שני אנשים יודעים יותר מאחד. זה אולי הקלישאה הגדולה ביותר בעולם, אבל זה גם נכון. גם אם זה המצב, שיתוף ידע לא תמיד נמצא בראש סדר העדיפויות של כולם. אם אתם רוצים לשפר את איכות המוצר או השירות שלכם, חשוב שתשמרו על תחרותיות בשוק ותעזרו לעמיתים שלכם להרחיב את כישוריהם. לכן, ב-Easy LMS, אנו מעודדים תרבות של שיתוף ידע כדי שנוכל ליהנות מהיתרונות הרבים שהיא מציעה.
ידע הגדרות
כדי להבין את חשיבות שיתוף הידע, עלינו להבין כיצד ידע שונה ממידע. היועץ הניהולי דייוויד גורטין השווה פעם ידע ל-מתכון לעוגה. אצטט כאן את האנלוגיה שלו:
ניתוח המרכיבים המולקולריים שלו הוא נתונים. למרבית המטרות זה לא מאוד שימושי, ייתכן שאפילו לא תוכל לזהות שמדובר בעוגה. רשימת המרכיבים היא מידע. זה שימושי יותר. מכיוון שטבח מנוסה כנראה יוכל להכין את העוגה, הנתונים קיבלו הקשר. המתכון, לעומת זאת, הוא ידע. הוא מסביר איך להכין את העוגה. עם זאת, טבח חסר ניסיון, אפילו עם המתכון, לא בהכרח יכין עוגה טובה. לעומת זאת, אדם בעל ידע רלוונטי, ניסיון ומיומנות – שלא ניתן לתאר בקלות בכתב – יכין כמעט בוודאות עוגה מצוינת מהמתכון.
באנלוגיה זו, אני מנסה לומר שידע הוא גרסה משופרת של מידע. זהו מידע שהוכנס להקשר ושולב עם ניסיון, אינטואיציה, יצירתיות ועוד.
מהם האתגרים הכרוכים בשיתוף ידע?
למרות שזה נראה כל כך פשוט ורגיל, עובדים והנהלה עלולים להחמיץ את ההזדמנות לחלוק ידע בארגונים שלהם. מדוע? זה מובן מאליו, אך עדיין ראוי להזכיר:
פחד מלשתף ידע. אנשים עשויים לחשוש שאם יחשפו את הידע שלהם, לא תזדקק להם יותר. עמוק בפנים, כולנו יצורים חסרי ביטחון ?.
חוסר ביטחון בידע שלהם. נקודה זו קשורה גם לחוסר ביטחון. אנשים חוששים שהידע שלהם מיושן או לא רלוונטי. לכן הם מסרבים לשתף אותו. לדעתם, הידע שלהם אינו מוסיף ערך, או גרוע מכך, פוגע באיכות. יש אנשים שאפילו חוששים להיחשף כי הם סובלים מתסמונת המתחזה.
חוסר בטכנולוגיה נכונה. מרכז לשיתוף ידע הוא הכל. אם לאנשים אין את הכלי הנכון והידידותי למשתמש, המוטיבציה שלהם להשתמש בו תרד לאפס. זו מחשבה נפוצה.
למען האמת, בשלב הראשוני גם לנו היה קשה לחלוק את הידע שלנו. במיוחד נקודות 2, 3 ואולי גם 4 השפיעו עלינו. בנוסף, הזמן תמיד היה בעיה. אנסה להסביר.
היתרונות הישירים לא תמיד ברורים, וקשה להתעלם מכך.
היתרונות הישירים (לאחרים) לא תמיד ברורים, וקשה להתעלם מכך. לדוגמה, קשה לחשוב על היתרונות ארוכי הטווח של כתיבת דברים, מכיוון שהתוצאות אינן נראות מיד. אבל לאחר כמה שבועות, כאשר אנשים מתחילים להבין דברים בעצמם כי הם יכולים להתייחס למסמכים ברורים, היתרונות ברורים. בהתחלה, התגובה האינסטינקטיבית שלנו הייתה שכתיבת תיעוד ברור גוזלת זמן יקר, אבל עכשיו אנחנו מבינים שזה דווקא חוסך לנו זמן יקר. חווינו את היתרונות, וכעת המצב התהפך.
אז, מה היתרונות של שיתוף ידע?
הרשימה הזו יכולה להיות ארוכה מאוד, אבל בואו נשתף את היתרונות החשובים ביותר.
משפר את התקשורת והשיתוף הפעולה. באמצעות שיתוף ידע, תיצרו בסיס משותף שבו כולם יכולים לדון בנושאים ברמה גבוהה יותר. כי זה אומר שאנשים מבזבזים פחות זמן בחיפוש אחר מידע ובהמתנה לתגובה של אנשים מרכזיים.
מגביר את מעורבות העובדים. אף אחד לא רוצה לעבוד לבד, כי בסופו של דבר זה די משעמם. אם אתם חברה פתוחה ושיתופית, העובדים מרגישים מוערכים (על הידע שלהם) וסביר יותר שיישארו אתכם.
שומר על הידע. אתם רוצים שהחברה שלכם תשמור על הידע. אם לאדם אחד יש ידע מסוים והוא עוזב, אתם בבעיה.
משפר את היעילות והמיומנות. על פי דו"ח מקנזי, עובדים מקדישים 1.8 שעות בכל יום לחיפוש מידע נכון. באמצעות מרכז ידע ידידותי למשתמש, זמן לא פרודוקטיבי זה מצטמצם משמעותית.
מעניק ביטחון לאנשים. אם אדם הוא היחיד בעל ידע מסוים, הדבר יגביר את רמת הלחץ שלו מכיוון שהוא מהווה נקודת כשל יחידה.
בונה על הידע של אחרים. שיתוף ידע, כמו גם שיתוף רעיונות, נותן לאנשים אחרים את האפשרות לבנות על הידע הזה או לשלב אותו עם הידע שלהם. אנחנו מגיעים למצב שבו 1+1=3.
כיצד אנו חולקים ידע במקום העבודה שלנו?
Confluence לתיעוד
אנו מתעדים את הידע שלנו ב-Confluence. צוותים משתמשים בכלי זה כדי לשתף פעולה ולחלוק ידע ביעילות. משתמשים יכולים ליצור בלוגים ודפים, שניתן להגיב עליהם ולערוך אותם על ידי כל חברי הצוות. בחרנו בכלי זה מכיוון שאנו כבר משתמשים ב-Jira, כלי לניהול פרויקטים של אותו ספק.
למרות שהכלי ידידותי למשתמש, אם לא משתמשים בו או לא מבנים אותו נכון, הוא עלול להפוך לבלגן. לכן קבענו כמה כללי בסיס פשוטים:
ודא שהתיעוד שלך נמצא בתיקיה הנכונה.
תן לתיעוד שלך כותרות ברורות וניתנות לחיפוש.
אם ברצונך להוסיף מידע, בדוק תחילה אם כבר קיים מידע בנושא. לאחר מכן, הרחב או עדכן את המידע הקיים. השתמש בחותמות זמן במידת הצורך.
לפני שתבקש מידע מאדם אחר, עליך לבדוק תחילה אם הוא כבר קיים ב-Confluence. אם לא, שאל מישהו ואחר כך הוסף אותו ל-Confluence.
עד כה, כבר יצרנו מעל 100 מאמרים.
תכנות בזוגות בונה תהליך לשיתוף ידע והקשר בתהליך העבודה היומיומי שלכם.
תכנות בזוגות
בדרך כלל, המפתחים שלנו מפתחים לבד. כאשר הקוד שלהם מוכן, הוא נבדק על ידי מפתחים אחרים, וזהו גם רגע של שיתוף ידע. אבל לפעמים, למשל, אם אנחנו צריכים להתמודד עם בעיה מורכבת או לנסות משהו חדש, הם מתכנתים בזוגות. תכנות בזוגות היא טכניקה זריזה לפיתוח תוכנה, שבה שני מתכנתים עובדים יחד על תחנת עבודה אחת. תהליך זה מאפשר להם ללמוד זה מזה בזמן התכנות. הם יכולים לכוון זה את זה לכיוון הנכון, להחליף רעיונות ולדון בגישות שונות. תכנות בזוגות בונה תהליך לשיתוף ידע והקשר בתוך זרימת העבודה היומיומית שלכם.
תכנות המוני
לאחרונה, ניסינו את שיטת התכנות המונית (mob programming). בשיטה זו, קבוצה של מוחות מבריקים (יותר משניים) עובדים יחד על אותו הדבר, באותו הזמן, באותו המקום ובאותה תחנת עבודה. מפתח אחד (הנהג) יושב מול המקלדת ומקליד את מה שהמפתחים האחרים (הנווטים) מחליטים. התפקידים מתחלפים כל עשר דקות. התוצאה הראשונה הייתה חיובית. היינו נלהבים והרגשנו שהפתרון שלנו היה איכותי יותר מהרגיל. אפילו תיקנו באג שחשבנו שבלתי אפשרי לתקן. אנחנו מתכוונים לנסות את זה לעתים קרובות יותר כדי לראות אם אנחנו רוצים לאמץ את הגישה החדשה הזו ב-Easy LMS.
Easy LMS מדבר
אנחנו עובדים בצוותים שונים. כדי לדעת מה קורה בצוותים אחרים, אנחנו מקיימים פגישה רבעונית בשם Easy LMS Talks. זהו רגע שבו אנחנו יכולים להציג את העבודה שלנו ולספר לעמיתים שלנו עליה. וזה יכול להיות כל דבר. זה יכול להיות משהו שלמדת, משהו שניסית, משהו שקראת, תכונה חדשה שעבדת עליה או תהליך ששיפרת. פגישה זו היא הזדמנות מצוינת ללמוד זה מזה ולהחליף רעיונות. אנו מקליטים את המצגות עבור אלה שלא יכולים להשתתף.
שיעורי אמן
לכל אחד יש את המומחיות או תחום העניין שלו. אם מישהו רוצה לדעת יותר על נושא מסוים או ללמוד מעמית, אז סדנאות אמן הן המדיום האידיאלי. עמיתים יכולים לבקש זה מזה להכין סדנת אמן על סמך השאלות שלהם. לדוגמה, יועצי היישום שלנו לפעמים לא מכירים את הפרטים הדרושים כדי לתת תשובה מספקת לשאלות טכניות. כאשר זה קורה, הם אוספים את כל השאלות בנושא ומבקשים ממפתח להסביר אותן במאסטרקלאס של שעה. הלקוח צריך לחכות קצת יותר זמן לתשובה, אבל אז הוא מקבל תשובה מפורטת הרבה יותר, וכל הלקוחות העתידיים מקבלים תשובה טובה יותר במהירות רבה יותר.
אנחנו לא שומרים את הידע שלנו לעצמנו. אנחנו גם מארגנים סדנאות לחברי מועדון החתירה של דלפט, Proteus Eretes.
ערוצי Slack ייעודיים
יש לנו כמה ערוצי Slack ייעודיים, כמו #inspiration, שבהם אנו מפרסמים בלוגים, סרטונים, ספרים מעניינים ועוד. כמובן שאנו פונים מיד לעמיתים אם אנו נתקלים במשהו שרלוונטי עבורם.
החלפת ידע לאחר הכנס
אם כמה מאיתנו משתתפים בכנס (Tweakers, Fronteers וכו'), אנחנו מחליפים את הידע החדש שרכשנו עם שאר הצוות. אנחנו מראים להם מה למדנו ומה יכול להיות מגניב לאמץ בתהליך העבודה שלנו. כך ביצענו שינויים רבים.
על ידי שיתוף הידע שלנו איתך, העלינו אותו לרמה חדשה! המשך לשתף ?.
