Migration d’un LMS : le guide pour changer de plateforme de formation

Qu'est-ce que la migration d'un LMS ?

La migration d’un LMS consiste à transférer tout ce que vous avez créé et configuré dans un système de gestion de l’apprentissage vers un autre. Cela comprend vos formations et vos examens, vos participants, leur historique de formation et leurs certificats, ainsi que les intégrations dont vous avez besoin. En résumé, il s’agit de transférer l’intégralité de votre activité de formation vers un environnement plus adapté.

Pour un organisme de formation ou un cabinet de conseil, une dimension supplémentaire entre en jeu, souvent laissée de côté dans les guides consacrés à la migration. Vous ne transférez pas les formations d’une seule entreprise, mais celles de plusieurs clients, et les environnements de chacun doivent rester parfaitement distincts une fois la migration terminée. Cela peut sembler plus complexe, mais il s’agit avant tout de bien planifier la destination de chaque élément. Voici ce que vous devrez généralement transférer :

• Les formations, les examens et tout contenu SCORM que vous avez déjà créé.

• Les participants et les groupes auxquels ils appartiennent.

• L'historique des formations suivies et les certificats.

• Les rapports et la manière dont les résultats sont partagés avec les clients.

• Les intégrations avec les autres outils que vous utilisez.

Voilà pour ce qu’implique une migration. Avant d’en planifier les différentes étapes, il est toutefois utile de bien définir les raisons qui vous poussent à changer de LMS, car elles détermineront en grande partie la suite du projet.

Les signes qui indiquent qu’il est temps de passer à un nouveau LMS

La plupart des organismes de formation ne décident pas de changer de LMS du jour au lendemain. Le besoin s’installe progressivement. Un renouvellement de contrat un peu plus coûteux que l’année dernière, un client qui vous demande un rapport que vous devez établir à la main, un nouveau client qui attend ses accès parce que sa configuration prend trop de temps. Pris séparément, ces problèmes peuvent sembler mineurs. Lorsqu’ils s’accumulent, ils indiquent souvent que votre LMS n’est plus adapté au développement de votre activité.

Voici les signes qui peuvent vous pousser à adopter un nouveau LMS :

• Vos coûts augmentent chaque fois que vous ajoutez un client ou un participant, si bien que la croissance de votre activité entraîne systématiquement une hausse de vos dépenses.

• Vous ne pouvez pas séparer clairement les participants, les contenus et les résultats de chacun de vos clients.

• Vos clients demandent régulièrement des rapports ou des tableaux de bord que vous devez créer manuellement.

• L’intégration d’une nouvelle organisation cliente prend du temps ou, pire encore, elle nécessite systématiquement l’intervention de votre équipe informatique.

• Votre LMS semble dépassé et peu intuitif, au point de ralentir le développement de votre activité.

Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, votre LMS n’est probablement plus adapté à vos besoins. Une question très concrète se pose alors : lorsque vous déciderez de changer de plateforme, quelles données et quels contenus devrez-vous réellement transférer lors de la migration ?

Que transférer et que laisser de côté lors de la migration d’un LMS ?

Il peut être tentant de tout transférer à l’identique vers votre nouveau LMS. Pourtant, mieux vaut éviter. Une migration constitue l’une des rares occasions de passer en revue l’ensemble de votre catalogue de formations et d’en profiter pour faire le tri. Plutôt que de considérer cette opération comme un simple transfert de données, voyez-la comme un audit : vous pouvez décider de ce qui mérite réellement d’intégrer votre nouveau système, au lieu d’y importer des années de contenus devenus inutiles.

Pour la plupart des organismes de formation, les éléments à traiter peuvent être répartis en trois catégories :

1. À transférer. Les formations et examens actifs, les participants actuels, les certificats en cours de validité et les groupes de clients avec lesquels vous travaillez encore. Tout ce dont votre entreprise a besoin pour continuer à fonctionner et établir des rapports dès le premier jour.

2. À archiver. Les anciens historiques de formation dont vous pourriez avoir besoin à des fins de conformité ou pour répondre à un audit demandé par un client, mais qui n’ont pas besoin d’être actifs dans le nouveau système. Veillez à les sauvegarder dans un emplacement sécurisé avant la migration.

3. À laisser de côté. Les formations en double, les contenus destinés à des clients avec lesquels vous ne travaillez plus et les supports testés il y a plusieurs années mais qui ne sont plus utilisées. Ce sont souvent ces éléments qui encombrent inutilement votre LMS actuel.

En procédant ainsi, vous partez sur de bonnes bases avec votre nouveau LMS. Les formations de chaque client peuvent être organisées selon vos besoins actuels, plutôt que de reproduire une structure qui s’est constituée au fil du temps. Une fois que vous savez précisément ce que vous souhaitez conserver, vous pouvez établir votre plan de migration.

Votre plan de migration LMS, étape par étape

Un bon plan de projet de migration vers un LMS n’a pas besoin d’être compliqué, mais il est indispensable qu’il existe. Les organismes de formation qui réussissent leur transition en douceur sont rarement ceux qui disposent des ressources les plus importantes. Ce sont ceux qui ont décidé, avant même de commencer, ce qu’ils allaient transférer et dans quel ordre. Voici les principales étapes à suivre.

Étape 1 : Définissez les raisons de votre changement et ce que vous attendez du nouveau système.
Partez des problèmes que vous cherchez à résoudre plutôt que d’une simple liste de fonctionnalités. Changez-vous de plateforme parce que son modèle tarifaire ne vous convient plus ? Parce qu’il est difficile de séparer les environnements de vos différents clients ? Ou parce que l’intégration de nouveaux clients prend trop de temps ? Identifiez clairement votre principale motivation. Elle vous servira ensuite de référence pour déterminer si votre nouveau LMS répond réellement à vos attentes.

Étape 2 : Faites l’inventaire de votre système actuel.
Dressez une liste simple de tout ce que contient votre LMS : vos clients et leurs groupes, vos formations et examens, les données et certificats des participants, ainsi que vos différentes intégrations. Vous devez disposer d’une vue d’ensemble avant de pouvoir décider ce qui mérite d’être transféré.

Étape 3 : Décidez ce qui doit être transféré, archivé ou recréé.
À partir de cet inventaire, répartissez vos contenus selon les trois catégories présentées précédemment. Certains éléments méritent d’être recréés de toutes pièces plutôt que d’être importés tels quels, notamment ceux dont la configuration posait déjà problème dans votre ancien système.

Étape 4 : Configurez la structure de votre nouveau LMS.
C’est là qu’une plateforme conçue pour les organismes de formation prend tout son sens. Attribuez à chaque client son propre espace personnalisé, avec une identité visuelle, une URL et un groupe de participants qui lui sont propres, afin que chaque client ne voie que ses propres formations et ses propres participants. Vous pouvez ensuite réutiliser vos formations et examens principaux dans plusieurs espaces au lieu de tout recréer à chaque fois. Bien définir cette structure dès le départ vous fera gagner un temps précieux par la suite.

Étape 5 : Migrez vos données et recréez les éléments nécessaires.
Transférez vos contenus et packages SCORM, recréez les groupes de vos clients et configurez vos rapports. Procédez client par client afin d’éviter tout mélange de données et vérifiez les informations au fur et à mesure, plutôt que d’attendre la fin de la migration pour tout contrôler.

Étape 5 : Testez, communiquez et lancez votre nouveau LMS.
Avant de faire basculer l’ensemble de vos utilisateurs, réalisez un test avec un client ou un groupe afin de vérifier que tout fonctionne comme prévu. Informez ensuite vos clients et leurs apprenants des changements à venir et de leur calendrier, en mettant l’accent sur les avantages que la nouvelle plateforme leur apportera. Une fois le nouveau LMS en service, reprenez les objectifs définis lors de la première étape et vérifiez qu’il répond effectivement aux problèmes que vous souhaitiez résoudre.

Vous l’aurez compris, la réussite de ce plan repose en grande partie sur un élément : choisir une plateforme réellement adaptée à votre manière de travailler. C’est donc un point à examiner attentivement avant même de commencer la migration.

Comment choisir le nouveau LMS vers lequel migrer ?

Le choix de votre prochain LMS est un sujet important en soi, que nous avons abordé plus en détail dans un autre article. Mais si votre activité consiste à former les collaborateurs d’autres organisations, certains critères sont particulièrement importants et méritent d’être vérifiés avant de vous engager :

• Une tarification qui ne pénalise pas votre croissance. Dès que votre activité se développe, un tarif fixe peut être plus avantageux qu’une facturation par participant. Examinez donc attentivement la façon dont vos coûts évolueront à mesure que vous accueillerez de nouveaux clients. Notre guide consacré aux modèles de tarification des LMS présente les différentes options.

• Un espace distinct et personnalisé pour chaque client. Vous devez pouvoir séparer clairement les formations, les apprenants et les résultats de chaque client, idéalement avec une identité visuelle et une URL qui leur sont propres.

• Des rapports auxquels vos clients peuvent accéder eux-mêmes. Moins vous passez de temps à créer et à envoyer manuellement des rapports, mieux c’est.

• Une véritable assistance à la migration. Demandez à chaque prestataire de vous préciser exactement ce qu’il vous aide à transférer et si cela entraîne des frais supplémentaires.

• Une utilisation simple, pour vous comme pour vos participants. Si vous quittez une plateforme complexe et peu intuitive, autant éviter de rencontrer exactement les mêmes difficultés avec la suivante.

Pour aller plus loin, notre liste de contrôle des exigences relatives aux LMS vous aidera à évaluer les différentes plateformes que vous envisagez. Voyons maintenant comment Easy LMS répond à ces critères.

Migrer vers Easy LMS

Nous travaillons avec de nombreux cabinets de conseil et organismes de formation, dont beaucoup utilisaient auparavant un LMS qui compliquait inutilement leur travail. Easy LMS a donc été pensé en fonction des besoins spécifiques des entreprises qui proposent des formations à leurs clients.

Vous bénéficiez d’un tarif fixe quel que soit le nombre de participants que vous formez. Développer votre portefeuille clients n’entraîne donc pas automatiquement une hausse de votre facture. Chaque client peut disposer de sa propre académie à l’image de sa marque, entièrement en marque blanche avec sa propre URL, tandis que vous pouvez réutiliser vos cours et vos examens pour l’ensemble de ces clients.

Vos rapports sont mis à jour en temps réel, et les clients peuvent consulter leurs propres résultats quand ils le souhaitent, ce qui vous évite de devoir préparer manuellement des rapports à chaque demande. Vous pouvez importer les supports dont vous disposez déjà, y compris les paquets SCORM, et nous nous chargeons des tâches fastidieuses, telles que la notation des réponses aux examens et l’envoi des certificats. Enfin, Easy LMS est conforme au RGPD et certifié ISO 27001, afin de garantir un niveau élevé de protection des données de vos clients.

Pour un organisme de formation, la migration reste par ailleurs relativement simple. Vous n’avez pas nécessairement d’immenses volumes de données à démêler ni besoin d’attendre l’intervention d’un service informatique. L’essentiel du travail consiste à configurer les environnements de vos clients de la manière dont vous auriez toujours souhaité pouvoir les organiser. Vous pouvez commencer un essai gratuit sans carte bancaire ou réserver une démonstration de 30 minutes pour discuter concrètement de la manière dont votre migration pourrait se dérouler.