O poder do fluxo de itens individuais

Recentemente realizamos um exercício de treinamento lean no escritório: o jogo da moeda. Eu acabei de completar uma certificação Lean Green Belt, e este foi um dos exercícios que fizemos no primeiro dia do curso. O jogo da moeda demonstra o poder do fluxo de um único item, de uma forma divertida e prática! Dado que nos últimos meses tivemos uma série de novos colegas a juntarem-se a nós, a realização do jogo no escritório foi uma óptima oportunidade de aprendizagem para eles, bem como para os nossos colegas mais experientes?

O jogo

O primeiro passo foi atribuir 10 funções. São necessários quatro empregados, cada um representando um posto de trabalho numa linha de produção. Cada empregado tem um diretor. Também tínhamos um cliente e um diretor-geral. Os quatro empregados sentaram-se à volta de uma mesa. Os seus chefes estavam atrás deles com cronómetros. O cliente estava à espera no fim da linha de produção com um cronómetro. O diretor-geral estava a supervisionar, também munido de um cronómetro.

O conceito do jogo consiste em os empregados lançarem lotes de moedas e passarem-nas à volta da mesa por cada posto de trabalho o mais rapidamente possível.

São medidos os seguintes tempos:

• Cada gestor calcula o tempo que o seu empregado demora a concluir a tarefa do início ao fim no seu posto de trabalho.

• O cliente calcula o tempo que demora desde que o empregado um começa a trabalhar até receber o primeiro lote de moedas viradas no fim da linha de produção.

• O diretor-geral calcula o tempo que demora desde o primeiro lançamento até à entrega do último lote ao cliente.

Primeira ronda: 1 lote de 20 moedas

A batch of 20 coins starts with employee one, the first in the production line. All coins start with the same side facing up. The idea is that all 20 coins must be flipped using just one hand. We used the non-dominant hands to make it more interesting! Employee one has to flip all 20 coins before passing the batch to employee two to repeat the task. Once employee two had flipped all 20 coins, they passed them all to employee three to do the same, who in turn passed the batch of 20 to employee four to flip. How long do you think it would take for all coins to reach the client?

Segunda ronda: 5 lotes de 4 moedas

O mesmo jogo, mas desta vez um lote tem apenas quatro moedas. Isto significa que, quando um empregado tiver lançado quatro moedas, esse lote pode ser passado para o próximo da fila para começar. Isto é feito cinco vezes para completar a tarefa. Como acha que isso pode afetar o tempo total do ciclo?

Terceira ronda: fluxo de um único item

Para a ronda final, uma moeda equivale a um lote. Isto significa que, de cada vez que uma moeda é lançada ao ar, pode ser imediatamente passada para o próximo da fila. Como é que isso afectaria os tempos, e em quanto?

Resultados

Todos os tempos registados foram anotados num quadro branco no final de cada ronda. Nomeámos as quatro estações de trabalho: design, construção, teste e implementação. Isto reflecte muito bem o nosso processo de entrega de funcionalidades! No final de cada ronda, também verificámos a existência de defeitos. Ou seja, todas as moedas que foram entregues estavam viradas para o lado errado. Este é o aspeto dos resultados (tempos em segundos) no final:

Aprendizagem

É bastante evidente que os lotes mais pequenos produzem um tempo de ciclo total significativamente mais rápido e uma redução incrível no tempo de entrega ao cliente. "Sabíamos que o fluxo de um único item é melhor, mas a enorme diferença de tempo ainda era surpreendente!" disse Jeroen, Fundador/CEO/CSO.

Sabíamos que o fluxo de um único item é melhor, mas a enorme diferença de tempo ainda era surpreendente

Também verificámos que, em cada ronda, havia menos tempo de espera para os funcionários. Na última ronda, o movimento era fluido - os empregados começaram a puxar em vez de esperarem por um empurrão do posto de trabalho anterior.

Embora os tempos individuais por posto de trabalho fossem mais baixos no início e tivessem aumentado no final, a primeira peça e o tempo total eram ainda muito melhores nas últimas rondas.

Em termos de qualidade, registámos zero defeitos em todas as rondas. A qualidade não se degradou, embora o rendimento tenha aumentado imenso. O que nos leva a concluir que a otimização de estações individuais não optimiza necessariamente o conjunto.

"Foi uma experiência que abriu os olhos. Todos sabemos que trabalhar em conjunto nos permite concluir tarefas e atingir objectivos mais rapidamente, mas fiquei surpreendida ao ver como o tempo diminuiu, especialmente para o cliente. Precisamos de tornar as nossas tarefas mais pequenas para terminar tudo mais depressa", disse Daniela, Consultora de Implementação. Esta foi uma visão muito interessante de um dos mais recentes membros da nossa equipa!

Temos de tornar as nossas tarefas mais pequenas para as terminarmos mais rapidamente

Os participantes debateram sobre a forma como poderiam aplicar o conceito ao seu próprio trabalho, o que estavam a fazer e o que poderia ser feito de forma diferente. Owlsome!

Conclusão

No espaço de 30 minutos, os novos colegas e o pessoal mais experiente experimentaram o poder do fluxo de um único item num ambiente divertido que parecia um jogo. Simples e eficaz! Em termos da forma como trabalhamos internamente e entregamos o nosso produto aos nossos clientes, é óbvio: trabalhar num fluxo de item único é melhor para nós e para os nossos clientes!