LMS-migrering: En guide till byte för utbildningsleverantörer

Vad är LMS-migrering?

LMS-migrering är processen att flytta allt du har byggt upp i ett lärplattformssystem till ett annat. Det inkluderar dina kurser och prov, dina deltagare, deras resultat och certifieringsuppgifter samt alla integrationer du använder. Kort sagt handlar det om att flytta hela din utbildningsverksamhet och placera den på en bättre plats.

För en utbildningsleverantör eller konsultbyrå finns det ett extra lager som de flesta guider hoppar över. Du flyttar inte ett enda företags utbildning; du flyttar flera kunders utbildningar, och var och en måste hållas tydligt åtskild på den andra sidan. Det låter som mer arbete, men det handlar egentligen bara om att planera var saker och ting ska placeras. Det du vanligtvis kommer att flytta över är:

• Kurser, prov och allt SCORM-innehåll som du redan har skapat.

• Deltagare och de grupper de tillhör.

• Genomförandehistorik och certifikat.

• Rapporter och hur resultaten delas med kunderna.

• Integrationer med de andra verktyg du använder.

Det är ”vad”. Innan du planerar bytet är det bra att vara ärlig om ”varför”, eftersom anledningen till att du byter påverkar allt som följer.

Tecken på att det är dags att byta till ett nytt LMS

De flesta utbildningsföretag vaknar inte upp en morgon och bestämmer sig för att byta. Det växer fram gradvis. En förnyelse som känns lite mer smärtsam än förra året, en kund som ber om en rapport som du måste sammanställa för hand, en ny kund som får vänta på åtkomst eftersom det är så besvärligt att konfigurera åtkomsten. Var för sig är det bara små irritationsmoment. Tillsammans är de ett tecken på att ditt LMS inte hänger med i din tillväxt.

Här är de tecken som brukar få en utbildningsleverantör att byta till ett nytt LMS:

• Dina kostnader stiger varje gång du lägger till en kund eller deltagare, så tillväxt straffas snarare än belönas.

• Du kan inte tydligt skilja en kunds deltagare, innehåll och resultat från en annans.

• Kunderna efterfrågar ständigt rapporter och översiktspaneler som du måste skapa manuellt.

• Det tar lång tid att ansluta en ny kundorganisation, eller ännu värre, det kräver IT-involvering varje gång.

• Systemet känns föråldrat och klumpigt, och det hämmar den tillväxttakt du eftersträvar.

Om mer än en av dessa punkter stämmer in, beskriver du ett LMS som inte längre passar din verksamhet. Nästa fråga är den praktiska: när ska du byta, och vad följer egentligen med dig i denna LMS-migrering?

Vad man ska flytta och vad man ska lämna kvar vid en LMS-migrering

Det är verkligen frestande att flytta över allt precis som det var. Motstå frestelsen. En LMS-migrering är ett av de få tillfällen då du får möjlighet att se hela ditt utbildningsbibliotek på en gång, och det är det perfekta tillfället att rensa upp. Se det inte så mycket som en ren export utan snarare som en genomgång, där du bestämmer vad som förtjänar en plats i det nya systemet istället för att släpa med dig flera års skräp.

För de flesta utbildningsleverantörer kan beslutet enkelt delas in i tre kategorier:

1. Flytta det. Aktiva kurser och prov, nuvarande deltagare, giltiga certifikat och de kundgrupper du fortfarande arbetar med. Allt som ditt företag behöver för att fortsätta driva verksamheten och rapportera från dag ett.

2. Arkivera det. Äldre slutföranderegister som du kanske behöver för efterlevnad eller en kunds revisionsspår, men som inte behöver vara aktiva i det nya systemet. Säkerhetskopiera dessa på en säker plats innan du byter.

3. Lämna kvar det. Dubbletter av kurser, innehåll för kunder som du inte längre använder och material som testades för två år sedan. Det här är det som gör att ditt nuvarande system känns rörigt.

Gör detta ordentligt, så får ditt nya LMS en ny start, där varje kunds utbildning är uppbyggd så som du skulle utforma den idag, istället för hur den råkade bli med tiden. När du vet vad som ska följa med kan du lägga upp en plan för att flytta det.

Din projektplan för LMS-migreringen, steg för steg

En bra projektplan för LMS-migrering behöver inte vara komplicerad, men den måste finnas. De utbildningsföretag som byter system smidigt är sällan de som har flest resurser. Det är de som bestämde vad de skulle flytta, och i vilken ordning, innan de rörde någonting. Nedan följer en plan som passar en utbildningsleverantör.

Steg 1: Definiera varför du byter och hur framgång ser ut.
Börja med problemen, inte med en önskelista över funktioner. Byt ni system för att prissättningen inte längre fungerar, för att ni inte kan separera kunderna eller för att onboardingprocessen går för långsamt? Skriv ner det. Den anledningen blir det riktmärke som ni mäter det nya systemet mot när ni väl är igång.

Steg 2: Gör en genomgång av din nuvarande miljö.
Gör en enkel inventering av vad du har: kunder och deras grupper, kurser och prov, deltagarregister och intyg samt eventuella integrationer. Du kan inte bestämma vad som ska flyttas förrän du ser allt på ett ställe.

Steg 3: Bestäm vad som ska flyttas, vad som ska arkiveras och vad du ska bygga upp från grunden.
Använd inventeringen för att sortera ditt innehåll i de tre kategorierna från avsnittet ovan. Vissa saker är värda att bygga upp på nytt istället för att importeras som de är, särskilt sådant som var besvärligt i det gamla systemet.

Steg 4: Sätt upp din nya struktur.
Det är här en plattform som är skapad för utbildningsleverantörer verkligen lönar sig. Ge varje kund ett eget utrymme med sitt eget varumärke, med eget utseende, egen URL och egen deltagargrupp, så att varje kund alltid bara ser sin egen utbildning och sina egna deltagare. Återanvänd sedan dina kärnkurser och prov för alla kunder, istället för att bygga upp dem från grunden varje gång. Att få strukturen rätt från början sparar dig många timmar senare.

Steg 5: Migrera och bygg om.
Flytta över ditt innehåll och dina SCORM-paket, återskapa dina kundgrupper och konfigurera din rapportering. Arbeta med en kund i taget så att inget blir rörigt, och kontrollera uppgifterna löpande istället för först i slutet.

Steg 5: Testa, kommunicera och lansera.
Innan du byter över alla, kör ett pilotprojekt med en kund eller grupp och bekräfta att allt fungerar som du förväntar dig. Berätta sedan för dina kunder och deras deltagare vad som förändras och när, och fokusera på vilka fördelar det innebär för dem. När ni är i drift, utvärdera det nya systemet mot det syfte du skrev ner i steg ett och bekräfta att det faktiskt löste problemet.

Lägg märke till att planen hela tiden bygger på en sak: att den plattform du byter till verkligen är utformad för just ditt sätt att arbeta. Det är den delen som är viktigast att få rätt innan något annat.

Hur du väljer det nya LMS som du ska byta till

Att välja ditt nästa LMS är ett stort ämne i sig, och vi har skrivit mer ingående om det på annat håll. Men om du utbildar andra organisationer i ditt yrke finns det några saker som är viktigare än för ett internt team, och de är värda att kontrollera innan du bestämmer dig:

• Prissättning som inte straffar tillväxt. En fast avgift är bättre än prissättning per deltagare så fort du börjar skala upp, så titta noga på hur kostnaden utvecklas när du lägger till kunder. Vår guide till prissättningsmodeller för LMS går igenom alternativen.

• Ett separat utrymme med varje kunds varumärke. Du behöver hålla varje kunds utbildning, deltagare och resultat åtskilda, helst med eget utseende och egen URL.

• Rapporter som dina kunder kan komma åt på egen hand. Ju mindre tid du lägger på att skapa rapporter manuellt, desto bättre.

• Riktig migreringssupport. Fråga varje leverantör exakt vad de hjälper dig att flytta och om det kostar extra.

• Användarvänlighet, både för dig och dina deltagare. Om du lämnar ett klumpigt system, gå inte rakt in i ett annat.

För att få en helhetsbild är vår checklista över LMS-kravett bra sätt att sätta din kortlista på prov. När du jämför dessa kriterier med Easy LMS ser det ut så här.

Att byta till Easy LMS

Vi samarbetar med många konsultföretag och utbildningsleverantörer, och de flesta av dem kom till oss från ett LMS som gjorde livet svårare än nödvändigt. Easy LMS är därför uppbyggt kring hur utbildningsföretag arbetar.

Du betalar en fast avgift oavsett hur många deltagare du utbildar, så att en växande kundbas aldrig leder till en högre faktura. Varje kund kan ha sin egen akademi med eget varumärke, helt white-label med egen URL, medan du återanvänder dina kurser och prov i alla akademier.

Dina rapporter uppdateras i realtid, och kunderna kan hämta sina egna resultat när de vill, vilket sparar dig från det manuella rapporteringsarbetet. Du kan ladda upp det material du redan har, inklusive SCORM-paket, och vi sköter de tråkiga delarna, som att betygsätta provsvar och skicka ut intyg. Och eftersom vi följer GDPR och är ISO 27001-certifierade är dina kunders data i trygga händer.

Det bästa av allt är att detta är en smidig övergång för en utbildningsleverantör. Det finns inga stora datamängder att reda ut och ingen IT-avdelning att vänta på. Det mesta av arbetet handlar helt enkelt om att ställa in dina kunder på det sätt du alltid har önskat. Du kan starta en kostnadsfri provperiod utan kreditkort eller boka en 30-minutersdemo, så går vi igenom exakt hur din migrering skulle se ut.