Como informamos o utilizador sobre novas funcionalidades

Os lançamentos de funcionalidades são os pontos altos do nosso dia! Depois de muito tempo e esforço, uma funcionalidade evoluiu de uma ideia ou pedido de um cliente para algo tangível. Pode já nos ter convencido do seu valor, mas ainda precisamos de o convencer a si e aos nossos outros clientes. Quanto mais depressa todos puderem começar a beneficiar dela, melhor! Uma vez que é tão importante divulgar as novas funcionalidades, temos todo um processo para escrever conteúdos e comunicar-lhe as alterações.

Onde tudo começa ...

Cada equipa de desenvolvimento tem um consultor de implementação dedicado

A redação de conteúdos e anúncios para novas funcionalidades começa assim que os programadores iniciam a construção. Cada equipa de desenvolvimento tem um consultor de implementação dedicado que é responsável por todo o conteúdo e comunicação relacionados com a nova funcionalidade. O consultor junta-se ao planeamento da funcionalidade e recebe demonstrações dos programadores à medida que vão construindo. Uma das vantagens desta abordagem é o facto de a pessoa que escreve o conteúdo conhecer todos os seus pormenores. Isto ajuda-a a escrever artigos exactos. Outra vantagem é o facto de poderem ter o conteúdo e a comunicação prontos assim que a funcionalidade é lançada. Como nota lateral, também gostamos do facto de promover a comunicação entre disciplinas. Mas podemos guardar isso para uma discussão separada..;

A nossa lista de verificação de lançamento de funcionalidades

O consultor dedicado analisará a lista que se segue e determinará as tarefas que tem de realizar: 

1. Escrever um novo artigo de ajuda 

Nem todas as funcionalidades requerem um novo artigo de ajuda. Se for necessário um artigo, um consultor de implementação fará um rascunho no nosso Centro de Ajuda. Assim que o rascunho em inglês estiver pronto, a nossa responsável de QA/QC, Caroline, revê-lo-á. Ela certificar-se-á de que o artigo segue o nosso guia de estilo e as melhores práticas de escrita técnica;

Mesmo alterações aparentemente pequenas podem significar a necessidade de atualizar capturas de ecrã em vários artigos

2. Atualizar os artigos de ajuda existentes

Normalmente, uma nova funcionalidade requer actualizações dos artigos de ajuda existentes. Em primeiro lugar, o consultor terá de identificar uma lista de artigos que a nova funcionalidade irá afetar. Se a funcionalidade for adicionada a um artigo anterior, será acrescentada uma secção sobre o mesmo. Outras vezes, o consultor apenas terá de adicionar uma ligação ao novo artigo de ajuda a partir de um artigo existente ou atualizar uma captura de ecrã. Mesmo alterações aparentemente pequenas, como uma mudança de cor ou etiqueta, podem significar a necessidade de atualizar capturas de ecrã em vários artigos. Uma vez que iniciámos um Centro de Ajuda multilingue, repetimos todas as actualizações para todos os idiomas. Esta é uma óptima oportunidade para melhorar todo o artigo e deixá-lo melhor do que foi encontrado;

3. Adicionar à página Novidades

A nossa página O que há de novo? é um catálogo de alterações e novos recursos que são relevantes para os clientes. Confira para ver todas as nossas novidades legais ? Em média, fazemos dois lançamentos por dia. Por isso, normalmente limitamos o que adicionamos aqui a funcionalidades valiosas. Por exemplo, não adicionamos correcções de erros ou manutenção geral;

4. Mensagens do utilizador 

Em primeiro lugar, o consultor determinará se a nova funcionalidade necessita de um anúncio. Se necessário, o anúncio pode ser um e-mail direto ou uma mensagem no produto. De qualquer forma, estes anúncios devem responder às seguintes questões:

1. Quem é afetado pela nova funcionalidade (administradores ou participantes)?

2. O que é a nova funcionalidade ou o que mudou?

3. Onde posso encontrar a funcionalidade?

4. Quando foi/será lançada?

5. Porque é útil?

6. Como pode utilizá-la? Onde está um artigo de ajuda relevante?

Normalmente, enviamos mensagens de correio eletrónico em duas situações. Em primeiro lugar, se uma funcionalidade tiver um grande impacto no sistema, enviamos um e-mail a todos os clientes afectados. Muitas vezes, comunicamos este tipo de alteração antes e na altura do lançamento. Em segundo lugar, enviamos uma mensagem de correio eletrónico a todos os que enviaram um pedido de funcionalidade sobre a nova funcionalidade;

Não queremos sobrecarregá-lo com mensagens

O consultor deve ter em conta algumas considerações para os anúncios no produto. Queremos que o utilizador tenha conhecimento de todas as nossas novas funcionalidades relevantes. Mas também não queremos sobrecarregar o utilizador com mensagens ou que estas se percam. Para evitar que isso aconteça, o consultor deve primeiro considerar para onde a mensagem deve ser enviada. O local ideal poderia ser, por exemplo, na página onde a alteração foi efectuada. Por exemplo, receberia uma notificação sobre a seleção de um tipo de letra personalizado no separador Estilo. 

5. Adicionar ligações para os recursos de ajuda do produto

Se uma funcionalidade exigir um novo artigo de ajuda, o consultor terá de o adicionar como uma ligação por trás do ícone de ajuda do produto. Não sabe o que é isso? Pode encontrá-lo no canto superior direito do seu painel de administração.

What’s next? 

Depois de concluirmos esta lista de verificação, esperamos que experimente a nova funcionalidade. Apesar de ter acabado de ser lançada, ainda estamos dispostos a melhorá-la. Não hesite em dizer-nos o que pensa sobre ela! Com o tempo, talvez chegue a ver a nova funcionalidade como parte integrante do seu fluxo de trabalho Easy LMS (como é nossa esperança).

Veja todas as nossas funcionalidades actuais.