LMS-migrering: En vejledning i skift for udbydere af uddannelse

Hvad er LMS-migrering?

LMS-migrering er processen med at flytte alt, hvad du har opbygget i et læringsstyringssystem, over til et andet. Det omfatter dine kurser og eksamener, dine deltagere, deres gennemførelses- og certificeringsoplysninger samt alle de integrationer, du er afhængig af. Kort sagt handler det om at flytte hele din uddannelsesdrift og placere den et bedre sted.

For en uddannelsesudbyder eller et konsulentfirma er der et ekstra lag, som de fleste vejledninger springer over. Du flytter ikke én enkelt virksomheds uddannelse; du flytter flere kunders uddannelse, og hver enkelt skal forblive pænt adskilt på den anden side. Det lyder som mere arbejde, men det handler egentlig bare om at planlægge, hvor tingene skal hen. De ting, du typisk vil overføre, er:

• Kurser, eksamener og alt SCORM-indhold, du allerede har udviklet.

• Deltagere og de grupper, de tilhører.

• Gennemførelseshistorik og certifikater.

• Rapporter og den måde, resultaterne deles med kunderne på.

• Integrationer med de andre værktøjer, du bruger.

Det er det 'hvad'. Inden du planlægger skiftet, er det en god idé at være ærlig omkring 'hvorfor', for årsagen til, at du skifter, præger alt, hvad der følger.

Tegn på, at det er tid til at skifte til et nyt LMS

De fleste uddannelsesvirksomheder vågner ikke op en morgen og beslutter sig for at skifte. Det bygger sig langsomt op. En fornyelse, der koster lidt mere end sidste år, en kunde, der beder om en rapport, du er nødt til at sammensætte manuelt, en ny kunde, der må vente på adgang, fordi det er så besværligt at oprette en konto til vedkommende. Hver for sig er det små irritationsmomenter. Men tilsammen er det dit LMS, der fortæller dig, at det ikke kan følge med den vækst, du har oplevet.

Her er de tegn, der typisk får en uddannelsesudbyder til at skifte til et nyt LMS:

• Dine omkostninger stiger, hver gang du tilføjer en kunde eller deltager, så vækst straffes i stedet for at blive belønnet.

• Du kan ikke adskille den ene kundes deltagere, indhold og resultater klart fra den andens.

• Kunderne beder hele tiden om rapporter og dashboards, som du er nødt til at oprette manuelt.

• Det tager lang tid at integrere en ny kundeorganisation, eller værre endnu, det kræver IT-indblanding hver gang.

• Systemet føles forældet og klodset, og det bremser den vækst, du gerne vil opnå.

Hvis mere end ét af disse punkter rammer plet, beskriver du et LMS, der ikke længere passer til din virksomhed. Det næste spørgsmål er det praktiske: hvornår foretager du skiftet, og hvad tager du egentlig med dig i denne LMS-migrering?

Hvad skal flyttes, og hvad skal efterlades under en LMS-migrering

Det er meget fristende at flytte alt over præcis, som det var. Modstå fristelsen. En LMS-migrering er et af de få øjeblikke, hvor du får mulighed for at se hele dit kursusbibliotek på én gang, og det er det perfekte tidspunkt til at rydde op. Tænk på det mindre som en simpel eksport og mere som en gennemgang, hvor du beslutter, hvad der fortjener en plads i det nye system, i stedet for at slæbe årevis af rod med dig videre.

For de fleste udbydere af kurser kan beslutningen nemt inddeles i tre kategorier:

1. Flyt det. Aktive kurser og eksamener, nuværende deltagere, gyldige certifikater og de kundegrupper, du stadig arbejder med. Alt, hvad din virksomhed har brug for for at køre og rapportere fra dag ét.

2. Arkiver det. Ældre gennemførelsesoplysninger, som du muligvis har brug for af hensyn til overholdelse af regler eller en kundes revisionsspor, men som ikke behøver at være aktive i det nye system. Lav en sikkerhedskopi af disse et sikkert sted, inden du skifter.

3. Lad det være. Dobbeltkurser, indhold til kunder, du ikke længere bruger, og materiale, der blev afprøvet for to år siden. Det er det, der får dit nuværende system til at virke rodet.

Gør du dette ordentligt, starter dit nye LMS på en ren tavle, hvor hver kundes uddannelse er sat op, som du ville designe den i dag, i stedet for den måde, den er vokset frem på ved et uheld. Når du ved, hvad der skal med, kan du udarbejde en plan for at flytte det.

Din projektplan for LMS-migreringen, trin for trin

En god projektplan for LMS-migrering behøver ikke at være kompliceret, men den skal findes. De uddannelsesvirksomheder, der skifter problemfrit, er sjældent dem med flest ressourcer. Det er dem, der besluttede, hvad de skulle flytte, og i hvilken rækkefølge, før de rørte ved noget som helst. Nedenfor er en plan, der passer til en uddannelsesudbyder.

Trin 1: Definer, hvorfor du skifter, og hvordan succes ser ud.
Start med problemet, ikke med en ønskeliste over funktioner. Skifter du, fordi prisstrukturen ikke længere fungerer, fordi du ikke kan adskille kunderne, eller fordi onboarding tager for lang tid? Skriv det ned. Den årsag bliver det benchmark, du måler det nye system op imod, når du er i gang.

Trin 2: Gennemgå din nuværende opsætning.
Lav en simpel oversigt over, hvad du har: kunder og deres grupper, kurser og eksamener, deltageroplysninger og certifikater samt eventuelle integrationer. Du kan ikke beslutte, hvad der skal flyttes, før du kan se det hele samlet ét sted.

Trin 3: Beslut, hvad der skal flyttes, hvad der skal arkiveres, og hvad du skal genopbygge fra bunden.
Brug den oversigt til at sortere dit indhold i de tre kategorier fra afsnittet ovenfor. Nogle ting er det værd at genopbygge fra bunden i stedet for at importere dem, som de er, især alt, der var besværligt i det gamle system.

Trin 4: Opret din nye struktur.
Det er her, en platform udviklet til udbydere af kurser virkelig betaler sig. Giv hver kunde sit eget brandede område med sit eget udseende, sin egen URL og sin egen gruppe af deltagere, så hver kunde kun ser sine egne kurser og sine egne deltagere. Genbrug derefter dine kernekurser og eksamener på tværs af dem i stedet for at opbygge dem fra bunden hver gang. At få strukturen på plads tidligt sparer dig mange timer senere.

Trin 5: Overfør og genopbyg.
Overfør dit indhold og dine SCORM-pakker, genskab dine kundegrupper, og opsæt din rapportering. Arbejd med én kunde ad gangen, så intet bliver rodet sammen, og tjek oplysningerne undervejs i stedet for helt til sidst.

Trin 5: Test, kommuniker og gå live.
Inden du skifter alle over, skal du gennemføre en pilot med én kunde eller gruppe og sikre dig, at alt fungerer som forventet. Fortæl derefter dine kunder og deres deltagere, hvad der ændrer sig, og hvornår, og sørg for at fokusere på, hvilke fordele de får ud af det. Når du er i drift, skal du måle det nye system op mod den årsag, du skrev ned i trin 1, og bekræfte, at det rent faktisk har løst problemet.

Bemærk, at planen hele vejen igennem bygger på én ting: at den platform, du skifter til, virkelig er bygget til den måde, du arbejder på. Det er den del, der er værd at få på plads før alt andet.

Sådan vælger du det nye LMS, du skal skifte til

At vælge dit næste LMS er et stort emne i sig selv, og vi har skrevet mere uddybende om det andetsteds. Men hvis du lever af at uddanne andre organisationer, er der nogle få ting, der betyder mere, end de ville gøre for et internt team, og de er værd at tjekke, før du forpligter dig:

• Priser, der ikke straffer vækst. Et fast gebyr er bedre end priser pr. deltager, så snart du begynder at skalere, så se nøje på, hvordan omkostningerne udvikler sig, når du tilføjer kunder. Vores guide til LMS-prismodeller gennemgår de forskellige muligheder.

• Et separat, brandet område pr. kunde. Du skal holde hver kundes uddannelse, deltagere og resultater adskilt, helst med deres eget udseende og deres egen URL.

• Rapportering, som dine kunder selv kan få adgang til. Jo mindre tid du bruger på at udarbejde rapporter manuelt, desto bedre.

• Rigtig migrationssupport. Spørg enhver udbyder præcist, hvad de hjælper dig med at flytte, og om det koster ekstra.

• Brugervenlighed, både for dig og dine deltagere. Hvis du forlader et klodset system, skal du ikke gå direkte over i et andet.

For at få det fulde overblik er vores tjekliste over LMS-kraven god måde at sætte din shortlist på prøve. Når du sammenligner disse kriterier med Easy LMS, ser det sådan ud.

Skiftet til Easy LMS

Vi samarbejder med mange konsulentfirmaer og uddannelsesudbydere, og de fleste af dem kom til os fra et LMS, der gjorde livet sværere, end det behøvede at være. Derfor er Easy LMS bygget op omkring, hvordan uddannelsesvirksomheder fungerer.

Du betaler et fast gebyr, uanset hvor mange deltagere du underviser, så en voksende kundebase medfører aldrig en højere regning. Hver kunde kan få sin egen akademi med eget brand, fuldt white-labelet med sin egen URL, mens du genbruger dine kurser og eksamener på tværs af dem alle.

Dine rapporter opdateres i realtid, og kunderne kan hente deres egne resultater, når de vil, hvilket sparer dig for besværet med manuel rapportering. Du kan uploade det materiale, du allerede har, herunder SCORM-pakker, og vi tager os af de kedelige opgaver, såsom at rette eksamenssvar og udstede certifikater. Og fordi vi overholder GDPR og er ISO 27001-certificeret, er dine kunders data i sikre hænder.

Det bedste af det hele er, at det for en udbyder af kurser er en enkel omstilling. Der er ingen gigantiske datasæt, der skal udredes, og ingen IT-afdeling, man skal vente på. Det meste af arbejdet består simpelthen i at opsætte dine kunder på den måde, du altid har ønsket. Du kan starte en gratis prøveperiode uden kreditkort eller booke en 30-minutters demo, så gennemgår vi præcis, hvordan din overgang vil se ud.