Duas pessoas sabem mais do que uma. Pode ser o maior cliché do mundo, mas também é verdade. Mesmo que este seja o caso, a partilha de conhecimentos nem sempre está no topo das preocupações de todos. Se quer trazer qualidade ao seu produto ou serviço, é essencial que se mantenha competitivo no mercado e que ajude os seus colegas a expandir as suas competências. É por isso que nós, no Easy LMS, incentivamos uma cultura de partilha de conhecimentos para que possamos colher as suas muitas recompensas.
Conhecimento da definição
Para compreender a importância da partilha de conhecimentos, temos de compreender a diferença entre conhecimento e informação. O consultor de gestão David Gurteen comparou uma vez o conhecimento a um receita de bolo. Permitam-me que repita aqui a sua analogia:
Uma análise dos seus constituintes moleculares é dados. Para a maioria dos fins não é muito útil, nem sequer se pode dizer que é um bolo. Uma lista de ingredientes é informação. Isto é mais útil. Como um cozinheiro experiente provavelmente poderia fazer o bolo, os dados foram contextualizados. A receita, no entanto, seria conhecimento. Ela diz-nos como fazer o bolo. Um cozinheiro inexperiente, no entanto, mesmo com a receita, pode não fazer um bom bolo. Uma pessoa, no entanto, com conhecimento relevante, experiência e habilidade em suas cabeças - não facilmente escrito - quase certamente faria um excelente bolo a partir da receita.
Com esta analogia, tento dizer que o conhecimento é uma versão melhorada da informação. É a informação que foi contextualizada e combinada com a experiência, a intuição, a criatividade e muito mais.
Quais são os desafios da partilha de conhecimentos?
Embora pareça tão simples e banal, os funcionários e a direção podem perder a oportunidade de partilhar conhecimentos nas suas organizações. Porquê? É dizer o óbvio, mas vale a pena mencionar:
Receio de partilhar conhecimentos. As pessoas podem recear que, se revelarem os seus conhecimentos, possa deixar de precisar delas. No fundo, somos todos criaturas inseguras...
Inseguros dos seus conhecimentos. Este ponto também está relacionado com a insegurança. As pessoas têm medo que os seus conhecimentos estejam desactualizados ou sejam irrelevantes. É por isso que têm relutância em partilhá-los. Na sua opinião, o seu conhecimento não acrescenta valor, ou pior, prejudica a qualidade. Algumas pessoas têm até medo de serem desmascaradas porque estão a sofrer de imposter syndrome.
Falta de tecnologia correta. Ter um centro de partilha de conhecimentos é tudo. Se as pessoas não tiverem a ferramenta correta e de fácil utilização, a sua motivação para a utilizar diminuirá para zero.
Faltam os benefícios. Porquê partilhar se não se beneficia com isso? Esse é um pensamento comum.
Não saber o que sabe. Se não se tem consciência de que se possui um conhecimento relevante, não se pode partilhá-lo.
Para ser sincero, nas fases iniciais também tivemos dificuldade em partilhar os nossos conhecimentos. Especialmente os pontos dois, três e talvez quatro afectaram-nos. Além disso, o tempo era sempre um problema. Deixem-me explicar.
Os benefícios diretos nem sempre são visíveis, o que é difícil de ultrapassar
Os benefícios diretos (para os outros) nem sempre são aparentes, o que é difícil de ultrapassar. Por exemplo, os benefícios a longo prazo de escrever coisas são difíceis de pensar porque não se vêem os resultados imediatamente. Mas, dentro de algumas semanas, quando as pessoas começarem a pegar nas coisas sozinhas porque puderam consultar documentos claros, os benefícios são evidentes. No início, o nosso reflexo era que escrever documentação clara ocupava demasiado do nosso precioso tempo, mas agora reconhecemos que nos poupa tempo precioso. Experimentámos os seus benefícios e agora a situação inverteu-se.
Então, quais são os benefícios da partilha de conhecimentos?
Esta lista poderia facilmente ser contínua, mas vamos partilhar os benefícios mais importantes.
Melhora a comunicação e a colaboração. Ao partilhar o conhecimento, cria-se uma base comum onde todos podem discutir tópicos a um nível mais elevado.
Previne a ocorrência de erros. Os projectos podem ser concluídos muito mais rapidamente se houver um repositório de conhecimentos partilhado. Isto significa que as pessoas passam menos tempo à procura de informações e à espera que as pessoas-chave respondam.
Aumenta o envolvimento dos funcionários. Ninguém quer trabalhar numa ilha isolada porque, no final, isso é muito aborrecido. Se for uma empresa aberta e cooperativa, os funcionários sentem-se valorizados (pelo seu conhecimento) e é mais provável que fiquem consigo.
Retém o conhecimento. A sua empresa deve reter o conhecimento. Se uma pessoa tem um conhecimento específico e ele ou ela sai, você está ferrado.
Aumenta a eficiência e competência. De acordo com um Mckinsey report, os funcionários gastam 1,8 horas por dia à procura de informações corretas. Ao utilizar um centro de conhecimento de fácil utilização, este tempo improdutivo diminui significativamente.
Dá segurança às pessoas. Se uma pessoa é a única que tem um determinado conhecimento, isso vai aumentar os seus níveis de stress, porque é um ponto único de falha.
Constrói sobre o conhecimento dos outros. A partilha de conhecimentos, tal como acontece com as ideias, dá a outras pessoas a possibilidade de desenvolverem esses conhecimentos ou de os combinarem com os seus próprios conhecimentos. Chegamos a um ponto em que 1+1=3.
Como é que partilhamos conhecimentos no nosso espaço de trabalho?
Confluence para documentação
Documentamos os nossos conhecimentos em Confluence. As equipas utilizam esta ferramenta para colaborar e partilhar conhecimentos de forma eficiente. Os utilizadores podem criar blogues e páginas, que podem ser comentados e editados por todos os membros da equipa. Escolhemos esta ferramenta porque já utilizamos Jira, uma ferramenta de gestão de projectos do mesmo fornecedor.
Embora a ferramenta seja de fácil utilização, se não a utilizar ou estruturar corretamente, pode tornar-se um pântano. É por isso que temos algumas regras básicas simples:
Certifique-se de que a sua documentação está na pasta correta.
Dê à sua documentação títulos claros e pesquisáveis.
Se você quiser adicionar informações, primeiro verifique se já existem informações sobre isso. Em seguida, expanda ou atualize as informações existentes.
Antes de pedir informações a outra pessoa, primeiro é necessário verificar se elas já estão no Confluence. Se não estiver, pergunte a alguém e depois adicione-a ao Confluence.
Até à data, já criámos mais de 100 artigos.
A programação em pares cria um processo de partilha de conhecimentos e de contexto no seu fluxo de trabalho diário
Programação em pares
Normalmente, os nossos programadores desenvolvem por conta própria. Quando o seu código está pronto, é revisto por outros programadores, o que também constitui um momento de partilha de conhecimentos. Mas, por vezes, por exemplo, se tivermos de resolver um problema complexo ou tentar algo novo, eles programam em pares. A programação em pares é uma técnica ágil de desenvolvimento de software em que dois programadores trabalham juntos numa estação de trabalho. Este processo permite-lhes aprender um com o outro enquanto programam. Podem apontar um ao outro a direção certa, trocar ideias e discutir abordagens. A programação em pares cria um processo de partilha de conhecimentos e de contexto no seu fluxo de trabalho diário.
Programação da multidão
Recentemente, experimentámos a programação em grupo. Com a programação em grupo, um grupo de mentes brilhantes (mais de duas) trabalha em conjunto na mesma coisa, ao mesmo tempo, no mesmo espaço e na mesma estação de trabalho. Um programador (o condutor) está ao teclado e escreve o que os outros programadores (os navegadores) decidem. Estes papéis trocam-se de dez em dez minutos. O primeiro resultado foi positivo: ficámos entusiasmados e sentimos que a nossa solução era de maior qualidade do que o normal, e até corrigimos um erro que pensávamos não poder ser corrigido. Vamos fazer isto mais vezes para ver se nos queremos adaptar a esta nova abordagem no Easy LMS.
Conversas fáceis sobre LMS
Trabalhamos em equipas diferentes. Para sabermos o que se passa nas outras equipas, temos uma reunião trimestral de apresentação e comunicação chamada Easy LMS Talks. É um momento em que podemos deixar o nosso trabalho brilhar e contar tudo aos nossos colegas. E isso pode ser qualquer coisa. Pode ser algo que tenha aprendido, algo que tenha experimentado, algo que tenha lido, uma nova funcionalidade em que tenha trabalhado ou um processo que tenha melhorado. Esta reunião é uma óptima oportunidade para aprendermos uns com os outros e trocarmos ideias. Gravamos as apresentações para aqueles que não podem estar presentes.
Aulas magistrais
Toda a gente tem a sua especialidade ou área de interesse. Se alguém quiser saber mais sobre um tópico específico ou aprender com um colega, então as masterclasses são o meio ideal. Os colegas podem pedir uns aos outros para prepararem uma masterclass com base nas suas questões. Por exemplo, os nossos consultores de implementação por vezes não têm os pormenores de que necessitam para dar uma resposta satisfatória a questões técnicas. Quando isso acontece, recolhem todas as suas perguntas sobre esse assunto e podem pedir a um programador que as explique numa masterclass de uma hora. O cliente tem de esperar um pouco mais por uma resposta, mas obtém uma resposta muito mais informativa e todos os futuros clientes têm uma resposta melhor e mais rápida.
Não guardamos os nossos conhecimentos apenas para nós. Também organizamos workshops para os membros do Clube de Remo de Delft, Proteus Eretes.
Canais Slack dedicados
Temos alguns canais dedicados no Slack, como o #inspiration, onde publicamos blogues interessantes, vídeos, livros, etc. É claro que contactamos imediatamente os colegas se encontrarmos algo relevante para eles.
Intercâmbio de conhecimentos após a conferência
Se alguns de nós participarem numa conferência (Tweakers, Fronteers, etc.), trocamos os nossos novos conhecimentos com o resto da equipa. Mostramos-lhes o que aprendemos e o que pode ser interessante para adaptar ao nosso fluxo de trabalho. Foi assim que fizemos muitas alterações.
Ao partilhar consigo a forma como partilhamos os nossos conhecimentos, passámos ao nível seguinte! Continue a partilhar ?
