כיצד התאמנו את חיי העבודה שלנו במהלך משבר הקורונה

אז, מרץ היה חודש מטורף עבור רוב האנשים ברחבי העולם, וכולם הושפעו ממנו בדרכים שונות. מכיוון שמשרדינו נמצא בהולנד, נאלצנו לעבור שינויים דרסטיים רבים בתוך זמן קצר מאוד.

אני עובד מרחוק מברזיל (לא, אני לא עובד מהחוף) כבר הרבה זמן, ולכן שגרת העבודה שלי לא השתנתה יותר מדי (טוב, חוץ מהעובדה שנאלצתי לבטל את הנסיעה המתוכננת למשרד השנה). לעמיתיי הייתה אפשרות לעבוד מהבית מתי שרצו, אבל רובם הלכו למשרד באופן קבוע ונהנו מזה.

המצב השתנה בפתאומיות ב-13 במרץ, כאשר קיבלנו דוא"ל המורה לנו לעבוד מהבית ולא להגיע למשרד עד להודעה חדשה. אני חושב שכחברה, הסתגלנו במהירות למצב החדש. לכן, ארגנו ראיון עם המייסד/מנכ"ל/מנהל האסטרטגיה שלנו, Jeroen, והמייסד/מנהל הטכנולוגיה שלנו, Job, כדי לשמוע את דעתם על המצב, את המשוב שקיבלו מהצוות על המציאות החדשה ואת הלקחים שלמדו.

The real reason we went fully remote

ג'וב, תוכל לספר לנו מדוע החלטת לבקש מכל הצוות לעבוד מהבית? האם זו הייתה הוראה של הממשלה או שכל חברה יכלה לבחור מה היא רוצה לעשות? איך הודעת לצוות על מה שצריך לעשות?

עבודה: לא הייתה הוראה ממשלתית, אבל היו כמה הנחיות שהציעו לאנשים לעבוד מהבית ככל האפשר. ב-9 במרץ (יום שני) החלטנו לשלוח מייל לצוות ובו נכתב: "היי, אתם יכולים להישאר בבית/לעבוד מהבית אם אתם מעדיפים". אבל חלק מהאנשים עדיין הגיעו למשרד. חזרנו על אותה הודעה ביום חמישי. אבל התחלנו לשים לב שיותר ויותר חברות מבקשות מהעובדים לעבוד מהבית.

רצינו לעזור להחליק את העקומה

אז, ב-13 (יום שישי), קיימנו דיונים נוספים בנושא עם צוותי החירום הפנימיים שלנו. חשבנו: "האם עלינו לחייב את העובדים לעבוד מהבית, או שעדיין לא?" באותו שלב, רק שבעה אנשים עבדו במשרד. מאוחר יותר באותו יום, לאחר מהדורות החדשות המאוחרות וקריאת מאמרים על מה שנוכל לעשות כדי "לשטח את העקומה", ג'רואן ואני שוחחנו שוב בטלפון והחלטנו לסגור את המשרד.

Jeroen: כן. כנראה שיהיו כמה בעיות כתוצאה מההוראה לעובדים לעבוד מהבית, אבל חשבנו שנוכל לפתור אותן, גם אם אנחנו עדיין לא לגמרי מוכנים. אז בהתחלה היססנו, אבל בסופו של דבר חשבנו שזו ההחלטה הנכונה.

רוב חברי הצוות אינם משתמשים במחשבים האישיים שלהם לעבודה, ואם אין אף אחד במשרד, הם אינם יכולים לגשת למחשבים שלהם מרחוק. אז איך התמודדתם עם זה? ומה לגבי עמיתים שלא היה להם מקום מתאים לעבוד ממנו מהבית?

Jeroen: חשבנו שכל העניין של העבודה מהבית יימשך רק שבועיים. אז אנשים חשבו שהם יוכלו לעבוד עם פחות ציוד מהמשרד. לכן, העברתי להם ציוד בסיסי מהמשרד. שבועיים לאחר מכן, המשרד עדיין היה סגור. אז העברתי להם ציוד נוסף. אנשים יכלו גם להזמין שולחנות, מעמדים למחשבים ניידים ודברים אחרים שלא יכולנו לספק, והחברה הציעה לשלם על כך.

עבודה: כל מי שהיה במשרד באותו יום שישי (לפני שסגרנו) עזר לוודא שכולם יוכלו לגשת למחשבים שלהם מרחוק, והשארנו את כל המחשבים דלוקים למקרה הצורך. כשהבנו שהמצב יימשך יותר משבועיים, התחלתי לחשוב אם לכולם יש מקום מתאים לעבוד בו. רציתי לעזור להם לשפר את סביבת העבודה שלהם, אבל לא ידעתי מה התצורה המדויקת שלהם. אז ביקשתי מכולם לשלוח לי תמונה של המקום שבו הם עובדים. שמנו לב שחלק מהאנשים עבדו בתנאים ארגונומיים לא אידיאליים, בלשון המעטה. אז עזרנו להם לשפר את התצורה עם ציוד או ריהוט מהמשרד או שהזמנו עבורם. ומאחר שיש לנו כלי חידונים, החלטתי ליצור חידון עם תמונות של סביבת העבודה שלהם (הם היו צריכים לנחש לאיזה עמית שייכת כל סביבת עבודה), כדי שיוכלו ליהנות ולראות איך עמיתיהם עובדים. חשבתי שזה יעזור להם להרגיש יותר מחוברים לעמיתיהם.

מגניב. ראיתי גם כמה תמונות (ב-Slack) של פירות שנשלחו לעמיתים לעבודה הביתה. לא קיבלתי אותם כאן [בברזיל], מסיבות ברורות, אבל תוכל לספר לי מה עמד מאחורי המחווה הזו?

Jeroen: היו פירות זמינים למאכל במשרד, אז אנשים היו רגילים לאכול אותם שם. לכן חשבנו שזו רעיון טוב לשלוח להם פירות כדי להביע את הערכתנו לכולם ולהקל על האווירה, כי כולם הסתגלו כל כך מהר למציאות החדשה. זה היה מחווה יפה לשלוח להם משהו.

עבודה: אנחנו מכינים עכשיו משהו אחר לשלוח לצוות. זה עדיין הפתעה, אבל זה יהיה משהו כיפי, כדי להסיח את דעתם. והדבר השני הוא שהחלטנו לתת לכולם יום חופש כדי לעשות דברים אחרים, להירגע ולא להיות עסוקים רק בעבודה ובלהסתכל על מסכים כל הזמן. 

אני סקרן לשמוע את המשוב מהצוות ואת החוויה האישית שלך מעבודה מהבית. תוכל לספר לי על כך? האם כולם עבדו בשעות קבועות או שהיו להם שעות גמישות? מה הם אמרו על החוויה?

עבודה: זה היה שינוי גדול לכולם. אנחנו שואפים להיות חברה רגועה והרגשנו שדרישות גבוהות או חוסר גמישות רק יגרמו לאנשים יותר לחץ. אז פשוט ביקשנו מכולם לעשות כמיטב יכולתם והאמנו בהם. אנחנו לא במצב שבו אנחנו יכולים לנהל את הכל, וזה מצוין, כי חלק מהמטרה שלנו כחברה היא לתת יותר אוטונומיה לאנשים. ואנחנו מאוד גאים בצוות. בהתחשב בנסיבות, הכל ממשיך לרוץ בצורה חלקה, ואנחנו מרגישים שכולם נותנים את המיטב. למעשה, הצלחנו להספיק הרבה עבודה בשבועות האחרונים.

רוב המשוב שקיבלתי מהצוות היה חיובי. המשוב השלילי שקיבלתי היה שהם אמרו לי שהם מרגישים משועממים כי הם לא יכולים לצאת מהבית ולעשות דברים כמו בדרך כלל, או שקשה להם להתרכז בעבודה כשיש ילדים בסביבה.

באופן אישי, בהתחלה לא הרגשתי שאני פרודוקטיבי במיוחד, כי הייתי צריך לטפל בילדים (אשתי עובדת בתחום הבריאות). בהתחלה הרגשתי עצבני ומתוסכל, אבל עכשיו אני מרגיש שמצאתי קצב טוב ואני יכול לתרום יותר.

רצינו לתת לכולם שקט נפשי. קיבלנו פידבק מאוד חיובי. הם היו מרוצים, הרגישו בטוחים ולא לחוצים.

Jeroen: זה עניין של אמון, ואני סמכתי על כולם שיעשו את המיטב. גם אמרנו להם: "אם אתם לא יכולים לעבוד את כל השעות בגלל הילדים או התחייבויות אחרות, אל תדאגו". רצינו לתת לכולם שקט נפשי. קיבלנו פידבק מאוד חיובי. הם היו מרוצים, הרגישו בטוחים ולא לחוצים. הם יכלו להשוות את זה לחברות אחרות ולחברים שהרגישו לחוצים ונאלצו לעבוד שעות נוספות... אבל הם גם מתגעגעים למשרד. חלק מהאנשים הרגישו לחוצים בשבועות הראשונים, כי לא היו פרודוקטיביים כמו בדרך כלל.

הייתי פחות לחוץ מיוב, כי יש לי רק ילד אחד ואשתי בבית. אבל הרגשתי פחות פרודוקטיבי וחרד. עכשיו כבר התרגלתי וזה עבר. התרשמנו מאוד מהגמישות ומהיכולת של הצוות להסתגל.

מה לגבי העבודה עצמה? האם חל שינוי כלשהו באופן שבו אתם מקיימים ישיבות, מכינים דוחות ורושמים הערות? האם למדתם לקחים כלשהם שניתן ליישם גם לאחר הסרת המגבלות?

Jeroen: אנחנו עורכים ניסוי כדי לנסות לצמצם את מספר הישיבות. במשרד, כשיש ישיבות עם הרבה אנשים, יש תחושה שאנחנו עובדים, אבל זה גם יכול להיות בזבוז זמן, וזה התברר כשניסינו לקיים את הישיבות האלה באופן מקוון. זה לא עבד.

אז, ג'ואי [מהנדס תוכנה אחורי] התחיל בניסוי של יצירת מסמך מקוון עם שאלות/דברים שצריך לדון בהם וכו', וביקש מאנשים לכתוב את הערותיהם בנושא. אדם אחד הוקצה לקבל את ההחלטה הסופית בנושא. זה היה הרבה יותר קל ופחות בזבזני. אז הבנו שלא כל דיון מצריך פגישה. התחלנו לעשות "kata שיפור" לפני כמעט שנתיים, כך שתנאי היעד הברורים והשיפורים היומיומיים הכינו אותנו להתמודדות עם תקופות קשות (אם כי לא יכולנו לצפות זאת). כחברה, אנו מנסים להיות פתוחים ללמוד מטעויותינו כאשר הדברים לא הולכים כמתוכנן, ואני חושב שהיכולת להסתגל עזרה לנו. נאלצנו לבצע יותר ניסויים כעת, ולכן למדנו שנוכל להיות נועזים יותר בניסויים שלנו ולראות מה ייצא מהם.

אנחנו מאוד ברי מזל לעסוק בתחום שניתן להמשיך בו גם במצב הנוכחי. אנחנו מודעים לכך שהרבה אנשים ועסקים מתקשים, ולכן אנחנו מאוד אסירי תודה על מה שיש לנו.

עבודה: כבר השתמשנו ב-Slack (אפליקציית מסרים לעבודה) כדי לתקשר זה עם זה. אבל עכשיו, אנשים עובדים בלוחות זמנים שונים, ולכן זה הפך להיות קצת מעיק לקרוא הרבה הודעות על נושאים שונים כשאנחנו מתחילים לעבוד. Slack מאפשר לנו ליצור ערוצים שונים לכל נושא, ולכן אנחנו מנסים לארגן את הדברים לערוצים ספציפיים יותר. כשאנחנו מנסים משהו כמו שג'רואן אמר, זה ניסוי, ולכן אנשים יכולים לשנות את זה אם זה לא עובד. אני חושב שהגישה הזו נתנה לנו יותר גמישות להתמודד עם מצב כזה. אנחנו מאוד ברי מזל להיות בענף שיכול להמשיך לפעול כרגע. אנחנו יודעים שהרבה אנשים ועסקים מתקשים, ולכן אנחנו מאוד אסירי תודה על מה שיש לנו.

האם ראית שינויים בביקוש ל-Easy LMS במהלך המשבר? האם הופתעת? מה ציפית ואיך החברה התמודדה עם המצב?

Jeroen: השקענו רבות ב-SEO מאז הקמת החברה, כך שנוכל ליהנות מכך כעת, כאשר חלה עלייה אמיתית בביקוש לפתרונות e-learning. ראינו עלייה משמעותית במספר הניסיונות והתנועה באתר. למזלנו, בדיוק עברנו למערך של התאמה אוטומטית של השרתים, מה שהפך את המערכת ליציבה יותר כאשר יותר אנשים משתמשים באתר. זה היה צירוף מקרים שרק לפני ארבעה חודשים התחלנו בתהליך זה.

יש לנו תוכניות למורים ולבתי ספר המאפשרות למורים ולבתי ספר להשתמש בכלי שלנו במחיר מוזל, כדי שנוכל לעזור להם ללמד בתקופה זו. כמו כן, שמנו לב למחזור מכירות קצר יותר: אנשים היו מוכנים לרכוש את התוכנה הרבה יותר מהר מבעבר.

מעניין מאוד. האם אתה להוט לחזור למשרד? או שהחיים מרחוק הרבה יותר טובים?

Jeroen: בהחלט הייתי רוצה לחזור למשרד. אני חושב שכל החוויה הזו הייתה ניסוי גדול. מה שלמדתי ממנה הוא שאנחנו יכולים לעבוד מהבית, אבל היא גם גרמה לי להעריך את העבודה שעשינו במשרד. אני לא חושב שבעתיד נהפוך לחברה שעובדת רק מרחוק.

עבודה: גם אצלי אותו הדבר. אני מאוד מתגעגע לאינטראקציה האמיתית עם אנשים. בגלל שהילדים בבית, אני לא מצליח להתרכז בעבודה כמו שצריך. אני חושב שאני יכול להתרכז יותר במשרד. אני גם מתגעגע לארוחות הצהריים ולטיולים עם הצוות, שבהם יכולנו לדבר על נושאים שלא קשורים לעבודה.

הראיון נערך באמצעות שיחת סלאק.