LMS-Migration: Ein Leitfaden zum Wechsel für Schulungsanbieter

Was ist eine LMS-Migration?

Eine LMS-Migration ist der Prozess, bei dem alle Inhalte, die Sie in einem Lernmanagementsystem aufgebaut haben, in ein anderes übertragen werden. Dazu gehören Ihre Kurse und Prüfungen, Ihre Teilnehmer, deren Abschluss- und Zertifizierungsnachweise sowie alle Integrationen, auf die Sie angewiesen sind. Kurz gesagt: Es geht darum, Ihren gesamten Schulungsbetrieb zu übernehmen und an einem besseren Ort neu zu etablieren.

Für einen Schulungsanbieter oder ein Beratungsunternehmen gibt es dabei eine zusätzliche Ebene, die in den meisten Anleitungen übersehen wird. Sie verlagern nicht die Schulungsinhalte eines einzelnen Unternehmens, sondern die mehrerer Kunden, und jeder einzelne muss auf der anderen Seite klar voneinander getrennt bleiben. Das klingt nach mehr Arbeit, ist aber eigentlich nur eine Frage der Planung, wohin die einzelnen Elemente übertragen werden sollen. Zu den Elementen, die Sie in der Regel übertragen, gehören:

• Kurse, Prüfungen und alle SCORM-Inhalte, die Sie bereits erstellt haben.

• Teilnehmer und die Gruppen, denen sie angehören.

• Absolvierungshistorie und Zertifikate.

• Berichte und die Art und Weise, wie Ergebnisse an Kunden weitergegeben werden.

• Integrationen mit den anderen von Ihnen genutzten Tools.

Das ist das „Was“. Bevor Sie den Wechsel planen, ist es hilfreich, sich ehrlich mit dem „Warum“ auseinanderzusetzen, denn der Grund für Ihren Wechsel bestimmt alles, was danach folgt.

Anzeichen dafür, dass es Zeit für einen Wechsel zu einem neuen LMS ist

Die meisten Schulungsunternehmen wachen nicht eines Morgens auf und beschließen, zu wechseln. Es entwickelt sich langsam. Eine Vertragsverlängerung, die etwas teurer ausfällt als im letzten Jahr, ein Kunde, der einen Bericht anfordert, den Sie von Hand zusammenstellen müssen, ein Neukunde, der auf seinen Zugang warten muss, weil die Einrichtung so mühsam ist. Für sich genommen ist jedes dieser Probleme nur ein kleines Ärgernis. Zusammengenommen signalisieren sie Ihnen, dass Ihr LMS mit Ihrem Wachstum nicht mehr Schritt halten kann.

Hier sind die Anzeichen, die einen Schulungsanbieter in der Regel dazu bewegen, auf ein neues LMS umzusteigen:

• Ihre Kosten steigen jedes Mal, wenn Sie einen neuen Kunden oder Teilnehmer hinzufügen, sodass Wachstum eher bestraft als belohnt wird.

• Sie können die Lernenden, Inhalte und Ergebnisse eines Kunden nicht klar von denen eines anderen Kunden trennen.

• Kunden fragen immer wieder nach Berichten und Dashboards, die Sie manuell erstellen müssen.

• Die Einbindung einer neuen Kundenorganisation verläuft langsam oder – schlimmer noch – erfordert jedes Mal die Einbeziehung der IT-Abteilung.

• Das System wirkt veraltet und umständlich und bremst das Tempo, mit dem Sie wachsen möchten.

Wenn mehr als einer dieser Punkte zutrifft, beschreiben Sie ein LMS, das nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt. Die nächste Frage ist praktischer Natur: Wann nehmen Sie den Wechsel vor, und was nehmen Sie bei dieser LMS-Migration tatsächlich mit?

Was bei einer LMS-Migration übertragen und was zurückgelassen werden sollte

Die Versuchung ist groß, alles genau so zu übertragen, wie es war. Widerstehen Sie ihr. Eine LMS-Migration ist einer der wenigen Momente, in denen Sie Ihre gesamte Schulungsbibliothek auf einen Blick überblicken können, und sie ist der perfekte Zeitpunkt für eine Aufräumaktion. Betrachten Sie den Vorgang weniger als einfachen Export, sondern eher als eine Bestandsaufnahme, bei der Sie entscheiden, was seinen Platz im neuen System verdient, anstatt jahrelangen Ballast mitzuschleppen.

Für die meisten Schulungsanbieter lässt sich die Entscheidung klar in drei Kategorien einteilen:

1. Übertragen. Aktive Kurse und Prüfungen, aktuelle Teilnehmer, gültige Zertifikate und die Kundengruppen, mit denen Sie noch zusammenarbeiten. Alles, was Ihr Unternehmen benötigt, um vom ersten Tag an weiterzuarbeiten und Berichte zu erstellen.

2. Archivieren. Ältere Abschlussnachweise, die Sie möglicherweise für Compliance-Zwecke oder den Prüfpfad eines Kunden benötigen, die aber im neuen System nicht aktiv sein müssen. SichernSie diese an einem sicheren Ort, bevor Sie umstellen.

3. Lassen Sie es zurück. Doppelte Kurse, Inhalte für Kunden, die Sie nicht mehr betreuen, und Material, das vor zwei Jahren ausprobiert wurde. Das sind die Dinge, die Ihr aktuelles System unübersichtlich machen.

Wenn Sie dies sorgfältig umsetzen, startet Ihr neues LMS mit einer sauberen Basis, wobei die Schulungen jedes Kunden so eingerichtet sind, wie Sie sie heute gestalten würden – und nicht so, wie sie sich zufällig entwickelt haben. Sobald Sie wissen, was mitgenommen wird, können Sie den Plan für die Umstellung erstellen.

Ihr Projektplan für die LMS-Migration, Schritt für Schritt

Ein guter Projektplan für die LMS-Migration muss nicht kompliziert sein, aber es muss einen geben. Die Schulungsunternehmen, die reibungslos umsteigen, sind selten diejenigen mit den meisten Ressourcen. Es sind diejenigen, die entschieden haben, was sie in welcher Reihenfolge umstellen, bevor sie überhaupt Hand anlegten. Nachfolgend finden Sie einen Plan, der für einen Schulungsanbieter geeignet ist.

Schritt 1: Definieren Sie, warum Sie wechseln und wie Erfolg aussieht.
Beginnen Sie mit den Problemen, nicht mit einer Wunschliste von Funktionen. Wechseln Sie, weil die Preisgestaltung nicht mehr funktioniert, weil Sie Kunden nicht voneinander trennen können oder weil die Einarbeitung zu langsam ist? Schreiben Sie es auf. Dieser Grund wird zum Maßstab, an dem Sie das neue System messen, sobald es in Betrieb ist.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Konfiguration.
Erstellen Sie eine einfache Bestandsaufnahme dessen, was Sie haben: Kunden und deren Gruppen, Kurse und Prüfungen, Teilnehmerdaten und Zertifikate sowie alle Integrationen. Sie können erst entscheiden, was übernommen werden soll, wenn Sie alles an einem Ort vor Augen haben.

Schritt 3: Entscheiden Sie, was migriert, was archiviert und was neu aufgebaut wird.
Sortieren Sie anhand dieser Bestandsaufnahme Ihre Inhalte in die drei Kategorien aus dem obigen Abschnitt. Manche Dinge lohnt es sich, von Grund auf neu aufzubauen, anstatt sie unverändert zu importieren – insbesondere alles, was im alten System umständlich war.

Schritt 4: Richten Sie Ihre neue Struktur ein.
Hier zahlt sich eine Plattform aus, die speziell für Schulungsanbieter entwickelt wurde. Weisen Sie jedem Kunden einen eigenen, markenspezifischen Bereich zu – mit eigenem Erscheinungsbild, eigener URL und eigener Teilnehmergruppe –, sodass jeder Kunde stets nur seine eigenen Schulungen und seine eigenen Teilnehmer sieht. Verwenden Sie dann Ihre Kernkurse und -prüfungen für alle Kunden wieder, anstatt sie jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen. Wenn Sie die Struktur frühzeitig richtig gestalten, sparen Sie später viele Stunden Zeit.

Schritt 5: Migrieren und neu aufbauen.
Übertragen Sie Ihre Inhalte und SCORM-Pakete, erstellen Sie Ihre Kundengruppen neu und richten Sie Ihr Berichtswesen ein. Bearbeiten Sie jeweils einen Kunden nach dem anderen, damit nichts durcheinandergerät, und überprüfen Sie die Datensätze fortlaufend, anstatt erst ganz am Ende.

Schritt 5: Testen, kommunizieren und in Betrieb nehmen.
Bevor Sie alle umstellen, führen Sie einen Pilotversuch mit einem Kunden oder einer Gruppe durch und vergewissern Sie sich, dass alles wie erwartet funktioniert. Informieren Sie anschließend Ihre Kunden und deren Lernende darüber, was sich wann ändert, und stellen Sie dabei den Fokus auf die Vorteile, die sich für sie daraus ergeben. Sobald das System in Betrieb ist, messen Sie es an dem Grund, den Sie in Schritt eins festgehalten haben, und vergewissern Sie sich, dass das Problem tatsächlich gelöst wurde.

Beachten Sie, dass der Plan durchgehend auf einem Punkt basiert: dass die Plattform, auf die Sie umsteigen, wirklich auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist. Das ist der Aspekt, den Sie vor allem anderen richtig hinbekommen sollten.

So wählen Sie das neue LMS aus, auf das Sie umsteigen

Die Auswahl Ihres nächsten LMS ist ein großes Thema für sich, und wir haben an anderer Stelle bereits ausführlicher darüber berichtet. Wenn Sie jedoch beruflich andere Organisationen schulen, sind einige Aspekte wichtiger als bei einem internen Team, und es lohnt sich, diese zu prüfen, bevor Sie sich festlegen:

• Eine Preisgestaltung, die Wachstum nicht behindert. Eine Pauschalgebühr ist einer Abrechnung pro Teilnehmer überlegen, sobald Sie zu wachsen beginnen. Prüfen Sie daher genau, wie sich die Kosten verhalten, wenn Sie neue Kunden hinzufügen. Unser Leitfaden zu LMS-Preismodellen erläutert die verschiedenen Optionen.

• Ein separater, mit dem eigenen Branding versehener Bereich pro Kunde. Die Schulungen, Lernenden und Ergebnisse jedes Kunden müssen klar voneinander getrennt sein – idealerweise mit eigenem Erscheinungsbild und eigener URL.

• Berichte, auf die Ihre Kunden selbstständig zugreifen können. Je weniger Zeit Sie damit verbringen, Berichte manuell zu erstellen, desto besser.

• Echte Unterstützung bei der Migration. Fragen Sie jeden Anbieter genau, bei welchen Daten er Ihnen bei der Migration hilft und ob hierfür zusätzliche Kosten anfallen.

• Benutzerfreundlichkeit – für Sie und Ihre Teilnehmer. Wenn Sie ein umständliches System hinter sich lassen, sollten Sie nicht direkt in ein anderes stolpern.

Um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, eignet sich unsere LMS-Anforderungschecklistehervorragend, um Ihre Auswahlliste auf Herz und Nieren zu prüfen. Wenn Sie diese Kriterien mit Easy LMS abgleichen, ergibt sich folgendes Bild.

Der Wechsel zu Easy LMS

Wir arbeiten mit vielen Beratungsunternehmen und Schulungsanbietern zusammen, und die meisten von ihnen sind von einem LMS zu uns gekommen, das ihnen das Leben unnötig erschwert hat. Daher ist Easy LMS ganz auf die Arbeitsweise von Schulungsunternehmen zugeschnitten.

Sie zahlen eine Pauschalgebühr, unabhängig davon, wie viele Teilnehmer Sie schulen – der Ausbau Ihres Kundenstamms führt also niemals zu einer höheren Rechnung. Jeder Kunde kann über eine eigene, mit seiner Marke versehenen Akademie verfügen, die vollständig als White-Label-Lösung mit eigener URL gestaltet ist, während Sie Ihre Kurse und Prüfungen für alle Kunden wiederverwenden können.

Ihre Berichte werden in Echtzeit aktualisiert, und Kunden können ihre eigenen Ergebnisse jederzeit abrufen, was Ihnen den Aufwand für die manuelle Berichterstellung erspart. Sie können Ihre bereits vorhandenen Materialien, einschließlich SCORM-Pakete, hochladen, und wir kümmern uns um die mühsamen Aufgaben wie die Benotung von Prüfungsantworten und den Versand von Zertifikaten. Und da wir DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert sind, sind die Daten Ihrer Kunden in sicheren Händen.

Das Beste daran: Für einen Schulungsanbieter ist dies ein einfacher Schritt. Es gibt keine riesigen Datensätze, die entwirrt werden müssen, und keine IT-Abteilung, auf die Sie warten müssen. Der Großteil der Arbeit besteht lediglich darin, Ihre Kunden so einzurichten, wie Sie es sich schon immer gewünscht haben. Sie können eine kostenlose Testphase ohne Kreditkartendaten starten oder eine 30-minütige Demo buchen, und wir besprechen dann genau, wie Ihre Migration aussehen würde.