Come abbiamo adattato la nostra vita lavorativa durante la crisi di Corona

Allora, marzo è stato un mese pazzesco per la maggior parte delle persone in tutto il mondo e tutti sono stati colpiti in modi diversi. Poiché il nostro ufficio si trova nei Paesi Bassi, abbiamo dovuto subire molti cambiamenti drastici in un tempo molto breve.

Lavoro in remoto dal Brasile (no, non lavoro dalla spiaggia) da molto tempo, quindi la mia routine lavorativa non è cambiata molto (ok, a parte il fatto che quest'anno ho dovuto cancellare il mio viaggio in ufficio). I miei colleghi hanno avuto la possibilità di lavorare da casa quando volevano, ma la maggior parte di loro andava regolarmente in ufficio e si divertiva.

La situazione è cambiata improvvisamente il 13 marzo, quando abbiamo ricevuto un'e-mail che ci diceva di lavorare da casa e di non andare in ufficio fino a nuovo ordine. Credo che, come azienda, ci siamo adattati rapidamente alla nuova situazione. Abbiamo quindi organizzato un'intervista con il nostro Fondatore/CEO/CSO, Jeroen, e il nostro Fondatore/CTO, Job, per conoscere il loro punto di vista sulla situazione, il feedback che hanno ricevuto dal team sulla nuova realtà e le lezioni apprese.

The real reason we went fully remote

Giovane, potrebbe farci sapere perché avete deciso di chiedere a tutta la squadra di lavorare da casa? Era un ordine del governo o ogni azienda poteva scegliere cosa fare? Come ha informato il team su ciò che doveva essere fatto?

Lavoro: Non si trattava di un ordine governativo, ma c'erano alcune linee guida che suggerivano alle persone di lavorare da casa il più possibile. Il 9 marzo (lunedì) abbiamo deciso di inviare un'e-mail al team dicendo: "Ehi, potete stare a casa/lavorare da casa se preferite". Ma alcune persone continuavano a venire in ufficio. Abbiamo ripetuto lo stesso messaggio giovedì. Ma abbiamo iniziato a notare che sempre più aziende dicevano alle persone di lavorare da casa;

Abbiamo voluto contribuire ad appiattire la curva

Così, il 13 (venerdì), ne abbiamo discusso ancora con i nostri addetti agli interventi di emergenza interni. Abbiamo pensato: "Dobbiamo rendere obbligatorio il lavoro da casa, o non ancora?". A quel punto, solo sette persone lavoravano dall'ufficio. Più tardi, dopo aver visto i notiziari notturni e aver letto articoli su ciò che potevamo fare per contribuire ad "appiattire la curva", Jeroen e io abbiamo avuto un'altra telefonata e abbiamo deciso di chiudere l'ufficio.

Jeroen: Sì. Probabilmente ci sarebbero stati alcuni problemi derivanti dal fatto di dire alle persone di lavorare da casa, ma pensavamo di poterli risolvere, anche se non eravamo ancora del tutto pronti. All'inizio abbiamo esitato, ma alla fine abbiamo pensato che fosse la decisione giusta.

La maggior parte del team non usa il proprio computer personale per lavoro e se non c'è nessuno in ufficio, non può accedere al proprio PC da un desktop remoto. Quindi, come è stato affrontato questo problema? E per quanto riguarda i colleghi che non avevano un luogo appropriato per lavorare da casa?

Jeroen: Pensavamo che tutta questa storia del lavoro da casa sarebbe durata solo due settimane. Quindi, le persone pensavano di poter lavorare con meno attrezzature dall'ufficio. Così ho consegnato loro il materiale di base dell'ufficio. Due settimane dopo, l'ufficio era ancora chiuso. Allora ho consegnato loro altro materiale. Le persone potevano anche ordinare scrivanie, supporti per computer portatili e altre cose che non potevamo consegnare, e l'azienda si offriva di pagarle.

Job: Tutti coloro che erano in ufficio quel venerdì (prima della chiusura) hanno aiutato ad assicurarsi che tutti potessero accedere ai loro computer in remoto e abbiamo lasciato tutti i PC lì per sicurezza. Quando ci siamo resi conto che la situazione sarebbe durata più di due settimane, ho iniziato a pensare se tutti avessero un posto adeguato per lavorare. Volevo aiutarli a migliorare il loro spazio di lavoro, ma non conoscevo la loro configurazione esatta. Così ho chiesto a tutti di inviarmi una foto del luogo in cui lavoravano. Abbiamo notato che alcuni lavoravano in condizioni ergonomiche non ideali. Così li abbiamo aiutati a migliorare la loro configurazione con attrezzature o mobili dell'ufficio o ordinandoli per loro. E dato che disponiamo di uno strumento a quiz, ho deciso di creare un quiz con immagini del loro spazio di lavoro (dovevano indovinare quale spazio di lavoro apparteneva a quale collega), in modo che potessero divertirsi e vedere come lavoravano i loro colleghi. Ho pensato che li avrebbe aiutati a sentirsi più legati ai loro colleghi.

Fico. Ho anche visto alcune immagini (su Slack) di frutta consegnata ai colleghi nelle loro case. Non li ho ricevuti qui [in Brasile], per ovvie ragioni, ma potresti dirmi cosa c'è dietro questo gesto?

Job: In ufficio avevamo a disposizione della frutta da consumare, quindi le persone erano abituate a mangiarla lì. Abbiamo quindi pensato che fosse una buona idea inviare loro un po' di frutta per dimostrare l'apprezzamento di tutti e alleggerire l'umore, visto che tutti si sono adattati così velocemente alla nuova realtà. È stato un bel gesto inviare loro qualcosa.

Lavoro: Stiamo preparando un'altra cosa da inviare alla squadra. È ancora una sorpresa, ma sarà qualcosa di divertente, per distrarli. E l'altra cosa è che abbiamo deciso di dare a tutti un giorno libero per fare altre cose, per rilassarsi e non essere impegnati con il lavoro e guardare gli schermi per tutto il tempo. 

Sono curioso di conoscere il feedback del team e la sua esperienza personale di lavoro da casa. Potrebbe parlarmene? Tutti lavoravano in orari specifici o avevano un orario flessibile? Che cosa hanno detto a proposito dell'esperienza?

Job: È stato un grande cambiamento per tutti. Ci sforziamo di essere un'azienda tranquilla e pensavamo che se avessimo preteso molto o fossimo stati inflessibili avremmo solo stressato di più le persone. Quindi abbiamo chiesto e confidato che tutti facessero del loro meglio. Non siamo in grado di gestire tutto, e questo è ottimo perché uno dei nostri obiettivi come azienda è dare più autonomia alle persone. E siamo davvero orgogliosi del team. Date le circostanze, tutto procede senza intoppi e ci sembra che tutti continuino a dare il meglio di sé. Nelle ultime settimane siamo riusciti a portare a termine molto lavoro.

La maggior parte dei feedback che ho ricevuto dal team è stata positiva. Il feedback negativo che ho ricevuto è stato che mi hanno detto che si sentivano annoiati perché non potevano uscire di casa e fare cose come al solito, o che era più difficile concentrarsi sul lavoro con i bambini intorno.

Per quanto mi riguarda, all'inizio non mi sentivo molto produttivo, perché dovevo occuparmi dei bambini (mia moglie lavora nel settore sanitario). All'inizio mi sentivo scontroso e frustrato, ma ora sento di avere un buon ritmo e di poter contribuire di più.

Volevamo dare a tutti la massima tranquillità. Abbiamo ricevuto un feedback molto positivo. Erano contenti, si sentivano sicuri e non stressati".

Jeroen: È una questione di fiducia e io mi sono fidato che tutti facessero del loro meglio. Abbiamo anche detto loro: "se non potete fare tutte le ore, a causa dei figli o di altre responsabilità, non preoccupatevi". Volevamo dare a tutti la massima tranquillità. Abbiamo ricevuto un feedback molto positivo. Erano felici, si sentivano sicuri e non stressati. Hanno potuto fare un confronto con altre aziende e amici che si sono sentiti stressati e hanno dovuto lavorare ore in più... ma anche a loro manca l'ufficio. Alcuni si sono sentiti stressati nelle prime settimane, non essendo così produttivi come al solito.

Ero meno stressato di Giobbe perché ho un solo figlio e mia moglie è a casa. Ma mi sentivo anche meno produttivo e ansioso. Ma ora mi sono abituato e non c'è più. Siamo rimasti davvero colpiti dalla flessibilità e dall'adattabilità del team;

E il lavoro in sé? È cambiato qualcosa nel modo in cui conducete le riunioni, redigete i rapporti e prendete appunti? Ci sono lezioni apprese che potrebbero essere mantenute anche dopo la revoca delle restrizioni?

Jeroen: Stiamo facendo un esperimento per cercare di avere meno riunioni. In ufficio, ci sembra di lavorare quando abbiamo riunioni con molte persone, ma può anche essere una perdita di tempo, e questo è diventato chiaro quando abbiamo provato a fare queste riunioni online. Non ha funzionato.

Così, Joey [ingegnere software back-end] ha iniziato l'esperimento di creare un documento online con domande/argomenti da discutere, ecc. e chiedere alle persone di scrivere i loro commenti sull'argomento. Una persona è stata incaricata di prendere la decisione finale sull'argomento. Molto più facile e meno perdite di tempo. Quindi ci siamo resi conto che non tutte le discussioni richiedevano una riunione. Abbiamo iniziato a fare "cata di miglioramento" quasi due anni fa, quindi avere chiare le condizioni di obiettivo e i miglioramenti quotidiani ci ha preparato a gestire i momenti difficili (anche se non potevamo aspettarcelo). Come azienda cerchiamo di essere aperti a imparare dai nostri errori quando le cose non vanno bene, e credo che questa capacità di adattamento ci abbia aiutato. Siamo stati costretti a fare più esperimenti e abbiamo imparato a essere ancora più coraggiosi con i nostri esperimenti e a vedere cosa ne esce fuori.

Siamo molto fortunati ad avere un tipo di attività che può continuare in questo momento, sappiamo che molte persone e imprese stanno lottando, quindi siamo molto grati per quello che abbiamo.

Job: Usavamo già Slack (un'app di messaggistica per il lavoro) per comunicare tra di noi. Ma ora le persone lavorano con orari diversi, quindi è diventato un po' opprimente dover leggere un sacco di messaggi su molti argomenti diversi quando iniziamo a lavorare. Slack ci permette di creare canali diversi per ogni argomento, quindi stiamo cercando di organizzare le cose in canali più specifici. Quando proviamo qualcosa, come ha detto Jeroen, si tratta di un esperimento, quindi le persone possono cambiare se non funziona. Penso che questo ci abbia dato una maggiore flessibilità per affrontare una situazione come questa. Siamo molto fortunati ad avere un tipo di attività che può continuare in questo momento, sappiamo che molte persone e aziende sono in difficoltà, quindi siamo molto grati per quello che abbiamo;

Ha notato qualche cambiamento nella domanda di Easy LMS durante la crisi? È stato sorpreso? Che cosa si aspettava e come ha gestito l'azienda?

Job: Abbiamo investito molto nel SEO fin dai primi giorni di vita dell'azienda, per cui abbiamo potuto trarne vantaggio ora che c'è stato un vero e proprio aumento della domanda di soluzioni di e-learning. Abbiamo registrato un aumento significativo del numero di prove e del traffico sul sito web. Fortunatamente, eravamo appena passati a una configurazione a scalare automatico dei nostri server, che rendeva il sistema più stabile quando più persone utilizzavano il sito. È stata solo una coincidenza che abbiamo iniziato questo processo quattro mesi fa.

Abbiamo piani per insegnanti e scuole che consentono agli insegnanti e alle scuole di utilizzare il nostro strumento a un prezzo inferiore, in modo da poterli aiutare a insegnare durante questo periodo. Abbiamo anche notato un ciclo di vendita più breve: le persone erano pronte ad acquistare il software molto più velocemente di prima.

Molto interessante. Non vede l'ora di tornare in ufficio? O la vita da remoto è molto meglio?

Jeroen: Mi piacerebbe sicuramente tornare in ufficio. Credo che l'intera esperienza sia stata un grande esperimento. Ho imparato che possiamo lavorare da casa, ma mi ha anche fatto apprezzare il lavoro svolto in ufficio. Non credo che in futuro diventeremo un'azienda completamente remota.

Job: Lo stesso. Mi manca molto l'interazione con le persone nella vita reale. Poiché i bambini sono a casa, non riesco a concentrarmi molto sul lavoro. Penso di potermi concentrare di più in ufficio. Mi mancano anche i pranzi e le passeggiate con il team, dove possiamo discutere di argomenti non legati al lavoro.

Questa intervista è stata condotta tramite una chiamata su Slack.