Hoe we ons werkleven aanpasten tijdens de Corona-crisis

Zo, maart was een gekke maand voor de meeste mensen over de hele wereld en iedereen werd er op verschillende manieren door getroffen. Omdat ons kantoor in Nederland is, moesten we in korte tijd veel drastische veranderingen ondergaan.

Ik werk al heel lang op afstand vanuit Brazilië (nee, ik werk niet vanaf het strand), dus mijn werkroutine is niet veel veranderd (oké, behalve dan dat ik mijn geplande reis naar kantoor dit jaar heb moeten annuleren). Mijn collega's hebben de mogelijkheid gehad om thuis te werken wanneer ze dat wilden, maar de meesten van hen gingen regelmatig naar kantoor en genoten ervan.

Dat veranderde plotseling op 13 maart, toen we een e-mail kregen waarin stond dat we thuis moesten werken en tot nader order niet naar kantoor moesten gaan. Ik denk dat we ons als bedrijf snel hebben aangepast aan de nieuwe situatie. Dus organiseerden we een interview met onze oprichter/CEO/CSO, Jeroen, en onze oprichter/CTO, Job, om te weten te komen hoe zij tegen de situatie aankijken, welke feedback ze van het team hebben gehoord over de nieuwe realiteit en wat ze ervan hebben geleerd.

The real reason we went fully remote

Job, kun je ons vertellen waarom je hebt besloten het hele team te vragen thuis te werken? Was het een bevel van de overheid of kon elk bedrijf kiezen wat het wilde doen? Hoe heb je het team geïnformeerd over wat er moest gebeuren?

Baan: Het was geen bevel van de overheid, maar er waren enkele richtlijnen die mensen suggereerden om zoveel mogelijk thuis te werken. Op 9 maart (maandag) besloten we een e-mail naar het team te sturen met de boodschap: "Hé, je kunt thuisblijven/thuiswerken als je dat liever doet." Maar sommige mensen kwamen nog steeds naar kantoor. We herhaalden datzelfde bericht op donderdag. Maar het begon ons op te vallen dat steeds meer bedrijven mensen vertelden om thuis te werken. 

We wilden helpen de curve af te vlakken

Dus op de 13e (vrijdag) hebben we het er nog eens over gehad met onze interne hulpverleners. We dachten na: "Moeten we thuiswerken verplicht stellen, of nog niet?" Op dat moment werkten slechts zeven mensen vanuit kantoor. Later die dag, na het late nieuws en het lezen van artikelen over wat we konden doen om "de curve af te vlakken", hadden Jeroen en ik nog een gesprek en toen besloten we het kantoor te sluiten.

De meesten van het team gebruiken hun pc's niet voor hun werk en als er niemand op kantoor is, kunnen ze hun pc's niet benaderen via een extern bureaublad. Hoe werd dat aangepakt? En hoe zit het met collega's die geen geschikte plek hadden om thuis te werken?

Baan: Iedereen die die vrijdag op kantoor was (voordat we sloten), hielp om ervoor te zorgen dat iedereen op afstand toegang had tot hun computers en we lieten alle pc's daar staan voor het geval dat. Toen we ons realiseerden dat de situatie meer dan twee weken zou duren, begon ik na te denken of iedereen wel een geschikte plek had om te werken. Ik wilde ze helpen om hun werkplek te verbeteren, maar wist niet precies hoe ze het hadden ingericht. Dus vroeg ik iedereen om me een foto te sturen van waar ze werkten. Het viel ons op dat sommige mensen in, laten we zeggen, niet ideale ergonomische omstandigheden werkten. Dus hielpen we hen hun opstelling te verbeteren met apparatuur of meubilair van kantoor of door het voor hen te bestellen. En omdat we een quiz-tool hebben, besloot ik een quiz te maken met foto's van hun werkplek (ze moesten raden welke werkplek bij welke collega hoorde), zodat ze wat plezier konden hebben en konden zien hoe hun collega's werkten. Ik dacht dat het hen zou helpen om zich meer verbonden te voelen met hun collega's.

Cool. Ik zag ook wat foto's (in Slack) van fruit dat bij collega's thuis werd bezorgd. Ik heb ze hier [in Brazilië] nog niet ontvangen, om voor de hand liggende redenen, maar kun je me vertellen wat er achter dat gebaar zat?

Job: We bereiden nu iets anders voor om naar het team te sturen. Het is nog steeds een verrassing, maar het zal iets leuks zijn om hun gedachten te verzetten. En het andere is dat we hebben besloten om iedereen een dag vrij te geven om wat andere dingen te doen, om te ontspannen en niet alleen maar bezig te zijn met werk en de hele tijd naar schermen te kijken. 

Ik ben benieuwd naar de feedback van het team en je eigen ervaring met thuiswerken. Kun je me daar meer over vertellen? Werkte iedereen op specifieke uren of hadden ze een flexibel schema? Wat hadden ze te zeggen over de ervaring?

Baan: Het was voor iedereen een grote verandering. We streven ernaar een rustig bedrijf te zijn en we hadden het gevoel dat het mensen alleen maar meer zou stressen als we veel zouden eisen of inflexibel zouden zijn. Dus vroegen en vertrouwden we erop dat iedereen zijn best zou doen. We zijn niet in de positie om alles te managen en dat is geweldig, want een deel van ons doel als bedrijf is om mensen meer autonomie te geven. En we zijn echt trots op het team. Gezien de omstandigheden blijft alles soepel verlopen en we hebben het gevoel dat iedereen het beste van zichzelf blijft geven. We zijn er de afgelopen weken in geslaagd om veel werk gedaan te krijgen.

De meeste feedback die ik kreeg van het team was positief. De negatieve feedback die ik kreeg, was dat ze me vertelden dat ze zich verveelden omdat ze het huis niet uit konden en niet zoveel konden doen als normaal, of dat het moeilijker was om je op het werk te concentreren met kinderen in de buurt.

Voor mij persoonlijk voelde ik me in het begin niet zo productief, omdat ik voor de kinderen moest zorgen (mijn vrouw werkt in de gezondheidszorg). In het begin was ik chagrijnig en gefrustreerd, maar nu heb ik het gevoel dat ik een goed ritme heb en meer kan bijdragen.

We wilden iedereen gemoedsrust geven. We kregen echt positieve feedback. Ze waren blij en voelden zich veilig en niet gestrest.

Ik was minder gestrest dan Job omdat ik maar één kind heb en mijn vrouw thuis is. Maar ik voelde me ook minder productief en angstig. Maar nu ben ik eraan gewend geraakt en is het weg. We waren echt onder de indruk van de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van het team. 

Hoe zit het met het werk zelf? Is er iets veranderd in de manier waarop je vergaderingen leidt, rapporten maakt en aantekeningen maakt? Zijn er lessen geleerd die behouden kunnen blijven nadat de beperkingen zijn opgeheven?

Dus begon Joey [back-end software engineer] met het experiment om een online document te maken met vragen/dingen die besproken moesten worden, enzovoort, en mensen te vragen hun opmerkingen over het onderwerp op te schrijven. Eén persoon werd aangewezen om de uiteindelijke beslissing over het onderwerp te nemen. Veel gemakkelijker en minder tijdverlies. We realiseerden ons dat niet elke discussie een vergadering vereiste. We zijn bijna twee jaar geleden begonnen met "verbeter kata", dus het hebben van duidelijke doelvoorwaarden en dagelijkse verbeteringen heeft ons voorbereid op het omgaan met moeilijke tijden (hoewel we dit niet konden verwachten). We proberen als bedrijf open te staan om van onze fouten te leren als dingen niet goed gaan, en ik denk dat dat aanpassingsvermogen heeft geholpen. We werden nu gedwongen om meer experimenten uit te voeren, dus we hebben geleerd dat we nog gedurfder kunnen zijn met onze experimenten en kunnen zien wat eruit komt.

We hebben het geluk dat we op dit moment een bedrijf hebben dat kan blijven bestaan. We weten dat veel mensen en bedrijven het moeilijk hebben, dus we zijn erg dankbaar voor wat we hebben.

Baan: We gebruikten al Slack (een berichtenapp voor op het werk) om met elkaar te communiceren. Maar nu werken mensen met verschillende roosters, dus het werd een beetje overweldigend om veel berichten over veel verschillende onderwerpen te moeten lezen als we aan het werk gingen. Slack staat ons toe om verschillende kanalen aan te maken voor elk onderwerp, dus we proberen dingen te organiseren in meer specifieke kanalen. Als we iets proberen zoals Jeroen zei, is het een experiment, dus mensen mogen het veranderen als het niet werkt. Ik denk dat we zo flexibeler zijn om met een situatie als deze om te gaan. We hebben veel geluk dat we in een soort bedrijf zitten dat op dit moment door kan gaan, we weten dat veel mensen en bedrijven het moeilijk hebben, dus we zijn erg dankbaar voor wat we hebben. 

Heeft u veranderingen gezien in de vraag naar Easy LMS tijdens de crisis? Was u verrast? Wat had u verwacht en hoe is het bedrijf er mee omgegaan?

We hebben leerkrachten- en scholenplannen waarmee leerkrachten en scholen onze tool tegen een lagere prijs kunnen gebruiken, zodat we hen in deze periode kunnen helpen met lesgeven. We merkten ook een kortere verkoopcyclus: mensen waren veel sneller klaar om de software te kopen dan voorheen.

Zeer interessant. Sta je te popelen om terug te keren naar kantoor? Of is het leven op afstand veel beter?

Jeroen: Ik zou zeker terug willen naar kantoor. Ik denk dat de hele ervaring een groot experiment is geweest. Wat ik ervan heb geleerd is dat we van thuis uit kunnen werken, maar het heeft me ook het werk op kantoor doen waarderen. Ik denk niet dat we in de toekomst een volledig extern bedrijf zullen worden.

Baan: hetzelfde. Ik mis echt de interactie met mensen. Omdat de kinderen thuis zijn, kan ik me minder op mijn werk concentreren. Ik denk dat ik me op kantoor beter kan concentreren. Ik mis ook de lunch en wandelingen met het team waarbij we onderwerpen kunnen bespreken die niets met het werk te maken hebben.

Dit interview vond plaats via Slack call.