Hur vi anpassade vårt arbetsliv under coronakrisen

Mars var alltså en galen månad för de flesta människor runt om i världen och alla påverkades på olika sätt. Eftersom vårt kontor ligger i Nederländerna var vi tvungna att genomgå en hel del drastiska förändringar på mycket kort tid.

Jag har jobbat på distans från Brasilien (nej, jag jobbar inte från stranden) under en lång tid, så min arbetsrutin har inte förändrats så mycket (förutom att jag var tvungen att ställa in min planerade resa till kontoret i år). Mina kollegor har haft möjlighet att arbeta hemifrån när de har velat, men de flesta av dem har gått till kontoret regelbundet och trivts med det.

Det förändrades plötsligt den 13 mars, då vi fick ett mejl om att vi skulle arbeta hemifrån och inte gå till kontoret tills vidare. Jag tycker att vi som företag snabbt anpassade oss till den nya situationen. Så vi organiserade en intervju med vår grundare/CEO/CSO, Jeroen, och vår grundare/CTO, Job, för att ta reda på hur de ser på situationen, vilken feedback de har fått från teamet om den nya verkligheten och vilka lärdomar de har dragit.

The real reason we went fully remote

Job, kan du berätta för oss varför du bestämde dig för att be hela teamet att arbeta hemifrån? Var det en order från regeringen eller kunde varje företag välja vad de ville göra? Hur informerade du teamet om vad som behövde göras?

Job: Det var inte en statlig order men det fanns några riktlinjer som föreslog att människor skulle arbeta hemifrån så mycket som möjligt. Den 9 mars (måndag) bestämde vi oss för att skicka ett mejl till teamet och säga: "Hej, du kan stanna hemma/arbeta hemifrån om du föredrar det." Men vissa personer kom fortfarande till kontoret. Vi upprepade samma budskap på torsdagen. Men vi började märka att fler och fler företag uppmanade folk att arbeta hemifrån;

Vi ville hjälpa till att flacka ut kurvan

Så den 13:e (fredagen) hade vi fler diskussioner om det med våra interna beredskapsansvariga. Vi funderade: "Ska vi göra det obligatoriskt att arbeta hemifrån, eller inte än?" Vid den tidpunkten var det bara sju personer som arbetade från kontoret. Senare samma dag, efter att ha sett kvällsnyheterna och läst artiklar om vad vi kunde göra för att hjälpa till att "flacka ut kurvan", hade Jeroen och jag ett nytt samtal och vi beslutade då att stänga kontoret.

Jeroen: Ja. Det skulle förmodligen uppstå en del problem om vi sa till folk att arbeta hemifrån, men vi trodde att vi kunde lösa dem, även om vi inte var helt redo ännu. Så vi tvekade först, men vi tyckte att det var rätt beslut i slutändan.

De flesta i teamet använder inte sina privata datorer i arbetet och om det inte finns någon på kontoret kan de inte komma åt sina datorer från ett fjärrskrivbord. Så hur hanterades det? Och hur var det med kollegor som inte hade någon lämplig plats att arbeta hemifrån?

Jeroen: Vi trodde att det här med att arbeta hemifrån bara skulle hålla i sig i två veckor. Så folk trodde att de kunde arbeta med mindre av sin utrustning från kontoret. Så jag levererade grundläggande saker från kontoret till dem. Två veckor senare var kontoret fortfarande stängt. Så jag levererade mer saker till dem. Folk kunde också beställa skrivbord, datorställ och andra saker som vi inte kunde leverera, och företaget erbjöd sig att betala för dem.

Job: Alla som var på kontoret den fredagen (innan vi stängde) hjälpte till att se till att alla kunde komma åt sina datorer på distans och vi lämnade kvar alla datorer för säkerhets skull. När vi insåg att situationen skulle ta mer än två veckor började jag fundera på om alla hade en lämplig plats att arbeta på. Jag ville hjälpa dem att förbättra sin arbetsplats, men jag visste inte exakt hur de hade det. Så jag bad alla att skicka mig en bild av sin arbetsplats. Vi märkte att vissa personer arbetade under, låt oss säga, inte helt optimala ergonomiska förhållanden. Så vi hjälpte dem att förbättra sin arbetsplats med utrustning eller möbler från kontoret eller genom att beställa det åt dem. Och eftersom vi har ett frågesportverktyg bestämde jag mig för att skapa en frågesport med bilder på deras arbetsytor (de skulle gissa vilken arbetsyta som tillhörde vilken kollega), så att de kunde ha lite kul och se hur deras kollegor arbetade. Jag trodde att det skulle hjälpa dem att känna en större samhörighet med sina kollegor.

Kul. Jag såg också några bilder (i Slack) på frukt som levererades till kollegor i deras hem. Jag har inte fått dem här [i Brasilien], av uppenbara skäl, men kan du berätta vad som låg bakom den gesten?

Jeroen: Vi hade frukt tillgänglig för konsumtion på kontoret, så folk var vana vid att äta dem där. Så vi tyckte att det var en bra idé att skicka lite frukt till dem för att visa uppskattning och lätta upp stämningen eftersom de alla anpassade sig så snabbt till den nya verkligheten. Det var en fin gest att skicka något till dem.

Job: Vi håller nu på att förbereda något annat att skicka till teamet. Det är fortfarande en överraskning, men det kommer att vara något roligt för att få dem att tänka på annat. En annan sak är att vi bestämde oss för att ge alla en ledig dag för att göra något annat, för att koppla av och inte bara vara upptagna med arbete och titta på skärmar hela tiden;

Jag är nyfiken på feedbacken från teamet och din egen erfarenhet av att arbeta hemifrån. Kan du berätta om det? Arbetade alla på specifika tider eller hade de ett flexibelt schema? Vad hade de att säga om upplevelsen?

Job: Det var en stor förändring för alla. Vi strävar efter att vara ett lugnt företag och vi kände att det bara skulle stressa folk mer om vi krävde mycket eller var oflexibla. Så vi bad bara om och litade på att alla skulle göra sitt bästa. Vi har inte möjlighet att hantera allt, och det är bra eftersom en del av vårt mål som företag är att ge människor mer självbestämmande. Och vi är verkligen stolta över teamet. Med tanke på omständigheterna fortsätter allt att fungera smidigt och vi känner att alla fortsätter att göra sitt bästa. Vi har faktiskt lyckats få mycket arbete gjort under de senaste veckorna.

Det mesta av den feedback jag fick från teamet var positiv. Den negativa feedback jag fick var att de berättade att de kände sig uttråkade eftersom de inte kunde lämna huset och göra saker lika mycket som vanligt, eller att det var svårare att fokusera på arbetet med barn i närheten.

För mig personligen kändes det inte så produktivt i början, eftersom jag var tvungen att ta hand om barnen (min fru arbetar inom hälso- och sjukvården). Jag kände mig grinig och frustrerad i början, men nu känner jag att jag har hittat en bra rytm och kan bidra mer.

Vi ville ge alla sinnesfrid. Vi fick verkligen positiv feedback. De var glada och kände sig trygga och inte stressade

Jeroen: Det handlar om tillit och jag litade på att alla skulle göra sitt bästa. Vi sa också till dem: "Om du inte kan jobba alla timmar på grund av barn eller andra ansvarsområden, så oroa dig inte." Vi ville ge alla sinnesfrid. Vi fick verkligen positiv feedback. De var glada och kände sig trygga och inte stressade. De kunde jämföra med andra företag och vänner som kände sig stressade och var tvungna att arbeta extra ... men de saknar också kontoret. Vissa kände sig stressade under de första veckorna och var inte lika produktiva som vanligt.

Jag var mindre stressad än Job eftersom jag bara har ett barn och min fru är hemma. Men jag kände mig också mindre produktiv och ängslig. Men nu har jag vant mig vid det och det har försvunnit. Vi var verkligen imponerade av teamets flexibilitet och anpassningsförmåga. 

Hur är det med själva arbetet? Har något förändrats i ditt sätt att hålla möten, skriva rapporter och föra anteckningar? Finns det några lärdomar som kan behållas även efter att restriktionerna har hävts?

Jeroen: Vi gör ett experiment för att försöka ha färre möten. På kontoret känns det som att vi arbetar när vi har möten med många människor, men det kan också vara slöseri med tid, och det blev tydligt när vi försökte göra dessa möten online. Det fungerade inte.

Så Joey [back-end software engineer] började experimentera med att skapa ett onlinedokument med frågor/ting som behövde diskuteras, etc, och bad folk att skriva ner sina kommentarer om ämnet. En person fick i uppdrag att fatta det slutliga beslutet i frågan. Mycket enklare och mindre tidsspillan. Så vi insåg att inte alla diskussioner krävde ett möte. Vi började göra "förbättringskata" för nästan två år sedan, så att ha tydliga målvillkor och dagliga förbättringar förberedde oss för att hantera svåra tider (även om vi inte kunde förvänta oss detta). Vi försöker som företag att vara öppna för att lära oss av våra misstag när saker inte går bra, och jag tror att den anpassningsförmågan hjälpte. Vi var tvungna att göra fler experiment nu, så vi lärde oss att vi kunde vara ännu djärvare med våra experiment och se vad som kommer ut av dem.

Vi är väldigt lyckligt lottade som har en typ av verksamhet som kan fortsätta just nu, vi vet att många människor och företag har haft det svårt, så vi är väldigt tacksamma för vad vi har

Job: Vi hade redan använt Slack (en meddelandeapp för arbetet) för att kommunicera med varandra. Men nu arbetar folk med olika scheman, så det blev lite överväldigande att behöva läsa en massa meddelanden om många olika ämnen när vi började arbeta. Slack låter oss skapa olika kanaler för varje ämne, så vi försöker organisera saker i mer specifika kanaler. När vi provar något, som Jeroen sa, är det ett experiment, så folk får ändra det om det inte fungerar. Jag tror att det gav oss mer flexibilitet att hantera en situation som denna. Vi är väldigt lyckligt lottade som har en typ av verksamhet som kan fortsätta just nu, vi vet att många människor och företag har haft det svårt, så vi är väldigt tacksamma för det vi har. 

Har du sett några förändringar i efterfrågan på Easy LMS under krisen? Blev du förvånad? Vad förväntade du dig och hur hanterade företaget det?

Jeroen: Vi har investerat mycket i vår SEO ända sedan företaget grundades, så vi kunde dra nytta av det nu när efterfrågan på e-learninglösningar verkligen ökade. Vi såg en betydande ökning av antalet prövningar och trafiken på webbplatsen. Som tur var hade vi precis gått över till en automatisk skalning av våra servrar, vilket gjorde systemet stabilare när fler människor använde webbplatsen. Det var bara en tillfällighet att vi startade den här processen för fyra månader sedan.

Vi har Teacher- och School-planer som gör det möjligt för lärare och skolor att använda vårt verktyg till ett lägre pris, så att vi kan hjälpa dem att undervisa under den här tiden. Vi märkte också av en kortare säljcykel: folk var redo att köpa programvaran mycket snabbare än tidigare.

Mycket intressant. Är du angelägen om att återvända till kontoret? Eller är livet på distans mycket bättre?

Jeroen: Jag skulle definitivt vilja gå tillbaka till kontoret. Jag tycker att hela upplevelsen har varit ett stort experiment. Det jag lärde mig av det var att vi kan arbeta hemifrån, men det fick mig också att värdesätta det arbete vi gjorde på kontoret. Jag tror inte att vi kommer att bli ett företag som arbetar helt på distans i framtiden.

Job: Samma här. Jag saknar verkligen interaktionen med människor i verkliga livet. Eftersom barnen är hemma kan jag inte fokusera så mycket på jobbet. Jag tror att jag kan ha mer fokus på kontoret. Jag saknar också luncher och promenader med teamet där vi kan diskutera ämnen som inte har med arbetet att göra.

Denna intervju genomfördes via Slack call.