Dwie osoby wiedzą więcej niż jedna. To może być największy banał na świecie, ale jest to również prawda. Nawet jeśli tak powinno być, dzielenie się wiedzą nie jest często na pierwszym miejscu. Jeśli chcesz wnieść jakość do swojego produktu lub usługi, ważne jest, abyś pozostał konkurencyjny na rynku i pomógł współpracownikom poszerzyć ich umiejętności. Właśnie dlatego w Easy LMS wspieramy kulturę dzielenia się wiedzą, abyśmy mogli czerpać z niej wiele korzyści.
Definicja wiedzy
Aby zrozumieć znaczenie dzielenia się wiedzą, musimy zrozumieć, czym różni się wiedza od informacji. Konsultant ds. zarządzania David Gurteen porównał kiedyś wiedzę do przepis na ciasto. Powtórzę tutaj jego analogię:
Analiza jego składników molekularnych to dane. Dla większości celów niezbyt użyteczne, możesz nawet nie być w stanie powiedzieć, że to ciasto. Lista składników to informacje. To jest bardziej użyteczne. Ponieważ doświadczony kucharz prawdopodobnie mógłby zrobić to ciasto, dane otrzymały kontekst. Przepis byłby jednak wiedzą. Mówi ci, jak zrobić ciasto. Jednak niedoświadczony kucharz, nawet z przepisem, może nie zrobić dobrego ciasta. Jednak osoba z odpowiednią wiedzą, doświadczeniem i umiejętnościami w głowie - których nie da się łatwo zapisać - prawie na pewno zrobiłaby doskonałe ciasto z przepisu..
Za pomocą tej analogii staram się powiedzieć, że wiedza jest ulepszoną wersją informacji. To informacje, które zostały skontekstualizowane i połączone z doświadczeniem, intuicją, kreatywnością i nie tylko.
Jakie są wyzwania związane z dzieleniem się wiedzą?
Chociaż wydaje się to takie proste i powszechne, pracownicy i kierownictwo mogą przegapić okazję do dzielenia się wiedzą w swoich organizacjach. Dlaczego? To oczywiste stwierdzenie, ale warto o nim wspomnieć:
Obawa przed dzieleniem się wiedzą. Ludzie mogą obawiać się, że jeśli ujawnią swoją wiedzę, przestaną być potrzebni. W głębi duszy wszyscy jesteśmy niepewnymi istotami ?.
Niepewni swojej wiedzy. Ten punkt jest również związany z brakiem bezpieczeństwa. Ludzie obawiają się, że ich wiedza jest przestarzała lub nieistotna. Dlatego niechętnie się nią dzielą. Ich zdaniem ich wiedza nie wnosi wartości dodanej lub, co gorsza, szkodzi jakości. Niektórzy nawet boją się zdemaskowania, ponieważ doświadczają zespołu oszusta.
Brak odpowiedniej technologii. Posiadanie centrum wymiany wiedzy to podstawa. Jeśli ludzie nie mają odpowiedniego, przyjaznego dla użytkownika narzędzia, ich motywacja do korzystania z niego spadnie do zera.
Brak korzyści. Po co się dzielić, jeśli nie ma z tego korzyści? To powszechna myśl.
Nie wiedząc, co wiesz. Jeśli nie jesteś świadomy, że posiadasz odpowiednią wiedzę, nie możesz się nią dzielić.
Szczerze mówiąc, na wczesnych etapach mieliśmy trudności z dzieleniem się naszą wiedzą. Szczególnie dotyczyło to punktów drugiego, trzeciego i może czwartego. Ponadto, zawsze problemem był czas. Pozwól, że wyjaśnię.
Bezpośrednie korzyści nie zawsze są widoczne, co jest trudne do przeoczenia
Bezpośrednie korzyści (dla innych) nie zawsze są oczywiste, co jest trudne do przeoczenia. Na przykład, długoterminowe korzyści z zapisywania rzeczy są trudne do pomyślenia, ponieważ nie zobaczysz rezultatów od razu. Ale po kilku tygodniach, gdy ludzie zaczną samodzielnie zbierać rzeczy, ponieważ będą mogli odwoływać się do przejrzystych dokumentów, korzyści będą oczywiste. Na początku odruchowo uważaliśmy, że pisanie przejrzystej dokumentacji pochłania zbyt wiele naszego cennego czasu, ale teraz zdajemy sobie sprawę, że oszczędza nam to cenny czas. Doświadczyliśmy korzyści, a teraz sytuacja się odwróciła.
Jakie są zatem korzyści z dzielenia się wiedzą?
Lista ta mogłaby z łatwością się wydłużać, ale podzielmy się najważniejszymi korzyściami.
Poprawia komunikację i współpracę. Dzieląc się wiedzą, tworzysz wspólną płaszczyznę, na której wszyscy mogą omawiać tematy na wyższym poziomie.
Zapobiega występowaniu błędów. Możesz ukończyć projekty znacznie szybciej, jeśli masz wspólne repozytorium wiedzy. Oznacza to bowiem, że ludzie spędzają mniej czasu na poszukiwaniu informacji i oczekiwaniu na odpowiedź kluczowych osób.
Zwiększa zaangażowanie pracowników. Nikt nie chce pracować na odizolowanej wyspie, ponieważ ostatecznie jest to dość nudne. Jeśli jesteś otwartą, chętną do współpracy firmą, pracownicy czują się docenieni (za swoją wiedzę) i są bardziej skłonni do pozostania z Tobą.
Utrzymuje wiedzę. Chcesz, aby Twoja firma zachowała wiedzę. Jeśli jedna osoba posiada konkretną wiedzę i odchodzi, masz przechlapane.
Podnosi wydajność i kompetencje. Według raportu Mckinsey, pracownicy spędzają 1,8 godziny każdego dnia szukając poprawnych informacji. Korzystając z przyjaznego dla użytkownika centrum wiedzy, ten bezproduktywny czas znacznie się skraca.
Daje ludziom bezpieczeństwo. Jeśli dana osoba jest jedyną, która posiada pewną wiedzę, zwiększy to jej poziom stresu, ponieważ jest ona pojedynczym punktem awarii.
Buduje na wiedzy innych. Dzielenie się wiedzą, podobnie jak w przypadku pomysłów, daje innym ludziom możliwość budowania na tej wiedzy lub łączenia jej z własną. Dochodzimy do punktu, w którym 1+1=3.
Jak dzielimy się wiedzą w naszym miejscu pracy?
Confluence dla dokumentacji
Dokumentujemy naszą wiedzę w Confluence. Zespoły używają tego narzędzia do efektywnej współpracy i dzielenia się wiedzą. Użytkownicy mogą tworzyć blogi i strony, które mogą być komentowane i edytowane przez wszystkich członków zespołu. Wybraliśmy to narzędzie, ponieważ korzystamy już z Jira, narzędzie do zarządzania projektami tego samego dostawcy.
Chociaż narzędzie jest przyjazne dla użytkownika, jeśli nie używasz go prawidłowo, może stać się bagnem. Dlatego mamy kilka prostych podstawowych zasad:
Upewnij się, że dokumentacja znajduje się we właściwym folderze.
Nadaj dokumentacji jasne, łatwe do wyszukania tytuły.
Jeśli chcesz dodać informacje, najpierw sprawdź, czy istnieją już informacje na ten temat. Następnie rozwiń lub zaktualizuj istniejące informacje. W razie potrzeby użyj znaczników czasu.
Zanim poprosisz kogoś innego o informacje, najpierw musisz sprawdzić, czy są one już w Confluence. Jeśli nie, poproś kogoś, a następnie dodaj je do Confluence.
Do tej pory stworzyliśmy już ponad 100 artykułów.
Programowanie w parach tworzy proces dzielenia się wiedzą i kontekstem w codziennym przepływie pracy
Programowanie w parach
Zazwyczaj nasi programiści pracują samodzielnie. Kiedy ich kod jest gotowy, jest sprawdzany przez innych programistów, co jest również momentem dzielenia się wiedzą. Czasami jednak, na przykład gdy musimy rozwiązać złożony problem lub wypróbować coś nowego, programujemy w parach. Programowanie w parach to zwinna technika tworzenia oprogramowania, w której dwóch programistów pracuje razem na jednym stanowisku. Proces ten pozwala im uczyć się od siebie nawzajem podczas programowania. Mogą wskazywać sobie nawzajem właściwy kierunek, wymieniać się pomysłami i omawiać podejścia. Programowanie w parach tworzy proces dzielenia się wiedzą i kontekstem w codziennym przepływie pracy.
Programowanie mobów
Ostatnio eksperymentowaliśmy z programowaniem mobowym. W programowaniu mob grupa błyskotliwych umysłów (więcej niż dwóch) pracuje razem nad tą samą rzeczą, w tym samym czasie, w tej samej przestrzeni i na tej samej stacji roboczej. Jeden programista (kierowca) siedzi przy klawiaturze i wpisuje to, o czym decydują inni programiści (nawigatorzy). Role te zmieniają się co dziesięć minut. Pierwszy wynik był pozytywny: byliśmy entuzjastycznie nastawieni i czuliśmy, że nasze rozwiązanie jest wyższej jakości niż zwykle. Naprawiliśmy nawet błąd, który wcześniej uważaliśmy za niemożliwy do naprawienia. Zamierzamy robić to częściej, aby sprawdzić, czy chcemy dostosować się do tego nowego podejścia w Easy LMS.
Easy LMS Talks
Pracujemy w różnych zespołach. Aby wiedzieć, co dzieje się w innych zespołach, raz na kwartał organizujemy spotkanie o nazwie Easy LMS Talks. Jest to moment, w którym możemy pokazać naszą pracę i opowiedzieć o niej naszym kolegom. Może to być cokolwiek. Może to być coś, czego się nauczyłeś, coś, z czym eksperymentowałeś, coś, co przeczytałeś, nowa funkcja, nad którą pracowałeś lub proces, który ulepszyłeś. To spotkanie jest świetną okazją do uczenia się od siebie nawzajem i wymiany pomysłów. Nagrywamy prezentacje dla tych, którzy nie mogą w nich uczestniczyć.
Kursy mistrzowskie
Każdy ma swoją wiedzę lub obszar zainteresowań. Jeśli ktoś chce dowiedzieć się więcej na określony temat lub uczyć się od kolegi, to masterclassy są idealnym medium. Koledzy mogą poprosić siebie nawzajem o przygotowanie masterclass w oparciu o ich pytania. Na przykład nasi konsultanci ds. wdrożeń czasami nie mają szczegółowych informacji, których potrzebują, aby udzielić satysfakcjonującej odpowiedzi na pytania techniczne. Kiedy tak się dzieje, zbierają wszystkie swoje pytania na ten temat i mogą poprosić programistę o ich wyjaśnienie w godzinnym masterclass. Klient musi poczekać nieco dłużej na odpowiedź, ale otrzymuje znacznie bardziej wyczerpującą odpowiedź, a wszyscy przyszli klienci szybciej otrzymują lepszą odpowiedź.
Nie zatrzymujemy naszej wiedzy tylko dla siebie. Organizujemy również warsztaty dla członków klubu wioślarskiego Delft, Proteus Eretes.
Dedykowane kanały Slack
Mamy kilka dedykowanych kanałów Slack, takich jak #inspiration, gdzie publikujemy ciekawe blogi, filmy, książki itp. Oczywiście od razu kontaktujemy się ze współpracownikami, jeśli natrafimy na coś dla nich istotnego.
Wymiana wiedzy po konferencji
Jeśli kilku z nas bierze udział w konferencji (Tweakers, Fronteers itp.), wymieniamy się naszą nowo zdobytą wiedzą z resztą zespołu. Pokazujemy im, czego się nauczyliśmy i co może być fajnymi rzeczami do zaadaptowania w naszym przepływie pracy. W ten sposób wprowadziliśmy wiele zmian.
Dzieląc się z wami tym, jak dzielimy się naszą wiedzą, przenieśliśmy ją na wyższy poziom! Dziel się dalej ?
