To personer ved mere end én. Det er måske den største kliché i verden, men det er også sandt. Selv om det burde være tilfældet, er det ikke altid, at alle tænker på at dele viden. Hvis du vil give dit produkt eller din service kvalitet, er det vigtigt, at du forbliver konkurrencedygtig på markedet og hjælper dine kolleger med at udvide deres færdigheder. Derfor opmuntrer vi hos Easy LMS til en kultur med videndeling, så vi kan høste de mange fordele ved det.
Definition af viden
For at forstå vigtigheden af videndeling må vi forstå, hvordan viden adskiller sig fra information. Ledelseskonsulenten David Gurteen sammenlignede engang viden med en kageopskrift. Lad mig gentage hans analogi her:
En analyse af dens molekylære bestanddele er data. Til de fleste formål er det ikke særlig nyttigt, og man kan måske ikke engang se, at det er en kage. En liste over ingredienser er information. Dette er mere nyttigt. Fordi en erfaren kok sandsynligvis kunne lave kagen, har dataene fået en kontekst. Opskriften ville derimod være viden. Den fortæller dig, hvordan du skal lave kagen. En uerfaren kok kan dog selv med opskriften ikke lave en god kage. Men en person med relevant viden, erfaring og færdigheder i hovedet - som ikke er let at skrive ned - vil næsten helt sikkert lave en fremragende kage ud fra opskriften..
Med denne analogi forsøger jeg at fortælle, at viden er en forbedret version af information. Det er information, der er blevet kontekstualiseret og kombineret med erfaring, intuition, kreativitet og meget mere.
Hvad er udfordringerne ved at dele viden?
Selv om det ser så enkelt og almindeligt ud, kan medarbejdere og ledelse gå glip af muligheden for at dele viden i deres organisationer. Hvorfor ikke? Det er indlysende, men alligevel værd at nævne:
Frygt for at dele viden. Folk kan frygte, at du ikke længere har brug for dem, hvis de afslører deres viden. Inderst inde er vi alle usikre væsener...
Usikre på deres viden. Dette punkt er også relateret til usikkerhed. Folk er bange for, at deres viden er forældet eller irrelevant. Derfor er de tilbageholdende med at dele den. Efter deres mening tilfører deres viden ikke værdi, eller endnu værre, den skader kvaliteten. Nogle mennesker er endda bange for at blive afsløret, fordi de oplever imposter syndrome.
Mangel på korrekt teknologi. At have et center for videndeling er altafgørende. Hvis folk ikke har det rigtige brugervenlige værktøj, vil deres motivation for at bruge det falde til nul.
Fordelene mangler. Hvorfor dele, hvis man ikke får noget ud af det? Det er en almindelig tanke.
Man ved ikke, hvad man ved. Hvis du ikke er klar over, at du har relevant viden, kan du ikke dele den.
For at være ærlig kæmpede vi i begyndelsen også med at dele vores viden. Især punkt to, tre og måske fire påvirkede os. Tiden var også altid et problem. Lad mig forklare det.
De direkte fordele er ikke altid synlige, hvilket er svært at se bort fra
De direkte fordele (for andre) er ikke altid tydelige, og det er svært at se bort fra. For eksempel er de langsigtede fordele ved at skrive ting ned svære at tænke på, fordi man ikke ser resultatet med det samme. Men i løbet af et par uger, når folk begynder at samle ting op på egen hånd, fordi de kan henvise til klare dokumenter, er fordelene tydelige. I starten var vores refleks, at det tog for meget af vores dyrebare tid at skrive klar dokumentation, men nu erkender vi, at det sparer os dyrebar tid. Vi oplevede fordelene, og nu er bøtten vendt.
Så hvad er fordelene ved at dele viden?
Listen kunne nemt blive længere, men lad os dele de vigtigste fordele.
Forbedrer kommunikation og samarbejde. Ved at dele viden skaber du et fælles grundlag, hvor alle kan diskutere emner på et højere niveau.
Forhindrer, at der opstår fejl. Man kan gennemføre projekter meget hurtigere, hvis man har et fælles videnslager. Det betyder nemlig, at folk bruger mindre tid på at søge efter information og vente på, at nøglepersoner svarer.
Øger medarbejdernes engagement. Ingen ønsker at arbejde på en isoleret ø, fordi det i sidste ende er ret kedeligt. Hvis du er en åben, samarbejdsvillig virksomhed, føler medarbejderne sig værdsat (for deres viden) og er mere tilbøjelige til at blive hos dig.
Bevarer viden. Du vil gerne have, at din virksomhed bevarer viden. Hvis en person har en særlig viden, og han eller hun rejser, er du på røven.
Forbedrer effektivitet og kompetence. Ifølge en Mckinsey-rapport bruger medarbejderne 1,8 timer hver dag på at lede efter korrekt information. Ved at bruge et brugervenligt videnscenter mindskes denne uproduktive tid betydeligt.
Giver sikkerhed til folk. Hvis en person er den eneste, der har en bestemt viden, vil det øge vedkommendes stressniveau, fordi han eller hun er et single point of failure.
Bygger videre på hinandens viden. Deling af viden, som det også er tilfældet med ideer, giver andre mennesker mulighed for at bygge videre på den viden eller kombinere den med deres egen. Vi kommer til et punkt, hvor 1+1=3.
Hvordan deler vi viden på vores arbejdsplads?
Confluence til dokumentation
Vi dokumenterer vores viden i Confluence. Teams bruger dette værktøj til at samarbejde og dele viden effektivt. Brugere kan oprette blogs og sider, som kan kommenteres og redigeres af alle teammedlemmer. Vi har valgt dette værktøj, fordi vi allerede bruger Jira, et projektstyringsværktøj fra samme leverandør.
Selv om værktøjet er brugervenligt, kan det blive en sump, hvis man ikke bruger eller strukturerer det korrekt. Derfor har vi nogle enkle grundregler:
Sørg for, at din dokumentation ligger i den rigtige mappe.
Giv din dokumentation klare, søgbare titler.
Hvis du vil tilføje oplysninger, skal du først tjekke, om der allerede er oplysninger om det. Brug tidsstempler, hvis det er nødvendigt.
Før du beder en anden om oplysninger, skal du først tjekke, om de allerede findes i Confluence. Hvis ikke, så spørg en anden, og tilføj det til Confluence bagefter.
Indtil videre har vi allerede lavet over 100 artikler.
Parprogrammering bygger en proces til deling af viden og kontekst ind i din daglige arbejdsgang
Parprogrammering
Vores udviklere udvikler typisk på egen hånd. Når deres kode er færdig, bliver den gennemgået af andre udviklere, hvilket også er et øjeblik, hvor de deler viden. Men nogle gange, for eksempel hvis vi skal tackle et komplekst problem eller prøve noget nyt, programmerer de i par. Parprogrammering er en agil softwareudviklingsteknik, hvor to programmører arbejder sammen ved en arbejdsstation. Denne proces gør det muligt for dem at lære af hinanden, mens de programmerer. De kan pege hinanden i den rigtige retning, udveksle ideer og diskutere fremgangsmåder. Parprogrammering bygger en proces til deling af viden og kontekst ind i dit daglige workflow.
Programmering af mafiaen
For nylig har vi eksperimenteret med mob-programmering. Med mob-programmering arbejder en gruppe kloge hoveder (mere end to) sammen om det samme, på samme tid, i det samme rum og ved den samme arbejdsstation. En udvikler (driveren) sidder ved tastaturet og skriver, hvad de andre udviklere (navigatørerne) beslutter. Rollerne skifter hvert tiende minut. Det første resultat var positivt, vi var begejstrede og følte, at vores løsning var af højere kvalitet end normalt, og vi fik endda rettet en fejl, som vi tidligere troede var umulig at rette. Vi vil gøre det oftere for at se, om vi ønsker at tilpasse os denne nye tilgang hos Easy LMS.
Nemme LMS-samtaler
Vi arbejder i forskellige teams. For at vide, hvad der foregår i andre teams, har vi et kvartalsvist show-and-tell-møde kaldet Easy LMS Talks. Det er et øjeblik, hvor vi kan lade vores arbejde skinne og fortælle vores kolleger om det. Og det kan være hvad som helst. Det kan være noget, du har lært, noget, du har eksperimenteret med, noget, du har læst, en ny funktion, du har arbejdet på, eller en proces, du har forbedret. Dette møde er en fantastisk mulighed for at lære af hinanden og udveksle ideer. Vi optager præsentationerne for dem, der ikke kan deltage.
Mesterklasser
Alle har deres ekspertise eller interesseområde. Hvis nogen vil vide mere om et bestemt emne eller lære af en kollega, så er masterclasses det ideelle medie. Kolleger kan bede hinanden om at forberede en masterclass baseret på deres spørgsmål. For eksempel har vores implementeringskonsulenter nogle gange ikke de detaljer, de skal bruge for at give et tilfredsstillende svar på tekniske spørgsmål. Når det sker, samler de alle deres spørgsmål om det pågældende emne og kan bede en udvikler om at forklare dem i en times masterclass. Kunden må vente lidt længere på et svar, men så får de et meget mere informativt svar, og alle fremtidige kunder får hurtigere et bedre svar.
Vi holder ikke bare vores viden for os selv. Vi arrangerer også workshops for medlemmer af Delft Roklub, Proteus Eretes.
Dedikerede Slack-kanaler
Vi har nogle dedikerede Slack-kanaler som #inspiration, hvor vi poster interessante blogs, videoer, bøger og så videre. Vi kontakter selvfølgelig vores kolleger med det samme, hvis vi støder på noget, der er relevant for dem.
Udveksling af viden efter konferencen
Hvis et par af os deltager i en konference (Tweakers, Fronteers osv.), udveksler vi bagefter vores nyfundne viden med resten af teamet. Vi viser dem, hvad vi har lært, og hvad der kunne være fede ting at tilpasse i vores arbejdsgang. Det er sådan, vi har lavet mange ændringer.
Ved at dele med dig, hvordan vi deler vores viden, har vi taget det til det næste niveau! Bliv ved med at dele ?
