Migrazione del sistema di gestione dell’apprendimento (LMS): una guida al passaggio per gli enti di formazione

Che cos’è la migrazione di un LMS?

La migrazione LMS è il processo che consiste nel trasferire tutto ciò che è stato creato in un sistema di gestione dell’apprendimento verso un altro. Ciò include i corsi e gli esami, i partecipanti, i loro dati relativi al completamento dei corsi e alle certificazioni ottenute, nonché tutte le integrazioni di cui si avvale. In breve, si tratta di trasferire l’intera attività formativa in un contesto migliore.

Per un fornitore di formazione o una società di consulenza, vi è un aspetto aggiuntivo che la maggior parte delle guide trascura. Non state trasferendo la formazione di una singola azienda, ma quella di diversi clienti, e ciascuna di esse deve rimanere ben separata una dall’altra una volta trasferita. Può sembrare un lavoro in più, ma in realtà si tratta semplicemente di pianificare dove collocare ogni elemento. Gli elementi che in genere verranno trasferiti sono:

• Corsi, esami e qualsiasi contenuto SCORM già sviluppato.

• I partecipanti e i gruppi a cui appartengono.

• Cronologia dei completamenti e certificati.

• I report e le modalità di condivisione dei risultati con i clienti.

• Integrazioni con gli altri strumenti che utilizzate.

Questo è il «cosa». Prima di pianificare il passaggio, è utile essere onesti riguardo al «perché», poiché il motivo per cui state effettuando il cambio influisce su tutto ciò che seguirà.

Segnali che indicano che è giunto il momento di passare a un nuovo LMS

La maggior parte delle aziende di formazione non si sveglia una mattina e decide di cambiare. È un processo che si sviluppa gradualmente. Un rinnovo che pesa un po’ di più rispetto all’anno scorso, un cliente che richiede un rapporto che dovete mettere insieme a mano, un nuovo cliente lasciato in attesa dell’accesso perché configurarne l’account è un vero e proprio lavoro di routine. Presi singolarmente, sono tutti piccoli fastidi. Insieme, sono il vostro LMS che vi sta dicendo che non riesce più a stare al passo con la vostra crescita.

Ecco i segnali che tendono a spingere un fornitore di formazione verso un nuovo LMS:

• I vostri costi aumentano ogni volta che aggiungete un cliente o un partecipante, quindi la crescita viene penalizzata anziché premiata.

• Non è possibile separare in modo netto i discenti, i contenuti e i risultati di un cliente da quelli di un altro.

• I clienti continuano a richiedere report e dashboard che dovete creare manualmente.

• L’integrazione di una nuova organizzazione cliente è lenta o, peggio ancora, richiede ogni volta il coinvolgimento del reparto IT.

• Il sistema appare obsoleto e macchinoso e sta frenando il ritmo con cui desiderate crescere.

Se più di uno di questi punti vi riguarda, state descrivendo un LMS che non è più adatto alla vostra attività. La domanda successiva è di natura pratica: quando effettuerete il passaggio e cosa porterete effettivamente con voi in questa migrazione dell’LMS?

Cosa trasferire e cosa lasciare indietro durante una migrazione dell’LMS

La tentazione di trasferire tutto esattamente com'era è forte. Resistete. Una migrazione dell’LMS rappresenta una delle poche occasioni in cui è possibile esaminare l’intera libreria formativa in un’unica soluzione, ed è il momento perfetto per fare ordine. Consideratela non tanto come una semplice esportazione, quanto piuttosto come una verifica, in cui decidete cosa merita di trovare posto nel nuovo sistema, anziché trascinarvi dietro anni di materiale superfluo.

Per la maggior parte dei fornitori di formazione, la decisione si articola chiaramente in tre categorie:

1. Trasferire. Corsi ed esami attivi, partecipanti attuali, certificati validi e i gruppi di clienti con cui state ancora collaborando. Tutto ciò di cui la vostra azienda ha bisogno per continuare a funzionare e redigere report fin dal primo giorno.

2. Archiviarlo. I vecchi registri di completamento di cui potreste aver bisogno per motivi di conformità o per la tracciabilità di un cliente, ma che non devono necessariamente essere attivi nel nuovo sistema. Esegua un backup di questi dati in un luogo sicuro prima di effettuare il passaggio.

3. Lasciatelo. Corsi duplicati, contenuti per clienti che non utilizzate più e materiale che è stato provato due anni fa. È proprio questo che rende disordinato il vostro sistema attuale.

Se eseguite questa operazione correttamente, il vostro nuovo LMS partirà da zero, con la formazione di ciascun cliente configurata nel modo in cui la progettereste oggi, anziché come si è sviluppata casualmente nel tempo. Una volta stabilito cosa portare con voi, potrete elaborare il piano per il trasferimento.

Il piano del vostro progetto di migrazione dell’LMS, passo dopo passo

Un buon piano di progetto per la migrazione dell’LMS non deve necessariamente essere complicato, ma è indispensabile che esista. Le aziende di formazione che effettuano la transizione senza intoppi raramente sono quelle con le maggiori risorse. Sono quelle che hanno deciso cosa trasferire e in quale ordine, prima ancora di mettere mano a qualsiasi cosa. Di seguito è riportato un piano adatto a un fornitore di formazione.

Fase 1: Definire il motivo del passaggio e quale sia il risultato auspicabile.
Iniziate dai problemi, non da un elenco di funzionalità desiderate. State effettuando il passaggio perché il modello di prezzo non è più adeguato, perché non riuscite a separare i clienti o perché l’onboarding è troppo lento? Mettetelo per iscritto. Tale motivo diventerà il parametro di riferimento con cui valuterete il nuovo sistema una volta che sarà operativo.

Fase 2: Effettuate una verifica della vostra configurazione attuale.
Fate un semplice inventario di ciò che avete a disposizione: clienti e relativi gruppi, corsi ed esami, dati dei partecipanti e certificati, nonché eventuali integrazioni. Non potrete decidere cosa trasferire finché non avrete una visione d’insieme completa.

Fase 3: Decida cosa trasferire, cosa archiviare e cosa ricostruire da zero.
Utilizzando tale inventario, classifichi i Suoi contenuti nelle tre categorie indicate nella sezione precedente. Alcuni elementi meritano di essere ricostruiti da zero piuttosto che importati così come sono, in particolare tutto ciò che risultava poco funzionale nel vecchio sistema.

Fase 4: Configurare la nuova struttura.
È qui che una piattaforma pensata appositamente per i fornitori di formazione dimostra il proprio valore. Assegnate a ciascun cliente uno spazio personalizzato con il proprio marchio, dotato di un’immagine grafica, un URL e un gruppo di partecipanti dedicati, in modo che ogni cliente veda esclusivamente i propri corsi di formazione e il proprio gruppo di partecipanti. Riutilizzate poi i corsi e gli esami principali in tutti questi spazi, anziché ricostruirli da zero ogni volta. Definire correttamente la struttura sin dall’inizio vi farà risparmiare ore di lavoro in seguito.

Fase 5: Eseguire la migrazione e la riorganizzazione.
Trasferite i vostri contenuti e i pacchetti SCORM, ricreate i gruppi di clienti e configurate la reportistica. Procedete un cliente alla volta in modo che nulla si confonda e controllate i dati man mano che procedete, anziché alla fine del processo.

Fase 5: Test pilota, comunicazione e avvio.
Prima di effettuare il passaggio per tutti, conduca una fase pilota con un cliente o un gruppo e verifichi che tutto funzioni come previsto. Successivamente, informate i vostri clienti e i loro discenti in merito alle modifiche e alle tempistiche, concentrando il messaggio sui vantaggi che ne deriveranno per loro. Una volta entrati in produzione, valutate il nuovo sistema alla luce dell’obiettivo che avete definito nel primo passo e verificate che lo abbia effettivamente risolto.

Si noti che il piano si basa su un unico elemento fondamentale: la piattaforma verso cui state migrando deve essere realmente progettata per il vostro modo di lavorare. Questa è la parte che vale la pena definire con precisione prima di ogni altra cosa.

Come scegliere il nuovo LMS a cui passare

La scelta del vostro prossimo LMS è un argomento di grande rilevanza a sé stante, e ne abbiamo parlato in modo più approfondito in altri articoli. Tuttavia, se la vostra attività consiste nel fornire formazione ad altre organizzazioni, alcuni aspetti assumono maggiore importanza rispetto a quanto accadrebbe per un team interno, e vale la pena verificarli prima di prendere una decisione definitiva:

• Un modello di prezzi che non penalizzi la crescita. Una tariffa forfettaria è preferibile a un prezzo per partecipante non appena si inizia a espandersi, quindi esamini attentamente come si evolve il costo man mano che si aggiungono clienti. La nostra guida ai modelli di prezzo degli LMS illustra in dettaglio le opzioni disponibili.

• Uno spazio separato e personalizzato con il marchio di ciascun cliente. È necessario che la formazione, i discenti e i risultati di ogni cliente siano tenuti distinti, idealmente con un’immagine coordinata e un URL propri.

• Reportistica a cui i vostri clienti possano accedere autonomamente. Meno tempo dedicate alla creazione manuale dei report, meglio è.

• Supporto concreto alla migrazione. Chieda a qualsiasi fornitore esattamente quali dati vi aiuterà a trasferire e se ciò comporta costi aggiuntivi.

• Facilità d’uso, sia per voi che per i vostri partecipanti. Se state abbandonando un sistema macchinoso, non cadete subito in un altro.

Per avere un quadro completo, lanostra lista di controllo dei requisiti LMSè un ottimo modo per mettere alla prova la vostra rosa di candidati. Quando confrontate tali criteri con Easy LMS, ecco come si presentano le cose.

Passare a Easy LMS

Collaboriamo con numerose società di consulenza e fornitori di formazione, e la maggior parte di essi si è rivolta a noi dopo aver utilizzato un LMS che rendeva il lavoro più difficile del necessario. Easy LMS è quindi progettato tenendo conto di come operano le aziende di formazione.

Pagherete un canone forfettario indipendentemente dal numero di partecipanti che formerete, quindi l’ampliamento della vostra base clienti non comporterà mai un aumento della fattura. Ogni cliente può disporre di una propria accademia personalizzata con il proprio marchio, completamente in white label con un URL dedicato, mentre voi potrete riutilizzare i vostri corsi ed esami in tutte le accademie.

I vostri report si aggiornano in tempo reale e i clienti possono scaricare i propri risultati in qualsiasi momento, risparmiandovi il lavoro manuale di elaborazione dei report. Potete caricare i materiali di cui disponete già, compresi i pacchetti SCORM, mentre noi ci occupiamo delle parti più noiose, come la correzione delle risposte agli esami e l’invio dei certificati. Inoltre, poiché siamo conformi al GDPR e certificati ISO 27001, i dati dei vostri clienti sono in mani sicure.

Ma soprattutto, per un fornitore di formazione, si tratta di un passaggio semplice. Non ci sono enormi set di dati da districare né reparti IT da attendere. La maggior parte del lavoro consiste semplicemente nel configurare i profili dei vostri clienti proprio come avete sempre desiderato. Potete avviare una prova gratuita senza carta di credito oppure prenotare una demo di 30 minuti; in tale occasione vi illustreremo nel dettaglio come si articolerebbe la vostra migrazione.