Migracja systemu LMS: Przewodnik dotyczący zmiany platformy dla organizatorów szkoleń

Czym jest migracja systemu LMS?

Migracja systemu LMS to proces przeniesienia wszystkich elementów, które stworzyli Państwo w jednym systemie zarządzania nauczaniem, do innego. Obejmuje to Państwa kursy i egzaminy, uczestników, ich wyniki ukończenia szkoleń oraz certyfikaty, a także wszelkie integracje, z których Państwo korzystają. Krótko mówiąc, polega to na przeniesieniu całej Państwa działalności szkoleniowej w lepsze miejsce.

W przypadku dostawcy szkoleń lub firmy konsultingowej istnieje jeszcze jeden aspekt, który większość przewodników pomija. Nie przenoszą Państwo szkoleń jednej firmy, lecz szkoleń kilku klientów, a dane każdego z nich muszą pozostać wyraźnie rozdzielone po drugiej stronie. Brzmi to jak więcej pracy, ale w rzeczywistości jest to tylko kwestia zaplanowania, gdzie poszczególne elementy mają trafić. Elementy, które zazwyczaj są przenoszone, to:

• Kursy, egzaminy oraz wszelkie treści w formacie SCORM, które już Państwo opracowali.

• Uczestnicy oraz grupy, do których należą.

• Historia ukończenia szkoleń i certyfikaty.

• Raporty oraz sposób udostępniania wyników klientom.

• Integracje z innymi narzędziami, z których Państwo korzystają.

To jest „co”. Zanim zaplanują Państwo zmianę, warto szczerze odpowiedzieć na pytanie „dlaczego”, ponieważ powód, dla którego decydują się Państwo na zmianę, ma wpływ na wszystko, co nastąpi później.

Oznaki, że nadszedł czas na przejście na nowy system LMS

Większość firm szkoleniowych nie budzi się pewnego ranka i nie podejmuje decyzji o zmianie z dnia na dzień. Proces ten przebiega stopniowo. Odnowienie umowy, które kosztuje nieco więcej niż w zeszłym roku, klient proszący o raport, który muszą Państwo sporządzić ręcznie, nowy klient oczekujący na dostęp, ponieważ skonfigurowanie jego konta jest zbyt uciążliwe. Każda z tych sytuacji z osobna stanowi drobną niedogodność. Razem jednak stanowią sygnał od Państwa systemu LMS, że nie nadąża on za tempem rozwoju Państwa firmy.

Oto oznaki, które zazwyczaj skłaniają dostawcę szkoleń do przejścia na nowy system LMS:

• Państwa koszty rosną za każdym razem, gdy dodają Państwo klienta lub uczestnika, przez co rozwój jest karany, a nie nagradzany.

• Nie są Państwo w stanie wyraźnie oddzielić uczestników, treści i wyników jednego klienta od drugiego.

• Klienci nieustannie proszą o raporty i pulpity nawigacyjne, które muszą Państwo tworzyć ręcznie.

• Wdrażanie nowej organizacji klienckiej przebiega powoli lub, co gorsza, za każdym razem wymaga zaangażowania działu IT.

• System wydaje się przestarzały i nieporęczny, co hamuje tempo, w jakim chcą Państwo się rozwijać.

Jeśli dotyczy to więcej niż jednego z tych punktów, opisują Państwo system LMS, który przestał odpowiadać potrzebom Państwa firmy. Kolejne pytanie ma charakter praktyczny: kiedy należy dokonać zmiany i co faktycznie należy przenieść w ramach migracji do nowego systemu LMS?

Co przenieść, a co pozostawić podczas migracji systemu LMS

Istnieje silna pokusa, by przenieść wszystko dokładnie tak, jak było. Proszę się jej oprzeć. Migracja systemu LMS to jedna z nielicznych okazji, by spojrzeć na całą bibliotekę szkoleń naraz, a tym samym idealny moment na porządki. Proszę potraktować to nie tyle jako zwykły eksport, co raczej jako audyt, podczas którego decydują Państwo, co zasługuje na miejsce w nowym systemie, zamiast przenosić ze sobą wieloletni bałagan.

W przypadku większości dostawców szkoleń decyzja ta dzieli się wyraźnie na trzy kategorie:

1. Przenieść. Aktywne kursy i egzaminy, obecni uczestnicy, aktualne certyfikaty oraz grupy klientów, z którymi nadal współpracują Państwo. Wszystko, czego Państwa firma potrzebuje do funkcjonowania i sporządzania raportów od pierwszego dnia.

2. Zarchiwizować. Starsze zapisy ukończeniaszkoleń, które mogą być potrzebne do zachowania zgodności z przepisami lub jako ścieżka audytowa dla klienta, ale nie muszą być aktywne w nowym systemie. Przed przejściem na nowy system należy wykonać kopię zapasową tych danych w bezpiecznym miejscu.

3. Zostawić. Zduplikowane kursy, treści dla klientów, z których już Państwo nie korzystają, oraz materiały wypróbowane dwa lata temu. To właśnie te elementy sprawiają, że Państwa obecny system wydaje się nieuporządkowany.

Jeśli zrobią Państwo to prawidłowo, Państwa nowy system LMS rozpocznie działanie z czystym archiwum, a szkolenia każdego klienta będą skonfigurowane tak, jak zaprojektowaliby Państwo je dzisiaj, a nie tak, jak ukształtowały się przypadkowo. Gdy już Państwo wiedzą, co zostanie przeniesione, mogą Państwo opracować plan przeniesienia danych.

Plan projektu migracji systemu LMS – krok po kroku

Dobry plan projektu migracji systemu LMS nie musi być skomplikowany, ale musi istnieć. Firmy szkoleniowe, które płynnie przechodzą na nowy system, rzadko są tymi, które dysponują największymi zasobami. Są to te, które przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań zdecydowały, co będą przenosić i w jakiej kolejności. Poniżej przedstawiono plan dostosowany do potrzeb dostawcy szkoleń.

Krok 1: Określ, dlaczego dokonują Państwo zmiany i jak wygląda sukces.
Zacznij od problemów, a nie od listy życzeń dotyczących funkcji. Czy dokonują Państwo migracji, ponieważ cennik przestał być odpowiedni, nie można rozdzielić klientów czy też proces wdrażania nowych użytkowników przebiega zbyt wolno? Proszę to zapisać. Powód ten stanie się punktem odniesienia, według którego będą Państwo oceniać nowy system po jego uruchomieniu.

Krok 2: Przeprowadź audyt obecnej konfiguracji.
Sporządź prostą listę tego, co posiadasz: klienci i ich grupy, kursy i egzaminy, dane uczestników i certyfikaty oraz wszelkie integracje. Nie możesz zdecydować, co przenieść, dopóki nie zobaczysz wszystkiego w jednym miejscu.

Krok 3: Zdecyduj, co zostanie przeniesione, co zostanie zarchiwizowane, a co należy stworzyć od nowa.
Korzystając z tego spisu, posortuj treści na trzy grupy zgodnie z powyższą sekcją. Niektóre elementy warto odtworzyć od podstaw, zamiast importować je w obecnej postaci – zwłaszcza te, które w starym systemie funkcjonowały nieprawidłowo.

Krok 4: Skonfiguruj nową strukturę.
W tym momencie platforma stworzona z myślą o dostawcach szkoleń naprawdę się opłaca. Przydziel każdemu klientowi własną przestrzeń z jego marką, z indywidualnym wyglądem, adresem URL i grupą uczestników, tak aby każdy klient widział wyłącznie swoje szkolenia i swoich uczestników. Następnie wykorzystajcie ponownie podstawowe kursy i egzaminy we wszystkich tych przestrzeniach, zamiast za każdym razem tworzyć je od podstaw. Prawidłowe zaprojektowanie struktury na wczesnym etapie pozwoli Państwu zaoszczędzić wiele godzin w przyszłości.

Krok 5: Przenieś i odbuduj.
Przenieś swoje treści i pakiety SCORM, odtwórz grupy klientów i skonfiguruj raportowanie. Pracuj nad jednym klientem na raz, aby nic się nie pomieszało, i sprawdzaj dane na bieżąco, a nie dopiero na samym końcu.

Krok 5: Przeprowadź test pilotażowy, poinformuj zainteresowanych i uruchom system.
Zanim przełączy Pan/Pani wszystkich użytkowników, przeprowadź test pilotażowy z jednym klientem lub grupą i upewnij się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Następnie poinformujcie Państwo swoich klientów i ich uczestników o zmianach oraz o terminach ich wprowadzenia, kładąc nacisk na korzyści, jakie z nich wynikną. Po uruchomieniu systemu porównajcie go z celem zapisanym w kroku pierwszym i upewnijcie się, że rzeczywiście go zrealizował.

Proszę zwrócić uwagę, że plan opiera się przez cały czas na jednym założeniu: platforma, na którą Państwo przechodzą, musi być rzeczywiście dostosowana do Państwa sposobu pracy. To właśnie tę kwestię warto dopracować przed podjęciem jakichkolwiek innych działań.

Jak wybrać nowy system LMS, na który zamierzają Państwo przejść

Wybór kolejnego systemu LMS to obszerny temat sam w sobie, o którym pisaliśmy już bardziej szczegółowo w innych publikacjach. Jeśli jednak zajmują się Państwo szkoleniem innych organizacji, kilka kwestii ma większe znaczenie niż w przypadku zespołu wewnętrznego i warto je sprawdzić przed podjęciem ostatecznej decyzji:

• Ceny, które nie hamują rozwoju. Stała opłata jest korzystniejsza od rozliczenia na uczestnika w momencie, gdy zaczynają Państwo rozszerzać działalność, dlatego proszę dokładnie przyjrzeć się, jak zmieniają się koszty w miarę pozyskiwania nowych klientów. Nasz przewodnik po modelach cenowych systemów LMS szczegółowo omawia dostępne opcje.

• Oddzielna przestrzeń z brandingiem dla każdego klienta. Szkolenia, uczestnicy i wyniki każdego klienta muszą być wyraźnie rozdzielone, najlepiej z własnym wyglądem i adresem URL.

• Raporty, do których Państwa klienci mają samodzielny dostęp. Im mniej czasu poświęcą Państwo na ręczne tworzenie raportów, tym lepiej.

• Rzeczywiste wsparcie przy migracji. Zapytaj każdego dostawcę, co dokładnie pomoże Państwu przenieść i czy wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

• Łatwość obsługi – zarówno dla Państwa, jak i dla uczestników. Jeśli rezygnują Państwo z nieporęcznego systemu, nie powinni Państwo od razu przechodzić na kolejny.

Aby uzyskać pełny obraz sytuacji, warto skorzystać z naszej listy kontrolnej wymagań dotyczących systemów LMS– jest to dobry sposób na weryfikację wybranych przez Państwa opcji. Oto, jak Easy LMS wypada w porównaniu z tymi kryteriami.

Przejście na Easy LMS

Współpracujemy z wieloma firmami konsultingowymi i dostawcami szkoleń, a większość z nich przeszła do nas z systemu LMS, który utrudniał im pracę bardziej, niż było to konieczne. Dlatego Easy LMS został stworzony z myślą o specyfice działalności firm szkoleniowych.

Płacą Państwo stałą opłatę niezależnie od liczby szkolonych uczestników, więc poszerzanie bazy klientów nigdy nie wiąże się z wyższymi kosztami. Każdy klient może posiadać własną akademię pod swoją marką, w pełni dostosowaną do własnych potrzeb (white label) z własnym adresem URL, podczas gdy Państwo mogą ponownie wykorzystywać te same kursy i egzaminy we wszystkich akademiach.

Państwa raporty są aktualizowane w czasie rzeczywistym, a klienci mogą samodzielnie pobierać swoje wyniki w dowolnym momencie, co oszczędza Państwu kłopotów związanych z ręcznym sporządzaniem raportów. Może Pan/Pani przesyłać już posiadane materiały, w tym pakiety SCORM, a my zajmiemy się żmudnymi zadaniami, takimi jak ocenianie odpowiedzi egzaminacyjnych i wysyłanie certyfikatów. A ponieważ działamy zgodnie z RODO i posiadamy certyfikat ISO 27001, dane Państwa klientów pozostają w bezpiecznych rękach.

A co najważniejsze dla dostawcy szkoleń – jest to bardzo prosta operacja. Nie ma tu ogromnych zbiorów danych do uporządkowania ani konieczności oczekiwania na dział IT. Większość pracy polega po prostu na skonfigurowaniu kont klientów dokładnie tak, jak zawsze Państwo tego pragnęli. Może Pan/Pani rozpocząć bezpłatny okres próbny bez podawania danych karty kredytowej lub umówić się na 30-minutową prezentację, podczas której omówimy dokładnie, jak wyglądałaby Państwa migracja.