Bedömning av utbildningsbehov: Planering och analys (+ mall)

Vad är en utbildningsbehovsbedömning och varför genomföra en sådan?

En bedömning av utbildningsbehovet är i princip din färdplan för smartare utbildning. Det är ett systematiskt sätt att ta reda på var medarbetarna eller kunderna har problem, vilka färdigheter de saknar och vilken typ av utbildning som gör störst skillnad.

Utan en TNA kan utbildning bli en gissningslek. Du riskerar att slösa tid, pengar och kraft på kurser som inte löser dina problem.

För utbildare kan en TNA vara till hjälp:

• Anslut lärande till affärsresultat.

• Tar sikte på de mest kritiska kompetensluckorna.

• Förbättra elevernas engagemang och prestanda.

• Mät framgången för dina utbildningsprogram.

Tips: Verktyg som Easy LMS gör den här processen enklare. Du kan samla in data, analysera kompetensluckor och generera rapporter som vägleder dina nästa steg, allt i en centraliserad plattform.

För att få en tydlig bild av utbildningsbehoven är det bra att titta på tre nivåer: organisation, uppgift och individ. Förståelsen för dessa nivåer styr omfattningen och inriktningen på din utvärdering.

De tre nivåerna i en bedömning av utbildningsbehov

Utbildningsbehov finns på flera nivåer. Genom att kontrollera varje nivå säkerställer du att inget faller mellan stolarna. Låt oss dela upp vad varje nivå innebär.

1. Organisationsanalys.

Börja med den stora bilden. Organisationsanalysen tittar på vart företaget behöver ta vägen och vilka färdigheter som krävs för att komma dit. Målet är alltså att anpassa utbildningen till verksamhetens mål.

Ställ frågor som:

• Vilka är dina strategiska prioriteringar?

• Är det nya projekt eller förändringar på gång som kräver andra färdigheter?

• Vilka avdelningar eller team kämpar för att nå målen?

Exempel: Om ditt företag vill förbättra kundnöjdheten kan utbildningen fokusera på kommunikationsfärdigheter för supportteamet.

2. uppgiftsanalys

Låt oss sedan zooma in på specifika roller och de uppgifter de innebär. En uppgiftsanalys identifierar exakt vilka färdigheter och kunskaper som krävs för varje avdelning eller team. Det är praktiskt och direkt kopplat till arbetsprestationen.

Detta innebär ofta:

• Observera medarbetare eller granska prestationsdata.

• Kartlägga viktiga uppgifter och kompetenser per team.

• Jämföra förväntad med faktisk prestation.

Exempel: Säljare kan behöva en uppfräschning av CRM-verktyg eller nya förhandlingstekniker för att snabbare kunna sluta avtal.

3. individuell analys

Slutligen är alla medarbetare olika. Även inom en och samma roll varierar kompetensbristerna. Individuell analys hjälper dig att anpassa utbildningen.

För att ta reda på vilka kompetenser som saknas per anställd kan man använda metoder som t.ex:

• Enkäter och självutvärderingar.

• Prestationsutvärderingar och feedback från chefer.

• Enskilda intervjuer.

Exempel: En medarbetare kanske redan är duktig på dataanalys men behöver ledarskapsutbildning för att bli befordrad.

Med dessa tre nivåer i åtanke är nästa steg att ställa rätt frågor under utvärderingen.

5 viktiga frågor att ställa under en bedömning av utbildningsbehov

Kvaliteten på din TNA beror på vilka frågor du ställer. Bra frågor avslöjar luckor, prioriteringar och möjligheter till tillväxt.

Här är fem frågor som kan vägleda dig i din bedömning:

1. Vilka färdigheter är kritiska för att uppnå affärsmålen?

2. Var kämpar medarbetarna för att uppfylla prestationsförväntningarna?

3. Vilka uppgifter orsakar flest fel eller förseningar?

4. Är det kommande förändringar som kräver ny kunskap eller nya färdigheter?

5. Hur känner medarbetarna om sin egen beredskap och utbildningsbehov?

När du har ställt rätt frågor är det dags att tillämpa bästa praxis som gör din TNA effektiv och handlingsinriktad.

5 bästa metoder för bedömning av utbildningsbehov

En TNA är bara användbar om den leder till tydliga och korrekta insikter. De här metoderna hjälper dig att nå dit:

Anpassa utbildningen till verksamhetens mål

Utbildning bör alltid stödja den större bilden. Fråga dig själv vilka färdigheter som direkt kommer att förbättra prestationer eller resultat. Om ett utbildningsprogram inte påverkar affärsmålen är det värt att ompröva det.

Använda flera datakällor

Lita inte på en enda mätning eller åsikt. Kombinera enkäter, intervjuer, observationer och prestationsmått för att få en heltäckande bild av utbildningsbehoven.

Tips: Easy LMS hjälper till här. Dess rapporteringsverktyg visar verklig elevaktivitet och framsteg, vilket ger dig hårda data för att backa upp insikter.

Prioritera kritiska färdigheter

Alla luckor behöver inte åtgärdas omedelbart. Fokusera på de färdigheter som har störst inverkan på produktivitet, kvalitet eller kundnöjdhet.

Engagera intressenter

Chefer, teamledare och till och med medarbetarna själva kan ge insikter som du kanske inte ser. Involvera dem tidigt för att få stöd och upptäcka insikter som du kanske missar.

Behandla bedömningen av utbildningsbehov som kontinuerlig

Färdigheter förändras över tiden. Gör en bedömning av utbildningsbehovet till en pågående process och se över den med jämna mellanrum för att justera utbildningsprogrammen när prioriteringarna ändras.

Låt oss nu se hur en TNA ser ut i aktion.

3 exempel på en bedömning av utbildningsbehov

Här följer några scenarier för att illustrera hur TNA:er fungerar när externa utbildare och konsulter arbetar med kunder:

1. Företagets kundtjänstteam

En konsult kopplas in när ett företag märker att kundklagomålen ökar. En TNA visar att problemet är kommunikationsfärdigheter, så de utformar ett program med workshops och e-learning-uppdateringar som är skräddarsydda för teamets behov.

2. säljteam för en SaaS-produkt

En säljkonsult anlitas eftersom kvoterna inte uppfylls. En TNA avslöjar kunskapsluckor när det gäller produktfunktioner och konkurrenternas erbjudanden. De rekommenderar rollspelssessioner och mikrolärandemoduler för att öka självförtroendet och täppa till kompetensluckor.

3. hälso- och sjukvårdsorganisation

En utbildningsleverantör samarbetar med ett sjukhus för att uppdatera personalens kunskaper om efterlevnad. En TNA kartlägger luckor i certifieringar, vilket leder till onlinemoduler och praktiska simuleringar för att säkerställa att sjuksköterskorna uppfyller kraven.

Nu när du har sett det i aktion, låt oss göra processen enklare med en mall.

Ladda ner din kostnadsfria mall för bedömning av utbildningsbehov (PDF)

Att hålla sig organiserad är halva jobbet när det gäller bedömningar av utbildningsbehov. Istället för att jonglera med spridda anteckningar kan du ladda ner vår mall som hjälper dig att samla allt på ett ställe.

Inuti kommer du att vägledas till inspelning:

• Information om medarbetare eller team: namn, roller, avdelningar och annan användbar bakgrund.

• Färdigheter eller kompetenser som ska bedömas: de förmågor eller kunskapsområden som du vill mäta.

• Observerade prestationsgap: där nuvarande prestationer inte uppfyller förväntningarna.

• Prioriteringar och tidslinje: vilken utbildning som behöver ske först och när.

När du har fyllt i det har du en tydlig ögonblicksbild av vad som händer nu och var det behövs stöd. Nästa utmaning är att tolka uppgifterna och rapportera dem på ett tydligt sätt.

Hur man rapporterar träningsresultat

Utvärderingen är bara en startpunkt. Den verkliga effekten kommer när resultaten kommuniceras på ett sätt som leder till handling. Rapporteringen omvandlar dina anteckningar och observationer till en färdplan som intressenterna kan förstå och stödja.

Att rapportera effektivt:

1. Sammanfatta de viktigaste luckorna och mönstren du observerade.

2. Koppla dem till affärsmål för att visa varför de är viktiga.

3. Rekommendera specifika utbildningslösningar, prioriterade efter brådska eller påverkan.

4. Backa upp dina resultat med data (diagram, tabeller eller korta berättelser för att göra resultaten konkreta och trovärdiga).

5. Definiera nästa steg och beskriv vem som är ansvarig för vilken åtgärd, tidslinjerna och hur framgången kommer att mätas.

Proffstips: Innan du slutför arbetet bör du gå igenom den här enkla checklistan för att se till att utkastet är komplett och användbart:

• Tydlig koppling till organisatoriska mål.

• Nyckelfärdighetsluckor sammanfattade per team/individ.

• Transparenta datakällor och metoder.

• Prioriterade utbildningsrekommendationer.

• Metriker för att mäta framgång.

• Definierad tidslinje och ägande.

När detta är avklarat är din rapport redo att delas och du kan med tillförsikt gå vidare till nästa steg: att genomföra utbildningen.

Leverera riktad utbildning för ditt team eller dina kunder

Den bästa utvärderingen spelar ingen roll om du inte följer upp med riktad utbildning. Det är där Easy LMS hjälper till:

• Centraliserat innehåll: Lagra alla dina kurser, resurser och utvärderingar på ett ställe.

• Återanvändbart utbildningsmaterial: Använd samma innehåll för flera team eller kunder utan extra arbete.

• Personanpassade inlärningsportaler: Varje kund eller team får en varumärkesupplevelse, vilket gör att utbildningen känns skräddarsydd.

• Hantera flera grupper samtidigt: Håll koll på framsteg, resultat och deadlines på ett enkelt sätt.

• Tidsbesparande gränssnitt: Spendera mindre tid på administrativa uppgifter och mer tid på att fokusera på utbildningsleveransen.

Sätt upp ditt konto, prova och se hur enkelt det kan vara att träna. Ta det på det enkla sättet!

Nyttiga resurser

• Action@work flödesschema