LMS-migrering: En veiledning for kursleverandører om bytte av system

Hva er LMS-migrering?

LMS-migrering er prosessen med å flytte alt du har bygget opp i ett læringsstyringssystem over til et annet. Dette inkluderer kursene og eksamenene dine, deltakerne dine, deres fullførings- og sertifiseringshistorikk, samt eventuelle integrasjoner du er avhengig av. Kort sagt handler det om å flytte hele opplæringsvirksomheten din til et bedre sted.

For en opplæringsleverandør eller et konsulentfirma er det ett ekstra lag som de fleste veiledningene overser. Du flytter ikke opplæringen til ett enkelt selskap; du flytter opplæringen til flere kunder, og hver enkelt må holdes tydelig adskilt på den andre siden. Det høres ut som mer arbeid, men det handler egentlig bare om å planlegge hvor ting skal plasseres. Det du vanligvis vil overføre er:

• Kurs, eksamener og alt SCORM-innhold du allerede har laget.

• Deltakere og gruppene de tilhører.

• Fullføringshistorikk og sertifikater.

• Rapporter og måten resultatene deles med kundene på.

• Integrasjoner med de andre verktøyene du bruker.

Det er «hva». Før du planlegger byttet, er det lurt å være ærlig om «hvorfor», fordi grunnen til at du bytter, påvirker alt som følger.

Tegn på at det er på tide å bytte til et nytt LMS

De fleste opplæringsbedrifter våkner ikke en morgen og bestemmer seg for å bytte. Det bygger seg opp gradvis. En fornyelse som koster litt mer enn i fjor, en kunde som ber om en rapport du må sette sammen for hånd, en ny kunde som må vente på tilgang fordi det er så omstendelig å sette dem opp. Hver for seg er dette små irritasjonsmomenter. Sammen er de et tegn på at LMS-systemet ditt ikke klarer å holde tritt med veksten din.

Her er tegnene som ofte får en opplæringsleverandør til å bytte til et nytt LMS:

• Kostnadene dine stiger hver gang du legger til en kunde eller deltaker, så vekst blir straffet i stedet for belønnet.

• Du klarer ikke å skille en kundes deltakere, innhold og resultater tydelig fra en annens.

• Kundene ber stadig om rapporter og oversikter som du må lage for hånd.

• Det tar lang tid å ta i bruk en ny kundeorganisasjon, eller enda verre: det krever involvering fra IT-avdelingen hver gang.

• Systemet føles utdatert og klumpete, og det bremser det tempoet du ønsker å vokse i.

Hvis mer enn ett av disse punktene stemmer, beskriver du et LMS som ikke lenger passer til virksomheten din. Det neste spørsmålet er av praktisk art: når skal du bytte, og hva tar du faktisk med deg i denne LMS-migreringen?

Hva du bør flytte over og hva du bør la være under en LMS-migrering

Det er virkelig fristende å flytte alt over nøyaktig slik det var. Motstå fristelsen. En LMS-migrering er et av de få øyeblikkene du får muligheten til å se hele opplæringsbiblioteket ditt på en gang, og det er det perfekte tidspunktet for en opprydding. Tenk på det mindre som en ren eksport og mer som en gjennomgang, der du bestemmer hva som fortjener en plass i det nye systemet, i stedet for å dra med deg årevis med rot.

For de fleste opplæringsleverandører kan beslutningen enkelt deles inn i tre kategorier:

1. Flytt det. Aktive kurs og eksamener, nåværende deltakere, gyldige sertifikater og kundegruppene du fortsatt jobber med. Alt virksomheten din trenger for å holde driften i gang og rapportere fra første dag.

2. Arkiver det. Eldre fullføringsoppføringer du kanskje trenger for å oppfylle regelverket eller som en del av en kundes revisjonsspor, men som ikke trenger å være aktive i det nye systemet. Ta sikkerhetskopi av disse på et trygt sted før du bytter.

3. La det være. Dupliserte kurs, innhold for kunder du ikke lenger bruker, og materiale som ble prøvd ut for to år siden. Dette er det som gjør at det nåværende systemet ditt føles rotete.

Gjør dette riktig, så starter det nye LMS-systemet ditt på en ryddig måte, med opplæringen for hver kunde satt opp slik du ville utformet den i dag, i stedet for slik den har vokst frem ved en tilfeldighet. Når du vet hva du skal ta med deg, kan du lage en plan for å flytte det.

Prosjektplanen for LMS-migreringen, trinn for trinn

En god prosjektplan for LMS-migrering trenger ikke å være komplisert, men den må finnes. Opplæringsbedriftene som bytter problemfritt, er sjelden de med flest ressurser. Det er de som bestemte seg for hva de skulle flytte, og i hvilken rekkefølge, før de rørte noe som helst. Nedenfor er en plan som passer for en opplæringsleverandør.

Trinn 1: Definer hvorfor du bytter, og hvordan suksess ser ut.
Begynn med problemene, ikke en ønskeliste over funksjoner. Skifter du fordi prisingen ikke lenger fungerer, fordi du ikke kan skille mellom kunder, eller fordi onboarding tar for lang tid? Skriv det ned. Den grunnen blir målestokken du måler det nye systemet opp mot når det er i drift.

Trinn 2: Gjennomgå ditt nåværende oppsett.
Lag en enkel oversikt over hva du har: kunder og deres grupper, kurs og eksamener, deltakeropplysninger og sertifikater, samt eventuelle integrasjoner. Du kan ikke bestemme hva som skal flyttes før du har oversikt over alt på ett sted.

Trinn 3: Bestem hva som skal flyttes, hva som skal arkiveres og hva du skal bygge opp på nytt.
Bruk denne oversikten til å sortere innholdet ditt i de tre kategoriene fra avsnittet ovenfor. Noen ting er det verdt å bygge opp på nytt fra bunnen av i stedet for å importere dem som de er, spesielt alt som var upraktisk i det gamle systemet.

Trinn 4: Sett opp den nye strukturen.
Det er her en plattform utviklet for kursleverandører kommer til sin rett. Gi hver kunde sitt eget merkevareområde, med eget utseende, egen URL og egen deltakergruppe, slik at hver kunde kun ser sine egne kurs og sine egne deltakere. Gjenbruk deretter kjernekursene og eksamenene på tvers av disse, i stedet for å bygge opp alt fra bunnen av hver gang. Å få strukturen på plass tidlig sparer deg for mange timer senere.

Trinn 5: Migrer og bygg opp på nytt.
Overfør innholdet og SCORM-pakkene dine, opprett kundegruppene på nytt og sett opp rapporteringen. Gå gjennom én kunde om gangen, slik at ingenting blir rotete, og sjekk oppføringene underveis i stedet for helt på slutten.

Trinn 5: Gjennomfør pilot, kommuniser og sett i gang.
Før du bytter over alle, gjennomfør en pilot med én kunde eller gruppe og bekreft at alt fungerer slik du forventer. Fortell deretter kundene og deres deltakere hva som endres og når, og fokuser på fordelene for dem. Når du er i drift, må du vurdere det nye systemet opp mot årsaken du skrev ned i trinn én, og bekrefte at det faktisk løste problemet.

Legg merke til at planen bygger på én ting gjennom hele prosessen: at plattformen du skal bytte til, virkelig er utviklet for måten du jobber på. Det er den delen det er viktigst å få på plass før noe annet.

Hvordan velge det nye LMS-et du skal bytte til

Å velge ditt neste LMS er et stort tema i seg selv, og vi har skrevet mer inngående om det andre steder. Men hvis du lever av å gi opplæring til andre organisasjoner, er det noen ting som er viktigere enn de ville vært for et internt team, og det er verdt å sjekke disse før du forplikter deg:

• Priser som ikke straffer vekst. En fast avgift er bedre enn priser per deltaker så snart du begynner å utvide, så se nøye på hvordan kostnadene utvikler seg når du får flere kunder. Vår guide til LMS-prismodeller gir en oversikt over alternativene.

• Et eget, merkevarebasert område per kunde. Du må holde hver kundes opplæring, deltakere og resultater adskilt, helst med eget utseende og egen URL.

• Rapportering som kundene dine kan få tilgang til på egen hånd. Jo mindre tid du bruker på å lage rapporter manuelt, jo bedre.

• Ekte migreringsstøtte. Spør enhver leverandør nøyaktig hva de hjelper deg med å flytte, og om det koster ekstra.

• Brukervennlighet, både for deg og deltakerne dine. Hvis du forlater et klumpete system, bør du ikke gå rett inn i et nytt av samme slag.

For å få et fullstendig bilde er vår sjekkliste for LMS-kraven god måte å sette kandidatene dine på en skikkelig prøve. Når du sammenligner disse kriteriene med Easy LMS, ser det slik ut.

Å bytte til Easy LMS

Vi samarbeider med mange konsulentfirmaer og opplæringsleverandører, og de fleste av dem kom til oss fra et LMS som gjorde hverdagen vanskeligere enn nødvendig. Easy LMS er derfor bygget opp rundt hvordan opplæringsbedrifter fungerer.

Du betaler en fast avgift uansett hvor mange deltakere du underviser, så å utvide kundebasen din fører aldri til en høyere regning. Hver kunde kan ha sin egen akademi med eget merke, fullstendig hvitmerket med egen URL, mens du gjenbruker kursene og eksamenene dine på tvers av dem alle.

Rapportene dine oppdateres i sanntid, og kundene kan hente sine egne resultater når de vil, noe som sparer deg for alt bryet med manuell rapportering. Du kan laste opp materialet du allerede har, inkludert SCORM-pakker, og vi tar oss av de kjedelige oppgavene, som å vurdere eksamenssvar og sende ut sertifikater. Og fordi vi overholder GDPR og er ISO 27001-sertifisert, er kundenes data i trygge hender.

Det beste av alt er at dette er en enkel prosess for en opplæringsleverandør. Det er ingen enorme datasett å sortere ut og ingen IT-avdeling å vente på. Det meste av arbeidet består ganske enkelt i å sette opp kundene dine slik du alltid har ønsket. Du kan starte en gratis prøveperiode uten kredittkort, eller bestille en 30-minutters demo, så går vi gjennom nøyaktig hvordan overgangen din vil se ut.