Wie wir unser Arbeitsleben während der Corona-Krise angepasst haben

Der März war also ein verrückter Monat für die meisten Menschen auf der ganzen Welt, und jeder war auf unterschiedliche Weise davon betroffen. Da sich unser Büro in den Niederlanden befindet, mussten wir in sehr kurzer Zeit eine Menge drastischer Veränderungen durchmachen.

Ich arbeite schon lange von Brasilien aus (nein, ich arbeite nicht vom Strand aus), so dass sich meine Arbeitsroutine nicht großartig verändert hat (ok, abgesehen von der Tatsache, dass ich meine geplante Reise ins Büro dieses Jahr absagen musste). Meine Kollegen hatten die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn sie wollten, aber die meisten von ihnen gingen regelmäßig ins Büro und genossen es.

Das änderte sich plötzlich am 13. März, als wir eine E-Mail erhielten, in der wir aufgefordert wurden, von zu Hause aus zu arbeiten und bis auf Weiteres nicht ins Büro zu gehen. Ich denke, dass wir uns als Unternehmen schnell auf die neue Situation eingestellt haben. Deshalb haben wir ein Interview mit unserem Gründer/CEO/CSO, Jeroen, und unserem Gründer/CTO, Job, organisiert, um herauszufinden, wie sie die Situation einschätzen, welche Rückmeldungen sie vom Team über die neue Realität erhalten haben und was sie daraus gelernt haben.

The real reason we went fully remote

Job, könnten Sie uns mitteilen, warum Sie beschlossen haben, das gesamte Team zu bitten, von zu Hause aus zu arbeiten? War es eine Anordnung der Regierung oder konnte jedes Unternehmen selbst entscheiden, was es tun wollte? Wie haben Sie das Team darüber informiert, was zu tun war?

Job: Es war keine staatliche Anordnung, aber es gab einige Richtlinien, die vorschlugen, so viel wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten. Am 9. März (Montag) beschlossen wir, eine E-Mail an das Team zu schicken, in der stand: "Hey, ihr könnt zu Hause bleiben/von zu Hause aus arbeiten, wenn ihr wollt." Aber einige Leute kamen trotzdem ins Büro. Wir wiederholten dieselbe Nachricht am Donnerstag. Aber wir stellten fest, dass immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern vorschlugen, von zu Hause aus zu arbeiten. 

Wir wollten dazu beitragen, die Kurve abzuflachen

Also haben wir am 13. (Freitag) noch einmal mit unseren internen Notfallhelfern darüber gesprochen. Wir dachten: "Sollen wir die Arbeit von zu Hause aus zur Pflicht machen, oder noch nicht?" Zu diesem Zeitpunkt arbeiteten nur sieben Personen im Büro. Später an diesem Tag, nach den Abendnachrichten und der Lektüre von Artikeln darüber, was wir zur "Abflachung der Kurve" beitragen könnten, führten Jeroen und ich ein weiteres Telefonat, und wir beschlossen, das Büro zu schließen.

Jeroen: Ja. Es würde wahrscheinlich einige Probleme geben, wenn man den Leuten sagt, sie sollen von zu Hause aus arbeiten, aber wir dachten, wir könnten sie lösen, auch wenn wir noch nicht ganz fertig waren. Wir haben also zunächst gezögert, waren aber letztendlich der Meinung, dass es die richtige Entscheidung war.

Die meisten Mitarbeiter nutzen ihre privaten Computer nicht für die Arbeit, und wenn niemand im Büro ist, können sie nicht über einen Remote-Desktop auf ihre PCs zugreifen. Wie wurde das also gehandhabt? Und was war mit den Kollegen, die keinen geeigneten Platz hatten, um von zu Hause aus zu arbeiten?

Jeroen: Wir dachten, diese ganze Sache mit dem Arbeiten von zu Hause aus würde nur zwei Wochen dauern. Die Leute dachten also, sie könnten mit weniger Ausrüstung aus dem Büro arbeiten. Also habe ich ihnen die wichtigsten Sachen aus dem Büro geliefert. Zwei Wochen später war das Büro immer noch geschlossen. Also lieferte ich ihnen mehr Material. Die Leute konnten auch Schreibtische, Laptopständer und andere Dinge bestellen, die wir nicht liefern konnten, und das Unternehmen bot an, die Kosten dafür zu übernehmen.

Job: Alle, die an jenem Freitag (vor der Schließung) im Büro waren, halfen dabei, sicherzustellen, dass jeder per Fernzugriff auf seine Computer zugreifen konnte, und wir ließen alle PCs für den Fall der Fälle an Ort und Stelle. Als wir merkten, dass die Situation mehr als zwei Wochen dauern würde, begann ich zu überlegen, ob jeder einen geeigneten Arbeitsplatz hatte. Ich wollte ihnen helfen, ihren Arbeitsplatz zu verbessern, kannte aber ihre genaue Einrichtung nicht. Also bat ich alle, mir ein Foto ihres Arbeitsplatzes zu schicken. Wir stellten fest, dass einige Leute unter, sagen wir mal, nicht idealen ergonomischen Bedingungen arbeiteten. Also halfen wir ihnen, ihre Einrichtung mit Geräten oder Möbeln aus dem Büro zu verbessern, oder wir bestellten sie für sie. Und da wir ein Quiz-Tool haben, beschloss ich, ein Quiz mit Bildern ihres Arbeitsplatzes zu erstellen (sie mussten erraten, welcher Arbeitsplatz zu welchem Kollegen gehört), damit sie etwas Spaß haben und sehen konnten, wie ihre Kollegen arbeiten. Ich dachte, das würde ihnen helfen, sich mehr mit ihren Kollegen verbunden zu fühlen.

Cool. Ich habe auch einige Bilder (in Slack) von Früchten gesehen, die an Kollegen zu Hause geliefert wurden. Ich habe sie hier [in Brasilien] aus offensichtlichen Gründen nicht erhalten, aber könnten Sie mir sagen, was hinter dieser Geste steckt?

Jeroen: Wir hatten im Büro Obst zum Verzehr zur Verfügung, also waren die Leute daran gewöhnt, es dort zu essen. Daher hielten wir es für eine gute Idee, ihnen ein paar Früchte zu schicken, um ihnen unsere Wertschätzung zu zeigen und die Stimmung aufzuhellen, weil sie sich alle so schnell an die neue Realität angepasst haben. Es war eine nette Geste, ihnen etwas zu schicken.

Job: Wir bereiten jetzt etwas anderes vor, das wir an das Team schicken. Es ist immer noch eine Überraschung, aber es wird etwas Lustiges sein, um sie auf andere Gedanken zu bringen. Außerdem haben wir beschlossen, allen einen Tag frei zu geben, um etwas anderes zu tun, um zu entspannen und nicht nur mit der Arbeit beschäftigt zu sein und die ganze Zeit auf die Bildschirme zu schauen. 

Ich bin neugierig auf das Feedback des Teams und Ihre eigenen Erfahrungen mit der Arbeit von zu Hause aus. Können Sie mir davon berichten? Haben alle zu bestimmten Zeiten gearbeitet oder hatten sie einen flexiblen Zeitplan? Was haben sie über diese Erfahrung zu sagen?

Job: Es war für alle eine große Umstellung. Wir bemühen uns, ein ruhiges Unternehmen zu sein, und wir hatten das Gefühl, dass es die Leute nur noch mehr stressen würde, wenn wir zu viel verlangen oder unflexibel wären. Also haben wir einfach von jedem verlangt und darauf vertraut, dass er sein Bestes gibt. Wir sind nicht in der Lage, alles zu managen, und das ist auch gut so, denn ein Teil unseres Ziels als Unternehmen ist es, den Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben. Und wir sind wirklich stolz auf unser Team. In Anbetracht der Umstände läuft alles reibungslos, und wir haben das Gefühl, dass jeder sein Bestes gibt. Wir haben es in den letzten Wochen tatsächlich geschafft, eine Menge Arbeit zu erledigen.

Die meisten Rückmeldungen, die ich von meinem Team erhielt, waren positiv. Das negative Feedback, das ich bekam, war, dass sie mir sagten, sie fühlten sich gelangweilt, weil sie das Haus nicht verlassen und nicht so viel unternehmen konnten wie sonst, oder dass es schwieriger war, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn Kinder dabei waren.

Ich persönlich habe mich anfangs nicht so produktiv gefühlt, weil ich mich um die Kinder kümmern musste (meine Frau arbeitet im Gesundheitswesen). Am Anfang war ich mürrisch und frustriert, aber jetzt habe ich das Gefühl, dass ich einen guten Rhythmus habe und mehr beitragen kann.

Wir wollten allen ein Gefühl der Sicherheit geben. Wir haben sehr positive Rückmeldungen erhalten. Sie waren glücklich und fühlten sich sicher und nicht gestresst

Jeroen: Es geht um Vertrauen, und ich habe allen vertraut, dass sie ihr Bestes geben. Wir haben ihnen auch gesagt: "Wenn ihr nicht alle Stunden machen könnt, weil ihr Kinder habt oder andere Verpflichtungen, dann macht euch keine Sorgen." Wir wollten, dass alle beruhigt sind. Wir haben sehr positive Rückmeldungen erhalten. Sie waren glücklich und fühlten sich sicher und nicht gestresst. Sie konnten es mit anderen Unternehmen und Freunden vergleichen, die sich gestresst fühlten und Überstunden machen mussten ... aber sie vermissen auch das Büro. Einige Leute fühlten sich in den ersten Wochen gestresst und waren nicht so produktiv wie sonst.

Ich war weniger gestresst als Job, weil ich nur ein Kind habe und meine Frau zu Hause ist. Aber ich fühlte mich auch weniger produktiv und ängstlich. Aber jetzt habe ich mich daran gewöhnt und es ist weg. Wir waren wirklich beeindruckt von der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Teams 

Was ist mit der Arbeit selbst? Hat sich etwas an der Art und Weise geändert, wie Sie Besprechungen führen, Berichte erstellen und Notizen machen? Haben Sie etwas gelernt, das Sie auch nach Aufhebung der Beschränkungen beibehalten können?

Jeroen: Wir machen ein Experiment, um zu versuchen, weniger Meetings abzuhalten. Im Büro haben wir das Gefühl, dass wir arbeiten, wenn wir Besprechungen mit vielen Leuten haben, aber es kann auch Zeitverschwendung sein, und das wurde deutlich, als wir versuchten, diese Besprechungen online durchzuführen. Es hat nicht funktioniert.

Joey [Back-End-Software-Ingenieur] begann also mit dem Experiment, ein Online-Dokument mit Fragen/Dingen, die diskutiert werden sollten, usw. zu erstellen und die Leute zu bitten, ihre Kommentare zu dem Thema aufzuschreiben. Eine Person wurde damit beauftragt, die endgültige Entscheidung über das Thema zu treffen. Das war viel einfacher und hat weniger Zeit gekostet. Wir stellten fest, dass nicht jede Diskussion ein Treffen erforderte. Wir haben vor fast zwei Jahren begonnen, "Verbesserungskata" durchzuführen, so dass wir mit klaren Zielvorgaben und täglichen Verbesserungen auf den Umgang mit schwierigen Zeiten vorbereitet waren (obwohl wir dies nicht erwarten konnten). Als Unternehmen versuchen wir, aus unseren Fehlern zu lernen, wenn die Dinge nicht gut laufen, und ich denke, diese Anpassungsfähigkeit hat uns geholfen. Wir waren jetzt gezwungen, mehr Experimente zu machen, und wir haben gelernt, dass wir mit unseren Experimenten noch kühner sein können, um zu sehen, was dabei herauskommt.

Wir haben das große Glück, in einer Branche tätig zu sein, in der wir im Moment weitermachen können. Wir wissen, dass viele Menschen und Unternehmen zu kämpfen haben, daher sind wir sehr dankbar für das, was wir haben.

Job: Wir hatten bereits Slack (eine Messaging-App für die Arbeit) verwendet, um miteinander zu kommunizieren. Aber jetzt arbeiten die Leute mit unterschiedlichen Zeitplänen, so dass es ein bisschen überwältigend wurde, viele Nachrichten zu vielen verschiedenen Themen lesen zu müssen, wenn wir anfangen zu arbeiten. Slack ermöglicht es uns, für jedes Thema einen eigenen Kanal zu erstellen, also versuchen wir, die Dinge in spezifischeren Kanälen zu organisieren. Wenn wir etwas ausprobieren, wie Jeroen sagte, ist es ein Experiment, so dass die Leute es ändern können, wenn es nicht funktioniert. Ich denke, dass wir so flexibler mit einer Situation wie dieser umgehen können. Wir können uns glücklich schätzen, dass wir in einer Branche tätig sind, in der wir im Moment weitermachen können, denn wir wissen, dass viele Menschen und Unternehmen mit Schwierigkeiten zu kämpfen haben, daher sind wir sehr dankbar für das, was wir haben;

Haben Sie während der Krise Veränderungen in der Nachfrage nach Easy LMS festgestellt? Wurden Sie überrascht? Was haben Sie erwartet und wie ist das Unternehmen damit umgegangen?

Jeroen: Wir haben seit den Anfängen des Unternehmens viel in unsere Suchmaschinenoptimierung investiert, so dass wir jetzt, wo die Nachfrage nach E-Learning-Lösungen wirklich gestiegen ist, davon profitieren konnten. Die Zahl der Versuche und die Besucherzahlen auf der Website sind deutlich gestiegen. Glücklicherweise hatten wir gerade auf eine automatische Skalierung unserer Server umgestellt, wodurch das System stabiler wurde, wenn mehr Menschen die Website nutzten. Es war reiner Zufall, dass wir diesen Prozess vor vier Monaten begonnen haben.

Wir haben Lehrer- und Schulpläne, die es Lehrern und Schulen ermöglichen, unser Tool zu einem niedrigeren Preis zu nutzen, so dass wir sie in dieser Zeit beim Unterrichten unterstützen können. Wir haben auch einen kürzeren Verkaufszyklus festgestellt: Die Leute waren viel schneller bereit, die Software zu kaufen als vorher.

Sehr interessant. Möchten Sie unbedingt ins Büro zurückkehren? Oder ist das Leben aus der Ferne viel besser?

Jeroen: Ich würde auf jeden Fall gerne zurück ins Büro gehen. Ich denke, die ganze Erfahrung war ein großes Experiment. Ich habe daraus gelernt, dass wir von zu Hause aus arbeiten können, aber ich habe auch die Arbeit im Büro schätzen gelernt. Ich glaube nicht, dass wir in Zukunft ein reines Fernunternehmen sein werden.

Job: Ich auch. Ich vermisse den Umgang mit Menschen im wirklichen Leben sehr. Da die Kinder zu Hause sind, kann ich mich nicht so sehr auf die Arbeit konzentrieren. Ich glaube, ich kann mich im Büro besser konzentrieren. Ich vermisse auch die gemeinsamen Mittagessen und Spaziergänge mit dem Team, bei denen wir Themen besprechen können, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Dieses Interview wurde über Slack Call geführt.