Flyt og dyp konsentrasjon: skape et produktivt arbeidsmiljø

Det er mange distraksjoner i et vanlig kontormiljø, noe som gjør det vanskelig å få gjort "ekte" arbeid. Telefonsamtaler, spørsmål fra kolleger og svar på en akutt e-post - alt dette hindrer deg i å fordype deg i prosjektet ditt. Kjenner du deg igjen i dette? Hos Easy LMS prøver vi å begrense distraksjoner så mye som mulig, slik at vi kan jobbe i udelte og konsentrerte tidsblokker. For når du kan jobbe i dyp konsentrasjon, får du mer gjort, leverer bedre kvalitet og oppnår til syvende og sist mer personlig vekst.

Kom inn i flyten din

Vi mener at det er viktig for mennesker å nå sitt personlige beste. Det er imidlertid bare mulig i et miljø der du kan komme inn i en tilstand av flyt. Når du er i flyt, er du helt fokusert på arbeidet ditt, du glemmer tiden, og du fortaper deg i oppgaven din. Du vil definitivt ikke bli forstyrret hvert tolvte minutt. Forskning viser at kontorarbeidere faktisk blir forstyrret hvert tolvte minutt!

Du kan bare komme inn i en flyt hvis følgende betingelser er oppfylt:

• Du vet hva du skal gjøre; det er et klart mål.

• Du kan konsentrere deg lenge nok om én oppgave.

• Du har personlig kontroll over situasjonen og arbeidet.

• Du liker å utføre oppgaven.

• Du kan ikke bli forstyrret. Du blir ikke distrahert.

• Dine ferdigheter er i balanse med den utfordringen som oppgaven innebærer.

Denne siste betingelsen er svært viktig. Hvis utfordringen er for stor, blir du stresset. Stress reduserer ferdighetene dine, og du kan komme til å gjøre feil. Men en oppgave som er for enkel, kan også føre til en opphopning av feil. Oppgaven må med andre ord være utfordrende nok, men ikke for utfordrende. Du balanserer på en tynn linje;

Dyp konsentrasjon

Øvelse gjør mester. Dette gjelder også for arbeidet vi gjør hos Easy LMS. Vi trener hjernen vår hver eneste dag. Dette krever dyp konsentrasjon. I flyten leter du etter den øvre grensen for hva du kan klare. Dette betyr ofte at du gjør noe som går rett utenfor komfortsonen din. Når du gjør noe du ennå ikke er komfortabel med, er du mer mottakelig for ting som øker komforten, som for eksempel distraksjon. Sistnevnte kan unngås hvis du konsentrerer deg om arbeidet ditt uten å bli forstyrret. Fordelen er at du slår to fluer i ett smekk. Du blir bedre i jobben din, og du leverer den beste prestasjonen i øyeblikket, noe sjefene vil like;

Denne prosessen er absolutt ikke enkel. Du kan bare jobbe på kanten av dine evner hvis du:

• Er i god form og full av energi.

• Er motivert til å utvikle deg selv.

• Føler deg bra med deg selv.

Hos Easy LMS liker vi å hjelpe (fremtidige) kolleger med å bli bedre.

Kostnaden ved distraksjon

De tre viktigste grunnene til at det å bli bedre ofte mislykkes:

1. Distraksjon.

2. Distraksjon.

3. Distraksjon.

I løpet av de første femten minuttene etter at du har blitt forstyrret, er det 50 % større sjanse for å gjøre feil.

De fleste kontorer, også våre tidligere, er ikke tilrettelagt for langvarig konsentrasjon. De åpne, støyende kontorhagene der alle kommer og går, for eksempel. Men vi må heller ikke glemme effekten av e-post, interne chatteverktøy, møter og åpne dagbøker. For ikke å snakke om den avhengighetsskapende effekten av internett og smarttelefoner.

Du vil ha et litt annet syn på saken hvis du vet at det er kostbart å distrahere noen:

1. I de femten minuttene etter at du har blitt forstyrret, er det 50 % større sjanse for å gjøre feil. Forskning har vist dette. Dette skyldes delvis korttidsminnet ditt. Når du blir forstyrret, mister du alt du hadde i korttidsminnet.

2. Når du blir forstyrret, mister du flyten og den dype konsentrasjonen. Det vil ta litt tid å komme tilbake til flyten og enda lenger tid å komme tilbake til den dype konsentrasjonen. Inntil da presterer du ikke optimalt.

3. Når du bytter oppgave, tenker en del av hjernen din fortsatt på den forrige oppgaven. Du kan ikke konsentrere deg fullt ut om den nye oppgaven ennå. Stadige oppgavebytter skaper derfor en såkalt "oppmerksomhetsrest".

4. Hver oppgave har en oppstartstid, i tillegg til den tiden du trenger for å komme inn i flyten. Hvis du kan jobbe med det samme i en lengre periode uten å bli forstyrret, har du bare denne oppstartstiden én gang.

Våre tiltak for et produktivt arbeidsmiljø 

Dette er all teorien for nå. Men hvordan har vi innrettet arbeidet (prosessene) og arbeidsplassen vår for å kunne jobbe så uforstyrret som mulig?

1. Vi scrummer. Vi jobber uforstyrret på ett prosjekt i sykluser på tre uker. I tillegg har vi alltid en utpekt utvikler som løser feil og er standby for supportspørsmål. Det betyr at de andre utviklerne ikke trenger å bekymre seg for dette.

2. Våre seniorutviklere jobber seks timer per dag på et prosjekt. De resterende to timene er de standby for spørsmål. Dette skaper automatisk naturlige "forstyrrelsesmomenter".

3. Vi planlegger møter rundt naturlige "forstyrrelsesmomenter". Vi mener at det beste tidspunktet for møter er før eller etter lunsj. Vi prøver å begrense møtene så mye som mulig. Vi begrenser oss til en sprint, planlegging og retrospektiv.

4. Vi har støyreduserende hodetelefoner. Ingen støy fra omgivelsene. Bare deg og oppgaven din.

5. Vi bruker trafikklys. Alle har et lite trafikklys på pulten sin. Grønt betyr at du er tilgjengelig for spørsmål. Rødt betyr at du ikke må forstyrres. Vår policy er at det røde lyset skal lyse kontinuerlig i maksimalt 45 minutter.

6. Vi bruker støydempende avlukker. Disse er reservert for våre Support Owls, som holder demoer i avlukkene. På denne måten unngår vi at andre blir distrahert av telefonsamtalene sine.

7. Vi snoozer jevnlig vårt interne chatprogram. Vi bruker Slack. Alle står fritt til å snooze varslingene sine. Ingen sure miner.

Men selvfølgelig er vi ikke perfekte. Det finnes dager der vi mislykkes, eller der konsentrasjonen er lavere, og vi prater litt mer enn vi hadde tenkt. Men vi er alltid på utkikk etter muligheter for å optimalisere arbeidsmiljøet vårt. Kanskje vi skal eksperimentere med en stille time? Eller en e-postfri mandag? Eller kanskje en utfordring for å bli kvitt telefonavhengigheten vår. Uansett er det mye å hente når det gjelder kontorets utforming, men det er et arbeid som er under utvikling;

Hva får vi ut av disse tiltakene?

Vi leverer kontinuerlig høyere kvalitet.

Vi er overbevist om at disse tiltakene vil bringe oss videre. Til dags dato har vi allerede merket følgende effekter:

• Vi gjør færre feil og leverer kontinuerlig høyere kvalitet. Vi streber uansett etter høyere kvalitetsstandarder. Dette har den fordelen at vi aldri har akutte feil som tvinger oss til å stille en person til disposisjon for å løse feilen umiddelbart.

• Vi kan gjøre mer på samme eller kortere tid.

• Alle kolleger kan utvikle seg bedre fordi de bruker mer tid på dyp konsentrasjon.

• Vi trenger ikke å jobbe overtid. Det gjorde vi ikke uansett, men behovet blir stadig mindre. Det betyr at vi får en bedre balanse mellom jobb og privatliv. Pluss mer tid til å ta en hyggelig drink med kolleger .

Nysgjerrig på vår spesielle arbeidskultur? Utforsk vår Working at Easy LMS-seksjon for å lære mer!

Gå til Working at Easy LMS