Connaissance des définitions
Pour comprendre l'importance du partage des connaissances, il faut savoir en quoi les connaissances diffèrent des informations. David Gurteen, consultant en gestion, a comparé la connaissance à un recette de gâteau. Permettez-moi de répéter son analogie :
donnée. Dans la plupart des cas, elle n'est pas très utile ; il se peut même que vous ne puissiez pas dire qu'il s'agit d'un gâteau. Une liste d'ingrédients est information. Elle est plus utile. Étant donné qu'un cuisinier expérimenté pourrait probablement préparer le gâteau, les données ont été mises en contexte. La recette, quant à elle, serait connaissance. Elle vous indique comment faire le gâteau. Cependant, un cuisinier inexpérimenté, même s'il dispose de la recette, risque de ne pas faire un bon gâteau. En revanche, une personne possédant les connaissances, l'expérience et les compétences nécessaires dans sa tête - ce qui n'est pas facile à écrire - serait presque certaine de faire un excellent gâteau à partir de la recette.
Avec cette analogie, j'essaie de dire que la connaissance est une version améliorée de l'information. Il s'agit d'informations qui ont été contextualisées et combinées avec l'expérience, l'intuition, la créativité, etc.
Quels sont les défis liés au partage des connaissances ?
Bien que cela paraisse simple et banal, les employés et les dirigeants peuvent manquer l'occasion de partager les connaissances au sein de leur organisation. Pourquoi ? C'est une évidence, mais cela vaut la peine d'être mentionné :
La peur du partage des connaissances. Les gens peuvent craindre que vous n'ayez plus besoin d'eux s'ils révèlent leurs connaissances. Au fond, nous sommes tous des créatures peu sûres d'elles-mêmes...
Unsure de ses connaissances. Ce point est également lié à l'insécurité. Les gens ont peur que leurs connaissances soient dépassées ou non pertinentes. C'est pourquoi ils hésitent à les partager. Selon eux, leurs connaissances n'apportent aucune valeur ajoutée, ou pire, elles nuisent à la qualité. Certaines personnes ont même peur d'être démasquées parce qu'elles souffrent du syndrome de l'imposteur.
L'absence d'une technologie correcte. Disposer d'un centre de partage des connaissances est essentiel. Si les gens ne disposent pas de l'outil convivial adéquat, leur motivation à l'utiliser diminuera à zéro.
Les avantages manquent. Pourquoi partager si vous n'en tirez aucun bénéfice ? C'est une réflexion courante.
Ne pas savoir ce que l'on sait. Si vous ne savez pas que vous possédez des connaissances pertinentes, vous ne pouvez pas les partager.
Pour être honnête, dans les premiers temps, nous avons également eu du mal à partager nos connaissances. Les points deux, trois et peut-être quatre nous ont particulièrement affectés. De plus, le temps était toujours un problème. Je m'explique.
Les avantages directs ne sont pas toujours apparents, ce qui est difficile à ignorer
Les avantages directs (pour les autres) ne sont pas toujours apparents, ce qui est difficile à ignorer. Par exemple, il est difficile de penser aux avantages à long terme de la mise par écrit, car les résultats ne sont pas visibles immédiatement. Mais au bout de quelques semaines, lorsque les gens commencent à ramasser des choses par eux-mêmes parce qu'ils ont pu se référer à des documents clairs, les avantages sont évidents. Au début, nous avions le réflexe de penser que la rédaction d'une documentation claire prenait trop de notre précieux temps, mais maintenant nous reconnaissons qu'elle nous fait gagner un temps précieux. Nous avons fait l'expérience de ses avantages, et maintenant les rôles sont inversés.
Quels sont donc les avantages du partage des connaissances ?
Cette liste pourrait facilement se poursuivre, mais partageons les avantages les plus importants.
Améliore la communication et la collaboration. En partageant les connaissances, vous créerez un terrain d'entente où chacun pourra discuter des sujets à un niveau plus élevé.
Prévient les erreurs. Vous pouvez réaliser des projets beaucoup plus rapidement si vous disposez d'un référentiel de connaissances partagé. Cela signifie que les gens passent moins de temps à rechercher des informations et à attendre que les personnes clés répondent.
Stimule l'engagement des employés. Personne ne souhaite travailler sur une île isolée car, en fin de compte, c'est assez ennuyeux. Si vous êtes une entreprise ouverte et coopérative, les employés se sentent valorisés (pour leurs connaissances) et sont plus susceptibles de rester avec vous.
Maintient des connaissances. Vous souhaitez que votre entreprise conserve ses connaissances. Si une personne possède des connaissances particulières et qu'elle quitte l'entreprise, c'est raté.
Augmente l'efficacité et la compétence. Selon un Mckinsey report, les employés passent 1,8 heure par jour à chercher des informations correctes. En utilisant un centre de connaissances convivial, ce temps improductif diminue considérablement.
Donne de la sécurité aux gens. Si une personne est la seule à posséder certaines connaissances, son niveau de stress augmente car elle constitue un point de défaillance unique.
Construit à partir des connaissances des autres. Le partage des connaissances, comme c'est le cas pour les idées, donne aux autres la possibilité de s'appuyer sur ces connaissances ou de les combiner avec les leurs. Nous arrivons à un point où 1+1=3.
Comment partager les connaissances dans notre espace de travail ?
Confluence pour la documentation
Nous documentons nos connaissances dans Confluence. Les équipes utilisent cet outil pour collaborer et partager les connaissances de manière efficace. Les utilisateurs peuvent créer des blogs et des pages, qui peuvent être commentés et modifiés par tous les membres de l'équipe. Nous avons choisi cet outil parce que nous utilisons déjà Jira, un outil de gestion de projet du même fournisseur.
Vérifiez que votre documentation se trouve dans le bon dossier.
Donnez à votre documentation des titres clairs et consultables.
Avant de demander des informations à quelqu'un d'autre, vous devez d'abord vérifier si elles se trouvent déjà dans Confluence. Si ce n'est pas le cas, demandez à quelqu'un et ajoutez ensuite l'information à Confluence.
Jusqu'à présent, nous avons déjà créé plus de 100 articles.
La programmation en binôme permet de mettre en place un processus de partage des connaissances et du contexte dans votre travail quotidien.
Programmation en binôme
En règle générale, nos développeurs travaillent seuls. Lorsque leur code est terminé, il est revu par d'autres développeurs, ce qui constitue également un moment de partage des connaissances. Mais parfois, par exemple, si nous devons nous attaquer à un problème complexe ou essayer quelque chose de nouveau, ils programment en binôme. La programmation en binôme est une technique agile de développement de logiciels dans laquelle deux programmeurs travaillent ensemble sur un même poste de travail. Ce processus leur permet d'apprendre l'un de l'autre pendant qu'ils programment. Ils peuvent s'orienter mutuellement dans la bonne direction, échanger des idées et discuter des approches. La programmation en binôme permet d'intégrer un processus de partage des connaissances et du contexte dans votre flux de travail quotidien.
Programmation mob
Récemment, nous avons expérimenté la programmation collective. Avec la programmation collective, un groupe d'esprits brillants (plus de deux) travaillent ensemble sur la même chose, au même moment, dans le même espace et sur le même poste de travail. Un développeur (le conducteur) est au clavier et tape ce que les autres développeurs (les navigateurs) décident. Ces rôles s'échangent toutes les dix minutes. Le premier résultat a été positif.Nous étions enthousiastes et avons eu le sentiment que notre solution était de meilleure qualité que d'habitude.Nous avons même corrigé un bogue que nous pensions auparavant impossible à résoudre. Nous allons le faire plus souvent pour voir si nous voulons nous adapter à cette nouvelle approche chez Easy LMS.
Discussions sur le LMS
Nous travaillons dans différentes équipes. Pour savoir ce qui se passe dans les autres équipes, nous avons une réunion trimestrielle de présentation et d'information appelée Easy LMS Talks. C'est un moment où nous pouvons faire briller notre travail et en parler à nos collègues. Il peut s'agir de n'importe quoi. Il peut s'agir de quelque chose que vous avez appris, de quelque chose que vous avez expérimenté, de quelque chose que vous avez lu, d'une nouvelle fonctionnalité sur laquelle vous avez travaillé ou d'un processus que vous avez amélioré. Cette réunion est une excellente occasion d'apprendre les uns des autres et d'échanger des idées. Nous enregistrons les présentations pour ceux qui ne peuvent pas y assister.
Cours de maître
Chacun a son expertise ou son domaine d'intérêt. Si quelqu'un souhaite en savoir plus sur un sujet spécifique ou apprendre d'un collègue, les classes de maître sont le moyen idéal. Les collègues peuvent se demander les uns aux autres de préparer une masterclass sur la base de leurs questions. Par exemple, il arrive que nos consultants en mise en œuvre ne disposent pas des détails nécessaires pour fournir une réponse satisfaisante à des questions techniques. Dans ce cas, ils rassemblent toutes leurs questions sur ce sujet et peuvent demander à un développeur de les expliquer lors d'une masterclass d'une heure. Le client doit attendre un peu plus longtemps pour obtenir une réponse, mais il obtient alors une réponse beaucoup plus informative, et tous les futurs clients ont une meilleure réponse plus rapidement.
Nous ne gardons pas nos connaissances pour nous seuls. Nous organisons également des ateliers pour les membres du club d'aviron de Delft, Proteus Eretes.
Canaux Slack dédiés
Nous avons des canaux Slack dédiés, comme #inspiration, où nous publions des blogs, des vidéos, des livres intéressants, etc. Bien entendu, nous contactons immédiatement nos collègues si nous trouvons quelque chose qui les concerne.
Échange de connaissances après la conférence
Si certains d'entre nous assistent à une conférence (Tweakers, Fronteers, etc.) Nous leur montrons ce que nous avons appris et ce qui pourrait être intéressant à adapter à notre flux de travail. C'est ainsi que nous avons apporté de nombreux changements.
En partageant avec vous la manière dont nous partageons nos connaissances, nous sommes passés au niveau supérieur ! Continuez à partager ?
