Cómo adaptamos nuestra vida laboral durante la crisis de Corona

Marzo fue un mes de locos para la mayoría de la gente en todo el mundo y todo el mundo se vio afectado de diferentes maneras. Como nuestra oficina está en los Países Bajos, tuvimos que sufrir muchos cambios drásticos en muy poco tiempo..

Llevo mucho tiempo trabajando a distancia desde Brasil (no, no trabajo desde la playa), así que mi rutina laboral no ha cambiado mucho (vale, excepto por el hecho de que este año he tenido que cancelar mi viaje previsto a la oficina). Mis compañeros han tenido la opción de trabajar desde casa cuando han querido, pero la mayoría iba a la oficina con regularidad y lo disfrutaba.

Eso cambió de repente el 13 de marzo, cuando recibimos un correo electrónico en el que se nos decía que trabajáramos desde casa y no fuéramos a la oficina hasta nuevo aviso. Creo que, como empresa, nos adaptamos rápidamente a la nueva situación. Así que organizamos una entrevista con nuestro Fundador/CEO/CSO, Jeroen, y nuestro Fundador/CTO, Job, para conocer sus opiniones sobre la situación, los comentarios que han recibido del equipo sobre la nueva realidad y las lecciones aprendidas.

The real reason we went fully remote

Job, ¿podrías decirnos por qué decidisteis pedir a todo el equipo que trabajara desde casa? Fue una orden del gobierno o cada empresa pudo elegir lo que quería hacer? ¿Cómo informaste al equipo de lo que había que hacer?

Job: No era una orden gubernamental pero había algunas directrices que sugerían a la gente trabajar desde casa tanto como fuera posible. El 9 de marzo (lunes), decidimos enviar un correo electrónico al equipo diciendo: "Oye, puedes quedarte en casa/trabajar desde casa si lo prefieres". Pero algunas personas seguían viniendo a la oficina. Repetimos ese mismo mensaje el jueves. Pero empezamos a darnos cuenta de que cada vez más empresas decían a la gente que trabajara desde casa;

Queríamos ayudar a aplanar la curva

Así que, el día 13 (viernes), volvimos a hablar de ello con nuestros responsables internos de respuesta a emergencias. Pensamos: "¿Debemos hacer obligatorio trabajar desde casa, o todavía no?". En ese momento, sólo siete personas trabajaban desde la oficina. Más tarde ese mismo día, después de ver las noticias de última hora y leer artículos sobre lo que podíamos hacer para ayudar a "aplanar la curva", Jeroen y yo tuvimos otra llamada y entonces decidimos cerrar la oficina.

Jeroen: Sí. Probablemente habría algunos problemas derivados de decirle a la gente que trabajara desde casa, pero pensamos que podríamos resolverlos, aunque aún no estuviéramos completamente preparados. Por eso dudamos al principio, pero al final pensamos que era la decisión correcta.

La mayoría del equipo no utiliza sus ordenadores personales para trabajar y, si no hay nadie en la oficina, no pueden acceder a sus PC desde un escritorio remoto. ¿Cómo se solucionó este problema? ¿Y qué pasa con los compañeros que no tienen un lugar adecuado para trabajar desde casa?

Jeroen: Pensábamos que todo esto del trabajo desde casa sólo duraría dos semanas. Así que la gente pensó que podría trabajar con menos material de la oficina. Así que les entregué material básico de la oficina. Dos semanas después, la oficina seguía cerrada. Así que les entregué más material. La gente también podía pedir escritorios, soportes para portátiles y otras cosas que no podíamos entregar, y la empresa se ofrecía a pagarlas.

Job: Todos los que estábamos en la oficina ese viernes (antes de cerrar) ayudamos a asegurarnos de que todo el mundo podía acceder a sus ordenadores de forma remota y dejamos todos los PC allí por si acaso. Cuando nos dimos cuenta de que la situación duraría más de dos semanas, empecé a pensar si todo el mundo tenía un lugar adecuado para trabajar. Quería ayudarles a mejorar su espacio de trabajo, pero no conocía su configuración exacta. Así que les pedí que me enviaran una foto de su lugar de trabajo. Nos dimos cuenta de que algunos trabajaban, digamos, en condiciones ergonómicas no ideales. Así que les ayudamos a mejorar su configuración con equipos o muebles de la oficina o encargándoselos. Y como tenemos una herramienta de cuestionarios, decidí crear un cuestionario con fotos de su espacio de trabajo (tenían que adivinar qué espacio de trabajo pertenecía a qué colega), para que se divirtieran un poco y vieran cómo trabajaban sus colegas. Pensé que les ayudaría a sentirse más unidos a sus compañeros.

Genial. También vi algunas fotos (en Slack) de frutas que fueron entregadas a colegas en sus casas. No las he recibido aquí [en Brasil], por razones obvias, pero ¿podrías decirme qué había detrás de ese gesto?.

Jeroen: Teníamos frutas disponibles para su consumo en la oficina, así que la gente estaba acostumbrada a comerlas allí. Así que pensamos que era una buena idea enviarles algunas frutas para mostrar agradecimiento a todos y aligerar el ambiente porque todos se adaptaron muy rápido a la nueva realidad. Fue un bonito gesto enviarles algo.

Job: Ahora estamos preparando otra cosa para enviar al equipo. Sigue siendo una sorpresa, pero será algo divertido, para que se distraigan. Y la otra cosa es que hemos decidido dar a todo el mundo un día libre para hacer otras cosas, para relajarse y no estar todo el rato ocupados con el trabajo y mirando pantallas;

Tengo curiosidad por conocer los comentarios del equipo y tu propia experiencia con el trabajo desde casa. ¿Podría hablarme de ello? ¿Todos trabajaban en un horario específico o tenían un horario flexible? ¿Qué dijeron de la experiencia?

Job: Fue un gran cambio para todos. Nos esforzamos por ser una empresa tranquila y pensamos que solo estresaría más a la gente si exigiéramos mucho o fuéramos inflexibles. Así que simplemente pedimos y confiamos en que todo el mundo diera lo mejor de sí mismo. No estamos en posición de gestionarlo todo y eso es estupendo porque parte de nuestro objetivo como empresa es dar más autonomía a la gente. Y estamos muy orgullosos del equipo. Dadas las circunstancias, todo sigue funcionando a la perfección y sentimos que todo el mundo sigue dando lo mejor de sí mismo. De hecho, hemos conseguido hacer mucho trabajo en las últimas semanas.

La mayoría de los comentarios que recibí del equipo fueron positivos. Los comentarios negativos que recibí fueron que me decían que se sentían aburridos porque no podían salir de casa y hacer tantas cosas como de costumbre, o que era más difícil concentrarse en el trabajo con niños alrededor.

Personalmente, al principio no me sentía tan productivo porque tenía que cuidar de los niños (mi mujer trabaja en el sector sanitario). Al principio me sentía malhumorado y frustrado, pero ahora siento que he cogido un buen ritmo y puedo contribuir más.

Queríamos dar tranquilidad a todo el mundo. Recibimos comentarios muy positivos. Estaban contentos, se sentían seguros y no estresados.

Jeroen: Se trata de confianza y yo confié en que todo el mundo daría lo mejor de sí mismo. También les dijimos: "si no puedes hacer todas las horas, por tener hijos u otras responsabilidades, no te preocupes". Queríamos dar tranquilidad a todo el mundo. Recibimos comentarios muy positivos. Estaban contentos y se sentían seguros y no estresados. Podían compararlo con otras empresas y amigos que se sentían estresados y tenían que trabajar horas extra... pero también echaban de menos la oficina. Algunas personas se sintieron estresadas en las primeras semanas y no fueron tan productivas como de costumbre.

Estaba menos estresado que Job porque sólo tengo un hijo y mi mujer está en casa. Pero también me sentía menos productivo y ansioso. Pero ahora me he acostumbrado y se me ha pasado. Nos impresionó mucho la flexibilidad y adaptabilidad del equipo;

¿Y el trabajo en sí? ¿Ha cambiado algo en la forma de celebrar reuniones, elaborar informes y tomar notas? ¿Alguna lección aprendida que pueda mantenerse después de que se levanten las restricciones?

Jeroen: Estamos haciendo un experimento para intentar tener menos reuniones. En la oficina, parece que estamos trabajando cuando tenemos reuniones con mucha gente, pero también puede ser una pérdida de tiempo, y eso quedó claro cuando intentamos hacer estas reuniones online. No funcionó.

Así que Joey [ingeniero de software back-end] empezó el experimento de crear un documento en línea con preguntas/cosas que debían debatirse, etc., y pedir a la gente que escribiera sus comentarios sobre el tema. Una persona se encargaba de tomar la decisión final sobre el tema. Mucho más fácil y menos tiempo perdido. Entonces, nos dimos cuenta de que no todas las discusiones requerían una reunión. Empezamos a hacer "kata de mejora" hace casi dos años, así que tener claras las condiciones de los objetivos y las mejoras diarias nos preparó para manejar los momentos difíciles (aunque no podíamos esperarlo). Como empresa, intentamos estar abiertos a aprender de nuestros errores cuando las cosas no salen bien, y creo que esa capacidad de adaptación nos ayudó. Ahora nos vemos obligados a hacer más experimentos, así que aprendimos que podemos ser aún más audaces con nuestros experimentos, y ver qué sale de ellos.

Tenemos mucha suerte de estar en un tipo de negocio que podría continuar en este momento, sabemos que muchas personas y empresas han estado luchando, por lo que estamos muy agradecidos por lo que tenemos.

Job: Ya habíamos estado utilizando Slack (una app de mensajería para el trabajo) para comunicarnos entre nosotros. Pero ahora, la gente trabaja con horarios diferentes, así que se volvió un poco abrumador tener que leer un montón de mensajes sobre muchos temas diferentes cuando empezamos a trabajar. Slack nos permite crear canales diferentes para cada tema, así que estamos intentando organizar las cosas en canales más específicos. Cuando probamos algo, como dijo Jeroen, es un experimento, así que la gente puede cambiarlo si no funciona. Creo que ser así nos da más flexibilidad para afrontar una situación como esta. Tenemos mucha suerte de estar en un tipo de negocio que puede continuar en este momento, sabemos que mucha gente y muchos negocios lo están pasando mal, así que estamos muy agradecidos por lo que tenemos;

¿Ha observado algún cambio en la demanda de Easy LMS durante la crisis? ¿Le sorprendió? ¿Qué esperaba y cómo lo gestionó la empresa?

Job: Hemos estado invirtiendo mucho en nuestro SEO desde los primeros días de la empresa, por lo que pudimos beneficiarnos de él ahora que había un aumento real de la demanda de soluciones de e-learning. Vimos un aumento significativo del número de pruebas y del tráfico en el sitio web. Por suerte, acabábamos de pasar a una configuración de autoescalado con nuestros servidores, lo que hacía que el sistema fuera más estable cuando más gente utilizaba el sitio web. Fue una coincidencia que iniciáramos este proceso hace cuatro meses.

Tenemos planes para profesores y escuelas que permiten a profesores y escuelas utilizar nuestra herramienta a un precio más bajo, por lo que podíamos ayudarles a enseñar durante este tiempo. También notamos un ciclo de ventas más corto: la gente estaba dispuesta a comprar el software mucho más rápido que antes.

Muy interesante. Estás deseando volver a la oficina? ¿O es mucho mejor la vida a distancia?

Jeroen: Sin duda me gustaría volver a la oficina. Creo que toda la experiencia ha sido un gran experimento. Lo que aprendí de ella es que podemos trabajar desde casa, pero también me hizo valorar el trabajo que hacíamos en la oficina. No creo que en el futuro nos convirtamos en una empresa totalmente remota.

Job: Lo mismo digo. Echo mucho de menos la interacción en la vida real con la gente. Como los niños están en casa, no puedo concentrarme tanto en el trabajo. Creo que puedo concentrarme más en la oficina. También echo de menos las comidas y los paseos con el equipo en los que podíamos hablar de temas no relacionados con el trabajo.

Esta entrevista se realizó a través de una llamada de Slack.