El poder del flujo de artículos individuales

Recientemente realizamos un ejercicio de formación lean en la oficina: el juego de la moneda. Acabo de terminar una certificación Lean Green Belt, y este fue uno de los ejercicios que hicimos el primer día del curso. El juego de la moneda demuestra el poder del flujo de elementos individuales de una forma divertida y práctica. Dado que en los últimos meses se nos han unido varios compañeros nuevos, realizar el juego en la oficina fue una gran oportunidad de aprendizaje para ellos, así como para nuestros compañeros más experimentados....

El juego

El primer paso fue asignar 10 roles. Se necesitan cuatro empleados, cada uno de los cuales representa un puesto de trabajo en una línea de producción. Cada empleado tiene un jefe. También teníamos un cliente y un director general. Los cuatro empleados se sientan alrededor de una mesa. Sus jefes están de pie detrás de ellos con cronómetros. El cliente espera al final de la cadena de producción con un cronómetro. El Director General supervisa, también con un cronómetro.

El concepto del juego consiste en que los empleados lancen lotes de monedas y los pasen por la mesa a través de cada puesto de trabajo lo más rápido posible.

Se miden los siguientes tiempos:

• Cada gerente calcula el tiempo que tarda su empleado en completar su tarea de principio a fin en su puesto de trabajo.

• El cliente calcula el tiempo que tarda desde que empieza el empleado uno hasta que recibe su primer lote de monedas volteadas al final de la línea de producción.

• El director general calcula el tiempo que tarda desde que se voltea la primera moneda hasta que se entrega el último lote al cliente.

• Cada gerente calcula el tiempo que tarda su empleado en completar su tarea de principio a fin en su puesto de trabajo.

Primera ronda: 1 lote de 20 monedas

A batch of 20 coins starts with employee one, the first in the production line. All coins start with the same side facing up. The idea is that all 20 coins must be flipped using just one hand. We used the non-dominant hands to make it more interesting! Employee one has to flip all 20 coins before passing the batch to employee two to repeat the task. Once employee two had flipped all 20 coins, they passed them all to employee three to do the same, who in turn passed the batch of 20 to employee four to flip. How long do you think it would take for all coins to reach the client?

Segunda ronda: 5 tandas de 4 monedas

El mismo juego, pero esta vez un lote es de sólo cuatro monedas. Esto significa que una vez que un empleado ha tirado cuatro monedas, ese lote puede pasar al siguiente de la fila para empezar. Esto se hace cinco veces para completar la tarea. ¿Cómo crees que puede afectar esto a la duración total del ciclo?

Tercera ronda: flujo de artículos individuales

Para la ronda final, una moneda equivale a un lote. Esto significa que cada vez que se lanza una moneda, se puede pasar inmediatamente a la siguiente en la fila. ¿Cómo afectaría eso a los tiempos, y por cuánto? Vamos, ¡adivínalo!

Resultados

Todos los tiempos registrados se anotaron en una pizarra al final de cada ronda. Llamamos a las cuatro estaciones de trabajo: diseño, construcción, prueba y despliegue. Esto refleja bastante bien nuestro proceso de entrega de prestaciones. Al final de cada ronda, también comprobamos si había defectos. Es decir, las monedas que se entregaron con la cara hacia arriba equivocada. Este es el resultado final (tiempos en segundos):

Aprendizajes

Es bastante evidente que los lotes más pequeños producen un tiempo de ciclo total significativamente más rápido y una increíble reducción del plazo de entrega al cliente. "Sabíamos que el flujo de artículos individuales es mejor, pero la enorme diferencia de tiempo no deja de sorprendernos", afirma Jeroen, fundador, CEO y director de operaciones.

Sabíamos que el flujo de elementos individuales es mejor, pero la enorme diferencia de tiempo no deja de sorprendernos.

También vimos que los empleados esperaban menos en cada ronda. En la última ronda, el movimiento fue fluido: los empleados empezaron a tirar en vez de esperar a que les empujaran desde el puesto de trabajo.

Aunque los tiempos individuales por puesto de trabajo eran más bajos al principio y habían aumentado al final, la primera pieza global y el tiempo total seguían siendo mucho mejores en las últimas rondas.

En términos de calidad, contamos cero defectos en todas las rondas. La calidad no se degradó, aunque el rendimiento aumentó enormemente. Esto nos lleva a la conclusión de que optimizar estaciones individuales no optimiza necesariamente el conjunto.

"Fue una experiencia reveladora. Todos sabemos que trabajar juntos hace que completemos las tareas y alcancemos los objetivos más rápidamente, pero me sorprendió ver cuánto disminuía el tiempo, especialmente para el cliente. Tenemos que hacer que nuestras tareas sean más pequeñas para terminar todo más rápido", dijo Daniela, Consultora de Implantación. Fue una visión muy interesante de uno de los nuevos miembros de nuestro equipo.

Tenemos que hacer las tareas más pequeñas para terminarlas antes.

Se suscitaron debates entre los participantes, que se preguntaron cómo podían aplicar el concepto a su propio trabajo, qué estaban haciendo y qué se podía hacer de otra manera. ¡Búho!

Conclusión

En el espacio de 30 minutos, los nuevos colegas y el personal más experimentado experimentaron el poder del flujo de elementos individuales en un entorno divertido que parecía un juego. Sencillo y eficaz. En cuanto a la forma en que trabajamos internamente y entregamos nuestro producto a los clientes, es obvio: trabajar con un flujo de un solo elemento es lo mejor para nosotros y para nuestros clientes.