en partie à la mémoire à court terme. Lorsque vous êtes perturbé, vous perdez tout ce que vous aviez dans votre mémoire à court terme.

2. Lorsque vous êtes perturbé, vous perdez votre flux et votre concentration profonde. Il vous faudra un certain temps pour retrouver votre flux et encore plus de temps pour retrouver votre concentration profonde. En attendant, vos performances ne sont pas optimales.

3. Lorsque vous passez d'une tâche à l'autre, une partie de votre cerveau pense encore à la tâche précédente. Vous ne pouvez pas encore vous consacrer entièrement à la nouvelle tâche. Le fait de passer constamment d'une tâche à l'autre crée donc ce que l'on appelle un "résidu d'attention".

4. Chaque tâche a un temps de démarrage, en plus du temps dont vous avez besoin pour vous mettre dans le bain. Si vous pouvez travailler sur la même chose pendant une période plus longue sans être dérangé, vous ne disposez qu'une seule fois de ce temps de démarrage.

Nos mesures pour un environnement de travail productif  ;

Pour l'instant, il ne s'agit que de théorie. Mais comment avons-nous organisé notre travail (processus) et notre lieu de travail pour travailler le moins possible ?

1. Nous travaillons en scrum. Nous travaillons sans être dérangés sur un projet par cycles de trois semaines. En outre, nous faisons toujours tourner un développeur désigné qui résout les bogues et se tient prêt à répondre aux questions d'assistance. Cela signifie que les autres développeurs n'ont pas à s'en préoccuper.

2. Nos développeurs seniors travaillent six heures par jour sur un projet. Ils se tiennent prêts à répondre aux questions pendant les deux heures restantes. Cela crée automatiquement des "moments de perturbation" naturels.

3. Nous planifions les réunions en fonction de ces "moments de perturbation" naturels. Nous pensons que le meilleur moment pour les réunions se situe avant ou après le déjeuner. Nous essayons de limiter les réunions autant que possible. Nous nous limitons à un sprint, une planification et une rétrospective.

4. Nous avons des écouteurs anti-bruit. Pas de bruit ambiant, juste vous et votre tâche.

5. Nous avons des écouteurs anti-bruit. Pas de bruit ambiant. Juste vous et votre tâche.

6. Nous utilisons des feux de signalisation. Chacun a un petit feu de signalisation sur son bureau. Le vert signifie que vous êtes disponible pour répondre aux questions. Le rouge signifie que vous ne pouvez pas être dérangé. Notre politique est que le feu rouge reste allumé pendant 45 minutes au maximum.

7. Nous utilisons des cabines anti-bruit. Elles sont réservées à nos Support Owls, qui font des démonstrations dans les cabines. Nous évitons ainsi que d'autres personnes soient distraites par leurs appels téléphoniques.

8. Nous mettons régulièrement en veilleuse notre programme de discussion interne. Nous utilisons Slack. Chacun est libre de snoozer ses notifications. Sans rancune.

Mais bien sûr, nous ne sommes pas parfaits. Il y a des jours où nous échouons, ou notre concentration est simplement plus faible, et nous bavardons un peu plus que prévu. Cependant, nous sommes toujours à la recherche de possibilités pour optimiser notre environnement de travail. Peut-être allons-nous expérimenter une heure de silence ? Ou un lundi sans courrier électronique ? Ou encore un défi pour nous débarrasser de notre dépendance au téléphone. Quoi qu'il en soit, il y a beaucoup à gagner en termes d'aménagement du bureau, mais c'est un travail en cours.  ;

Quels avantages tirerons-nous de ces mesures ?

Nous fournissons en permanence une qualité supérieure.

Nous sommes convaincus que ces mesures nous permettront d'aller plus loin. À ce jour, nous avons déjà constaté les effets suivants :

• Nous commettons moins d'erreurs et offrons une qualité toujours plus élevée. Dans tous les cas, nous nous efforçons d'atteindre des normes de qualité plus élevées. Cela a pour avantage que nous n'avons jamais de bogues urgents qui nous obligent à mettre une personne à disposition pour résoudre le bogue immédiatement.

• Nous pouvons faire plus dans le même temps ou moins de temps.

• Tous les collègues peuvent mieux se développer parce qu'ils passent plus de temps à se concentrer profondément.

• Nous n'avons pas besoin de faire des heures supplémentaires. Nous n'en faisions pas de toute façon, mais cette nécessité continue de diminuer. Cela signifie qu'il y a un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée. Et plus de temps pour prendre un bon verre avec les collègues ?.

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