Två personer vet mer än en. Det må vara världens största klyscha, men det är också sant. Även om det borde vara så är det inte alltid alla som tänker på att dela med sig av sin kunskap. Om du vill höja kvaliteten på din produkt eller tjänst är det viktigt att du håller dig konkurrenskraftig på marknaden och hjälper dina kollegor att utöka sin kompetens. Det är därför vi på Easy LMS uppmuntrar en kultur av kunskapsdelning så att vi kan skörda dess många fördelar.
Definition kunskap
För att förstå vikten av kunskapsdelning måste vi förstå hur kunskap skiljer sig från information. Managementkonsulten David Gurteen jämförde en gång kunskap med en kakrecept. Låt mig upprepa hans analogi här:
En analys av dess molekylära beståndsdelar är data. För de flesta ändamål inte särskilt användbart, du kanske inte ens kan se att det var en tårta. En ingrediensförteckning är information. Detta är mer användbart. Eftersom en erfaren kock förmodligen skulle kunna göra kakan har informationen fått ett sammanhang. Receptet skulle däremot vara kunskap. Det berättar hur du ska göra tårtan. En oerfaren kock kan dock inte ens med hjälp av receptet göra en bra tårta. En person med relevant kunskap, erfarenhet och färdighetskunskap i huvudet - som inte är lätt att skriva ner - skulle dock nästan säkert göra en utmärkt tårta utifrån receptet.
Med den här analogin försöker jag förklara att kunskap är en förbättrad version av information. Det är information som har kontextualiserats och kombinerats med erfarenhet, intuition, kreativitet och mycket mer.
Vilka är utmaningarna med att dela med sig av kunskap?
Trots att det ser så enkelt och självklart ut kan medarbetare och ledning missa möjligheten att dela med sig av kunskap i sina organisationer. Varför inte? Det är en självklarhet, men ändå värt att nämna:
Rädsla för att dela med sig av kunskap. Människor kan vara rädda att om de avslöjar sin kunskap kanske du inte längre behöver dem. Innerst inne är vi alla osäkra varelser...
Otrygga med sin kunskap. Den här punkten är också relaterad till osäkerhet. Människor är rädda för att deras kunskaper är föråldrade eller irrelevanta. Därför är de ovilliga att dela med sig av den. De anser att deras kunskap inte tillför något värde, eller ännu värre, att den skadar kvaliteten. Vissa människor är till och med rädda för att bli avslöjade eftersom de upplever imposter syndrome.
Brist på rätt teknik. Att ha ett center för kunskapsdelning är allt. Om människor inte har rätt användarvänligt verktyg kommer deras motivation att använda det att minska till noll.
Fördelarna saknas. Varför dela med sig om man inte har någon nytta av det? Det är en vanlig tanke.
Vet inte vad du vet. Om du inte är medveten om att du besitter relevant kunskap kan du inte dela med dig av den.
Ärligt talat hade vi i början också svårt att dela med oss av vår kunskap. Det var framför allt punkterna två, tre och kanske fyra som påverkade oss. Dessutom var tiden alltid ett problem. Låt mig förklara.
De direkta fördelarna är inte alltid uppenbara, vilket är svårt att bortse från
De direkta fördelarna (för andra) är inte alltid uppenbara, vilket är svårt att se förbi. Till exempel är de långsiktiga fördelarna med att skriva ner saker svåra att tänka på eftersom du inte ser resultatet omedelbart. Men om ett par veckor, när folk börjar plocka upp saker på egen hand eftersom de kan hänvisa till tydliga dokument, är fördelarna uppenbara. Till en början tyckte vi att det tog för mycket av vår dyrbara tid att skriva tydlig dokumentation, men nu inser vi att det sparar oss dyrbar tid. Vi upplevde fördelarna, och nu är det ombytta roller.
Vilka är då fördelarna med att dela med sig av kunskap?
Listan skulle lätt kunna göras längre, men låt oss dela med oss av de viktigaste fördelarna.
Förbättrar kommunikation och samarbete. Genom att dela kunskap skapar du en gemensam grund där alla kan diskutera ämnen på en högre nivå.
Förhindrar att fel uppstår. Du kan slutföra projekt mycket snabbare om du har en gemensam kunskapsbank. Det innebär nämligen att man lägger mindre tid på att söka efter information och vänta på att nyckelpersoner ska svara.
Ökar medarbetarnas engagemang. Ingen vill arbeta på en isolerad ö eftersom det i slutändan är ganska tråkigt. Om du är ett öppet, samarbetsvilligt företag känner sig medarbetarna uppskattade (för sin kunskap) och är mer benägna att stanna kvar hos dig.
Behåller kunskap. Du vill att ditt företag ska behålla kunskap. Om en person har särskild kunskap och han eller hon lämnar företaget är det kört.
Höjer effektiviteten och kompetensen. Enligt en Mckinsey-rapport spenderar anställda 1,8 timmar varje dag på att leta efter korrekt information. Genom att använda ett användarvänligt kunskapscenter krymper denna improduktiva tid avsevärt.
Ger trygghet till människor. Om en person är den enda som har viss kunskap kommer detta att öka stressnivåerna eftersom de är en enda punkt för misslyckande.
Bygger vidare på varandras kunskap. Att dela med sig av kunskap, som det också är med idéer, ger andra människor möjlighet att bygga vidare på den kunskapen eller kombinera den kunskapen med sin egen. Vi kommer till en punkt där 1+1=3.
Hur delar vi med oss av kunskap på vår arbetsplats?
Confluence för dokumentation
Vi dokumenterar vår kunskap i Confluence. Team använder det här verktyget för att samarbeta och dela kunskap på ett effektivt sätt. Användare kan skapa bloggar och sidor som kan kommenteras och redigeras av alla teammedlemmar. Vi har valt det här verktyget eftersom vi redan använder Jira, ett projekthanteringsverktyg från samma leverantör.
Även om verktyget är användarvänligt kan det bli ett träsk om man inte använder eller strukturerar det på rätt sätt. Därför har vi några enkla grundregler:
Se till att din dokumentation finns i rätt mapp.
Ge din dokumentation tydliga, sökbara titlar.
Om du vill lägga till information, kontrollera först om det redan finns information om det. Använd tidsstämplar om det behövs.
Innan du ber någon annan om information måste du först kontrollera om den redan finns i Confluence. Om inte, fråga någon och lägg sedan till den i Confluence.
Hittills har vi redan skapat över 100 artiklar.
Parprogrammering bygger in en process för att dela kunskap och sammanhang i ditt dagliga arbetsflöde
Programmering i par
Vanligtvis utvecklar våra utvecklare på egen hand. När deras kod är klar granskas den av andra utvecklare, vilket också är ett tillfälle att dela med sig av kunskap. Men ibland, till exempel om vi måste ta itu med ett komplext problem eller prova något nytt, programmerar de i par. Parprogrammering är en agil teknik för mjukvaruutveckling där två programmerare arbetar tillsammans vid en arbetsstation. På så sätt kan de lära sig av varandra medan de programmerar. De kan peka varandra i rätt riktning, utbyta idéer och diskutera tillvägagångssätt. Med parprogrammering bygger du in en process för att dela kunskap och sammanhang i ditt dagliga arbetsflöde.
Mob-programmering
På senare tid har vi experimenterat med mobprogrammering. Med mobprogrammering arbetar en grupp briljanta hjärnor (fler än två) tillsammans med samma sak, samtidigt, i samma utrymme och vid samma arbetsstation. En utvecklare (föraren) sitter vid tangentbordet och skriver in det som de andra utvecklarna (navigatörerna) beslutar om. Dessa roller byts var tionde minut. Det första resultatet var positivt, vi var entusiastiska och tyckte att vår lösning höll högre kvalitet än normalt, vi fixade till och med en bugg som vi tidigare trodde var omöjlig att fixa. Vi kommer att göra det oftare för att se om vi vill anpassa oss till det här nya tillvägagångssättet hos Easy LMS.
Enkla LMS-samtal
Vi arbetar i olika team. För att veta vad som händer i andra team har vi ett kvartalsvis show-and-tell-möte som kallas Easy LMS Talks. Det är ett tillfälle då vi kan låta vårt arbete glänsa och berätta allt om det för våra kollegor. Och det kan vara vad som helst. Det kan vara något du har lärt dig, något du har experimenterat med, något du har läst, en ny funktion som du har arbetat med eller en process som du har förbättrat. Det här mötet är ett utmärkt tillfälle att lära av varandra och utbyta idéer. Vi spelar in presentationerna för dem som inte kan delta.
Mästarkurser
Alla har sin expertis eller sitt intresseområde. Om någon vill veta mer om ett specifikt ämne eller lära sig av en kollega är masterclasses det perfekta mediet. Kollegor kan be varandra att förbereda en masterclass baserat på deras frågor. Det händer till exempel att våra implementationskonsulter inte har alla detaljer som de behöver för att ge ett tillfredsställande svar på tekniska frågor. När det händer samlar de in alla sina frågor om ämnet och kan be en utvecklare att förklara dem i en masterclass på en timme. Kunden får vänta lite längre på ett svar, men då får de ett mycket mer informativt svar, och alla framtida kunder får ett bättre svar snabbare.
Vi behåller inte bara vår kunskap för oss själva. Vi anordnar också workshops för medlemmar i Delfts roddklubb, Proteus Eretes.
Dedikerade Slack-kanaler
Vi har några särskilda Slack-kanaler, till exempel #inspiration, där vi lägger upp intressanta bloggar, videor, böcker och så vidare. Naturligtvis kontaktar vi kollegorna direkt om vi stöter på något som är relevant för dem.
Kunskapsutbyte efter konferensen
Om ett par av oss deltar i en konferens (Tweakers, Fronteers, etc.), utbyter vi vår nyfunna kunskap efteråt med resten av teamet. Vi visar dem vad vi har lärt oss och vad som skulle kunna vara häftiga saker att anpassa till i vårt arbetsflöde. Det är så här vi har gjort många förändringar.
Genom att dela med oss av hur vi delar med oss av vår kunskap har vi tagit det till nästa nivå! Fortsätt dela med dig?
