Migração de LMS: Um guia de transição para prestadores de formação

O que é a migração de um LMS?

A migração de LMS é o processo de transferir tudo o que criou num sistema de gestão de aprendizagem para outro. Isso inclui os seus cursos e exames, os seus participantes, os registos de conclusão e certificação destes, bem como quaisquer integrações de que dependa. Em suma, trata-se de transferir toda a sua operação de formação e instalá-la num local mais adequado.

Para um prestador de formação ou uma empresa de consultoria, existe uma complexidade adicional que a maioria dos guias ignora. Não está a transferir a formação de uma única empresa; está a transferir a formação de vários clientes, e cada um deles precisa de permanecer devidamente separado no destino. Isso pode parecer mais trabalho, mas, na verdade, trata-se apenas de planear para onde cada elemento deve ser transferido. Os elementos que normalmente irá transferir são:

• Cursos, exames e qualquer conteúdo SCORM que já tenha criado.

• Participantes e os grupos a que pertencem.

• Histórico de conclusão e certificados.

• Relatórios e a forma como os resultados são partilhados com os clientes.

• Integrações com as outras ferramentas que utiliza.

Isso é o «o quê». Antes de planear a mudança, é útil ser honesto quanto ao «porquê», pois a razão pela qual está a mudar determina tudo o que se segue.

Sinais de que está na hora de mudar para um novo LMS

A maioria das empresas de formação não acorda uma manhã e decide mudar. É um processo que se vai construindo gradualmente. Uma renovação que custa um pouco mais do que no ano passado, um cliente que solicita um relatório que tem de ser elaborado manualmente, um novo cliente que fica à espera de acesso porque a sua configuração é uma verdadeira tarefa árdua. Por si só, cada um destes fatores é um pequeno incómodo. Em conjunto, são o seu LMS a dizer-lhe que já não consegue acompanhar o seu crescimento.

Eis os sinais que tendem a levar um prestador de formação a optar por um novo LMS:

• Os seus custos aumentam sempre que adiciona um cliente ou participante, pelo que o crescimento é penalizado em vez de recompensado.

• Não consegue separar claramente os formandos, os conteúdos e os resultados de um cliente dos de outro.

• Os clientes continuam a solicitar relatórios e painéis de controlo que tem de criar manualmente.

• A integração de uma nova organização cliente é lenta ou, pior ainda, requer o envolvimento do departamento de TI em todas as ocasiões.

• O sistema parece desatualizado e pouco intuitivo, e está a travar o ritmo a que pretende crescer.

Se mais do que uma destas situações se aplicar, está a descrever um LMS que deixou de se adequar ao seu negócio. A próxima questão é de natureza prática: quando é que vai efetuar a mudança e o que é que, na verdade, vai levar consigo nesta migração do LMS?

O que transferir e o que deixar para trás durante uma migração de LMS

Existe uma tentação real de transferir tudo exatamente como estava. Resista a essa tentação. Uma migração de LMS é um dos poucos momentos em que tem a oportunidade de analisar toda a sua biblioteca de formação de uma só vez, sendo o momento ideal para fazer uma limpeza. Encare-a menos como uma simples exportação e mais como uma auditoria, na qual decide o que merece o seu lugar no novo sistema, em vez de arrastar anos de desorganização consigo.

Para a maioria dos prestadores de formação, a decisão divide-se claramente em três categorias:

1. Transferir. Cursos e exames ativos, participantes atuais, certificados válidos e os grupos de clientes com quem ainda trabalha. Tudo o que a sua empresa precisa para continuar a funcionar e a apresentar relatórios desde o primeiro dia.

2. Arquive. Registos de conclusão mais antigos de que possa necessitar para fins de conformidade ou para a pista de auditoria de um cliente, mas que não precisam de estar ativos no novo sistema. Faça uma cópia de segurança destes registos num local seguro antes de efetuar a transição.

3. Deixe para trás. Cursos duplicados, conteúdos para clientes que já não utiliza e material que foi experimentado há dois anos. É isto que faz com que o seu sistema atual pareça desorganizado.

Faça isto corretamente e o seu novo LMS começará do zero, com a formação de cada cliente configurada da forma como a conceberia hoje, em vez de como foi crescendo acidentalmente. Assim que souber o que vai levar consigo, poderá elaborar o plano para a migração.

O seu plano de projeto de migração do LMS, passo a passo

Um bom plano de projeto de migração do LMS não precisa de ser complicado, mas tem de existir. As empresas de formação que fazem a transição sem problemas raramente são aquelas com mais recursos. São aquelas que decidiram o que iriam transferir e em que ordem, antes de tocar em qualquer coisa. Abaixo encontra-se um plano adequado para um prestador de formação.

Passo 1: Defina por que razão está a mudar e o que significa o sucesso.
Comece pelos problemas, não por uma lista de funcionalidades desejadas. Está a mudar porque os preços já não são adequados, porque não consegue separar os clientes ou porque a integração de novos utilizadores é demasiado lenta? Anote isso. Esse motivo tornar-se-á o ponto de referência pelo qual avaliará o novo sistema assim que este estiver em funcionamento.

Passo 2: Faça uma auditoria à sua configuração atual.
Faça um inventário simples do que possui: clientes e os seus grupos, cursos e exames, registos de participantes e certificados, bem como quaisquer integrações. Não poderá decidir o que transferir até ter tudo visível num único local.

Passo 3: Decida o que deve ser transferido, o que deve ser arquivado e o que deve ser reconstruído de raiz.
Com base nesse inventário, classifique o seu conteúdo nas três categorias mencionadas na secção anterior. Algumas coisas valem a pena ser reconstruídas de raiz, em vez de serem importadas tal como estão, especialmente tudo o que era complicado no sistema antigo.

Passo 4: Configure a sua nova estrutura.
É aqui que uma plataforma concebida para prestadores de formação dá frutos. Atribua a cada cliente o seu próprio espaço com a marca da empresa, com um aspeto, URL e grupo de participantes próprios, para que cada cliente veja apenas a sua própria formação e o seu próprio grupo de participantes. Em seguida, reutilize os seus cursos e exames principais em todos os casos, em vez de os reconstruir do zero de cada vez. Definir a estrutura corretamente desde o início poupa-lhe horas mais tarde.

Passo 5: Migre e reconstrua.
Transfira os seus conteúdos e pacotes SCORM, recrie os seus grupos de clientes e configure os seus relatórios. Trabalhe com um cliente de cada vez para que nada se complique e verifique os registos à medida que avança, em vez de o fazer apenas no final.

Passo 5: Realize um teste-piloto, comunique e lance a plataforma.
Antes de efetuar a transição para todos, realize um teste-piloto com um cliente ou grupo e confirme se tudo funciona da forma que espera. Em seguida, informe os seus clientes e os seus formandos sobre o que vai mudar e quando, mantendo a mensagem centrada nos benefícios que lhes advêm. Assim que estiver em produção, avalie o novo sistema em relação ao motivo que registou no primeiro passo e confirme se este realmente resolveu o problema.

Repare que o plano assenta numa única coisa ao longo de todo o processo: que a plataforma para a qual está a migrar foi genuinamente concebida para a sua forma de trabalhar. Essa é a parte que vale a pena acertar antes de mais nada.

Como escolher o novo LMS para o qual vai migrar

A escolha do seu próximo LMS é um tema importante por si só, e já abordámos o assunto com mais profundidade noutro artigo. No entanto, se o seu trabalho consiste em dar formação a outras organizações, há alguns aspetos que assumem maior importância do que para uma equipa interna, e vale a pena verificá-los antes de se comprometer:

• Preços que não penalizem o crescimento. Uma tarifa fixa é mais vantajosa do que o preço por participante assim que começar a expandir, por isso analise atentamente como o custo evolui à medida que adiciona clientes. O nosso guia sobre modelos de preços de LMS detalha as opções.

• Um espaço separado e com a marca de cada cliente. É necessário que a formação, os formandos e os resultados de cada cliente sejam mantidos distintos, idealmente com a sua própria identidade visual e URL.

• Relatórios aos quais os seus clientes possam aceder por conta própria. Quanto menos tempo despender a elaborar relatórios manualmente, melhor.

• Apoio real à migração. Pergunte a qualquer fornecedor exatamente o que o ajudam a migrar e se isso implica custos adicionais.

• Facilidade de utilização, tanto para si como para os seus participantes. Se está a abandonar um sistema pouco intuitivo, não mude diretamente para outro semelhante.

Para ter uma visão completa, anossa lista de verificação de requisitos de LMSé uma boa forma de testar a sua lista de finalistas. Quando compara esses critérios com o Easy LMS, eis como se apresentam as coisas.

Fazer a transição para o Easy LMS

Trabalhamos com muitas empresas de consultoria e prestadores de formação, e a maioria deles chegou até nós vinda de um LMS que tornava a vida mais difícil do que o necessário. Por isso, o Easy LMS foi concebido a pensar na forma como as empresas de formação operam.

Paga uma taxa fixa, independentemente do número de participantes que formar, pelo que o crescimento da sua base de clientes nunca se traduz numa fatura mais elevada. Cada cliente pode ter a sua própria academia com a marca da empresa, totalmente personalizada com o seu próprio URL, enquanto reutiliza os seus cursos e exames em todas elas.

Os seus relatórios atualizam-se em tempo real e os clientes podem aceder aos seus próprios resultados sempre que quiserem, o que o poupa do trabalho manual de elaboração de relatórios. Pode carregar os materiais de que já dispõe, incluindo pacotes SCORM, e nós tratamos das partes mais tediosas, tais como a classificação das respostas aos exames e o envio de certificados. E como estamos em conformidade com o RGPD e possuímos a certificação ISO 27001, os dados dos seus clientes permanecem em boas mãos.

O melhor de tudo é que, para um prestador de formação, esta é uma transição simples. Não há um conjunto de dados gigantesco para desemaranhar nem um departamento de TI pelo qual tenha de esperar. A maior parte do trabalho consiste simplesmente em configurar os seus clientes da forma que sempre desejou. Pode iniciar um período de teste gratuito sem necessidade de cartão de crédito ou marcar uma demonstração de 30 minutos, e iremos explicar-lhe exatamente como seria a sua migração.