Como adaptámos a nossa vida profissional durante a crise do coronavírus

Então, março foi um mês louco para a maioria das pessoas em todo o mundo e todos foram afectados de formas diferentes. Como o nosso escritório fica nos Países Baixos, tivemos que passar por muitas mudanças drásticas num curto espaço de tempo.

Trabalho remotamente a partir do Brasil (não, não trabalho a partir da praia) há muito tempo, por isso a minha rotina de trabalho não mudou muito (ok, exceto o facto de ter tido de cancelar a minha viagem planeada para o escritório este ano). Os meus colegas tiveram a opção de trabalhar a partir de casa quando quiseram, mas a maior parte deles ia ao escritório regularmente e gostava.

Isso mudou subitamente no dia 13 de março, quando recebemos um e-mail a dizer-nos para trabalharmos a partir de casa e não irmos ao escritório até nova ordem. Penso que, enquanto empresa, nos adaptámos rapidamente à nova situação. Por isso, organizámos uma entrevista com o nosso Fundador/CEO/CSO, Jeroen, e com o nosso Fundador/CTO, Job, para saber a sua opinião sobre a situação, o feedback que ouviram da equipa sobre a nova realidade e as lições aprendidas.

The real reason we went fully remote

Job, pode dizer-nos por que razão decidiu pedir a toda a equipa que trabalhasse a partir de casa? Foi uma ordem do governo ou cada empresa podia escolher o que queria fazer? Como é que informou a equipa sobre o que tinha de ser feito?

Job: Não era uma ordem governamental, mas havia algumas diretrizes que sugeriam que as pessoas trabalhassem a partir de casa, tanto quanto possível. No dia 9 de março (segunda-feira), decidimos enviar um e-mail à equipa dizendo: "Podem ficar em casa/trabalhar a partir de casa, se preferirem." Mas algumas pessoas continuavam a vir para o escritório. Repetimos a mesma mensagem na quinta-feira. Mas começámos a reparar que cada vez mais empresas estavam a dizer às pessoas para trabalharem a partir de casa;

Queríamos ajudar a aplanar a curva

Por isso, no dia 13 (sexta-feira), tivemos mais discussões sobre o assunto com os nossos funcionários internos de resposta a emergências. Pensámos: "Devemos tornar obrigatório o trabalho a partir de casa, ou ainda não?" Nessa altura, apenas sete pessoas estavam a trabalhar a partir do escritório. Mais tarde nesse dia, depois das notícias da noite e da leitura de artigos sobre o que poderíamos fazer para ajudar a "achatar a curva", Jeroen e eu recebemos outra chamada e decidimos fechar o escritório.

Jeroen: Sim. Haveria provavelmente alguns problemas resultantes de dizer às pessoas para trabalharem a partir de casa, mas pensámos que os podíamos resolver, mesmo que ainda não estivéssemos completamente preparados. Por isso, hesitámos no início, mas acabámos por achar que era a decisão certa.

A maior parte da equipa não utiliza os seus computadores pessoais para trabalhar e, se não houver ninguém no escritório, não podem aceder aos seus PCs a partir de um ambiente de trabalho remoto. Então, como é que isso foi resolvido? E quanto aos colegas que não tinham um local apropriado para trabalhar em casa?

Jeroen: Pensámos que toda esta coisa de trabalhar a partir de casa só duraria duas semanas. Por isso, as pessoas pensaram que podiam trabalhar com menos equipamento do escritório. Por isso, entreguei-lhes o material básico do escritório. Duas semanas depois, o escritório ainda estava fechado. Então, entreguei-lhes mais material. As pessoas também podiam encomendar secretárias, suportes para computadores portáteis e outras coisas que não podíamos entregar, e a empresa oferecia-se para as pagar.

Job: Todos os que estavam no escritório nessa sexta-feira (antes de fecharmos) ajudaram a garantir que toda a gente podia aceder aos seus computadores remotamente e deixámos todos os PCs lá para o caso de ser necessário. Quando nos apercebemos que a situação iria demorar mais de duas semanas, comecei a pensar se toda a gente tinha um local adequado para trabalhar. Queria ajudá-los a melhorar o seu espaço de trabalho, mas não sabia qual era a sua configuração exacta. Por isso, pedi a todos que me enviassem uma fotografia do local onde estavam a trabalhar. Reparámos que algumas pessoas trabalhavam em condições ergonómicas, digamos, não ideais. Por isso, ajudámo-las a melhorar a sua configuração com equipamento ou mobiliário do escritório ou encomendando-o para elas. E como temos uma ferramenta de questionário, decidi criar um questionário com imagens do seu espaço de trabalho (tinham de adivinhar que espaço de trabalho pertencia a que colega), para que se pudessem divertir e ver como os seus colegas estavam a trabalhar. Pensei que os ajudaria a sentirem-se mais ligados aos seus colegas.

Fixe. Também vi algumas fotos (no Slack) de frutas que foram entregues a colegas em suas casas. Não as recebi aqui [no Brasil], por motivos óbvios, mas poderia me dizer o que estava por trás desse gesto?

Jeroen: Tínhamos frutas disponíveis para consumo no escritório, por isso as pessoas estavam habituadas a comê-las lá. Por isso, achámos que era uma boa ideia enviar-lhes algumas frutas para mostrar apreço por todos e animar o ambiente, porque todos se adaptaram muito rapidamente à nova realidade. Foi um gesto simpático enviar-lhes alguma coisa.

Job: Estamos agora a preparar outra coisa para enviar à equipa. Ainda é uma surpresa, mas será algo divertido, para os distrair. E a outra coisa é que decidimos dar a todos um dia de folga para fazerem outras coisas, para relaxarem e não estarem apenas ocupados com o trabalho e a olhar para os ecrãs o tempo todo;

Tenho curiosidade em conhecer as reacções da equipa e a sua própria experiência de trabalho a partir de casa. Pode falar-me sobre isso? Todos trabalhavam em horários específicos ou tinham um horário flexível? O que eles têm a dizer sobre a experiência?

Job: Foi uma grande mudança para toda a gente. Esforçamo-nos por ser uma empresa calma e sentimos que só iria stressar mais as pessoas se exigíssemos muito ou fôssemos inflexíveis. Por isso, limitámo-nos a pedir e a confiar em todos para darem o seu melhor. Não estamos em posição de gerir tudo e isso é ótimo porque uma parte do nosso objetivo como empresa é dar mais autonomia às pessoas. E estamos muito orgulhosos da equipa. Dadas as circunstâncias, tudo continua a correr bem e sentimos que todos continuam a dar o seu melhor. Conseguimos, de facto, fazer muito trabalho nas últimas semanas.

A maior parte do feedback que recebi da equipa foi positivo. O feedback negativo que recebi foi que me disseram que se sentiam aborrecidos por não poderem sair de casa e fazer coisas como habitualmente, ou que era mais difícil concentrarem-se no trabalho com crianças por perto.

Pessoalmente, não me senti muito produtivo no início, porque tinha de tomar conta das crianças (a minha mulher trabalha no sector da saúde). Senti-me mal-humorado e frustrado no início, mas agora sinto que tenho um bom ritmo e posso contribuir mais.

Queríamos dar a todos paz de espírito. Recebemos um feedback muito positivo. Ficaram felizes e sentiram-se seguros e não stressados

Jeroen: É uma questão de confiança e eu confiei em todos para darem o seu melhor. Também lhes dissemos: "se não puderem fazer todas as horas, por causa dos filhos ou de outras responsabilidades, não se preocupem". Queríamos dar a todos paz de espírito. Recebemos um feedback muito positivo. Estavam felizes e sentiam-se seguros e não stressados. Podiam comparar a situação com a de outras empresas e amigos que se sentiam stressados e tinham de trabalhar mais horas... mas também tinham saudades do escritório. Algumas pessoas sentiram-se stressadas nas primeiras semanas, não sendo tão produtivas como habitualmente.

Estava menos stressado do que o Job porque só tenho um filho e a minha mulher está em casa. Mas também me sentia menos produtivo e ansioso. Mas agora habituei-me a isso e já passou. Ficámos muito impressionados com a flexibilidade e a capacidade de adaptação da equipa;

E quanto ao trabalho em si? Houve alguma alteração na forma como conduz as reuniões, faz relatórios e toma notas? Alguma lição aprendida que possa ser mantida após o levantamento das restrições?

Jeroen: Estamos a fazer uma experiência para tentar ter menos reuniões. No escritório, parece que estamos a trabalhar quando temos reuniões com muitas pessoas, mas também pode ser uma perda de tempo, e isso tornou-se claro quando tentámos fazer essas reuniões online. Não resultou.

Assim, o Joey [engenheiro de software back-end] começou a experiência de criar um documento online com perguntas/coisas que precisavam de ser discutidas, etc., e pediu às pessoas para escreverem os seus comentários sobre o tópico. Uma pessoa foi designada para tomar a decisão final sobre o tópico. Muito mais fácil e menos tempo perdido. Então, apercebemo-nos que nem todas as discussões exigiam uma reunião. Começámos a fazer "improvement kata" há quase dois anos, por isso, ter condições claras e melhorias diárias preparou-nos para lidar com tempos difíceis (embora não pudéssemos esperar isso). Tentamos, enquanto empresa, estar abertos a aprender com os nossos erros quando as coisas não correm bem, e penso que essa adaptabilidade ajudou. Fomos forçados a fazer mais experiências agora, por isso aprendemos que podemos ser ainda mais ousados com as nossas experiências e ver o que resulta delas.

Temos muita sorte por estarmos num tipo de negócio que pode continuar neste momento, sabemos que muitas pessoas e empresas têm tido dificuldades, por isso estamos muito gratos pelo que temos

Job: Já estávamos a usar o Slack (uma aplicação de mensagens para o trabalho) para comunicarmos uns com os outros. Mas agora, as pessoas estão a trabalhar com horários diferentes, pelo que se tornou um pouco cansativo ter de ler muitas mensagens sobre muitos tópicos diferentes quando começamos a trabalhar. O Slack permite-nos criar canais diferentes para cada tópico, por isso estamos a tentar organizar as coisas em canais mais específicos. Quando tentamos algo como o Jeroen disse, é uma experiência, por isso as pessoas podem mudar se não funcionar. Penso que este tipo de atitude deu-nos mais flexibilidade para lidar com uma situação como esta. Temos muita sorte por estarmos num tipo de negócio que pode continuar neste momento, sabemos que muitas pessoas e empresas têm tido dificuldades, por isso estamos muito gratos pelo que temos;

Verificou alguma alteração na procura do Easy LMS durante a crise? Ficou surpreendido? O que esperava e como é que a empresa lidou com a situação?

Jeroen: Temos vindo a investir muito na nossa SEO desde os primeiros dias da empresa, pelo que pudemos beneficiar dela agora que se verificou um aumento real da procura de soluções de e-learning. Assistimos a um aumento significativo do número de testes e do tráfego no sítio Web. Felizmente, tínhamos acabado de mudar para uma configuração de escalonamento automático dos nossos servidores, o que tornou o sistema mais estável quando mais pessoas estavam a utilizar o sítio Web. Foi apenas uma coincidência termos iniciado este processo há quatro meses.

Temos planos para professores e escolas que permitem que os professores e as escolas utilizem a nossa ferramenta a um preço mais baixo, para que os possamos ajudar a ensinar durante este período. Também notámos um ciclo de vendas mais curto: as pessoas estavam prontas para comprar o software muito mais depressa do que antes.

Muito interessante. Está ansioso por regressar ao escritório? Ou a vida remota é muito melhor?

Jeroen: Gostaria definitivamente de voltar ao escritório. Penso que toda esta experiência foi uma grande experiência. O que aprendi com ela é que podemos trabalhar a partir de casa, mas também me fez valorizar o trabalho que fizemos no escritório. Não creio que nos venhamos a tornar uma empresa totalmente remota no futuro.

Job: O mesmo. Sinto mesmo falta da interação com as pessoas na vida real. Como os miúdos estão em casa, não consigo concentrar-me tanto no trabalho. Acho que me consigo concentrar mais no escritório. Também sinto falta dos almoços e passeios com a equipa, onde podemos discutir assuntos não relacionados com o trabalho.

Esta entrevista foi realizada através de uma chamada do Slack.