Sådan tilpassede vi vores arbejdsliv under coronakrisen

Marts var en skør måned for de fleste mennesker rundt om i verden, og alle blev påvirket på forskellige måder. Da vores kontor ligger i Holland, måtte vi gennemgå en masse drastiske ændringer på meget kort tid.

Jeg har arbejdet hjemmefra i Brasilien (nej, jeg arbejder ikke fra stranden) i lang tid, så min arbejdsrutine har ikke ændret sig så meget (ok, bortset fra at jeg var nødt til at aflyse min planlagte tur til kontoret i år). Mine kolleger har haft mulighed for at arbejde hjemmefra, når de ville, men de fleste af dem tog regelmæssigt på kontoret og nød det.

Det ændrede sig pludselig den 13. marts, da vi fik en e-mail om, at vi skulle arbejde hjemmefra og ikke tage på kontoret indtil videre. Jeg synes, at vi som virksomhed hurtigt tilpassede os den nye situation. Så vi arrangerede et interview med vores grundlægger/CEO/CSO, Jeroen, og vores grundlægger/CTO, Job, for at finde ud af, hvordan de ser på situationen, hvilken feedback de har hørt fra teamet om den nye virkelighed, og hvad de har lært.

Den egentlige grund til, at vi gik helt på afstand

Job, kan du fortælle os, hvorfor du besluttede at bede hele teamet om at arbejde hjemmefra? Var det en ordre fra regeringen, eller kunne hver virksomhed vælge, hvad de ville gøre? Hvordan informerede du teamet om, hvad der skulle gøres?

Job: Det var ikke en regeringsordre, men der var nogle retningslinjer, der foreslog, at folk skulle arbejde hjemmefra så meget som muligt. Den 9. marts (mandag) besluttede vi at sende en e-mail til teamet og sige: "Hej, du kan blive hjemme/arbejde hjemmefra, hvis du foretrækker det." Men nogle mennesker kom stadig på kontoret. Vi gentog den samme besked torsdag. Men vi begyndte at lægge mærke til, at flere og flere virksomheder bad folk om at arbejde hjemmefra;

Vi ville hjælpe med at flade kurven ud

Så den 13. (fredag) havde vi flere diskussioner om det med vores interne beredskabsansvarlige. Vi tænkte: "Skal vi gøre det obligatorisk at arbejde hjemmefra, eller ikke endnu?" På det tidspunkt var der kun syv personer, der arbejdede fra kontoret. Senere på dagen, efter at have set nyhederne sent om aftenen og læst artikler om, hvad vi kunne gøre for at hjælpe med at "flade kurven ud", havde Jeroen og jeg endnu et opkald, og vi besluttede derefter at lukke kontoret.

Jeroen: Ja. Der ville nok være nogle problemer ved at bede folk om at arbejde hjemmefra, men vi troede, at vi kunne løse dem, selv om vi ikke var helt klar endnu. Så vi tøvede i starten, men vi mente, at det var den rigtige beslutning i sidste ende.

De fleste i teamet bruger ikke deres personlige computere til arbejde, og hvis der ikke er nogen på kontoret, kan de ikke få adgang til deres pc'er fra et fjernskrivebord. Så hvordan blev det håndteret? Og hvad med de kolleger, der ikke havde et passende sted at arbejde hjemmefra?

Jeroen: Vi troede, at alt det her med at arbejde hjemmefra kun ville vare i to uger. Så folk troede, at de kunne arbejde med mindre af deres udstyr fra kontoret. Så jeg leverede basale ting fra kontoret til dem. To uger senere var kontoret stadig lukket. Så jeg leverede flere ting til dem. Folk kunne også bestille skriveborde, stativer til bærbare computere og andre ting, som vi ikke kunne levere, og virksomheden tilbød at betale for dem.

Job: Alle, der var på kontoret den fredag (før vi lukkede), hjalp med at sikre, at alle kunne få fjernadgang til deres computere, og vi lod alle pc'erne stå der for en sikkerheds skyld. Da vi indså, at situationen ville tage mere end to uger, begyndte jeg at tænke på, om alle havde et passende sted at arbejde. Jeg ville gerne hjælpe dem med at forbedre deres arbejdsplads, men jeg kendte ikke deres nøjagtige opsætning. Så jeg bad alle om at sende mig et billede af, hvor de arbejdede. Vi lagde mærke til, at nogle mennesker arbejdede under, lad os sige, ikke ideelle ergonomiske forhold. Så vi hjalp dem med at forbedre deres indretning med udstyr eller møbler fra kontoret eller ved at bestille det til dem. Og da vi har et quizværktøj, besluttede jeg at lave en quiz med billeder af deres arbejdsområde (de skulle gætte, hvilket arbejdsområde der tilhørte hvilken kollega), så de kunne have det sjovt og se, hvordan deres kolleger arbejdede. Jeg tænkte, at det ville hjælpe dem til at føle sig mere forbundet med deres kolleger.

Fedt. Jeg så også nogle billeder (i Slack) af frugt, der blev leveret til kolleger i deres hjem. Jeg har ikke modtaget dem her [i Brasilien] af indlysende grunde, men kan du fortælle mig, hvad der lå bag den gestus?

Jeroen: Vi havde frugt til rådighed på kontoret, så folk var vant til at spise det der. Så vi tænkte, at det var en god idé at sende dem noget frugt for at vise vores taknemmelighed og lette stemningen, fordi de alle havde tilpasset sig den nye virkelighed så hurtigt. Det var en fin gestus at sende dem noget.

Job: Vi forbereder nu noget andet, som vi kan sende til teamet. Det er stadig en overraskelse, men det bliver noget sjovt, som får dem til at tænke på noget andet. Og den anden ting er, at vi har besluttet at give alle en fridag, så de kan lave nogle andre ting, slappe af og ikke bare have travlt med at arbejde og kigge på skærme hele tiden;

Jeg er nysgerrig efter feedback fra teamet og din egen erfaring med at arbejde hjemmefra. Kan du fortælle mig om det? Arbejdede alle på bestemte tidspunkter, eller havde de et fleksibelt skema? Hvad havde de at sige om oplevelsen?

Job: Det var en stor forandring for alle. Vi bestræber os på at være en rolig virksomhed, og vi følte, at det kun ville stresse folk mere, hvis vi krævede en masse eller var ufleksible. Så vi bad bare om og stolede på, at alle ville gøre deres bedste. Vi er ikke i stand til at styre det hele, og det er godt, for en del af vores mål som virksomhed er at give folk mere selvstændighed. Og vi er virkelig stolte af teamet. I betragtning af omstændighederne kører alting glat, og vi føler, at alle bliver ved med at yde deres bedste. Det er faktisk lykkedes os at få en masse arbejde gjort i de sidste par uger.

Det meste af den feedback, jeg fik fra teamet, var positiv. Den negative feedback, jeg fik, var, at de fortalte mig, at de kedede sig, fordi de ikke kunne forlade huset og gøre ting så meget, som de plejede, eller at det var sværere at fokusere på arbejdet, når der var børn i nærheden.

Personligt følte jeg mig ikke så produktiv i begyndelsen, fordi jeg skulle tage mig af børnene (min kone arbejder i sundhedssektoren). Jeg følte mig gnaven og frustreret i starten, men nu føler jeg, at jeg har fundet en god rytme og kan bidrage med mere.

Vi ønskede at give alle ro i sindet. Vi fik virkelig positiv feedback. De var glade og følte sig trygge og ikke stressede.

Jeroen: Det handler om tillid, og jeg stolede på, at alle ville gøre deres bedste. Vi sagde også til dem: "Hvis du ikke kan arbejde alle timerne på grund af børn eller andre forpligtelser, skal du ikke bekymre dig." Vi ville give alle ro i sindet. Vi fik virkelig positiv feedback. De var glade og følte sig sikre og ikke stressede. De kunne sammenligne det med andre virksomheder og venner, som følte sig stressede og var nødt til at arbejde ekstra ... men de savner også kontoret. Nogle mennesker følte sig stressede i de første uger og var ikke så produktive som normalt.

Jeg var mindre stresset end Job, fordi jeg kun har ét barn, og min kone er hjemme. Men jeg følte mig også mindre produktiv og ængstelig. Men nu har jeg vænnet mig til det, og det er væk. Vi var virkelig imponerede over teamets fleksibilitet og tilpasningsevne;

Hvad med selve arbejdet? Er der noget, der har ændret sig i den måde, du holder møder på, laver rapporter og tager noter? Har du lært noget, som kan bruges, når restriktionerne er ophævet?

Jeroen: Vi er i gang med et eksperiment, hvor vi forsøger at holde færre møder. På kontoret føles det, som om vi arbejder, når vi har møder med mange mennesker, men det kan også være spild af tid, og det blev tydeligt, da vi prøvede at holde disse møder online. Det fungerede ikke.

Så Joey [back-end software engineer] startede eksperimentet med at oprette et onlinedokument med spørgsmål/ting, der skulle diskuteres, osv. og bad folk om at skrive deres kommentarer til emnet ned. En person fik til opgave at træffe den endelige beslutning om emnet. Meget nemmere og mindre tidsspilde. Så indså vi, at ikke alle diskussioner krævede et møde. Vi begyndte at lave "forbedringskata" for næsten to år siden, så det at have klare målbetingelser og daglige forbedringer forberedte os på at håndtere vanskelige tider (selvom vi ikke kunne forvente det). Vi forsøger som virksomhed at være åbne over for at lære af vores fejl, når tingene ikke går godt, og jeg tror, at den tilpasningsevne hjalp. Vi var tvunget til at lave flere eksperimenter nu, så vi lærte, at vi kunne være endnu dristigere med vores eksperimenter og se, hvad der kom ud af dem.

Vi er meget heldige at være i en type virksomhed, der kan fortsætte i øjeblikket, vi ved, at mange mennesker og virksomheder har haft det svært, så vi er meget taknemmelige for det, vi har.

Job: Vi havde allerede brugt Slack (en besked-app til arbejde) til at kommunikere med hinanden. Men nu arbejder folk med forskellige tidsplaner, så det blev lidt overvældende at skulle læse en masse beskeder om mange forskellige emner, når vi begyndte at arbejde. Slack giver os mulighed for at oprette forskellige kanaler til hvert emne, så vi forsøger at organisere tingene i mere specifikke kanaler. Når vi prøver noget, som Jeroen sagde, er det et eksperiment, så folk har lov til at ændre det, hvis det ikke fungerer. Jeg tror, at det har givet os mere fleksibilitet til at håndtere en situation som denne. Vi er meget heldige at være i en type virksomhed, der kan fortsætte i dette øjeblik, vi ved, at mange mennesker og virksomheder har kæmpet, så vi er meget taknemmelige for det, vi har. 

Så du nogen ændringer i efterspørgslen efter Easy LMS under krisen? Blev du overrasket? Hvad havde du forventet, og hvordan klarede virksomheden sig?

Jeroen: Vi har investeret meget i vores SEO fra virksomhedens tidlige dage, så vi kunne drage fordel af det nu, hvor der var en reel stigning i efterspørgslen efter e-læringsløsninger. Vi oplevede en markant stigning i antallet af forsøg og trafikken på hjemmesiden. Heldigvis var vi lige gået over til en automatisk skalering af vores servere, hvilket gjorde systemet mere stabilt, når flere mennesker brugte hjemmesiden. Det var helt tilfældigt, at vi startede denne proces for fire måneder siden.

Vi har lærer- og skoleplaner, som giver lærere og skoler mulighed for at bruge vores værktøj til en lavere pris, så vi kan hjælpe dem med at undervise i denne periode. Vi bemærkede også en kortere salgscyklus: Folk var klar til at købe softwaren meget hurtigere end før.

Meget interessant. Er du ivrig efter at vende tilbage til kontoret? Eller er livet på afstand meget bedre?

Jeroen: Jeg vil helt sikkert gerne tilbage på kontoret. Jeg synes, at hele oplevelsen har været et stort eksperiment. Det, jeg har lært af det, er, at vi kan arbejde hjemmefra, men det har også fået mig til at værdsætte det arbejde, vi udførte på kontoret. Jeg tror ikke, at vi bliver en virksomhed, der udelukkende arbejder hjemmefra i fremtiden.

Job: Det samme her. Jeg savner virkelig interaktionen med mennesker i det virkelige liv. Fordi børnene er hjemme, er jeg ikke i stand til at fokusere så meget på arbejdet. Jeg tror, jeg kan være mere fokuseret på kontoret. Jeg savner også at spise frokost og gå ture med teamet, hvor vi kan diskutere emner, der ikke er relateret til arbejdet.

Dette interview blev gennemført via et Slack-opkald.