Hoe we je informeren over nieuwe functies

Feature releases zijn de hoogtepunten van onze dag! Na veel tijd en moeite is een functie geëvolueerd van een idee of een verzoek van een klant naar iets tastbaars. Het heeft ons misschien al overtuigd van zijn waarde, maar we moeten jou en onze andere klanten nog aan boord zien te krijgen. Hoe sneller iedereen ervan kan profiteren, hoe beter! Omdat het zo belangrijk is om nieuwe functies onder de aandacht te brengen, hebben we een heel proces voor het schrijven van inhoud en het communiceren van de veranderingen aan jou.

Waar het allemaal begint ...

Elk ontwikkelingsteam heeft een toegewijde implementatieconsultant

Het schrijven van content en aankondigingen voor nieuwe functies begint zodra de ontwikkelaars beginnen met bouwen. Elk ontwikkelteam heeft een speciale implementatieconsultant die verantwoordelijk is voor alle content en communicatie over de nieuwe functie. De consultant neemt deel aan de featureplanning en ontvangt demo's van de ontwikkelaars terwijl ze bouwen. Een voordeel van deze aanpak is dat degene die de content schrijft op de hoogte is van alle ins en outs. Dit helpt bij het schrijven van nauwkeurige artikelen. Een ander voordeel is dat ze de inhoud en communicatie klaar kunnen hebben zodra de functie wordt uitgebracht. Daarnaast vinden we het ook leuk dat het de communicatie tussen verschillende disciplines bevordert. Maar dat kunnen we voor een aparte discussie bewaren ?. 

Onze checklist voor releases van functies

De toegewijde consultant doorloopt de volgende lijst en bepaalt welke taken hij/zij moet uitvoeren: 

1. Schrijf een nieuw helpartikel 

Niet alle functies vereisen een nieuw Help-artikel. Als er wel een artikel voor nodig is, maakt een implementatieconsultant een concept in ons Helpcentrum. Zodra het Engelse ontwerp klaar is, zal onze QA/QC-medewerker, Caroline, het beoordelen. Zij zorgt ervoor dat het artikel voldoet aan onze stijlgids en best practices voor technisch schrijven;

Zelfs schijnbaar kleine wijzigingen kunnen betekenen dat we schermafbeeldingen in meerdere artikelen moeten bijwerken.

2. Werk bestaande hulpartikelen bij

Meestal vereist een nieuwe functie updates van bestaande helpartikelen. Eerst moet de consultant een lijst maken van artikelen waar de nieuwe functie invloed op heeft. Als de functie iets toevoegt aan een eerder artikel, voegen ze daar een sectie aan toe. Soms hoeft de consultant alleen een link naar het nieuwe helpartikel toe te voegen vanuit een bestaand artikel, of een schermafbeelding bij te werken. Zelfs ogenschijnlijk kleine veranderingen, zoals een verandering in kleur of label, kunnen betekenen dat we schermafbeeldingen in meerdere artikelen moeten bijwerken. Sinds we een meertalig Helpcentrum hebben, herhalen we alle updates voor alle talen. Dit is een geweldige kans om het hele artikel te verbeteren en het beter achter te laten dan het was gevonden. 

3. Toevoegen aan de pagina Wat is nieuw?

Onze Wat is nieuw? pagina is een catalogus van veranderingen en nieuwe functies die relevant zijn voor klanten. Bekijk het om al onze coole nieuwe dingen te zien. Gemiddeld doen we twee releases per dag. Daarom beperken we wat we hier toevoegen meestal tot waardevolle functies. We voegen bijvoorbeeld geen bugfixes of algemeen onderhoud toe;

4. Gebruikersberichten 

Eerst bepaalt de consultant of de nieuwe functie moet worden aangekondigd. Als dat nodig is, kan de aankondiging een directe e-mail zijn of een bericht in het product. Hoe dan ook, deze aankondigingen moeten de volgende vragen beantwoorden:

1. Voor wie is de nieuwe functie van belang (voor beheerders of deelnemers)?

2. Wat is de nieuwe functie of wat is er veranderd?

   Waar kan ik de functie vinden?

3. Wanneer is/wordt de functie uitgebracht?

4. Waarom is de functie nuttig? Waar is een relevant helpartikel?

We versturen e-mails in twee situaties. Ten eerste, als een functie een grote impact heeft op het systeem, sturen we alle klanten een e-mail. Vaak communiceren we over dit soort veranderingen voor en tijdens de release. Ten tweede sturen we een e-mail naar iedereen die een functieverzoek heeft ingediend over de nieuwe functie;

We willen je niet overstelpen met berichten

De consultant moet rekening houden met een aantal overwegingen voor in-product aankondigingen. We willen dat je op de hoogte bent van al onze relevante, nieuwe functies. Maar we willen je ook niet overstelpen met berichten of ze verloren laten gaan. Om dit te voorkomen, bekijkt de adviseur eerst waar het naartoe gestuurd moet worden. De ideale plek zou bijvoorbeeld kunnen zijn op de pagina waar de wijziging is doorgevoerd. Je zou bijvoorbeeld een melding ontvangen over het selecteren van een aangepast lettertype op het tabblad Styling. 

5. Links toevoegen naar de hulpbronnen in het product

Als er voor een functie een nieuw helpartikel nodig is, dan moet de consultant deze toevoegen als link achter het pictogram voor hulp in het product. Weet je niet wat dat is? Je vindt het rechtsboven in je beheerdersdashboard.

What’s next? 

Nadat we deze checklist hebben voltooid, hopen we dat je de nieuwe functie zult proberen. Hoewel hij net is uitgebracht, staan we nog steeds open voor verbetering. Vertel ons gerust wat je ervan vindt! Misschien ga je de nieuwe functie na verloop van tijd zelfs zien als een integraal onderdeel van je Easy LMS workflow (dat hopen wij ook).

Bekijk al onze huidige functies.