Dos personas saben más que una. Puede que sea el mayor tópico del mundo, pero también es cierto. Aunque debería ser así, compartir conocimientos no suele estar en la mente de todo el mundo. Si quiere aportar calidad a su producto o servicio, es esencial que siga siendo competitivo en el mercado y ayude a sus colegas a ampliar sus conocimientos. Por eso, en Easy LMS, fomentamos una cultura de intercambio de conocimientos para poder cosechar sus muchas recompensas.
Definición conocimiento
Para comprender la importancia del intercambio de conocimientos, debemos entender en qué se diferencia el conocimiento de la información. El consultor de gestión David Gurteen comparó una vez el conocimiento con un receta de pastel. Permítanme repetir su analogía:
Un análisis de sus componentes moleculares es dato. Para la mayoría de los propósitos no es muy útil, puede que ni siquiera se note que es un pastel. Una lista de ingredientes es información. Esto es más útil. Como un cocinero experimentado probablemente podría hacer el pastel, se ha dado contexto a los datos. La receta, sin embargo, sería conocimiento. Te dice cómo hacer la tarta. Sin embargo, un cocinero inexperto, incluso con la receta, podría no hacer un buen pastel. Una persona, en cambio, con los conocimientos, la experiencia y las habilidades pertinentes en la cabeza -que no se escriben fácilmente- casi seguro que haría una tarta excelente con la receta.
Con esta analogía, intento decir que el conocimiento es una versión mejorada de la información. Es información contextualizada y combinada con experiencia, intuición, creatividad y mucho más.
¿Cuáles son los retos de compartir conocimientos?
Aunque parezca tan sencillo y común, los empleados y directivos pueden perder la oportunidad de compartir conocimientos en sus organizaciones. ¿Por qué? Es una obviedad, pero merece la pena mencionarlo:
Miedo a compartir conocimientos. Las personas pueden temer que si revelan sus conocimientos, puede que ya no les necesites. En el fondo, todos somos criaturas inseguras
Inseguros de sus conocimientos. Este punto también está relacionado con la inseguridad. Las personas tienen miedo de que sus conocimientos sean obsoletos o irrelevantes. Por eso son reacias a compartirlos. En su opinión, sus conocimientos no aportan valor o, peor aún, perjudican la calidad. Algunas personas incluso temen ser desenmascaradas porque experimentan síndrome del impostor.
Falta de tecnología correcta. Tener un centro para compartir conocimientos lo es todo. Si la gente no tiene la herramienta correcta y fácil de usar, su motivación para utilizarla disminuirá a cero.
Faltan los beneficios. Por qué compartir si no te beneficias de ello? Es un pensamiento habitual.
No saber lo que sabes. Si no eres consciente de que posees un conocimiento relevante, no puedes compartirlo.
No saber lo que sabes.
Para ser sinceros, al principio también nos costaba compartir nuestros conocimientos. Especialmente los puntos dos, tres y quizá cuatro nos afectaban. Además, el tiempo siempre era un problema. Me explico.
Los beneficios directos no siempre son evidentes, pero es difícil pasarlos por alto.
Los beneficios directos (para los demás) no siempre son evidentes, lo cual es difícil de pasar por alto. Por ejemplo, es difícil pensar en los beneficios a largo plazo de anotar las cosas porque no se ve el resultado inmediatamente. Pero, en un par de semanas, cuando la gente empieza a recoger cosas por su cuenta porque pueden consultar documentos claros, los beneficios son evidentes. Al principio, nuestro reflejo era que escribir documentación clara nos quitaba demasiado de nuestro precioso tiempo, pero ahora reconocemos que nos ahorra un tiempo precioso. Experimentamos sus ventajas, y ahora las tornas han cambiado.
¿Cuáles son las ventajas de compartir conocimientos?
Esta lista podría continuar fácilmente, pero compartamos los beneficios más importantes.
Mejora la comunicación y la colaboración. Al compartir conocimientos, crearás un terreno común en el que todos podrán debatir temas a un nivel superior.
Evita que se produzcan errores. Puedes completar proyectos mucho más rápido si tienes un repositorio compartido de conocimientos. Porque significa que la gente pasa menos tiempo buscando información y esperando a que las personas clave respondan.
Aumenta el compromiso de los empleados. Nadie quiere trabajar en una isla aislada porque, al final, eso es bastante aburrido. Si eres una empresa abierta y cooperativa, los empleados se sienten valorados (por sus conocimientos) y es más probable que se queden contigo.
Retiene el conocimiento. Quieres que tu empresa retenga el conocimiento. Si una persona tiene unos conocimientos concretos y se marcha, estás jodido.
Aumenta la eficiencia y la competencia. Según un Informe Mckinsey, los empleados pasan 1,8 horas al día buscando información correcta. Utilizando un centro de conocimiento fácil de usar, este tiempo improductivo se reduce significativamente.
Da seguridad a las personas. Si una persona es la única que tiene ciertos conocimientos, esto aumentará sus niveles de estrés porque es un único punto de fallo.
Construye sobre el conocimiento de los demás. Compartir el conocimiento, como también ocurre con las ideas, da a otras personas la opción de construir sobre ese conocimiento o combinarlo con el suyo propio. Llegamos a un punto en el que 1+1=3.
Construye sobre el conocimiento de los demás.
¿Cómo compartimos conocimientos en nuestro espacio de trabajo?
Confluence para la documentación
Documentamos nuestros conocimientos en Confluence. Los equipos utilizan esta herramienta para colaborar y compartir conocimientos de forma eficiente. Los usuarios pueden crear blogs y páginas, que pueden ser comentados y editados por todos los miembros del equipo. Hemos elegido esta herramienta porque ya utilizamos Jira, una herramienta de gestión de proyectos del mismo proveedor.
Aunque la herramienta es fácil de usar, si no se utiliza o estructura correctamente, puede convertirse en un pantano. Por eso tenemos unas sencillas reglas básicas:
Asegúrese de que su documentación está en la carpeta correcta.
Dé a su documentación títulos claros y que permitan búsquedas.
Si desea añadir información, compruebe primero si ya existe información al respecto. Luego, amplía o actualiza la información existente.Utiliza marcas de tiempo si es necesario.
Antes de pedir información a otra persona, primero tienes que comprobar si ya está en Confluence. Si no es así, pregúntaselo a alguien y después añádelo a Confluence.
Pregunta a alguien y después añádelo a Confluence.
Hasta ahora, ya hemos creado más de 100 artículos.
La programación en parejas crea un proceso para compartir conocimientos y contexto en el flujo de trabajo diario.
Programación por parejas
Normalmente, nuestros desarrolladores trabajan por su cuenta. Cuando terminan su código, lo revisan otros desarrolladores, que también son momentos de compartir conocimientos. Pero a veces, por ejemplo, si tenemos que abordar un problema complejo o probar algo nuevo, programan en parejas. La programación en parejas es una técnica ágil de desarrollo de software en la que dos programadores trabajan juntos en una misma estación de trabajo. Este proceso les permite aprender el uno del otro mientras programan. Pueden orientarse mutuamente en la dirección correcta, intercambiar ideas y discutir enfoques. La programación en parejas crea un proceso para compartir conocimientos y contexto en el flujo de trabajo diario.
Programación de la mafia
Recientemente hemos experimentado con la programación en grupo. Con la programación en grupo, un grupo de mentes brillantes (más de dos) trabajan juntos en lo mismo, al mismo tiempo, en el mismo espacio y en la misma estación de trabajo. Un desarrollador (el conductor) está al teclado y teclea lo que deciden los otros desarrolladores (los navegantes). Estos papeles cambian cada diez minutos. El primer resultado fue positivo. Nos entusiasmó y nos pareció que nuestra solución era de más calidad de lo normal. Incluso arreglamos un fallo que antes creíamos irreparable. Vamos a hacerlo más a menudo para ver si queremos adaptarnos a este nuevo enfoque en Easy LMS.
Charlas Easy LMS
Trabajamos en diferentes equipos. Para saber qué se cuece en los demás equipos, celebramos una reunión trimestral llamada Easy LMS Talks. Es un momento en el que podemos dar a conocer nuestro trabajo y contárselo a nuestros compañeros. Y puede ser cualquier cosa. Puede ser algo que hayas aprendido, algo con lo que hayas experimentado, algo que hayas leído, una nueva función en la que hayas trabajado o un proceso que hayas mejorado. Esta reunión es una gran oportunidad para aprender unos de otros e intercambiar ideas. Grabamos las presentaciones para quienes no puedan asistir.
Clases magistrales
Todo el mundo tiene sus conocimientos especializados o su campo de interés. Si alguien quiere saber más sobre un tema concreto o aprender de un colega, las clases magistrales son el medio ideal. Los colegas pueden pedirse mutuamente que preparen una masterclass basada en sus preguntas.. Por ejemplo, nuestros consultores de implantación a veces no disponen de los detalles necesarios para dar una respuesta satisfactoria a preguntas técnicas. Cuando esto ocurre, recopilan todas sus preguntas sobre ese tema y pueden pedir a un desarrollador que las explique en una clase magistral de una hora. El cliente tiene que esperar un poco más para obtener una respuesta, pero luego obtiene una respuesta mucho más informativa, y todos los futuros clientes tienen una respuesta mejor y más rápida.
No nos guardamos nuestros conocimientos para nosotros. También organizamos talleres para los miembros del club de remo de Delft, Proteus Eretes.
Canales Slack dedicados
Tenemos algunos canales dedicados en Slack, como #inspiration, donde publicamos blogs interesantes, vídeos, libros, etcétera. Por supuesto, contactamos enseguida con los compañeros si encontramos algo relevante para ellos.
Intercambio de conocimientos tras la conferencia
Si algunos de nosotros asistimos a una conferencia (Tweakers, Fronteers, etc.), después intercambiamos nuestros nuevos conocimientos con el resto del equipo. Les mostramos lo que hemos aprendido y lo que podría ser interesante adaptar a nuestro flujo de trabajo. Así es como hicimos muchos cambios.
Al compartir contigo cómo compartimos nuestros conocimientos, ¡lo hemos llevado al siguiente nivel! Sigue compartiendo...
