Wie wir Sie über neue Funktionen informieren

Feature Releases sind die Highlights unseres Tages! Nach viel Zeit und Mühe hat sich ein Feature von einer Idee oder einem Kundenwunsch zu etwas Greifbarem entwickelt. Sie hat uns vielleicht schon von ihrem Wert überzeugt, aber wir müssen Sie und unsere anderen Kunden noch ins Boot holen. Je schneller alle davon profitieren können, desto besser! Da es so wichtig ist, neue Funktionen bekannt zu machen, haben wir ein ganzes Verfahren für die Erstellung von Inhalten und die Mitteilung der Änderungen an Sie entwickelt.

Wo alles beginnt ...

Jedes Entwicklungsteam hat einen eigenen Implementierungsberater

Das Schreiben von Inhalten und Ankündigungen für neue Funktionen beginnt, sobald die Entwickler mit der Entwicklung beginnen. Jedes Entwicklungsteam hat einen eigenen Implementierungsberater, der für alle Inhalte und die Kommunikation im Zusammenhang mit der neuen Funktion verantwortlich ist. Der Berater nimmt an der Planung der neuen Funktion teil und erhält Demos von den Entwicklern, während diese die Funktion entwickeln. Ein Vorteil dieses Ansatzes ist, dass die Person, die die Inhalte schreibt, über alle Einzelheiten Bescheid weiß. Das hilft ihm, genaue Artikel zu schreiben. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Inhalte und die Kommunikation bereitstehen, sobald die Funktion veröffentlicht wird. Nebenbei bemerkt, finden wir es auch gut, dass dadurch die Kommunikation zwischen den einzelnen Fachbereichen gefördert wird. Aber das können wir uns für eine separate Diskussion aufsparen..;

Unsere Checkliste für neue Funktionen

Der engagierte Berater geht die folgende Liste durch und bestimmt, welche Aufgaben er erledigen muss: 

1. Schreiben Sie einen neuen Hilfeartikel 

Nicht alle Funktionen erfordern einen neuen Hilfeartikel. Wenn ein Artikel erforderlich ist, wird ein Implementierungsberater einen Entwurf in unserem Help Center erstellen. Sobald der englische Entwurf fertig ist, wird er von unserer QA/QC-Beauftragten, Caroline, geprüft. Sie stellt sicher, dass der Artikel unserem Style Guide und den Best Practices für technisches Schreiben entspricht;

Selbst scheinbar kleine Änderungen können dazu führen, dass wir Screenshots in mehreren Artikeln aktualisieren müssen

2. bestehende Hilfeartikel aktualisieren

In der Regel erfordert eine neue Funktion eine Aktualisierung der bestehenden Hilfeartikel. Zunächst muss der Berater eine Liste der Artikel erstellen, auf die sich die neue Funktion auswirken wird. Wenn die Funktion zu einem früheren Artikel hinzukommt, wird ein Abschnitt darüber eingefügt. In anderen Fällen muss der Berater lediglich einen Link zu dem neuen Hilfeartikel in einem bestehenden Artikel hinzufügen oder einen Screenshot aktualisieren. Selbst scheinbar kleine Änderungen, wie z. B. eine Änderung der Farbe oder der Beschriftung, können dazu führen, dass wir Screenshots in mehreren Artikeln aktualisieren müssen. Da wir ein mehrsprachiges Help Center eingeführt haben, wiederholen wir alle Aktualisierungen für alle Sprachen. Dies ist eine großartige Gelegenheit, den gesamten Artikel zu verbessern und ihn besser zu hinterlassen, als er vorgefunden wurde. 

3. zur Seite Was ist neu? hinzufügen

Unsere Was ist neu? Seite ist ein Katalog von Änderungen und neuen Funktionen, die für Kunden relevant sind. Hier finden Sie alle unsere coolen neuen Sachen ? Im Durchschnitt veröffentlichen wir zwei neue Versionen pro Tag. Daher beschränken wir uns normalerweise auf die wertvollen Funktionen, die wir hier hinzufügen. Zum Beispiel fügen wir keine Fehlerkorrekturen oder allgemeine Wartungsarbeiten hinzu. 

4 Benutzermeldungen 

Zunächst wird der Berater feststellen, ob die neue Funktion eine Ankündigung benötigt. Falls erforderlich, kann die Ankündigung entweder in Form einer direkten E-Mail oder einer produktinternen Nachricht erfolgen. In jedem Fall sollten diese Ankündigungen die folgenden Fragen beantworten:

1. Wen betrifft die neue Funktion (Admins oder Teilnehmer)?

2. Was ist die neue Funktion oder was hat sich geändert?

3. Wo kann ich die Funktion finden?

4. Wann wurde sie/wird sie veröffentlicht?

5. Warum ist sie nützlich?

6. Wie kann man sie nutzen? Wo gibt es einen entsprechenden Hilfeartikel?

In der Regel versenden wir E-Mails in zwei Situationen. Erstens: Wenn eine Funktion große Auswirkungen auf das System hat, schicken wir eine E-Mail an alle Kunden, die davon betroffen sind. Oft kommunizieren wir diese Art von Änderungen vor und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Zweitens senden wir eine E-Mail an alle, die eine Anfrage zu der neuen Funktion eingereicht haben;

Wir wollen Sie nicht mit Nachrichten überhäufen

Der Berater muss bei produktinternen Ankündigungen einige Überlegungen anstellen. Wir möchten, dass Sie über alle wichtigen neuen Funktionen informiert werden. Aber wir wollen Sie auch nicht mit Nachrichten überhäufen oder dass sie verloren gehen. Um dies zu verhindern, überlegt der Berater zunächst, wohin die Mitteilung geschickt werden soll. Der ideale Ort könnte zum Beispiel auf der Seite sein, auf der die Änderung vorgenommen wurde. So würden Sie beispielsweise eine Benachrichtigung über die Auswahl einer benutzerdefinierten Schriftart auf der Registerkarte "Styling" erhalten. 

5. Links zu den produktinternen Hilfsressourcen hinzufügen

Wenn für eine Funktion ein neuer Hilfeartikel erforderlich ist, muss der Berater diesen als Link hinter dem Symbol für die produktinterne Hilfe hinzufügen. Sie wissen nicht, was das ist? Sie finden es auf der oberen rechten Seite Ihres Admin-Dashboards.

What’s next? 

Wir hoffen, dass Sie die neue Funktion nach Fertigstellung dieser Checkliste ausprobieren werden. Obwohl sie gerade erst veröffentlicht wurde, sind wir immer noch bereit, sie zu verbessern. Teilen Sie uns Ihre Meinung dazu mit! Vielleicht werden Sie die neue Funktion mit der Zeit sogar als integralen Bestandteil Ihres Easy LMS-Workflows betrachten (was wir auch hoffen).

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