To personer vet mer enn én. Det er kanskje den største klisjeen i verden, men det er også sant. Selv om det burde være tilfelle, er det ikke alltid alle som tenker på å dele kunnskap. Hvis du ønsker å tilføre kvalitet til produktet eller tjenesten din, er det viktig at du holder deg konkurransedyktig i markedet og hjelper kolleger med å utvide kompetansen sin. Derfor oppmuntrer vi i Easy LMS til en kultur for kunnskapsdeling, slik at vi kan høste de mange fordelene.
Definisjon kunnskap
For å forstå hvor viktig kunnskapsdeling er, må vi forstå hvordan kunnskap skiller seg fra informasjon. Ledelseskonsulenten David Gurteen sammenlignet en gang kunnskap med en kakeoppskrift. La meg gjenta analogien hans her:
En analyse av de molekylære bestanddelene er data. For de fleste formål er det ikke særlig nyttig, og det er ikke sikkert at du kan se at det var en kake. En liste over ingredienser er informasjon. Denne er mer nyttig. Fordi en erfaren kokk sannsynligvis kan lage kaken, har dataene fått en kontekst. Oppskriften er derimot kunnskap. Den forteller deg hvordan du skal lage kaken. En uerfaren kokk vil imidlertid ikke kunne lage en god kake, selv om han eller hun har oppskriften. En person med relevant kunnskap, erfaring og ferdigheter i hodet - som ikke er lett å skrive ned - vil derimot nesten helt sikkert lage en utmerket kake ut fra oppskriften.
Med denne analogien prøver jeg å fortelle at kunnskap er en forbedret versjon av informasjon. Det er informasjon som er kontekstualisert og kombinert med erfaring, intuisjon, kreativitet og mye mer.
Hva er utfordringene med å dele kunnskap?
Selv om det ser så enkelt og banalt ut, kan ansatte og ledelse gå glipp av muligheten til å dele kunnskap i organisasjonen. Hvorfor ikke? Det er en selvfølge, men likevel verdt å nevne:
Frykt for å dele kunnskap. Folk kan være redde for at du ikke lenger trenger dem hvis de avslører kunnskapen sin. Innerst inne er vi alle usikre vesener...
Usikre på kunnskapen sin. Dette punktet er også relatert til usikkerhet. Folk er redde for at kunnskapen deres er utdatert eller irrelevant. Derfor kvier de seg for å dele den. De mener at kunnskapen deres ikke tilfører verdi, eller enda verre, at den skader kvaliteten. Noen er til og med redde for å bli avslørt fordi de opplever imposter syndrome.
Mangel på riktig teknologi. Å ha et senter for kunnskapsdeling er alfa og omega. Hvis folk ikke har det riktige, brukervennlige verktøyet, vil motivasjonen for å bruke det synke til null.
Fordelene mangler. Hvorfor dele hvis du ikke har nytte av det? Det er en vanlig tanke.
Vet ikke hva du vet. Hvis du ikke er klar over at du besitter relevant kunnskap, kan du heller ikke dele den.
For å være ærlig slet vi også med å dele kunnskapen vår i begynnelsen. Det var særlig punkt to, tre og kanskje fire som påvirket oss. Dessuten var tid alltid et problem. La meg forklare dette.
De direkte fordelene er ikke alltid åpenbare, noe som er vanskelig å se bort fra
De direkte fordelene (for andre) er ikke alltid åpenbare, noe som er vanskelig å se forbi. For eksempel er det vanskelig å tenke på de langsiktige fordelene ved å skrive ned ting, fordi du ikke ser resultatet umiddelbart. Men etter et par uker, når folk begynner å plukke opp ting på egen hånd fordi de kan henvise til tydelige dokumenter, er fordelene åpenbare. Til å begynne med var refleksen vår at det tok for mye av vår dyrebare tid å skrive tydelig dokumentasjon, men nå innser vi at det sparer oss for dyrebar tid. Vi opplevde fordelene, og nå har det snudd.
Så hva er fordelene med å dele kunnskap?
Listen kan fort gjøres lengre, men la oss dele de viktigste fordelene.
Forbedrer kommunikasjon og samarbeid. Ved å dele kunnskap skaper dere et felles grunnlag der alle kan diskutere emner på et høyere nivå.
Forhindrer at det oppstår feil. Dere kan fullføre prosjekter mye raskere hvis dere har et felles kunnskapsregister. Det betyr nemlig at folk bruker mindre tid på å lete etter informasjon og vente på svar fra nøkkelpersoner.
Øker medarbeidernes engasjement. Ingen ønsker å jobbe på en isolert øy, for det er til syvende og sist ganske kjedelig. Hvis du er en åpen og samarbeidsvillig bedrift, føler de ansatte seg verdsatt (for kunnskapen sin) og vil sannsynligvis bli værende hos deg.
Beholder kunnskap. Du ønsker at bedriften skal beholde kunnskap. Hvis én person sitter på en spesiell kunnskap og han eller hun slutter, er det ute med deg.
Øker effektiviteten og kompetansen. Ifølge en Mckinsey-rapport bruker de ansatte 1,8 timer hver dag på å lete etter riktig informasjon. Ved å bruke et brukervennlig kunnskapssenter reduseres denne uproduktive tiden betydelig.
Gir trygghet til folk. Hvis en person er den eneste som har en viss kunnskap, vil det øke stressnivået fordi vedkommende er et enkeltstående feilpunkt.
Bygger på hverandres kunnskap. Deling av kunnskap, slik det også er med ideer, gir andre mennesker muligheten til å bygge videre på den kunnskapen eller kombinere den med sin egen. Vi kommer til et punkt der 1+1=3.
Hvordan deler vi kunnskap på arbeidsplassen vår?
Confluence for dokumentasjon
Vi dokumenterer vår kunnskap i Confluence. Team bruker dette verktøyet til å samarbeide og dele kunnskap på en effektiv måte. Brukerne kan opprette blogger og sider som kan kommenteres og redigeres av alle teammedlemmene. Vi har valgt dette verktøyet fordi vi allerede bruker Jira, et prosjektstyringsverktøy fra samme leverandør.
Selv om verktøyet er brukervennlig, kan det bli en sump hvis du ikke bruker eller strukturerer det riktig. Derfor har vi noen enkle grunnregler:
Sørg for at dokumentasjonen ligger i riktig mappe
Gi dokumentasjonen tydelige, søkbare titler.
Hvis du vil legge til informasjon, må du først sjekke om det allerede finnes informasjon om det. Bruk tidsstempler hvis det er nødvendig.
Før du ber noen andre om informasjon, må du først sjekke om den allerede finnes i Confluence. Hvis ikke, spør noen, og legg det til i Confluence etterpå.
Så langt har vi allerede laget over 100 artikler.
Parprogrammering bygger en prosess for deling av kunnskap og kontekst inn i den daglige arbeidsflyten
Parprogrammering
Vanligvis utvikler utviklerne våre på egen hånd. Når koden er ferdig, blir den gjennomgått av andre utviklere, noe som også er en anledning til å dele kunnskap. Men noen ganger, for eksempel hvis vi må takle et komplekst problem eller prøve noe nytt, programmerer de i par. Parprogrammering er en smidig programvareutviklingsteknikk der to programmerere jobber sammen på én arbeidsstasjon. På denne måten kan de lære av hverandre mens de programmerer. De kan peke hverandre i riktig retning, utveksle ideer og diskutere fremgangsmåter. Parprogrammering bygger inn en prosess for deling av kunnskap og kontekst i den daglige arbeidsflyten.
Mobbeprogrammering
Nylig har vi eksperimentert med mob-programmering. Mob-programmering innebærer at en gruppe kloke hoder (flere enn to) jobber sammen om samme sak, samtidig, på samme sted og ved samme arbeidsstasjon. Én utvikler (driveren) sitter ved tastaturet og skriver inn det de andre utviklerne (navigatørene) bestemmer seg for. Disse rollene byttes hvert tiende minutt. Det første resultatet var positivt, vi var entusiastiske og følte at løsningen vår var av høyere kvalitet enn normalt, og vi fikset til og med en feil som vi tidligere trodde var umulig å fikse. Vi kommer til å gjøre det oftere for å se om vi ønsker å tilpasse oss denne nye tilnærmingen hos Easy LMS.
Enkle LMS-samtaler
Vi jobber i forskjellige team. For å få vite hva som skjer i de andre teamene, har vi hvert kvartal et show-and-tell-møte som kalles Easy LMS Talks. Det er et øyeblikk der vi kan vise frem arbeidet vårt og fortelle kollegene våre om det. Og det kan være hva som helst. Det kan være noe du har lært, noe du har eksperimentert med, noe du har lest, en ny funksjon du har jobbet med, eller en prosess du har forbedret. Dette møtet er en flott mulighet til å lære av hverandre og utveksle ideer. Vi spiller inn presentasjonene for dem som ikke kan delta.
Mesterklasser
Alle har sin ekspertise eller sitt interessefelt. Hvis noen ønsker å vite mer om et bestemt emne eller å lære av en kollega, er mesterklasser det ideelle mediet. Kolleger kan be hverandre om å forberede en mesterklasse basert på deres spørsmål. For eksempel hender det at implementeringskonsulentene våre ikke har alle detaljene de trenger for å kunne gi et tilfredsstillende svar på tekniske spørsmål. Når dette skjer, samler de alle spørsmålene sine om det aktuelle emnet og kan be en utvikler om å forklare dem i en times masterclass. Kunden må vente litt lenger på svar, men til gjengjeld får de et mye mer informativt svar, og alle fremtidige kunder får et bedre svar raskere.
Vi holder ikke bare kunnskapen vår for oss selv. Vi arrangerer også workshops for medlemmer av Delft Rowing Club, Proteus Eretes.
Dedikerte Slack-kanaler
Vi har noen dedikerte Slack-kanaler, for eksempel #inspiration, der vi legger ut interessante blogger, videoer, bøker og så videre. Vi kontakter selvfølgelig kolleger med en gang hvis vi støter på noe som er relevant for dem.
Utveksling av kunnskap etter konferansen
Hvis et par av oss deltar på en konferanse (Tweakers, Fronteers, osv.), utveksler vi den nyvunne kunnskapen vår med resten av teamet etterpå. Vi viser dem hva vi har lært, og hva som kan være kule ting å tilpasse i arbeidsflyten vår. Slik har vi gjort mange endringer.
Ved å dele med deg hvordan vi deler kunnskapen vår, har vi tatt det til neste nivå! Fortsett å dele ?
