Migración de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): guía de cambio para proveedores de formación

¿En qué consiste la migración de un LMS?

La migración de un LMS es el proceso de trasladar todo lo que ha creado en un sistema de gestión del aprendizaje a otro. Esto incluye sus cursos y exámenes, sus participantes, sus registros de finalización y certificación, así como cualquier integración de la que dependa. En resumen, consiste en trasladar toda su operación de formación y establecerla en un entorno más adecuado.

Para un proveedor de formación o una consultora, hay un aspecto adicional que la mayoría de las guías pasan por alto. No está trasladando la formación de una sola empresa, sino la de varios clientes, y cada una de ellas debe permanecer claramente separada en el nuevo sistema. Esto puede parecer más trabajo, pero en realidad solo es cuestión de planificar dónde va cada cosa. Lo que normalmente se transfiere es lo siguiente:

• Cursos, exámenes y cualquier contenido SCORM que ya haya creado.

• Participantes y los grupos a los que pertenecen.

• Historial de finalización y certificados.

• Informes y la forma en que se comparten los resultados con los clientes.

• Integraciones con el resto de herramientas que utiliza.

Eso es el «qué». Antes de planificar el cambio, conviene ser sincero sobre el «por qué», ya que el motivo por el que va a cambiar determinará todo lo que venga a continuación.

Señales de que es hora de cambiar a un nuevo LMS

La mayoría de las empresas de formación no se despiertan una mañana y deciden cambiar. Es un proceso que se va gestando poco a poco. Una renovación que le sale un poco más cara que el año pasado, un cliente que le solicita un informe que tiene que elaborar a mano, un nuevo cliente que se queda esperando el acceso porque configurarlo es una auténtica pesadilla. Por sí solos, cada uno de estos casos es una molestia menor. En conjunto, son su LMS diciéndole que no puede seguir el ritmo de su crecimiento.

Estas son las señales que suelen llevar a un proveedor de formación a optar por un nuevo LMS:

• Sus costes aumentan cada vez que añade un cliente o un participante, por lo que el crecimiento se ve penalizado en lugar de recompensado.

• No puede separar claramente los alumnos, los contenidos y los resultados de un cliente de los de otro.

• Los clientes no dejan de solicitar informes y paneles de control que tiene que elaborar manualmente.

• La incorporación de una nueva organización cliente es lenta o, lo que es peor, requiere la intervención del departamento de TI en cada ocasión.

• El sistema resulta anticuado y poco ágil, y está frenando el ritmo al que desea crecer.

Si se dan más de una de estas situaciones, está describiendo un LMS que ha dejado de adaptarse a su negocio. La siguiente pregunta es de carácter práctico: ¿cuándo va a realizar el cambio y qué es lo que realmente va a conservar en esta migración del LMS?

Qué trasladar y qué dejar atrás durante una migración de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)

Existe una gran tentación de trasladar todo tal y como estaba. Resístase a ella. Una migración de LMS es uno de los pocos momentos en los que puede examinar toda su biblioteca de formación de una sola vez, y es el momento perfecto para hacer limpieza. Piense en ello no tanto como una simple exportación, sino más bien como una auditoría, en la que usted decide qué merece un lugar en el nuevo sistema, en lugar de arrastrar años de desorden al nuevo sistema.

Para la mayoría de los proveedores de formación, la decisión se divide claramente en tres categorías:

1. Trasladarlo. Cursos y exámenes activos, participantes actuales, certificados vigentes y los grupos de clientes con los que sigue trabajando. Todo aquello que su empresa necesite para seguir funcionando y elaborando informes desde el primer día.

2. Archívelo. Registros antiguos de finalización que podría necesitar por motivos de cumplimiento normativo o para el historial de auditoría de un cliente, pero que no es necesario que estén activos en el nuevo sistema. Haga una copia de seguridad de estos datos en un lugar seguro antes de realizar el cambio.

3. Déjelo atrás. Cursos duplicados, contenidos para clientes con los que ya no trabaja y material que se probó hace dos años. Esto es lo que hace que su sistema actual parezca desordenado.

Haga esto correctamente y su nuevo LMS comenzará de cero, con la formación de cada cliente configurada tal y como la diseñaría hoy, en lugar de como ha ido creciendo de forma fortuita. Una vez que sepa qué se va a trasladar, podrá elaborar el plan para realizar la migración.

Su plan de proyecto de migración del LMS, paso a paso

Un buen plan de proyecto de migración del LMS no tiene por qué ser complicado, pero sí es imprescindible que exista. Las empresas de formación que realizan la transición sin problemas rara vez son las que cuentan con más recursos. Son aquellas que decidieron qué iban a trasladar y en qué orden antes de poner mano en nada. A continuación se presenta un plan adecuado para un proveedor de formación.

Paso 1: Defina por qué va a cambiar de sistema y en qué consiste el éxito.
Empiece por los problemas, no por una lista de deseos de funcionalidades. ¿Se está cambiando porque el modelo de precios ya no le conviene, porque no puede separar a los clientes o porque la incorporación de nuevos usuarios es demasiado lenta? Anótelo. Esa razón se convertirá en el punto de referencia con el que evaluará el nuevo sistema una vez que esté en funcionamiento.

Paso 2: Realice una auditoría de su configuración actual.
Haga un inventario sencillo de lo que tiene: clientes y sus grupos, cursos y exámenes, registros de participantes y certificados, así como cualquier integración. No podrá decidir qué trasladar hasta que pueda verlo todo de un solo vistazo.

Paso 3: Decida qué se traslada, qué se archiva y qué se recrea desde cero.
Utilizando ese inventario, clasifique su contenido en los tres grupos mencionados en la sección anterior. Hay elementos que merece la pena reconstruir desde cero en lugar de importarlos tal cual, especialmente aquellos que presentaban problemas en el sistema anterior.

Paso 4: Configure su nueva estructura.
Aquí es donde una plataforma diseñada para proveedores de formación da sus frutos. Asigne a cada cliente su propio espacio con su marca, con un diseño propio, una URL y un grupo de participantes, de modo que cada cliente solo vea su propia formación y a su propio personal. A continuación, reutilice sus cursos y exámenes principales en todos ellos, en lugar de volver a crearlos desde cero cada vez. Establecer bien la estructura desde el principio le ahorrará muchas horas más adelante.

Paso 5: Migre y vuelva a crear.
Transfiera su contenido y sus paquetes SCORM, vuelva a crear sus grupos de clientes y configure sus informes. Trabaje con un cliente cada vez para que nada se complique, y compruebe los registros sobre la marcha en lugar de hacerlo al final.

Paso 5: Realice una prueba piloto, comuníquelo y ponga la plataforma en marcha.
Antes de realizar la transición para todos, lleve a cabo una prueba piloto con un cliente o grupo y confirme que todo funciona tal y como espera. A continuación, informe a sus clientes y a sus alumnos de los cambios y de cuándo se producirán, centrándose en las ventajas que les reportarán. Una vez que el sistema esté en funcionamiento, evalúe el nuevo sistema en relación con el motivo que anotó en el paso uno y confirme que realmente lo ha resuelto.

Tenga en cuenta que el plan se basa en un aspecto fundamental: que la plataforma a la que se va a migrar esté realmente diseñada para su forma de trabajar. Esa es la parte que merece la pena acertar antes que nada.

Cómo elegir el nuevo LMS al que va a migrar

La elección de su próximo LMS es un tema muy amplio en sí mismo, y lo hemos tratado con mayor profundidad en otros artículos. Sin embargo, si se dedica a impartir formación a otras organizaciones, hay algunos aspectos que cobran mayor importancia que en el caso de un equipo interno, y merece la pena tenerlos en cuenta antes de comprometerse:

• Una estructura de precios que no penalice el crecimiento. Una tarifa plana resulta más ventajosa que el precio por participante en cuanto empiece a ampliar su negocio, así que analice detenidamente cómo evoluciona el coste a medida que incorpora clientes. Nuestra guía sobre modelos de precios de los LMS desglosa las opciones.

• Un espacio independiente y personalizado para cada cliente. Es necesario que la formación, los alumnos y los resultados de cada cliente se mantengan diferenciados, a ser posible con su propia imagen de marca y URL.

• Informes a los que sus clientes puedan acceder por sí mismos. Cuanto menos tiempo dedique a elaborar informes manualmente, mejor.

• Asistencia real para la migración. Pregunte a cualquier proveedor exactamente en qué le ayudarán a realizar la migración y si ello conlleva un coste adicional.

• Facilidad de uso, tanto para usted como para sus participantes. Si deja atrás un sistema poco intuitivo, no se lance directamente a otro igual.

Para tener una visión completa, nuestra lista de requisitos para LMSes una buena forma de poner a prueba su lista de candidatos. Si compara esos criterios con Easy LMS, así es como se alinean las cosas.

El cambio a Easy LMS

Colaboramos con numerosas consultoras y proveedores de formación, y la mayoría de ellos acudieron a nosotros tras haber utilizado un LMS que les complicaba la vida más de lo necesario. Por eso, Easy LMS se ha diseñado teniendo en cuenta el funcionamiento de las empresas de formación.

Usted paga una tarifa plana independientemente del número de participantes que forme, por lo que ampliar su cartera de clientes nunca se traduce en una factura más elevada. Cada cliente puede disponer de su propia academia con su marca, totalmente personalizada con su propia URL, mientras que usted puede reutilizar sus cursos y exámenes en todas ellas.

Sus informes se actualizan en tiempo real, y los clientes pueden consultar sus propios resultados cuando lo deseen, lo que le ahorra el ajetreo de tener que elaborar informes manualmente. Puede subir los materiales de los que ya dispone, incluidos los paquetes SCORM, y nosotros nos encargamos de las tareas tediosas, como la corrección de las respuestas de los exámenes y el envío de certificados. Y, dado que cumplimos con el RGPD y contamos con la certificación ISO 27001, los datos de sus clientes permanecen en buenas manos.

Lo mejor de todo es que, para un proveedor de formación, se trata de un proceso sencillo. No hay que desentrañar ningún conjunto de datos gigantesco ni esperar a que intervenga el departamento de TI. La mayor parte del trabajo consiste simplemente en configurar a sus clientes tal y como siempre ha deseado hacerlo. Puede iniciar una prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito, o reservar una demostración de 30 minutos, y le explicaremos con detalle cómo sería exactamente su migración.