מעבר למערכת LMS: מדריך למעבר עבור ספקי הדרכה

מהי הגירה בין מערכות LMS?

העברת LMS היא התהליך של העברת כל מה שבניתם במערכת ניהול למידה אחת למערכת אחרת. זה כולל את הקורסים והמבחנים שלכם, את המשתתפים, את רישומי ההשלמה וההסמכה שלהם, וכל האינטגרציות שעליהן אתם מסתמכים. בקיצור, מדובר בלקיחת כל פעילות ההדרכה שלכם והעברתה למקום טוב יותר.

עבור ספק הדרכה או חברת ייעוץ, ישנו היבט נוסף שרוב המדריכים מדלגים עליו. אתם לא מעבירים את ההדרכה של חברה אחת; אתם מעבירים את ההדרכה של מספר לקוחות, וכל אחד מהם צריך להישאר מופרד בצורה מסודרת בצד השני. זה נשמע כמו עבודה נוספת, אבל למעשה זה רק עניין של תכנון לאן הדברים יועברו. הדברים שתעבירו בדרך כלל הם:

• קורסים, בחינות וכל תוכן SCORM שכבר יצרתם.

• משתתפים והקבוצות אליהן הם משתייכים.

• היסטוריית השלמת הקורסים ותעודות.

• דוחות והאופן שבו התוצאות משותפות עם הלקוחות.

• שילובים עם הכלים האחרים שבהם אתם משתמשים.

זה ה"מה". לפני שתתכננו את המעבר, כדאי להיות כנים לגבי ה"למה", כי הסיבה שבגללה אתם מחליפים מערכת משפיעה על כל מה שיבוא לאחר מכן.

סימנים לכך שהגיע הזמן לעבור ל-LMS חדש

רוב חברות ההדרכה לא מתעוררות בוקר אחד ומחליטות לעבור. זה מתפתח לאט לאט. חידוש מנוי שכואב קצת יותר מאשר בשנה שעברה, לקוח שמבקש דוח שאתם צריכים להרכיב ביד, לקוח חדש שנאלץ להמתין לגישה כי תהליך ההקמה שלו הוא משימה מייגעת. כל אחד מהדברים האלה בפני עצמו הוא מטרד קטן. ביחד, הם ה-LMS שלכם שאומר לכם שהוא לא מצליח לעמוד בקצב הצמיחה שלכם.

להלן הסימנים שבדרך כלל דוחפים ספק הדרכה לעבור למערכת LMS חדשה:

• העלויות שלכם עולות בכל פעם שאתם מוסיפים לקוח או משתתף, כך שהצמיחה נענשת במקום להיות מתוגמלת.

• אינכם יכולים להפריד בצורה ברורה בין הלומדים, התכנים והתוצאות של לקוח אחד לאלה של לקוח אחר.

• הלקוחות ממשיכים לבקש דוחות ולוחות מחוונים שאתם נאלצים לבנות בעצמכם.

• תהליך קליטת ארגון לקוח חדש הוא איטי, או גרוע מכך, הוא מצריך מעורבות של מחלקת ה-IT בכל פעם.

• המערכת נראית מיושנת ומסורבלת, והיא מעכבת את קצב הצמיחה הרצוי לכם.

אם יותר מאחד מהתיאורים הללו נכון, אתם מתארים מערכת LMS שכבר אינה מתאימה לעסק שלכם. השאלה הבאה היא שאלה מעשית: מתי תבצעו את המעבר, ומה בעצם יועבר איתכם במעבר זה ל-LMS החדש?

מה להעביר ומה להשאיר מאחור במהלך מעבר ל-LMS

יש פיתוי אמיתי להעביר את הכל בדיוק כפי שהיה. התנגדו לו. מעבר ל-LMS הוא אחד הרגעים הבודדים שבהם אתם יכולים לבחון את כל ספריית ההדרכה שלכם בבת אחת, וזה הזמן המושלם לניקוי. חשבו על זה פחות כמו ייצוא פשוט ויותר כמו ביקורת, שבה אתם מחליטים מה ראוי למקומו במערכת החדשה, במקום לגרור איתכם שנים של עומס מיותר.

עבור רוב ספקי ההדרכה, ההחלטה מתחלקת בבירור לשלוש קטגוריות:

1. להעביר. קורסים ומבחנים פעילים, משתתפים נוכחיים, תעודות בתוקף וקבוצות הלקוחות שאתם עדיין עובדים איתן. כל מה שהעסק שלכם צריך כדי להמשיך לפעול ולדווח מהיום הראשון.

2. ארכיון. רשומות סיום ישנות שאולי תזדקקו להן לצורך עמידה בדרישות או תיעוד ביקורת של לקוח, אך אין צורך שהן יהיו פעילות במערכת החדשה. גבו אותן במקום בטוח לפני המעבר.

3. להשאיר. קורסים כפולים, תוכן ללקוחות שכבר לא עובדים איתם, וחומרים שניסיתם לפני שנתיים. אלה הדברים שגורמים למערכת הנוכחית שלכם להרגיש מבולגנת.

עשו זאת כהלכה, וה-LMS החדש שלכם יתחיל נקי, כאשר ההדרכה של כל לקוח תהיה מוגדרת כפי שהייתם מעצבים אותה היום, ולא כפי שהתפתחה במקרה. ברגע שתדעו מה לקחת איתכם, תוכלו לבנות את התוכנית להעברתו.

תוכנית פרויקט המעבר ל-LMS שלכם, צעד אחר צעד

תוכנית פרויקט העברת LMS טובה לא צריכה להיות מסובכת, אבל היא בהחלט צריכה להיות קיימת. חברות ההדרכה שעוברות את המעבר בצורה חלקה הן לעתים רחוקות אלה עם הכי הרבה משאבים. הן אלה שהחליטו מה הן מעבירות, ובאיזה סדר, עוד לפני שנגעו בדבר. להלן תוכנית שמתאימה לספק הדרכה.

שלב 1: הגדירו מדוע אתם עוברים, ואיך ייראה הצלחה.
התחילו עם הבעיה, לא עם רשימת משאלות של תכונות. האם אתם עוברים כי התמחור כבר לא מתאים, כי אי אפשר להפריד בין לקוחות, או כי תהליך הקליטה איטי מדי? רשמו את זה. הסיבה הזו תהפוך לנקודת הייחוס שלפיה תמדדו את המערכת החדשה ברגע שתעלו לאוויר.

שלב 2: ערכו ביקורת על התצורה הנוכחית שלכם.
ערכו רשימה פשוטה של מה שיש לכם: לקוחות וקבוצותיהם, קורסים ומבחנים, רשומות משתתפים ותעודות, וכל אינטגרציה. אי אפשר להחליט מה להעביר עד שרואים את הכל במקום אחד.

שלב 3: החליטו מה לעבור, מה לארכיב ומה לבנות מחדש.
בעזרת רשימת המלאי הזו, סווגו את התוכן לשלוש הקטגוריות מהסעיף שלעיל. יש דברים שכדאי לבנות מחדש בצורה מסודרת במקום לייבא אותם כפי שהם, במיוחד כל מה שהיה מסורבל במערכת הישנה.

שלב 4: הגדירו את המבנה החדש שלכם.
זה המקום שבו פלטפורמה שנבנתה עבור ספקי הדרכה מוכיחה את עצמה. הקצו לכל לקוח מרחב ממותג משלו, עם מראה, כתובת URL וקבוצת משתתפים משלו, כך שכל לקוח יראה רק את ההדרכה שלו ואת האנשים שלו. לאחר מכן, השתמשו מחדש בקורסים ובבחינות המרכזיים שלכם בכל המרחבים, במקום לבנות אותם מחדש מאפס בכל פעם. בניית המבנה הנכון בשלב מוקדם תחסוך לכם שעות רבות בהמשך.

שלב 5: העבירו את הנתונים ובנו מחדש.
העבירו את התוכן וחבילות ה-SCORM שלכם, צרו מחדש את קבוצות הלקוחות והגדירו את הדיווחים. עבדו עם לקוח אחד בכל פעם כדי למנוע בלבול, ובדקו את הרישומים תוך כדי עבודה ולא רק בסוף התהליך.

שלב 5: פיילוט, תקשורת והעברה לפעילות.
לפני שתעברו עם כולם, ערכו פיילוט עם לקוח או קבוצה אחת וודאו שהכל פועל כפי שציפיתם. לאחר מכן, הודיעו ללקוחותיכם וללומדים שלהם מה עומד להשתנות ומתי, תוך התמקדות ביתרונות שהדבר יביא להם. ברגע שהמערכת תעלה לאוויר, בדקו את הביצועים שלה ביחס למטרה שרשמתם בשלב הראשון, וודאו שהיא אכן פותרת אותה.

שימו לב שהתוכנית נשענת על דבר אחד לאורך כל הדרך: שהפלטפורמה שאליה אתם עוברים באמת בנויה בהתאם לאופן שבו אתם עובדים. זה החלק שכדאי להקדיש לו תשומת לב לפני כל דבר אחר.

כיצד לבחור את מערכת ה-LMS החדשה שאליה אתם עוברים

בחירת ה-LMS הבא שלכם היא נושא נרחב בפני עצמו, וכתבנו עליו בהרחבה במקום אחר. אך אם אתם מתפרנסים מהדרכת ארגונים אחרים, יש כמה דברים שחשובים יותר מאשר עבור צוות פנימי, וכדאי לבדוק אותם לפני שתתחייבו:

• תמחור שלא מעניש את הצמיחה. תשלום קבוע עדיף על תמחור לפי משתתף ברגע שאתם מתחילים להתרחב, אז בדקו היטב כיצד העלות מתנהגת ככל שאתם מוסיפים לקוחות. המדריך שלנו למודלים לתמחור LMS מפרט את האפשרויות.

• מרחב נפרד וממותג לכל לקוח. עליכם להפריד בין ההדרכה, הלומדים והתוצאות של כל לקוח, באופן אידיאלי עם מראה וכתובת URL משלו.

• דוחות שהלקוחות שלכם יכולים לגשת אליהם בעצמם. ככל שתשקיעו פחות זמן בהכנת דוחות ידנית, כך ייטב.

• תמיכה אמיתית במעבר. שאלו כל ספק בדיוק במה הוא עוזר לכם לעבור, והאם זה כרוך בעלות נוספת.

• קלות שימוש, עבורכם ועבור המשתתפים שלכם. אם אתם עוזבים מערכת מסורבלת, אל תכנסו ישר למערכת מסורבלת אחרת.

כדי לקבל תמונה מלאה, רשימת הבדיקהשלנו לדרישות LMSהיא דרך טובה לבחון את הרשימה המצומצמת שלכם. כאשר משווים את הקריטריונים הללו ל-Easy LMS, הנה התוצאות.

המעבר ל-Easy LMS

אנו עובדים עם חברות ייעוץ וספקי הדרכה רבים, ורובם הגיעו אלינו ממערכת LMS שהקשתה על חייהם יותר מהנדרש. לכן Easy LMS נבנה סביב אופן הפעולה של חברות הדרכה.

אתם משלמים תשלום קבוע, לא משנה כמה משתתפים אתם מכשירים, כך שהרחבת בסיס הלקוחות שלכם לעולם לא תגרור חשבונית גבוהה יותר. לכל לקוח יכולה להיות אקדמיה ממותגת משלו, עם מיתוג לבן מלא וכתובת URL משלה, בזמן שאתם משתמשים באותם קורסים ומבחנים בכל האקדמיות.

הדוחות שלכם מתעדכנים בזמן אמת, והלקוחות יכולים להפיק את התוצאות שלהם בעצמם מתי שירצו, מה שחוסך לכם את הטרחה של הכנת דוחות ידנית. אתם יכולים להעלות את החומרים שכבר יש ברשותכם, כולל חבילות SCORM, ואנחנו מטפלים בחלקים המייגעים, כגון מתן ציונים לתשובות במבחנים ושליחת תעודות. ומכיוון שאנו עומדים בדרישות ה-GDPR ומאושרים לפי תקן ISO 27001, נתוני הלקוחות שלכם נשמרים בידיים בטוחות.

והחלק הטוב ביותר, עבור ספק הדרכה, הוא שמדובר בתהליך קל. אין צורך להתמודד עם מאגר נתונים ענק ואין צורך להמתין למחלקת ה-IT. רוב העבודה היא פשוט להגדיר את הלקוחות שלכם בדיוק כפי שתמיד רציתם. תוכלו להתחיל תקופת ניסיון חינם ללא צורך בכרטיס אשראי, או להזמין הדגמה של 30 דקות, ואנו נדון יחד בדיוק כיצד תיראה המעבר שלכם.