Due persone sanno più di una. Potrebbe essere il più grande cliché del mondo, ma è anche vero. Anche se dovrebbe essere così, la condivisione delle conoscenze non è spesso in cima ai pensieri di tutti. Se volete dare qualità al vostro prodotto o servizio, è essenziale che restiate competitivi sul mercato e che aiutiate i colleghi ad ampliare le loro competenze. Ecco perché noi di Easy LMS incoraggiamo la cultura della condivisione delle conoscenze, in modo da poterne raccogliere i frutti.
Definizione conoscenza
Per comprendere l'importanza della condivisione della conoscenza, dobbiamo capire in che modo la conoscenza si differenzia dall'informazione. Il consulente di gestione David Gurteen una volta ha paragonato la conoscenza a un ricetta della torta. Ripeto qui la sua analogia:
Un'analisi dei suoi costituenti molecolari è dato. Per la maggior parte degli scopi non è molto utile, non si può nemmeno dire che sia una torta. Un elenco di ingredienti è informazione. Questo è più utile. Poiché un cuoco esperto potrebbe preparare la torta, i dati sono stati contestualizzati. La ricetta, invece, è una conoscenza. Dice come fare la torta. Un cuoco inesperto, tuttavia, anche con la ricetta potrebbe non fare una buona torta. Una persona, invece, con conoscenze, esperienze e abilità rilevanti nella propria testa - non facilmente scrivibili - potrebbe quasi certamente realizzare una torta eccellente partendo dalla ricetta.
Con questa analogia, cerco di dire che la conoscenza è una versione migliorata dell'informazione. È un'informazione che è stata contestualizzata e combinata con l'esperienza, l'intuizione, la creatività e altro ancora.
Quali sono le sfide della condivisione della conoscenza?
Anche se sembra così semplice e banale, i dipendenti e i dirigenti possono perdere l'opportunità di condividere le conoscenze nelle loro organizzazioni. Perché? È un'affermazione ovvia, ma vale comunque la pena di ricordarla:
Paura di condividere le conoscenze. Le persone potrebbero temere che, se rivelano le loro conoscenze, non avrete più bisogno di loro. In fondo, siamo tutti creature insicure.
Incertezza delle loro conoscenze. Anche questo punto è legato all'insicurezza. Le persone temono che le loro conoscenze siano superate o irrilevanti. Per questo motivo sono riluttanti a condividerle. Secondo loro, le loro conoscenze non aggiungono valore o, peggio, danneggiano la qualità. Alcuni hanno persino paura di essere smascherati perché stanno vivendo la sindrome dell'impostore.
Mancanza di tecnologia corretta. Avere un centro per la condivisione della conoscenza è tutto. Se le persone non hanno uno strumento corretto e facile da usare, la loro motivazione ad usarlo diminuirà fino a zero.
Mancano i benefici. Perché condividere se non se ne traggono benefici? È un pensiero comune.
Non sapere cosa si sa. Se non si è consapevoli di possedere conoscenze rilevanti, non è possibile condividerle.
Ad essere sinceri, nei primi tempi anche noi abbiamo avuto difficoltà a condividere le nostre conoscenze. Soprattutto i punti due, tre e forse quattro ci hanno condizionato. Inoltre, il tempo era sempre un problema. Mi spiego meglio.
I benefici diretti non sono sempre evidenti, ma è difficile non considerarli.
I benefici diretti (per gli altri) non sono sempre evidenti, il che è difficile da ignorare. Per esempio, i benefici a lungo termine della scrittura sono difficili da immaginare perché non si vedono subito i risultati. Ma, dopo un paio di settimane, quando le persone iniziano a prendere le cose da sole perché possono fare riferimento a documenti chiari, i benefici sono evidenti. All'inizio pensavamo che scrivere una documentazione chiara ci portasse via troppo tempo prezioso, ma ora riconosciamo che ci fa risparmiare tempo prezioso. Abbiamo sperimentato i suoi benefici e ora la situazione è cambiata.
Quali sono i vantaggi della condivisione delle conoscenze?
L'elenco potrebbe facilmente continuare, ma condividiamo i vantaggi più importanti.
Migliora la comunicazione e la collaborazione. Condividendo le conoscenze, creerete un terreno comune dove tutti potranno discutere di argomenti a un livello superiore.
Previene gli errori. È possibile completare i progetti molto più rapidamente se si dispone di un archivio di conoscenze condiviso. Questo significa che le persone passano meno tempo a cercare informazioni e ad aspettare che le persone chiave rispondano.
Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Nessuno vuole lavorare su un'isola isolata perché, alla fine, è piuttosto noioso. Se siete un'azienda aperta e collaborativa, i dipendenti si sentono apprezzati (per le loro conoscenze) e sono più propensi a rimanere con voi.
Mantiene la conoscenza. Volete che la vostra azienda conservi le conoscenze. Se una persona ha una conoscenza particolare e se ne va, siete fregati.
Aumenta l'efficienza e la competenza. Secondo un rapporto Mckinsey, i dipendenti trascorrono 1,8 ore al giorno alla ricerca di informazioni corrette. Utilizzando un centro di conoscenza facile da usare, questo tempo improduttivo si riduce notevolmente.
Dà sicurezza alle persone. Se una persona è l'unica a possedere determinate conoscenze, questo aumenterà i suoi livelli di stress perché rappresenta un unico punto di fallimento.
Costruisce le conoscenze degli altri. La condivisione delle conoscenze, come avviene anche per le idee, offre agli altri la possibilità di basarsi su quelle conoscenze o di combinarle con le proprie. Arriviamo a un punto in cui 1+1=3.
Come condividiamo la conoscenza nel nostro spazio di lavoro?
Confluence per la documentazione
Documentiamo le nostre conoscenze in Confluence. I team utilizzano questo strumento per collaborare e condividere le conoscenze in modo efficiente. Gli utenti possono creare blog e pagine che possono essere commentate e modificate da tutti i membri del team. Abbiamo scelto questo strumento perché utilizziamo già Jira, uno strumento di gestione dei progetti dello stesso fornitore.
Anche se lo strumento è di facile utilizzo, se non lo si usa o non lo si struttura correttamente, può diventare una palude. Ecco perché abbiamo alcune semplici regole di base:
Assicurarsi che la documentazione sia nella cartella giusta.
Dare alla documentazione titoli chiari e ricercabili.
Se si vogliono aggiungere informazioni, verificare prima se esistono già informazioni al riguardo. Se necessario, utilizzare i timestamp.
Prima di chiedere informazioni a qualcun altro, è necessario verificare se sono già presenti in Confluence. In caso contrario, chiedere a qualcuno e poi aggiungerle a Confluence.
Finora abbiamo già creato oltre 100 articoli.
La programmazione a coppie costruisce un processo di condivisione delle conoscenze e del contesto nel flusso di lavoro quotidiano.
Programmazione a coppie
In genere, i nostri sviluppatori sviluppano da soli. Quando il loro codice è pronto, viene rivisto da altri sviluppatori, che sono anche momenti di condivisione delle conoscenze. Ma a volte, per esempio, se dobbiamo affrontare un problema complesso o provare qualcosa di nuovo, programmano in coppia. La programmazione a coppie è una tecnica di sviluppo agile del software in cui due programmatori lavorano insieme in un'unica postazione. Questo processo consente loro di imparare l'uno dall'altro mentre programmano. Possono indirizzarsi l'un l'altro nella giusta direzione, scambiarsi idee e discutere approcci. La programmazione a coppie inserisce nel flusso di lavoro quotidiano un processo di condivisione delle conoscenze e del contesto.
Programmazione della mafia
Di recente, abbiamo sperimentato la programmazione in gruppo. Con la programmazione mob, un gruppo di menti brillanti (più di due) lavora insieme sulla stessa cosa, nello stesso momento, nello stesso spazio e sulla stessa postazione di lavoro. Uno sviluppatore (il pilota) è alla tastiera e scrive ciò che gli altri sviluppatori (i navigatori) decidono. Questi ruoli si scambiano ogni dieci minuti. Il primo risultato è stato positivo: siamo stati entusiasti e abbiamo avuto la sensazione che la nostra soluzione fosse di qualità superiore rispetto al normale. Abbiamo persino risolto un bug che prima ritenevamo irrisolvibile. Lo faremo più spesso per vedere se vogliamo adattarci a questo nuovo approccio di Easy LMS.
Colloqui LMS facili
Lavoriamo in diversi team. Per sapere cosa succede negli altri team, organizziamo un incontro trimestrale di presentazione e di informazione chiamato Easy LMS Talks. È un momento in cui possiamo mettere in luce il nostro lavoro e raccontarlo ai nostri colleghi. E può trattarsi di qualsiasi cosa. Può essere qualcosa che avete imparato, qualcosa che avete sperimentato, qualcosa che avete letto, una nuova funzione su cui avete lavorato o un processo che avete migliorato. Questo incontro è una grande opportunità per imparare gli uni dagli altri e scambiare idee. Registriamo le presentazioni per coloro che non possono partecipare.
Corsi di perfezionamento
Ognuno ha la sua competenza o il suo campo di interesse. Se qualcuno vuole saperne di più su un argomento specifico o imparare da un collega, le masterclass sono il mezzo ideale. I colleghi possono chiedere l'un l'altro di preparare una masterclass basata sulle loro domande. Ad esempio, i nostri consulenti per l'implementazione a volte non dispongono dei dettagli necessari per fornire una risposta soddisfacente alle domande tecniche. Quando ciò accade, raccolgono tutte le loro domande sull'argomento e possono chiedere a uno sviluppatore di spiegarle in una masterclass di un'ora. Il cliente deve aspettare un po' di più per avere una risposta, ma ottiene una risposta molto più informativa e tutti i futuri clienti hanno una risposta migliore più rapidamente.
Non teniamo le nostre conoscenze solo per noi. Organizziamo anche workshop per i membri del club di canottaggio di Delft, Proteus Eretes.
Canali Slack dedicati
Abbiamo alcuni canali Slack dedicati, come #inspiration, dove pubblichiamo blog, video, libri e così via. Naturalmente, contattiamo subito i colleghi se incontriamo qualcosa di rilevante per loro.
Scambio di conoscenze dopo la conferenza
Se un paio di noi partecipano a una conferenza (Tweakers, Fronteers, ecc.), in seguito scambiamo le nostre nuove conoscenze con il resto del team. Mostriamo loro cosa abbiamo imparato e quali potrebbero essere le cose interessanti da adattare al nostro flusso di lavoro. È così che abbiamo apportato molti cambiamenti.
Condividendo con voi il modo in cui condividiamo le nostre conoscenze, siamo passati al livello successivo! Continuate a condividere?
