Comment nous avons adapté notre vie professionnelle pendant la crise de Corona

Le mois de mars a été un mois de folie pour la plupart des gens dans le monde et tout le monde a été affecté de différentes manières. Comme notre bureau se trouve aux Pays-Bas, nous avons dû subir de nombreux changements radicaux en très peu de temps.

Je travaille à distance depuis le Brésil (non, je ne travaille pas depuis la plage) depuis longtemps, et ma routine de travail n'a donc pas beaucoup changé (d'accord, à l'exception du fait que j'ai dû annuler mon voyage au bureau prévu cette année). Mes collègues ont eu la possibilité de travailler à domicile quand ils le souhaitaient, mais la plupart d'entre eux se rendaient régulièrement au bureau et l'appréciaient.

Cela a soudainement changé le 13 mars, lorsque nous avons reçu un courriel nous demandant de travailler à domicile et de ne pas nous rendre au bureau jusqu'à nouvel ordre. Je pense qu'en tant qu'entreprise, nous nous sommes rapidement adaptés à cette nouvelle situation. Nous avons donc organisé une interview avec notre fondateur/CEO/CSO, Jeroen, et notre fondateur/CTO, Job, afin de connaître leur point de vue sur la situation, les réactions de l'équipe face à la nouvelle réalité et les leçons tirées de l'expérience.

The real reason we went fully remote

Job, pourriez-vous nous dire pourquoi vous avez décidé de demander à toute l'équipe de travailler à domicile ? S'agissait-il d'un ordre du gouvernement ou chaque entreprise pouvait-elle choisir ce qu'elle voulait faire ? Comment avez-vous informé l'équipe de ce qui devait être fait ?

Job : Il ne s'agissait pas d'un ordre gouvernemental, mais il y avait des directives suggérant aux gens de travailler à domicile autant que possible. Le 9 mars (lundi), nous avons décidé d'envoyer un courriel à l'équipe pour dire : "Hé, vous pouvez rester à la maison/travailler à la maison si vous préférez." Mais certaines personnes continuaient à venir au bureau. Nous avons répété le même message le jeudi. Mais nous avons commencé à remarquer que de plus en plus d'entreprises disaient aux gens de travailler à domicile.  ;

Nous voulions contribuer à aplanir la courbe

Le 13 (vendredi), nous avons donc eu d'autres discussions à ce sujet avec nos responsables internes de l'intervention d'urgence. Nous avons réfléchi : "Devrions-nous rendre obligatoire le travail à domicile, ou pas encore ?" À ce moment-là, seules sept personnes travaillaient depuis le bureau. Plus tard dans la journée, après avoir regardé les informations tard dans la nuit et lu des articles sur ce que nous pouvions faire pour aider à "aplanir la courbe", Jeroen et moi avons eu un autre appel et nous avons alors décidé de fermer le bureau.

Jeroen : Oui. Le fait de dire aux gens de travailler à domicile poserait probablement quelques problèmes, mais nous pensions pouvoir les résoudre, même si nous n'étions pas encore tout à fait prêts. Nous avons donc hésité au début, mais nous avons pensé que c'était finalement la bonne décision.

: Nous pensions que le travail à domicile ne durerait que deux semaines. Les gens ont donc pensé qu'ils pourraient travailler avec moins d'équipement au bureau. Je leur ai donc livré les équipements de base du bureau. Deux semaines plus tard, le bureau était toujours fermé. Je leur ai donc livré davantage de matériel. Les gens pouvaient également commander des bureaux, des supports pour ordinateurs portables et d'autres choses que nous ne pouvions pas livrer, et l'entreprise a proposé de les payer.

Travail : Tous ceux qui étaient au bureau ce vendredi (avant la fermeture) ont aidé à s'assurer que tout le monde pouvait accéder à leurs ordinateurs à distance et nous avons laissé tous les PC sur place au cas où. Lorsque nous avons réalisé que la situation prendrait plus de deux semaines, j'ai commencé à me demander si tout le monde avait un endroit approprié pour travailler. Je voulais les aider à améliorer leur espace de travail, mais je ne connaissais pas leur configuration exacte. J'ai donc demandé à chacun de m'envoyer une photo de son lieu de travail. Nous avons remarqué que certaines personnes travaillaient dans des conditions ergonomiques, disons, pas idéales. Nous les avons donc aidés à améliorer leur installation en leur fournissant des équipements ou des meubles du bureau ou en les commandant pour eux. Et comme nous disposons d'un outil de quiz, j'ai décidé de créer un quiz avec des photos de leur espace de travail (ils devaient deviner quel espace de travail appartenait à quel collègue), afin qu'ils puissent s'amuser et voir comment leurs collègues travaillaient. Je pensais que cela les aiderait à se sentir plus proches de leurs collègues.

Cool. J'ai aussi vu des photos (dans Slack) de fruits qui ont été livrés à des collègues à leur domicile. Je n'en ai pas reçu ici [au Brésil], pour des raisons évidentes, mais pourriez-vous me dire ce qui se cache derrière ce geste ?

: Nous avions des fruits à disposition au bureau, les gens avaient donc l'habitude d'en manger. Nous avons donc pensé que c'était une bonne idée de leur envoyer des fruits pour montrer notre reconnaissance à tous et détendre l'atmosphère, car ils se sont tous adaptés très rapidement à la nouvelle réalité. C'était un beau geste de leur envoyer quelque chose.

Job : Nous sommes en train de préparer quelque chose d'autre à envoyer à l'équipe. C'est encore une surprise, mais ce sera quelque chose d'amusant, pour leur changer les idées. Par ailleurs, nous avons décidé de donner à tout le monde un jour de congé pour faire autre chose, pour se détendre et ne pas se contenter de travailler et de regarder des écrans tout le temps.  ;

Job : Ce fut un grand changement pour tout le monde. Nous nous efforçons d'être une entreprise calme et nous avons pensé que les gens seraient encore plus stressés si nous exigions beaucoup ou si nous étions inflexibles. Nous avons donc demandé à chacun de faire de son mieux et nous lui avons fait confiance. Nous ne sommes pas en mesure de tout gérer et c'est très bien ainsi, car l'un des objectifs de notre entreprise est de donner plus d'autonomie aux gens. Et nous sommes vraiment fiers de l'équipe. Compte tenu des circonstances, tout se passe bien et nous avons l'impression que tout le monde donne le meilleur de lui-même. Nous avons réussi à accomplir beaucoup de travail au cours des dernières semaines.

La plupart des commentaires que j'ai reçus de l'équipe étaient positifs. Les commentaires négatifs que j'ai reçus concernaient des personnes qui m'ont dit qu'elles s'ennuyaient parce qu'elles ne pouvaient pas sortir de chez elles et faire autant de choses que d'habitude, ou qu'il était plus difficile de se concentrer sur le travail avec des enfants à proximité.

Personnellement, je ne me sentais pas très productif au début, parce que je devais m'occuper des enfants (ma femme travaille dans le secteur de la santé). Au début, j'étais grincheux et frustré, mais maintenant j'ai l'impression d'avoir trouvé un bon rythme et de pouvoir contribuer davantage.

Nous voulions que tout le monde ait l'esprit tranquille. Nous avons reçu des commentaires très positifs. Ils étaient heureux, se sentaient en sécurité et n'étaient pas stressés

Jeroen : C'est une question de confiance et j'ai fait confiance à tout le monde pour faire de son mieux. Nous leur avons également dit : "si vous ne pouvez pas faire toutes les heures, à cause des enfants ou d'autres responsabilités, ne vous inquiétez pas". Nous voulions que tout le monde ait l'esprit tranquille. Nous avons reçu des commentaires très positifs. Ils étaient heureux, se sentaient en sécurité et n'étaient pas stressés. Ils ont pu comparer avec d'autres entreprises et des amis qui se sont sentis stressés et ont dû faire des heures supplémentaires... mais le bureau leur manque aussi. Certaines personnes se sont senties stressées au cours des premières semaines, n'étant pas aussi productives que d'habitude.

J'étais moins stressé que Job parce que je n'ai qu'un enfant et que ma femme est à la maison. Mais je me sentais aussi moins productif et moins anxieux. Mais maintenant, je m'y suis habitué et c'est parti. Nous avons été très impressionnés par la flexibilité et l'adaptabilité de l'équipe ;

Jeroen : Nous essayons de réduire le nombre de réunions. Au bureau, nous avons l'impression de travailler lorsque nous organisons des réunions avec un grand nombre de personnes, mais cela peut aussi être une perte de temps, et cela est apparu clairement lorsque nous avons essayé d'organiser ces réunions en ligne. Cela n'a pas fonctionné.

Joey [ingénieur logiciel back-end] a donc lancé une expérience consistant à créer un document en ligne avec des questions/éléments à discuter, etc. et à demander aux gens d'écrire leurs commentaires sur le sujet. Une personne a été désignée pour prendre la décision finale sur le sujet. C'est beaucoup plus facile et on perd moins de temps. Nous avons alors réalisé que toutes les discussions ne nécessitaient pas une réunion. Nous avons commencé à faire "improvement kata" il y a près de deux ans, de sorte que le fait d'avoir des conditions cibles claires et des améliorations quotidiennes nous a préparés à gérer les périodes difficiles (même si nous ne pouvions pas nous y attendre). En tant qu'entreprise, nous essayons d'être ouverts à l'apprentissage à partir de nos erreurs lorsque les choses ne vont pas bien, et je pense que cette capacité d'adaptation nous a aidés. Nous avons été contraints de faire davantage d'expériences, ce qui nous a permis d'apprendre que nous pouvions être encore plus audacieux dans nos expériences et voir ce qu'il en ressortait.

Nous avons beaucoup de chance d'être dans un type d'entreprise qui peut continuer en ce moment, nous savons que beaucoup de gens et d'entreprises sont en difficulté, nous sommes donc très reconnaissants de ce que nous avons.

Job : Nous utilisions déjà Slack (une application de messagerie pour le travail) pour communiquer entre nous. Mais maintenant, les gens travaillent avec des horaires différents, donc il est devenu un peu écrasant d'avoir à lire un grand nombre de messages sur de nombreux sujets différents lorsque nous commençons à travailler. Slack nous permet de créer des canaux différents pour chaque sujet, nous essayons donc d'organiser les choses dans des canaux plus spécifiques. Lorsque nous essayons quelque chose, comme l'a dit Jeroen, il s'agit d'une expérience, et les gens sont donc autorisés à la modifier si elle ne fonctionne pas. Je pense que cette façon de procéder nous a donné plus de souplesse pour faire face à une situation comme celle-ci. Nous sommes très chanceux d'être dans un type d'entreprise qui peut continuer en ce moment, nous savons que beaucoup de gens et d'entreprises ont eu des difficultés, donc nous sommes très reconnaissants pour ce que nous avons.  ;

: Nous avons beaucoup investi dans notre référencement dès les premiers jours de l'entreprise, et nous avons donc pu en bénéficier maintenant, alors que la demande de solutions d'apprentissage en ligne connaissait une réelle augmentation. Nous avons constaté une augmentation significative du nombre d'essais et du trafic sur le site web. Heureusement, nous venions de passer à une configuration de mise à l'échelle automatique de nos serveurs, ce qui rendait le système plus stable lorsqu'un plus grand nombre de personnes utilisaient le site web. Ce n'est que par coïncidence que nous avons entamé ce processus il y a quatre mois.

Nous avons des plans pour les enseignants et les écoles qui leur permettent d'utiliser notre outil à un prix inférieur, de sorte que nous pouvons les aider à enseigner pendant cette période. Nous avons également constaté un raccourcissement du cycle de vente : les gens étaient prêts à acheter le logiciel beaucoup plus rapidement qu'auparavant.

Très intéressant. Êtes-vous impatient de retourner au bureau ? Ou la vie à distance est-elle bien meilleure ?

Jeroen : J'aimerais certainement retourner au bureau. Je pense que toute cette expérience a été une grande expérience. Ce que j'en ai appris, c'est qu'il est possible de travailler à domicile, mais cela m'a aussi permis d'apprécier le travail que nous avons effectué au bureau. Je ne pense pas que nous deviendrons une entreprise entièrement à distance à l'avenir.

Travail : Idem. L'interaction avec les gens dans la vie réelle me manque vraiment. Comme les enfants sont à la maison, je ne peux pas me concentrer autant sur le travail. Je pense que je peux me concentrer davantage au bureau. Les déjeuners et les promenades avec l'équipe me manquent également, car ils nous permettent de discuter de sujets qui n'ont rien à voir avec le travail.

Cet entretien a été réalisé via un appel Slack.