Hvordan utvikle et lederutviklingsprogram som kan skaleres

Hva er lederutvikling?

Lederutvikling er en kontinuerlig prosess der man bygger opp de ferdighetene, atferdene og dømmekraften som trengs for å lede andre på en god måte

Før du utformer et program, er det nyttig å ha klart for seg hva det egentlig er du skal utvikle. Lederskap er ikke en fast egenskap som folk enten har eller mangler; det kan læres, øves på og forbedres på samme måte som alle andre ferdigheter.

Lederutvikling er den kontinuerlige prosessen med å utvikle de ferdighetene, atferdene og dømmekraften folk trenger for å lede andre på en god måte. Det omfatter alt fra en nybakt teamleder som lærer å delegere, til en toppleder som lærer å sette retningen på tvers av avdelinger. Nøkkelordet er kontinuerlig. Et enkelt kurs kan utløse endring, men lederskap vokser gjennom repetisjon, tilbakemelding og virkelige situasjoner over tid.

Dette skillet er viktig fordi det former alt som følger. Du utformer ikke et enkelt arrangement. Du utformer et system som fortsetter å utvikle mennesker lenge etter at den første økten er over.

Hva er et lederutviklingsprogram?

Et lederutviklingsprogram er det strukturerte, repeterbare systemet du bruker for å skape utvikling. Det definerer resultatene du sikter mot, læringsmetodene du skal bruke, veien deltakerne følger når de klatrer opp gjennom ansvarsnivåene, og måten du måler om noe av dette har fungert på. I praksis kan det kombinere kurs, coaching, veiledning, vurderinger og praksis på arbeidsplassen til én sammenhengende utviklingsbane, i stedet for en samling av usammenhengende aktiviteter.

For mange organisasjoner er dette programmet rettet mot deres egne ledere. For konsulentfirmaer, opplæringsleverandører og franchisekjeder er programmet noe de leverer til kunder, fra kunde til kunde eller fra sted til sted. Begge deler er lederutviklingsprogrammer. Forskjellen er at den andre typen må tåle å bli gjentatt, og det er nettopp der de fleste programmene begynner å svikte.

Hvorfor de fleste lederutviklingsprogrammene ikke lar seg skalere

Mange programmer fungerer utmerket første gang, men faller fra hverandre andre gang. Innholdet er vanligvis godt, men det ble aldri utviklet for å gjentas. Når du forstår hvorfor de svikter, kan du utforme programmet med dette i tankene helt fra starten.

Her er svakhetene som dukker opp gang på gang når et program utvides utover den første gruppen:

• Det ble utviklet for én bestemt gruppe. Innholdet forutsatte et bestemt team, en bestemt bransje eller et bestemt sett med eksempler, så det kan ikke overføres til neste målgruppe uten å bli omarbeidet.

• Det er avhengig av én person. Hele opplegget fungerer fordi en dyktig kursleder er til stede. Fjern vedkommende, eller prøv å gjennomføre tre økter samtidig, så synker kvaliteten.

• Materialet finnes bare i noens hode. Eller på en bærbar PC, eller i en presentasjon som bare skaperen forstår. Ingenting er dokumentert på en måte som gjør at en annen kursleder kan ta det videre og gjennomføre det på en konsistent måte.

• Det finnes ingen konsistent måling. Hver gruppe vurderes forskjellig, eller ikke i det hele tatt, så du kan ikke bevise at programmet fungerte. Det er et internt problem og en avgjørende ulempe når en kunde ber om resultater.

• Hver ny kunde eller hvert nytt sted betyr at man må starte på nytt. Uten en gjenbrukbar struktur fører vekst til at arbeidsbelastningen din mangedobles.

Men ingen av disse er uunngåelige, siden hver og en er et designvalg, og rammeverket nedenfor er laget for å unngå alle fem.

Rammeverket: 6 trinn for å utvikle et lederutviklingsprogram

Et godt program består av en rekke gjennomtenkte beslutninger, der hver enkelt bygger på den forrige. Gå gjennom disse seks trinnene i rekkefølge, så vil du ende opp med et program som har et klart formål, passer til målgruppen og kan gjennomføres på nytt uten at det faller fra hverandre.

Trinn 1: Definer det forretningsmessige resultatet du ønsker å oppnå

Ethvert effektivt program starter med et problem som er verdt å løse, ikke et tema som er verdt å undervise i. Hvis du ikke kan sette navn på resultatet du streber etter, kan du ikke vite om programmet lyktes.

Ledere har en enorm innvirkning på teamene de leder. Dette betyr at kvaliteten på lederne dine påvirker ansattes lojalitet, produktivitet og arbeidsmoral mer enn nesten alt annet du kan påvirke. Derfor er resultatet sjelden «å undervise i lederskap». Det er noe konkret: redusere personalomsetningen på arbeidsplassen, få nye ledere produktive raskere, forberede regionale ledere på å lede sine egne avdelinger eller redusere antall supportforespørsler forårsaket av team som aldri har fått ordentlig opplæring.

Skriv ned resultatet før du utformer en eneste leksjon. Det blir testen som alle påfølgende beslutninger må bestå.

Trinn 2: Vurder dagens kompetansegap i lederskap

Når du vet hvor du skal, trenger du et ærlig bilde av hvor folk står i utgangspunktet. Hvis du hopper over dette trinnet, ender programmene opp med å lære bort ting folk allerede kan, mens de manglene som holder dem tilbake blir ignorert.

Vurderingen kan ta mange former: selvvurderinger, ledervurderinger, 360-graders tilbakemelding, korte kompetanseundersøkelser eller ganske enkelt å observere hvordan folk håndterer virkelige situasjoner. Målet er å identifisere forskjellen mellom den lederatferden du trenger og den atferden du har i dag, slik at programmet ditt retter seg mot gapet i stedet for å gjette seg frem.

Hvis du leverer opplæring til kunder, er dette trinnet også ditt sterkeste salgsverktøy. Å gjennomføre en kartlegging av kundens team før du foreslår innhold, viser dem nøyaktig hvor manglene ligger, noe som gjør at programmet du anbefaler oppleves som nødvendig snarere enn valgfritt. Vurderingen har en dobbel funksjon: den skjerper programmet, og den begrunner det.

Trinn 3: Velg de riktige læringsmetodene

Når gapene er kartlagt, må du nå bestemme hvordan deltakerne skal lære. Dette er også det første punktet hvor skalerbarhet kommer inn i bildet, fordi noen metoder lar seg overføre og andre ikke.

De fleste gode programmene kombinerer flere tilnærminger:

• Nettkurs i eget tempo for grunnleggende kunnskap som alle trenger, levert på en ensartet måte, uansett hvor mange som deltar.

• Live-økter for diskusjon, rollespill og den typen læring som drar nytte av å foregå i gruppe.

• Coaching og veiledning for personlig hjelp med individuelle utfordringer.

• Praksis på arbeidsplassen gjennom utfordrende oppgaver og reelt ansvar, der lederskapet virkelig kommer til sin rett.

Her er skalertesten du kan bruke på hver enkelt: hva skjer når du må gjennomføre dette for den tiende gruppen, eller for tre kunder samtidig? En metode som er avhengig av én enkelt ekspert i ett enkelt rom, kan ikke skaleres. Gjenbrukbart innhold kan det åpenbart. Jo mer av det grunnleggende materialet du kan utvikle én gang og levere mange ganger, jo mer kan de live, personlige elementene brukes der de gir mest verdi.

Trinn 4: Utform for ulike ledernivåer

En ny teamleder og en seniorleder har forskjellige behov, og et program som behandler dem likt, tjener ingen av dem godt. Å utforme forskjellige løpebaner for ulike nivåer gjør et generisk kurs om til et program som folk kan vokse gjennom.

De fleste programmer fungerer på tvers av tre brede nivåer: nye ledere som trer inn i sin første lederrolle, etablerte ledere som leder større eller mer komplekse team, og toppledere som setter retningen for hele organisasjonen. Hvert nivå bygger på det underliggende.

For å konkretisere dette, her er et enkelt rammeverk for det første nivået, en ny teamleder:

• Mål: selvsikker og kompetent i løpet av de første 90 dagene.

• Kjernekompetanser: delegering, å gi tilbakemelding, gjennomføre en-til-en-samtaler, grunnleggende konfliktløsning.

• Metoder: innkjøringskurs i eget tempo, en kollegagruppe og praksis på jobben.

• Praksis: lede ett lite prosjekt fra start til slutt.

• Suksessmål: fullfører kurset, mottar positiv tilbakemelding fra teamet sitt og gjennomfører regelmessige en-til-en-samtaler.

Du kan bygge det samme rammeverket for hvert nivå, noe som gir deg en ekstra fordel. Når strukturen er standardisert, fungerer det samme rammeverket på tvers av team, kunder og lokasjoner. Du trenger ikke å finne opp programmet på nytt hver gang; du setter bare en kjent struktur inn i en ny kontekst.

Det er denne repeterbare strukturen som gir deg mulighet til å skalere opp i stor skala.

Trinn 5: Bygg inn coaching og gjensidig ansvarlighet

Kunnskap forsvinner raskt når ingen forventes å bruke den. Programmene som endrer atferd, er de som holder folk ansvarlige etter at læringen er avsluttet, og det skjer sjelden ved en tilfeldighet.

Coaching gir folk noen å tenke gjennom reelle utfordringer med, og gjør abstrakte lærdommer om til beslutninger de faktisk tar på jobben. Ansvarlighet overfor kolleger gjør noe coaching ikke kan: den skaper en gruppe mennesker som gjennomgår den samme utviklingen samtidig, som utveksler erfaringer og holder hverandre ærlige. En gruppe med nye ledere som møtes månedlig, vil vare lenger enn noe kurs, fordi presset for å møte opp og gjøre fremskritt kommer fra kollegene, ikke fra et sertifikat.

Bygg dette inn fra starten av.

Trinn 6: Mål effekten og juster

Et program du ikke kan måle, er et program du ikke kan forbedre – eller engang bevise. Dette siste trinnet slutter sirkelen tilbake til resultatet du definerte i trinn én og sikrer at hele prosessen forblir ærlig.

Mål på to nivåer:

1. For det første selve læringen: fullføringsgrad, vurderingsresultater og hvilke emner deltakerne sliter med, slik at du kan se hvor innholdet må forbedres.

2. Deretter resultatet: gikk personalomsetningen ned, kom nye ledere raskere i gang, ble problemet du satte deg for å løse faktisk løst?

Det første forteller deg om programmet gikk bra, mens det andre forteller deg om det hadde betydning. Det er også her levering til kunder setter standarden høyere. En kunde, franchisetaker eller regionsjef vil ønske å se resultater på forespørsel, ikke vente på en kvartalsrapport. Å kunne vise fullførings- og beståttprosent for hver gruppe når som helst, gjør rapporteringen din fra en ettertanke til en grunn til å fornye avtalen. Mål jevnlig, gjennomgå ofte, og behandle programmet som noe du forbedrer, snarere enn noe du fullfører.

Hvordan utvikle lederskapskompetanse på alle nivåer

Rammeverket gir deg strukturen. Det er her du fyller den ut med de spesifikke ferdighetene hver type leder trenger å utvikle, fordi «ledelsesferdigheter» betyr noe forskjellig avhengig av hvem du utvikler.

Nye ledere og teamledere

Denne gruppen trenger grunnleggende ferdigheter for å lede mennesker for første gang: å delegere i stedet for å gjøre alt selv, gi tilbakemelding som treffer, gjennomføre nyttige en-til-en-samtaler og håndtere små konflikter før de eskalerer. Overgangen fra å utføre arbeidet selv til å lede de som utfører det, er den vanskeligste overgangen de fleste ledere noensinne gjør, og den fortjener mest støtte.

Etablerte ledere

Denne gruppen må lede gjennom andre i stedet for direkte. Det innebærer å prioritere mellom konkurrerende krav, utvikle medarbeiderne under seg, kommunisere med interessenter over seg og noen ganger ta beslutninger på grunnlag av ufullstendig informasjon.

Ledere med flere lokasjoner og franchiseledere

Denne gruppen har en ekstra byrde: å sikre at standardene er konsistente på steder de ikke alltid kan se. De må lede team de ikke sitter sammen med, opprettholde merkevare- eller driftsstandarder og oppdage problemer gjennom rapporter i stedet for ansikt til ansikt. Konsistens er en ferdighet, og det er en helt egen ferdighet.

Tilpass ferdighetene til nivået, så får hver gruppe en utvikling som passer der de er. Det er denne tilpasningen som holder folk engasjert lenge nok til å vokse.

Å gjøre programmet repeterbart på tvers av team og kunder

Alt så langt har pekt i denne retningen. Et program som forandrer ett team, er godt arbeid. Et program du kan levere igjen og igjen til nye team, nye lokasjoner eller nye kunder, uten å måtte bygge det opp på nytt hver gang, er en ekte ressurs. Det er her designvalgene blir til en fordel.

Noen prinsipper som gjør et program repeterbart:

• Lag innhold én gang, gjenbruk det overalt. Grunnleggende kurs og vurderinger bør lages én gang og leveres mange ganger, slik at vekst ikke lenger betyr mer arbeid.

• Hold gruppene tydelig adskilt. Hvert team, hver kunde eller hvert sted trenger sitt eget rom, sine egne deltakere og sine egne resultater, uten at dataene smitter over på andre.

• Gi hver målgruppe sin egen inngang. Et dedikert miljø med kundens eller lokasjonens merkevare gjør at programmet føles skreddersydd, selv når den underliggende strukturen er felles.

• Gjør rapporteringen selvbetjent. Når kunder og ledere når som helst kan hente frem sine egne fullførings- og beståttprosent, bruker du mindre tid på rapportering, og de får større tillit til programmet.

• Sertifiser fullføring. Et sertifikat ved slutten beviser at opplæringen har funnet sted, noe som er viktig for revisjoner, samsvar og ganske enkelt for å vise en kunde at deres ansatte har gjort jobben.

Sett disse elementene sammen, så blir programmet ditt skalerbart.

Lederutviklingsopplæring vs. coaching: hva du bør bruke når

Opplæring og coaching blir ofte sett på som rivaler, mens de egentlig er to verktøy for to forskjellige oppgaver. Å vite hvilket du skal velge, sparer deg for penger og gir folk bedre resultater.

Opplæring er måten du konsekvent formidler kunnskap og ferdigheter til mange mennesker på. Den kommer til sin rett når det finnes et definert innhold som alle trenger, når du skal introdusere nye ledere i stor skala, eller når konsistens på tvers av en gruppe er viktigere enn tilpasning. Den er effektiv, repeterbar og målbar, og det er derfor den utgjør ryggraden i de fleste programmer.

Coaching er måten du utvikler én person på gjennom vedkommendes spesifikke utfordringer. Det kommer til sin rett når noen står overfor en situasjon som ingen kurs har forutsett, når en toppleder trenger en fortrolig samtalepartner, eller når gapet handler om dømmekraft og atferd snarere enn kunnskap. Det er personlig, krever mye oppmerksomhet og er vanskeligere å skalere, og det er derfor det fungerer best når det fokuseres der det betyr mest.

De beste programmene bruker begge deler. Gi bred opplæring i grunnleggende ferdigheter slik at alle har et felles utgangspunkt, og bruk deretter coaching selektivt der individuell utvikling krever et personlig tilnærming. Bruk altså opplæring for å skalere, og coaching for å gå i dybden.

Bygg ditt lederutviklingsprogram med Easy LMS

Når programmet er utformet, trenger du et sted å kjøre det som kan vokse sammen med deg. Det er her Easy LMS kommer inn, fordi det ble utviklet nettopp for den typen repeterbar levering til flere grupper som ledelsesutvikling i stor skala krever.

Du kan lage kursene og eksamenene én gang og gjenbruke dem på tvers av alle team, kunder eller lokasjoner uten å måtte lage dem på nytt. Hver kunde eller franchise får sin egen akademi med eget merke, slik at gruppene holdes tydelig adskilt samtidig som de deler det samme underliggende innholdet. Rapportene dine viser fullførings- og beståttprosent i sanntid, noe som betyr at kunder og ledere kan få tilgang til resultatene sine når de ønsker det, i stedet for å måtte vente på deg. Sertifikater håndteres automatisk, og siden prisingen er en fast avgift i stedet for per deltaker, forblir kostnadene dine forutsigbare uansett hvor mange personer du trener.

Med andre ord er prinsippene som gjør et program repeterbart, de samme som Easy LMS er bygget rundt. Hvis du er klar til å levere ledelsesutvikling som kan skaleres, kan du starte en gratis prøveperiode og lage ditt første program.