LMS-migratie: een handleiding voor opleidingsaanbieders bij het overstappen

Wat is een LMS-migratie?

LMS-migratie is het proces waarbij alles wat u in het ene leerbeheersysteem hebt opgebouwd, wordt overgezet naar een ander systeem. Dit omvat uw cursussen en examens, uw deelnemers, hun voltooiings- en certificeringsgegevens, en alle integraties waarop u vertrouwt. Kortom, het komt erop neer dat u uw volledige opleidingsactiviteiten verplaatst naar een betere omgeving.

Voor een opleidingsaanbieder of adviesbureau is er één extra aspect dat in de meeste handleidingen over het hoofd wordt gezien. U verplaatst niet de opleidingen van één enkel bedrijf; u verplaatst die van meerdere klanten, en die moeten aan de andere kant allemaal netjes gescheiden blijven. Dat klinkt als meer werk, maar het is eigenlijk slechts een kwestie van plannen waar alles naartoe gaat. De zaken die u doorgaans meeneemt, zijn:

• Cursussen, examens en alle SCORM-inhoud die u al hebt ontwikkeld.

• Deelnemers en de groepen waartoe zij behoren.

• Voltooiingsgeschiedenis en certificaten.

• Rapporten en de manier waarop resultaten met klanten worden gedeeld.

• Integraties met de andere tools die u gebruikt.

Dat is het ‘wat’. Voordat u de overstap plant, is het nuttig om eerlijk te zijn over het ‘waarom’, want de reden waarom u overstapt, is bepalend voor alles wat daarna volgt.

Signalen dat het tijd is om over te stappen naar een nieuw LMS

De meeste opleidingsbedrijven worden niet op een ochtend wakker en besluiten dan om over te stappen. Het groeit langzaam. Een verlenging die iets meer kost dan vorig jaar, een klant die vraagt om een rapport dat u met de hand in elkaar moet puzzelen, een nieuwe klant die moet wachten op toegang omdat het zo’n gedoe is om hem in te stellen. Op zichzelf is elk van deze zaken slechts een kleine ergernis. Samen zijn ze een teken dat uw LMS u laat weten dat het geen gelijke tred kan houden met uw groei.

Dit zijn de signalen die een opleidingsaanbieder er doorgaans toe aanzetten om over te stappen op een nieuw LMS:

• Uw kosten stijgen telkens wanneer u een klant of deelnemer toevoegt, waardoor groei wordt afgestraft in plaats van beloond.

• U kunt de cursisten, inhoud en resultaten van de ene klant niet duidelijk scheiden van die van een andere.

• Klanten blijven vragen om rapporten en dashboards die u handmatig moet samenstellen.

• Het inwerken van een nieuwe klantorganisatie verloopt traag, of erger nog: er is telkens IT-ondersteuning nodig.

• Het systeem voelt verouderd en onhandig aan, en het remt het tempo waarmee u wilt groeien.

Als meer dan één van deze punten van toepassing is, beschrijft u een LMS dat niet langer bij uw bedrijf past. De volgende vraag is van praktische aard: wanneer gaat u de overstap maken, en wat neemt u daadwerkelijk mee bij deze LMS-migratie?

Wat u moet overzetten en wat u achter moet laten tijdens een LMS-migratie

De verleiding is groot om alles precies zo over te zetten als het was. Weersta die verleiding. Een LMS-migratie is een van de weinige momenten waarop u uw volledige opleidingsbibliotheek in één oogopslag kunt overzien, en het is het perfecte moment om eens grondig op te ruimen. Beschouw het niet zozeer als een eenvoudige export, maar meer als een inventarisatie, waarbij u bepaalt wat een plaats verdient in het nieuwe systeem, in plaats van jarenlange rommel mee te slepen.

Voor de meeste opleidingsaanbieders valt de beslissing netjes in drie categorieën uiteen:

1. Overzetten. Actieve cursussen en examens, huidige deelnemers, geldige certificaten en de klantgroepen waarmee u nog steeds samenwerkt. Alles wat uw bedrijf nodig heeft om vanaf dag één te blijven functioneren en rapportages te kunnen opstellen.

2. Archiveer het. Oudere voltooiingsgegevens die u wellicht nodig hebt voor naleving of het controlespoor van een klant, maar die niet actief hoeven te zijn in het nieuwe systeem. Maak hiervan ergens een back-up op een veilige plek voordat u overstapt.

3. Laat het achter. Dubbele cursussen, inhoud voor klanten waarmee u niet langer werkt en materiaal dat twee jaar geleden is uitgeprobeerd. Dit zijn de zaken die ervoor zorgen dat uw huidige systeem rommelig aanvoelt.

Als u dit goed aanpakt, begint uw nieuwe LMS met een schone lei, waarbij de trainingen voor elke klant zijn opgezet zoals u ze vandaag de dag zou ontwerpen, in plaats van zoals ze per ongeluk zijn gegroeid. Zodra u weet wat u mee wilt nemen, kunt u het plan opstellen om dit over te zetten.

Uw projectplan voor de LMS-migratie, stap voor stap

Een goed projectplan voor een LMS-migratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet er wel zijn. De opleidingsbedrijven die soepel overstappen, zijn zelden de bedrijven met de meeste middelen. Het zijn de bedrijven die, voordat ze ook maar iets aanraakten, hadden besloten wat ze zouden verplaatsen en in welke volgorde. Hieronder vindt u een plan dat geschikt is voor een opleidingsaanbieder.

Stap 1: Bepaal waarom u overstapt en wat succes voor u betekent.
Begin met de knelpunten, niet met een wensenlijstje van functies. Stapt u over omdat de prijsstelling niet langer werkt, omdat u klanten niet kunt scheiden of omdat de onboarding te traag verloopt? Schrijf het op. Die reden wordt de maatstaf waaraan u het nieuwe systeem afmeet zodra het live is.

Stap 2: Breng uw huidige opzet in kaart.
Maak een eenvoudige inventarisatie van wat u in huis hebt: klanten en hun groepen, cursussen en examens, deelnemersgegevens en certificaten, en eventuele integraties. U kunt pas beslissen wat u wilt overzetten als u alles op één plek kunt overzien.

Stap 3: Bepaal wat er wordt overgezet, wat wordt gearchiveerd en wat u helemaal opnieuw opbouwt.
Sorteer uw inhoud aan de hand van die inventaris in de drie categorieën uit het bovenstaande gedeelte. Sommige zaken zijn het waard om helemaal opnieuw op te bouwen in plaats van ze in hun huidige vorm te importeren, met name alles wat in het oude systeem onhandig werkte.

Stap 4: Stel uw nieuwe structuur op.
Dit is waar een platform dat speciaal voor opleidingsaanbieders is ontwikkeld, zijn vruchten afwerpt. Geef elke klant een eigen ruimte met zijn eigen huisstijl, URL en groep deelnemers, zodat elke klant uitsluitend zijn eigen opleidingen en zijn eigen mensen te zien krijgt. Hergebruik vervolgens uw kerncursussen en -examens voor al deze klanten, in plaats van deze telkens opnieuw vanaf nul op te bouwen. Door de structuur in een vroeg stadium goed op te zetten, bespaart u later vele uren.

Stap 5: Migreer en bouw opnieuw op.
Zet uw inhoud en SCORM-pakketten over, maak uw klantgroepen opnieuw aan en stel uw rapportage in. Werk één klant tegelijk door, zodat er geen verwarring ontstaat, en controleer de gegevens gaandeweg in plaats van pas helemaal aan het einde.

Stap 5: Test, communiceer en ga live.
Voer, voordat u iedereen omschakelt, een proefproject uit met één klant of groep en controleer of alles werkt zoals u verwacht. Vertel vervolgens uw klanten en hun cursisten wat er verandert en wanneer, waarbij u de nadruk legt op de voordelen voor hen. Zodra het systeem live is, toetst u het nieuwe systeem aan de reden die u in stap één hebt genoteerd, en controleert u of het probleem daadwerkelijk is opgelost.

Merk op dat het plan van begin tot eind op één ding berust: dat het platform waarnaar u overstapt daadwerkelijk is afgestemd op uw manier van werken. Dat is het onderdeel dat u boven alles goed moet regelen.

Hoe u het nieuwe LMS kiest waarnaar u overstapt

Het kiezen van uw volgende LMS is op zich al een uitgebreid onderwerp, en we hebben er elders dieper op ingegaan. Maar als u voor uw werk andere organisaties opleidt, zijn er een paar zaken die belangrijker zijn dan voor een intern team, en die is het de moeite waard om te controleren voordat u een keuze maakt:

• Prijzen die groei niet in de weg staan. Een vast bedrag is voordeliger dan een prijs per deelnemer zodra u gaat opschalen, dus kijk goed naar hoe de kosten zich ontwikkelen naarmate u klanten toevoegt. In onze gids over LMS-prijsmodellen worden de opties uitgelegd.

• Een aparte, op het merk afgestemde omgeving per klant. De trainingen, cursisten en resultaten van elke klant moeten apart worden gehouden, idealiter met een eigen uitstraling en URL.

• Rapportage waartoe uw klanten zelf toegang hebben. Hoe minder tijd u besteedt aan het handmatig opstellen van rapporten, hoe beter.

• Echte ondersteuning bij de migratie. Vraag elke aanbieder precies wat zij u helpen verhuizen en of dit extra kosten met zich meebrengt.

• Gebruiksgemak, voor u en uw deelnemers. Als u een onhandig systeem achter u laat, stap dan niet meteen over op een ander.

Voor een volledig beeld is onze checklist met LMS-eiseneen goede manier om uw shortlist aan een grondige toetsing te onderwerpen. Wanneer u deze criteria afzet tegen Easy LMS, ziet het er als volgt uit.

Overstappen naar Easy LMS

Wij werken samen met tal van adviesbureaus en opleidingsaanbieders, en de meesten van hen kwamen bij ons terecht vanuit een LMS dat het leven moeilijker maakte dan nodig was. Easy LMS is dan ook volledig afgestemd op de manier waarop opleidingsbedrijven werken.

U betaalt een vast bedrag, ongeacht het aantal deelnemers dat u opleidt, zodat het uitbreiden van uw klantenbestand nooit tot een hogere rekening leidt. Elke klant kan zijn eigen academie met eigen huisstijl hebben, volledig white-label met een eigen URL, terwijl u uw cursussen en examens voor al deze klanten kunt hergebruiken.

Uw rapporten worden in realtime bijgewerkt en klanten kunnen hun eigen resultaten opvragen wanneer zij maar willen, waardoor u zich de moeite van handmatige rapportage kunt besparen. U kunt het materiaal dat u al hebt, inclusief SCORM-pakketten, uploaden, en wij nemen de vervelende taken voor onze rekening, zoals het beoordelen van examenantwoorden en het versturen van certificaten. En omdat wij voldoen aan de AVG en ISO 27001-gecertificeerd zijn, zijn de gegevens van uw klanten in veilige handen.

Het beste van alles is dat dit voor een opleidingsaanbieder een eenvoudige overstap is. Er is geen enorme dataset die moet worden ontward en u hoeft niet te wachten op de IT-afdeling. Het grootste deel van het werk bestaat simpelweg uit het instellen van de accounts voor uw klanten op de manier waarop u dat altijd al had gewild. U kunt een gratis proefperiode starten zonder creditcard, of een demo van 30 minuten boeken, waarna wij u precies uitleggen hoe uw migratie eruit zou zien.