Jak dostosowaliśmy nasze życie zawodowe podczas kryzysu związanego z koronawirusem?

Marzec był szalonym miesiącem dla większości ludzi na całym świecie i każdy został dotknięty na różne sposoby. Ponieważ nasze biuro znajduje się w Holandii, musieliśmy przejść wiele drastycznych zmian w bardzo krótkim czasie.

Pracuję zdalnie z Brazylii (nie, nie pracuję z plaży) od dłuższego czasu, więc moja rutyna pracy nie zmieniła się tak bardzo (ok, z wyjątkiem faktu, że musiałem odwołać planowaną podróż do biura w tym roku). Moi koledzy mieli możliwość pracy z domu, kiedy chcieli, ale większość z nich regularnie chodziła do biura i czerpała z tego przyjemność.

Nagle zmieniło się to 13 marca, kiedy otrzymaliśmy wiadomość e-mail nakazującą nam pracę z domu i nie przychodzenie do biura do odwołania. Myślę, że jako firma szybko dostosowaliśmy się do nowej sytuacji. Zorganizowaliśmy więc wywiad z naszym założycielem/CEO/CSO, Jeroenem, i naszym założycielem/CTO, Jobem, aby poznać ich poglądy na sytuację, informacje zwrotne, które usłyszeli od zespołu na temat nowej rzeczywistości, oraz wyciągnięte wnioski.

The real reason we went fully remote

Job, czy mógłbyś nam powiedzieć, dlaczego zdecydowałeś się poprosić cały zespół o pracę z domu? Czy był to nakaz rządu, czy też każda firma mogła wybrać, co chce robić? W jaki sposób poinformowałeś zespół o tym, co należy zrobić?

Job: Nie było to polecenie rządowe, ale istniały pewne wytyczne sugerujące, aby ludzie pracowali z domu tak często, jak to możliwe. 9 marca (poniedziałek) zdecydowaliśmy się wysłać e-mail do zespołu z informacją: "Hej, możesz zostać w domu/pracować z domu, jeśli wolisz". Niektórzy jednak nadal przychodzili do biura. Powtórzyliśmy tę samą wiadomość w czwartek. Zaczęliśmy jednak zauważać, że coraz więcej firm zachęca ludzi do pracy z domu;

Chcieliśmy pomóc spłaszczyć krzywą

Tak więc trzynastego (piątek) przeprowadziliśmy więcej dyskusji na ten temat z naszymi wewnętrznymi funkcjonariuszami ds. reagowania kryzysowego. Zastanawialiśmy się: "Czy powinniśmy wprowadzić obowiązek pracy z domu, czy jeszcze nie?". W tym momencie tylko siedem osób pracowało z biura. Później tego samego dnia, po obejrzeniu nocnych wiadomości i przeczytaniu artykułów na temat tego, co możemy zrobić, aby pomóc w "spłaszczeniu krzywej", Jeroen i ja odbyliśmy kolejną rozmowę telefoniczną i zdecydowaliśmy się zamknąć biuro.

Jeroen: Tak. Prawdopodobnie pojawiłyby się pewne problemy wynikające z umożliwienia ludziom pracy z domu, ale myśleliśmy, że możemy je rozwiązać, nawet jeśli nie byliśmy jeszcze w pełni gotowi. Na początku wahaliśmy się, ale ostatecznie uznaliśmy, że to właściwa decyzja.

Większość zespołu nie używa swoich komputerów osobistych do pracy, a jeśli nie ma nikogo w biurze, nie mogą uzyskać dostępu do swoich komputerów z pulpitu zdalnego. Jak sobie z tym poradzono? A co z kolegami, którzy nie mieli odpowiedniego miejsca do pracy z domu?

Jeroen: Myśleliśmy, że ta cała praca z domu potrwa tylko dwa tygodnie. Więc ludzie myśleli, że mogą pracować z mniejszą ilością sprzętu z biura. Dostarczyłem im więc podstawowe rzeczy z biura. Dwa tygodnie później biuro nadal było zamknięte. Więc dostarczyłem im więcej rzeczy. Ludzie mogli też zamawiać biurka, podstawki pod laptopy i inne rzeczy, których nie mogliśmy dostarczyć, a firma oferowała, że za nie zapłaci.

Job: Każdy, kto był w biurze w ten piątek (przed zamknięciem), pomógł upewnić się, że każdy może uzyskać zdalny dostęp do swoich komputerów i zostawiliśmy tam wszystkie komputery na wszelki wypadek. Kiedy zdaliśmy sobie sprawę, że sytuacja potrwa ponad dwa tygodnie, zacząłem zastanawiać się, czy wszyscy mają odpowiednie miejsce do pracy. Chciałem pomóc im ulepszyć ich przestrzeń roboczą, ale nie znałem ich dokładnej konfiguracji. Poprosiłem więc wszystkich o przesłanie zdjęcia miejsca, w którym pracują. Zauważyliśmy, że niektóre osoby pracowały w, powiedzmy, niezbyt ergonomicznych warunkach. Pomogliśmy im więc poprawić konfigurację za pomocą sprzętu lub mebli z biura lub zamawiając je dla nich. A ponieważ mamy narzędzie do quizów, postanowiłem stworzyć quiz ze zdjęciami ich miejsc pracy (musieli odgadnąć, które miejsce pracy należy do którego kolegi), aby mogli się trochę zabawić i zobaczyć, jak pracują ich koledzy. Pomyślałem, że pomoże im to poczuć się bardziej związanymi ze swoimi kolegami.

Cool. Widziałem też kilka zdjęć (na Slacku) owoców, które zostały dostarczone kolegom do ich domów. Nie otrzymałem ich tutaj [w Brazylii] z oczywistych powodów, ale czy mógłbyś mi powiedzieć, co kryje się za tym gestem?

Jeroen: Mieliśmy owoce dostępne do spożycia w biurze, więc ludzie byli przyzwyczajeni do jedzenia ich tam. Pomyśleliśmy więc, że dobrym pomysłem będzie wysłanie im owoców, aby okazać uznanie dla wszystkich i poprawić nastrój, ponieważ wszyscy tak szybko przystosowali się do nowej rzeczywistości. Wysłanie im czegoś było miłym gestem.

Job: Przygotowujemy teraz coś innego do wysłania zespołowi. Wciąż jest to niespodzianka, ale będzie to coś zabawnego, aby oderwać ich umysły od problemów. Inną rzeczą jest to, że postanowiliśmy dać wszystkim dzień wolny, aby mogli zrobić coś innego, zrelaksować się, a nie tylko być zajętym pracą i patrzeniem na ekrany przez cały czas;

Jestem ciekaw opinii zespołu i Twoich własnych doświadczeń z pracą z domu. Czy mógłbyś mi o tym opowiedzieć? Czy wszyscy pracowali w określonych godzinach, czy mieli elastyczny harmonogram? Co mieli do powiedzenia na temat tego doświadczenia?

Job: To była duża zmiana dla wszystkich. Staramy się być spokojną firmą i czuliśmy, że gdybyśmy dużo wymagali lub byli nieelastyczni, stresowałoby to ludzi jeszcze bardziej. Poprosiliśmy więc wszystkich, by dali z siebie wszystko i zaufaliśmy im. Nie jesteśmy w stanie zarządzać tym wszystkim i to świetnie, ponieważ częścią naszego celu jako firmy jest zapewnienie ludziom większej autonomii. Jesteśmy naprawdę dumni z zespołu. Biorąc pod uwagę okoliczności, wszystko działa płynnie i czujemy, że każdy daje z siebie wszystko. W ciągu ostatnich kilku tygodni udało nam się wykonać sporo pracy.

Większość informacji zwrotnych otrzymanych od zespołu była pozytywna. Negatywne opinie, które otrzymałem, dotyczyły tego, że czuli się znudzeni, ponieważ nie mogli wychodzić z domu i robić rzeczy tak często, jak zwykle, lub że trudniej było skupić się na pracy, gdy w pobliżu były dzieci.

Osobiście na początku nie czułem się zbyt produktywny, ponieważ musiałem opiekować się dziećmi (moja żona pracuje w sektorze opieki zdrowotnej). Na początku czułem się zrzędliwy i sfrustrowany, ale teraz czuję, że mam dobry rytm i mogę wnieść więcej.

Chcieliśmy zapewnić wszystkim spokój ducha. Otrzymaliśmy naprawdę pozytywne opinie. Byli szczęśliwi, czuli się bezpiecznie i nie byli zestresowani

Jeroen: Chodzi o zaufanie, a ja ufałem, że każdy da z siebie wszystko. Powiedzieliśmy im również: "jeśli nie możesz zrobić wszystkich godzin, z powodu dzieci lub innych obowiązków, nie martw się". Chcieliśmy zapewnić wszystkim spokój ducha. Otrzymaliśmy naprawdę pozytywne opinie. Byli szczęśliwi, czuli się bezpiecznie i nie byli zestresowani. Mogli porównać to z innymi firmami i znajomymi, którzy czuli się zestresowani i musieli pracować w dodatkowych godzinach... ale też tęsknili za biurem. Niektóre osoby czuły się zestresowane we wcześniejszych tygodniach, nie były tak produktywne jak zwykle.

Byłem mniej zestresowany niż Job, ponieważ mam tylko jedno dziecko, a moja żona jest w domu. Ale czułem się też mniej produktywny i niespokojny. Ale teraz już się do tego przyzwyczaiłem i to minęło. Byliśmy naprawdę pod wrażeniem elastyczności i zdolności adaptacyjnych zespołu. 

A co z samą pracą? Czy zmieniło się coś w sposobie prowadzenia spotkań, sporządzania raportów i notatek? Czy wyciągnięto jakieś wnioski, które można by wykorzystać po zniesieniu ograniczeń?

Jeroen: Robimy eksperyment, by spróbować organizować mniej spotkań. W biurze czujemy, że pracujemy, gdy mamy spotkania z wieloma osobami, ale może to być również strata czasu i stało się to jasne, gdy próbowaliśmy przeprowadzić te spotkania online. To nie zadziałało.

Tak więc Joey [inżynier oprogramowania back-end] rozpoczął eksperyment polegający na stworzeniu dokumentu online z pytaniami/sprawami do omówienia itp. i poproszeniu ludzi o zapisanie swoich komentarzy na ten temat. Jedna osoba została wyznaczona do podjęcia ostatecznej decyzji w tej sprawie. Znacznie łatwiejsze i mniej strat czasu. Zdaliśmy sobie sprawę, że nie każda dyskusja wymaga spotkania. Zaczęliśmy robić "improvement kata" prawie dwa lata temu, więc posiadanie jasnych warunków docelowych i codziennych ulepszeń przygotowało nas do radzenia sobie w trudnych czasach (choć nie mogliśmy się tego spodziewać). Jako firma staramy się być otwarci na uczenie się na błędach, gdy coś nie idzie dobrze i myślę, że ta zdolność adaptacji pomogła. Byliśmy teraz zmuszeni do przeprowadzania większej liczby eksperymentów, więc nauczyliśmy się, że możemy być jeszcze odważniejsi w naszych eksperymentach i zobaczyć, co z nich wyniknie.

Mamy szczęście, że prowadzimy działalność, która może być kontynuowana w tym momencie, wiemy, że wiele osób i firm boryka się z trudnościami, więc jesteśmy bardzo wdzięczni za to, co mamy.

Job: Już wcześniej używaliśmy Slacka (aplikacji do przesyłania wiadomości w pracy) do komunikowania się ze sobą. Ale teraz ludzie pracują według różnych harmonogramów, więc konieczność czytania wielu wiadomości na wiele różnych tematów, gdy zaczynamy pracę, stała się nieco przytłaczająca. Slack pozwala nam tworzyć różne kanały dla każdego tematu, więc staramy się organizować rzeczy w bardziej konkretne kanały. Kiedy próbujemy czegoś, jak powiedział Jeroen, jest to eksperyment, więc ludzie mogą to zmienić, jeśli to nie działa. Myślę, że takie podejście dało nam większą elastyczność w radzeniu sobie z taką sytuacją. Mamy wielkie szczęście, że prowadzimy działalność, która może być kontynuowana w tym momencie, wiemy, że wiele osób i firm boryka się z trudnościami, więc jesteśmy bardzo wdzięczni za to, co mamy;

Czy zaobserwowałeś jakieś zmiany w popycie na Easy LMS podczas kryzysu? Czy byłeś zaskoczony? Czego się spodziewałeś i jak firma sobie z tym poradziła?

Jeroen: Dużo inwestowaliśmy w nasze SEO od samego początku istnienia firmy, więc mogliśmy z tego skorzystać teraz, gdy nastąpił prawdziwy wzrost popytu na rozwiązania e-learningowe. Zauważyliśmy znaczny wzrost liczby prób i ruchu na stronie. Na szczęście właśnie przeszliśmy na automatyczne skalowanie naszych serwerów, co sprawiło, że system był bardziej stabilny, gdy więcej osób korzystało z witryny. To był zbieg okoliczności, że rozpoczęliśmy ten proces cztery miesiące temu.

Mamy plany dla nauczycieli i szkół, które pozwalają nauczycielom i szkołom korzystać z naszego narzędzia po niższej cenie, dzięki czemu możemy pomóc im w nauczaniu w tym czasie. Zauważyliśmy również krótszy cykl sprzedaży: ludzie byli gotowi do zakupu oprogramowania znacznie szybciej niż wcześniej.

Bardzo interesujące. Czy chętnie wróciłbyś do biura? A może życie zdalne jest o wiele lepsze?

Jeroen: Zdecydowanie chciałbym wrócić do biura. Myślę, że całe to doświadczenie było wielkim eksperymentem. Nauczyłem się dzięki niemu, że możemy pracować z domu, ale też doceniłem pracę wykonywaną w biurze. Nie sądzę, że w przyszłości staniemy się w pełni zdalną firmą.

Job: To samo. Naprawdę brakuje mi prawdziwych interakcji z ludźmi. Ponieważ dzieci są w domu, nie jestem w stanie tak bardzo skupić się na pracy. Myślę, że w biurze mogę się bardziej skupić. Brakuje mi też lunchu i spacerów z zespołem, podczas których moglibyśmy dyskutować na tematy niezwiązane z pracą.

Ten wywiad został przeprowadzony za pośrednictwem połączenia Slack.