Hvordan vi tilpasset arbeidslivet vårt under koronakrisen

Mars var en vanvittig måned for de fleste mennesker rundt om i verden, og alle ble påvirket på ulike måter. Siden kontoret vårt ligger i Nederland, måtte vi gjennomgå mange drastiske endringer på svært kort tid.

Jeg har jobbet hjemmefra fra Brasil (nei, jeg jobber ikke fra stranden) i lang tid, så arbeidsrutinene mine har ikke endret seg så mye (ok, bortsett fra at jeg måtte avlyse den planlagte turen til kontoret i år). Kollegene mine har hatt muligheten til å jobbe hjemmefra når de har ønsket det, men de fleste av dem har vært på kontoret regelmessig og trivdes med det.

Det endret seg plutselig 13. mars, da vi fikk en e-post med beskjed om at vi skulle jobbe hjemmefra og ikke dra på kontoret inntil videre. Jeg tror at vi som selskap raskt tilpasset oss den nye situasjonen. Derfor arrangerte vi et intervju med grunnleggeren/CEO/CSO Jeroen og grunnleggeren/CTO Job for å høre hvordan de ser på situasjonen, hvilke tilbakemeldinger de har fått fra teamet om den nye virkeligheten, og hva de har lært av den.

The real reason we went fully remote

Job, kan du fortelle oss hvorfor du bestemte deg for å be hele teamet om å jobbe hjemmefra? Var det et pålegg fra myndighetene, eller kunne hvert selskap velge hva de ville gjøre? Hvordan informerte du teamet om hva som måtte gjøres?

Job: Det var ikke et pålegg fra myndighetene, men det var noen retningslinjer som foreslo at folk skulle jobbe hjemmefra så mye som mulig. Den 9. mars (mandag) bestemte vi oss for å sende en e-post til teamet der vi sa: "Hei, du kan bli hjemme/jobbe hjemmefra hvis du foretrekker det." Men noen kom fortsatt til kontoret. Vi gjentok den samme beskjeden på torsdag. Men vi begynte å legge merke til at flere og flere selskaper ba folk om å jobbe hjemmefra;

Vi ønsket å bidra til å flate ut kurven

Så den 13. (fredag) hadde vi flere diskusjoner om det med våre interne beredskapsansvarlige. Vi tenkte oss om: "Skal vi gjøre det obligatorisk å jobbe hjemmefra, eller ikke ennå?" På det tidspunktet var det bare syv personer som jobbet fra kontoret. Senere på dagen, etter å ha sett nyhetene sent på kvelden og lest artikler om hva vi kunne gjøre for å bidra til å "flate ut kurven", hadde Jeroen og jeg en ny samtale, og vi bestemte oss da for å stenge kontoret.

Jeroen: Ja. Det ville sannsynligvis oppstå noen problemer ved å be folk om å jobbe hjemmefra, men vi trodde vi kunne løse dem, selv om vi ikke var helt klare ennå. Så vi nølte først, men til slutt mente vi at det var den riktige avgjørelsen.

De fleste i teamet bruker ikke PC-ene sine på jobb, og hvis det ikke er noen på kontoret, kan de ikke få tilgang til PC-ene sine fra et eksternt skrivebord. Så hvordan ble det håndtert? Og hva med kolleger som ikke hadde et egnet sted å jobbe hjemmefra?

Job: Alle som var på kontoret den fredagen (før vi stengte), hjalp til med å sørge for at alle kunne få tilgang til datamaskinene sine via fjernstyring, og vi lot alle PC-ene stå der for sikkerhets skyld. Da vi innså at situasjonen ville ta mer enn to uker, begynte jeg å tenke på om alle hadde et passende sted å jobbe. Jeg ville hjelpe dem med å forbedre arbeidsplassen, men jeg visste ikke nøyaktig hvordan de hadde det. Derfor ba jeg alle om å sende meg et bilde av arbeidsplassen sin. Vi la merke til at noen jobbet under, la oss si, ikke ideelle ergonomiske forhold. Så vi hjalp dem med å forbedre oppsettet med utstyr eller møbler fra kontoret, eller ved å bestille det for dem. Og siden vi har et quizverktøy, bestemte jeg meg for å lage en quiz med bilder av arbeidsplassen deres (de måtte gjette hvilken arbeidsplass som tilhørte hvilken kollega), slik at de kunne ha det litt gøy og se hvordan kollegene deres jobbet. Jeg tenkte at det ville hjelpe dem til å føle seg mer knyttet til kollegene sine.

Kult. Jeg så også noen bilder (i Slack) av frukt som ble levert til kolleger hjemme hos dem. Jeg har ikke mottatt dem her [i Brasil], av åpenbare grunner, men kan du fortelle meg hva som lå bak den gesten?

Job: Vi forbereder nå noe annet som vi skal sende til teamet. Det er fortsatt en overraskelse, men det blir noe morsomt, for å få dem til å tenke på noe annet. Og så har vi bestemt oss for å gi alle en fridag for å gjøre andre ting, for å slappe av og ikke bare være opptatt med å jobbe og se på skjermer hele tiden;

Jeg er nysgjerrig på tilbakemeldingene fra teamet og din egen erfaring med å jobbe hjemmefra. Kan du fortelle meg om det? Jobbet alle til bestemte tider, eller hadde de en fleksibel timeplan? Hva hadde de å si om opplevelsen?

Job: Det var en stor forandring for alle. Vi ønsker å være et rolig selskap, og vi følte at det bare ville stresse folk mer hvis vi krevde mye eller var ufleksible. Så vi ba bare om og stolte på at alle gjorde sitt beste. Vi er ikke i posisjon til å styre alt, og det er flott, for en del av målet vårt som selskap er å gi folk mer selvstendighet. Og vi er virkelig stolte av teamet. Gitt omstendighetene går alt på skinner, og vi føler at alle gjør sitt beste. Vi har faktisk klart å få gjort mye arbeid de siste ukene.

De fleste tilbakemeldingene jeg fikk fra teamet, var positive. De negative tilbakemeldingene jeg fikk, var at de fortalte meg at de kjedet seg fordi de ikke kunne forlate huset og gjøre ting like mye som vanlig, eller at det var vanskeligere å fokusere på arbeidet når det var barn i nærheten.

Personlig følte jeg meg ikke så produktiv i begynnelsen, fordi jeg måtte ta meg av barna (kona mi jobber i helsesektoren). Jeg følte meg gretten og frustrert i begynnelsen, men nå føler jeg at jeg har fått en god rytme og kan bidra mer.

Vi ønsket å gi alle trygghet. Vi fikk veldig positive tilbakemeldinger. De var glade og følte seg trygge og ikke stresset

Jeroen: Det handler om tillit, og jeg stolte på at alle ville gjøre sitt beste. Vi sa også til dem: "Hvis du ikke kan jobbe alle timene, på grunn av barn eller andre forpliktelser, så ikke bekymre deg." Vi ønsket å gi alle ro i sjelen. Vi fikk veldig positive tilbakemeldinger. De var fornøyde og følte seg trygge og ikke stresset. De kunne sammenligne med andre selskaper og venner som følte seg stresset og måtte jobbe ekstra ... men de savnet også kontoret. Noen følte seg stresset de første ukene, og var ikke så produktive som vanlig.

Jeg var mindre stresset enn Job, fordi jeg bare har ett barn og kona er hjemme. Men jeg følte meg mindre produktiv og engstelig også. Men nå har jeg blitt vant til det, og det er borte. Vi ble virkelig imponert over teamets fleksibilitet og tilpasningsevne;

Hva med selve arbeidet? Har noe endret seg i måten dere gjennomfører møter, lager rapporter og tar notater på? Har dere gjort noen erfaringer som kan videreføres etter at restriksjonene er opphevet?

Joey [backend-programvareingeniør] startet derfor et eksperiment der han opprettet et nettdokument med spørsmål/ting som måtte diskuteres osv. og ba folk skrive ned kommentarene sine om temaet. Én person fikk i oppdrag å ta den endelige avgjørelsen om temaet. Mye enklere og mindre bortkastet tid. Så innså vi at ikke alle diskusjoner krevde et møte. Vi begynte med "forbedringskata" for snart to år siden, så det å ha klare mål og daglige forbedringer forberedte oss på å håndtere vanskelige tider (selv om vi ikke kunne forvente dette). Som selskap prøver vi å være åpne for å lære av feilene våre når ting ikke går bra, og jeg tror den tilpasningsevnen har hjulpet. Vi ble tvunget til å gjøre flere eksperimenter nå, så vi lærte at vi kunne være enda dristigere med eksperimentene våre, og se hva som kom ut av dem.

Vi er veldig heldige som er i en bransje som kan fortsette i dette øyeblikket, vi vet at mange mennesker og bedrifter har slitt, så vi er veldig takknemlige for det vi har.

Job: Vi hadde allerede brukt Slack (en meldingsapp for jobb) til å kommunisere med hverandre. Men nå jobber folk med forskjellige tidsplaner, så det ble litt overveldende å måtte lese mange meldinger om mange forskjellige emner når vi begynte å jobbe. Slack lar oss opprette forskjellige kanaler for hvert emne, så vi prøver å organisere ting i mer spesifikke kanaler. Når vi prøver noe som Jeroen sa, er det et eksperiment, så folk har lov til å endre det hvis det ikke fungerer. Jeg tror at det gir oss mer fleksibilitet til å håndtere en situasjon som denne. Vi er veldig heldige som er i en type virksomhet som kan fortsette i dette øyeblikket, vi vet at mange mennesker og virksomheter har slitt, så vi er veldig takknemlige for det vi har;

Så du noen endringer i etterspørselen etter Easy LMS under krisen? Ble du overrasket? Hva forventet du, og hvordan klarte selskapet seg?

Jeroen: Vi har investert mye i SEO helt siden selskapets oppstart, så vi kunne dra nytte av det nå når etterspørselen etter e-læringsløsninger virkelig økte. Vi så en betydelig økning i antall forsøk og trafikk på nettstedet. Heldigvis hadde vi nettopp gått over til en automatisk skalering av serverne våre, noe som gjorde systemet mer stabilt når flere bruker nettstedet. Det var bare en tilfeldighet at vi startet denne prosessen for fire måneder siden.

Vi har lærer- og skoleabonnementer som gjør det mulig for lærere og skoler å bruke verktøyet vårt til en lavere pris, slik at vi kan hjelpe dem med å undervise i denne perioden. Vi merket også en kortere salgssyklus: Folk var klare til å kjøpe programvaren mye raskere enn før.

Meget interessant. Er du ivrig etter å komme tilbake til kontoret? Eller er livet på avstand mye bedre?

Jeroen: Jeg kunne definitivt tenke meg å gå tilbake til kontoret. Jeg synes hele opplevelsen har vært et stort eksperiment. Jeg har lært at vi kan jobbe hjemmefra, men det har også fått meg til å sette pris på det arbeidet vi gjorde på kontoret. Jeg tror ikke vi kommer til å bli et fullstendig fjernstyrt selskap i fremtiden.

Job: Det samme her. Jeg savner virkelig den virkelige interaksjonen med mennesker. Fordi barna er hjemme, klarer jeg ikke å fokusere så mye på jobben. Jeg tror jeg kan ha mer fokus på kontoret. Jeg savner også å spise lunsj og gå turer med teamet, hvor vi kan diskutere temaer som ikke har noe med jobben å gjøre.

Dette intervjuet ble gjennomført via en Slack-samtale.