Twee mensen weten meer dan één. Het is misschien het grootste cliché ter wereld, maar het is ook waar. Zelfs als dit het geval zou moeten zijn, staat het delen van kennis niet vaak bovenaan ieders agenda. Als je kwaliteit wilt leveren aan je product of dienst, is het essentieel dat je concurrerend blijft in de markt en collega's helpt hun vaardigheden uit te breiden. Daarom moedigen wij bij Easy LMS een cultuur van kennisdeling aan, zodat we er de vruchten van kunnen plukken.
Definitie kennis
Om het belang van kennisdeling te begrijpen, moeten we begrijpen hoe kennis verschilt van informatie. Managementconsultant David Gurteen vergeleek kennis ooit met een cake recept. Ik zal zijn analogie hier herhalen:
Een analyse van de moleculaire bestanddelen is data. Voor de meeste doeleinden niet erg nuttig, je kunt misschien niet eens zien dat het een cake is. Een lijst met ingrediënten is informatie. Dit is nuttiger. Omdat een ervaren kok de taart waarschijnlijk zou kunnen maken, hebben de gegevens context gekregen. Het recept is echter kennis. Het vertelt je hoe je de taart moet maken. Een onervaren kok kan echter zelfs met het recept geen goede taart maken. Iemand echter met relevante kennis, ervaring en vaardigheden in zijn hoofd - niet gemakkelijk op te schrijven - zou bijna zeker een uitstekende taart maken aan de hand van het recept.
Met deze analogie probeer ik duidelijk te maken dat kennis een verbeterde versie van informatie is. Het is informatie die is gecontextualiseerd en gecombineerd met ervaring, intuïtie, creativiteit en meer.
Wat zijn de uitdagingen bij het delen van kennis?
Hoewel het zo eenvoudig en alledaags lijkt, kunnen werknemers en management de kans missen om kennis te delen in hun organisaties. Waarom? Het is een open deur intrappen, maar toch het vermelden waard:
Vrees om kennis te delen. Mensen zijn bang dat je ze niet meer nodig hebt als ze hun kennis prijsgeven. Diep van binnen zijn we allemaal onzekere wezens
Onzeker over hun kennis. Dit punt heeft ook te maken met onzekerheid. Mensen zijn bang dat hun kennis verouderd of irrelevant is. Daarom delen ze hun kennis niet graag. In hun ogen voegt hun kennis geen waarde toe, of erger nog, schaadt het de kwaliteit. Sommige mensen zijn zelfs bang om ontmaskerd te worden omdat ze het imposter syndrome ervaren.
Geen juiste technologie. Het hebben van een centrum voor het delen van kennis is alles. Als mensen niet beschikken over de juiste gebruiksvriendelijke tool, daalt hun motivatie om deze te gebruiken tot nul.
De voordelen ontbreken. Waarom zou je delen als je er niets aan hebt? Dat is een veel voorkomende gedachte.
Niet weten wat je weet. Als je je er niet van bewust bent dat je relevante kennis bezit, kun je die ook niet delen.
Eerlijk gezegd hadden we in het begin ook moeite met het delen van onze kennis. Vooral de punten twee, drie en misschien vier hadden invloed op ons. Tijd was ook altijd een probleem. Ik zal het uitleggen.
De directe voordelen zijn niet altijd duidelijk, wat moeilijk is om overheen te kijken
De directe voordelen (voor anderen) zijn niet altijd duidelijk, wat moeilijk is om overheen te kijken. De voordelen op lange termijn van dingen opschrijven zijn bijvoorbeeld moeilijk te bedenken omdat je het resultaat niet meteen ziet. Maar na een paar weken, wanneer mensen uit zichzelf dingen beginnen op te pakken omdat ze konden verwijzen naar duidelijke documenten, zijn de voordelen duidelijk. In het begin was onze reflex dat het schrijven van duidelijke documentatie te veel van onze kostbare tijd kostte, maar nu zien we in dat het ons kostbare tijd bespaart. We hebben de voordelen ervaren en nu zijn de rollen omgedraaid.
Wat zijn de voordelen van het delen van kennis?
Deze lijst kan gemakkelijk nog langer worden, maar laten we de belangrijkste voordelen met u delen.
Verbetert de communicatie en samenwerking. Door kennis te delen, creëert u een gemeenschappelijke basis waar iedereen onderwerpen op een hoger niveau kan bespreken.
Voorkomt fouten. Je kunt projecten veel sneller afronden als je een gedeelde kennisbank hebt. Mensen zijn dan minder tijd kwijt met het zoeken naar informatie en het wachten op reacties van belangrijke personen.
Boosts employee engagement. Niemand wil op een geïsoleerd eiland werken, want dat is uiteindelijk behoorlijk saai. Als je een open, coöperatief bedrijf bent, voelen werknemers zich gewaardeerd (vanwege hun kennis) en is de kans groter dat ze bij je blijven werken.
Houdt kennis vast. U wilt dat uw bedrijf kennis behoudt. Als één persoon over bepaalde kennis beschikt en hij of zij vertrekt, bent u de klos.
Verbetert efficiëntie en competentie. Volgens een Mckinsey report, besteden werknemers 1,8 uur per dag aan het zoeken naar de juiste informatie. Door een gebruiksvriendelijk kenniscentrum te gebruiken, neemt deze onproductieve tijd aanzienlijk af.
Geeft mensen zekerheid. Als iemand de enige is die over bepaalde kennis beschikt, leidt dit tot extra stress omdat hij een single point of failure is.
Bouwt voort op elkaars kennis. Het delen van kennis, zoals dat ook geldt voor ideeën, geeft andere mensen de mogelijkheid om voort te bouwen op die kennis of om die kennis te combineren met hun eigen kennis. We komen op een punt waar 1+1=3.
Hoe delen we kennis op onze werkplek?
Confluence voor documentatie
We documenteren onze kennis in Confluence. Teams gebruiken deze tool om efficiënt samen te werken en kennis te delen. Gebruikers kunnen blogs en pagina's maken die door alle teamleden becommentarieerd en bewerkt kunnen worden. We hebben deze tool gekozen omdat we Jira, een projectmanagementtool van dezelfde leverancier.
Hoe gebruiksvriendelijk de tool ook is, als je hem niet goed gebruikt of structureert, kan het een moeras worden. Daarom hebben we een aantal eenvoudige basisregels:
Zorg ervoor dat uw documentatie in de juiste map staat.
Geef uw documentatie duidelijke, doorzoekbare titels.
Als u informatie wilt toevoegen, controleer dan eerst of er al informatie over bestaat.
Voordat je iemand anders om informatie vraagt, moet je eerst controleren of de informatie al in Confluence staat. Zo niet, vraag het iemand en voeg het daarna toe aan Confluence.
Tot nu toe hebben we al meer dan 100 artikelen gemaakt.
Pair programming bouwt een proces voor het delen van kennis en context in je dagelijkse workflow in
Pair programmeren
Normaal gesproken ontwikkelen onze ontwikkelaars alleen. Als hun code klaar is, wordt die gereviewd door andere ontwikkelaars, wat ook momenten zijn om kennis te delen. Maar soms, bijvoorbeeld als we een complex probleem moeten aanpakken of iets nieuws moeten proberen, programmeren ze met z'n tweeën. Pair programming is een agile softwareontwikkelingstechniek waarbij twee programmeurs samenwerken op één werkplek. Door dit proces kunnen ze van elkaar leren terwijl ze programmeren. Ze kunnen elkaar in de juiste richting wijzen, ideeën uitwisselen en benaderingen bespreken. Pair programming bouwt een proces voor het delen van kennis en context in je dagelijkse workflow.
Mob-programmering
Onlangs hebben we geëxperimenteerd met 'mob programming'. Bij mob programming werkt een groep briljante geesten (meer dan twee) samen aan hetzelfde ding, op hetzelfde moment, in dezelfde ruimte en op hetzelfde werkstation. Eén ontwikkelaar (de bestuurder) zit aan het toetsenbord en typt wat de andere ontwikkelaars (de navigators) beslissen. Deze rollen wisselen elke tien minuten. Het eerste resultaat was positief. We waren enthousiast en hadden het gevoel dat onze oplossing van hogere kwaliteit was dan normaal. We hebben zelfs een bug opgelost waarvan we eerder dachten dat hij niet te verhelpen was. We gaan het vaker doen om te kijken of we ons willen aanpassen aan deze nieuwe aanpak bij Easy LMS.
Eenvoudige LMS-gesprekken
We werken in verschillende teams. Om te weten wat er in andere teams gebeurt, hebben we elk kwartaal een show-and-tell meeting genaamd Easy LMS Talks. Het is een moment waarop we ons werk kunnen laten zien en onze collega's er alles over kunnen vertellen. En dat kan van alles zijn. Het kan iets zijn dat je hebt geleerd, iets waarmee je hebt geëxperimenteerd, iets dat je hebt gelezen, een nieuwe functie waaraan je hebt gewerkt of een proces dat je hebt verbeterd. Deze bijeenkomst is een geweldige kans om van elkaar te leren en ideeën uit te wisselen. We nemen de presentaties op voor degenen die niet aanwezig kunnen zijn.
Masterclasses
Iedereen heeft zijn eigen expertise of interessegebied. Als iemand meer wil weten over een specifiek onderwerp of wil leren van een collega, dan zijn masterclasses het ideale medium. Collega's kunnen elkaar vragen om een masterclass voor te bereiden op basis van hun vragen. Onze implementatieconsultants beschikken bijvoorbeeld soms niet over de details die ze nodig hebben om een bevredigend antwoord te geven op technische vragen. Als dit gebeurt, verzamelen ze al hun vragen over dat onderwerp en kunnen ze een ontwikkelaar vragen om ze uit te leggen in een masterclass van een uur. De klant moet iets langer wachten op een antwoord, maar krijgt dan een veel informatiever antwoord en alle toekomstige klanten hebben sneller een beter antwoord.
We houden onze kennis niet alleen voor onszelf. We organiseren ook workshops voor leden van de Delftse Roeivereniging, Proteus Eretes.
Speciale Slack-kanalen
We hebben een aantal speciale Slack-kanalen zoals #inspiratie waar we interessante blogs, video's, boeken enzovoort posten. Natuurlijk nemen we meteen contact op met collega's als we iets tegenkomen dat relevant voor hen is.
Kennis uitwisselen na de conferentie
Als een paar van ons naar een conferentie gaan (Tweakers, Fronteers, enz.), wisselen we onze nieuw verworven kennis na afloop uit met de rest van het team. We laten hen zien wat we hebben geleerd en wat leuke dingen zouden kunnen zijn om aan te passen in onze workflow. Zo hebben we veel veranderingen doorgevoerd.
Door met jullie te delen hoe wij onze kennis delen, hebben we het naar een hoger niveau getild! Blijven delen ?.
