Jak stworzyć skalowalny program rozwoju kadry kierowniczej

Czym jest rozwój przywództwa?

Rozwój przywództwa to ciągły proces kształtowania umiejętności, zachowań i zdolności oceny sytuacji, które są niezbędne do skutecznego kierowania innymi

Przed opracowaniem programu warto jasno określić, co faktycznie zamierza się rozwijać. Przywództwo nie jest stałą cechą, którą ludzie albo posiadają, albo nie; można go nauczyć się, ćwiczyć i doskonalić tak jak każdą inną umiejętność.

Rozwój przywództwa to nieustanny proces kształtowania umiejętności, zachowań i zdolności oceny sytuacji, które są niezbędne do skutecznego kierowania innymi. Obejmuje on szeroki zakres zagadnień – od początkującego kierownika zespołu uczącego się delegowania zadań po menedżera wyższego szczebla uczącego się wyznaczania kierunków działania w różnych działach. Kluczowym słowem jest tutaj „nieustanny”. Pojedynczy kurs może zapoczątkować zmianę, jednak przywództwo rozwija się poprzez powtarzanie, informacje zwrotne oraz rzeczywiste sytuacje w miarę upływu czasu.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ kształtuje wszystko, co nastąpi później. Nie projektują Państwo pojedynczego wydarzenia. Projektują Państwo system, który zapewnia ciągły rozwój pracowników długo po zakończeniu pierwszej sesji.

Czym jest program rozwoju przywództwa?

Program rozwoju przywództwa to ustrukturyzowany, powtarzalny system, który wykorzystują Państwo do zapewnienia rozwoju. Określa on zamierzone rezultaty, metody uczenia się, które zostaną zastosowane, ścieżkę, którą podążają uczestnicy w miarę przechodzenia na kolejne poziomy odpowiedzialności, oraz sposób, w jaki mierzą Państwo skuteczność tych działań. W praktyce może on łączyć szkolenia, coaching, mentoring, oceny oraz praktykę w miejscu pracy w jedną spójną ścieżkę, zamiast rozproszonych, niepowiązanych ze sobą działań.

W wielu organizacjach program ten służy ich własnym menedżerom. W przypadku firm konsultingowych, dostawców szkoleń i sieci franczyzowych program ten jest usługą świadczoną na rzecz klientów – od jednego klienta do drugiego lub z jednej lokalizacji do drugiej. Oba przypadki stanowią programy rozwoju przywództwa. Różnica polega na tym, że ten drugi rodzaj musi wytrzymać powtarzanie, a właśnie w tym momencie większość programów zaczyna wykazywać słabości.

Dlaczego większość programów rozwoju przywództwa nie nadaje się do skalowania

Wiele programów działa znakomicie za pierwszym razem, a za drugim się załamuje. Treść jest zazwyczaj dobra, ale nigdy nie została stworzona z myślą o powtarzaniu. Gdy zrozumie Pan/Pani, dlaczego programy te zawodzą, będzie Pan/Pani mógł/mogła zaprojektować je od samego początku z uwzględnieniem tych kwestii.

Oto punkty słabe, które pojawiają się wielokrotnie, gdy program wykracza poza pierwszą grupę uczestników:

• Program został stworzony z myślą o jednej konkretnej grupie. Treść zakładała udział konkretnego zespołu, branży lub zestawu przykładów, więc nie da się jej przenieść na kolejną grupę odbiorców bez przebudowy.

• Program opiera się na jednej osobie. Całość działa tylko dlatego, że w sali obecny jest jeden utalentowany moderator. Jeśli go usunie się lub spróbuje przeprowadzić trzy sesje jednocześnie, jakość programu spada.

• Materiały znajdują się wyłącznie w głowie jednej osoby. Albo na laptopie, albo w prezentacji, którą rozumie wyłącznie jej twórca. Nic nie jest udokumentowane w sposób umożliwiający innemu trenerowi przejęcie zadania i spójne przeprowadzenie szkolenia.

• Brakuje spójnych metod pomiaru. Każda grupa jest oceniana inaczej lub w ogóle nie jest oceniana, więc nie można udowodnić, że program przyniósł efekty. Jest to problem wewnętrzny i czynnik dyskwalifikujący, gdy klient domaga się wyników.

• Każdy nowy klient lub lokalizacja oznacza zaczynanie od nowa. Bez struktury, którą można ponownie wykorzystać, rozwój wiąże się ze zwielokrotnieniem obciążenia pracą.

Żadna z tych sytuacji nie jest jednak nieunikniona, ponieważ każda z nich wynika z wyborów projektowych, a poniższy schemat został opracowany właśnie po to, by uniknąć wszystkich pięciu.

Schemat działania: 6 kroków do stworzenia programu rozwoju przywództwa

Skuteczny program to sekwencja przemyślanych decyzji, z których każda opiera się na poprzedniej. Proszę realizować te sześć kroków w podanej kolejności, a w rezultacie otrzymają Państwo program o jasno określonym celu, dostosowany do potrzeb osób, którym jest przeznaczony, i który można powtórzyć bez utraty spójności.

Krok 1: Określ cel biznesowy, który zamierza Pan/Pani osiągnąć

Każdy skuteczny program zaczyna się od problemu, który warto rozwiązać, a nie od tematu, który warto omówić. Jeśli nie potrafią Państwo określić rezultatu, do którego dążą, nie będą Państwo w stanie stwierdzić, czy program zakończył się sukcesem.

Kierownicy wywierają ogromny wpływ na zespoły, którymi kierują. Oznacza to, że jakość Państwa liderów kształtuje retencję pracowników, wydajność i morale bardziej niż niemal jakikolwiek inny czynnik, na który mogą Państwo wpływać. Dlatego też rzadko zdarza się, by rezultatem było po prostu „nauczanie przywództwa”. Jest to coś konkretnego: zmniejszenie rotacji pracowników na hali produkcyjnej, szybsze osiągnięcie wydajności przez nowych menedżerów, przygotowanie kierowników regionalnych do samodzielnego zarządzania placówkami lub ograniczenie liczby zgłoszeń do pomocy technicznej spowodowanych przez zespoły, które nigdy nie zostały odpowiednio przeszkolone.

Proszę zapisać ten rezultat na piśmie, zanim zaprojektuje Pan/Pani choćby jedną lekcję. Stanie się on kryterium, które musi spełnić każda kolejna decyzja.

Krok 2: Ocena obecnych luk w umiejętnościach przywódczych

Gdy już wiesz, dokąd zmierzasz, potrzebujesz rzetelnego obrazu tego, od czego ludzie zaczynają. Pominięcie tego kroku prowadzi do sytuacji, w której programy uczą rzeczy, które ludzie już znają, ignorując jednocześnie luki, które ich hamują.

Ocena może przybierać różne formy: samooceny, przeglądy przeprowadzane przez przełożonych, informacja zwrotna 360 stopni, krótkie audyty umiejętności lub po prostu obserwacja tego, jak pracownicy radzą sobie w rzeczywistych sytuacjach. Celem jest zidentyfikowanie różnicy między pożądanymi zachowaniami przywódczymi a tymi, które występują obecnie, tak aby program skupiał się na wypełnieniu tej luki, a nie na jej domniemanym określeniu.

Jeśli prowadzą Państwo szkolenia dla klientów, ten etap stanowi również Państwa najsilniejsze narzędzie sprzedażowe. Przeprowadzenie audytu zespołów klienta przed zaproponowaniem treści szkoleniowych pokazuje im dokładnie, gdzie występują braki, dzięki czemu zalecany przez Państwa program wydaje się konieczny, a nie opcjonalny. Ocena pełni podwójną funkcję: dopracowuje program i uzasadnia jego wdrożenie.

Krok 3: Wybór odpowiednich metod nauczania

Po zidentyfikowaniu luk muszą Państwo teraz zdecydować, w jaki sposób uczestnicy będą się uczyć. Jest to również pierwszy moment, w którym pojawia się kwestia skali, ponieważ niektóre metody można z powodzeniem stosować na większą skalę, a inne nie.

Większość skutecznych programów łączy kilka podejść:

• Kursy internetowe dostosowane do indywidualnego tempa nauki, zapewniające podstawową wiedzę niezbędną dla wszystkich, prowadzone w sposób spójny niezależnie od liczby uczestników.

• Sesje na żywo przeznaczone do dyskusji, odgrywania ról oraz tego rodzaju nauki, która czerpie korzyści z pracy w grupie.

• Coaching i mentoring zapewniające spersonalizowane wsparcie w pokonywaniu indywidualnych wyzwań.

• Praktyka w miejscu pracy poprzez ambitne zadania i rzeczywistą odpowiedzialność, gdzie przywództwo faktycznie się sprawdza.

Oto test skalowalności, który należy zastosować w odniesieniu do każdego z tych elementów: co się stanie, gdy trzeba będzie przeprowadzić to szkolenie dla dziesiątej grupy lub dla trzech klientów jednocześnie? Metoda oparta na jednym ekspercie w jednym pomieszczeniu nie jest skalowalna. Treści wielokrotnego użytku oczywiście są. Im więcej podstawowych materiałów uda się Państwu stworzyć jednorazowo i wykorzystać wielokrotnie, tym bardziej elementy wymagające bezpośredniego kontaktu będą mogły skupić się na obszarach, w których wnoszą największą wartość.

Krok 4: Projektowanie z uwzględnieniem różnych szczebli przywództwa

Nowy kierownik zespołu i menedżer wyższego szczebla mają różne potrzeby, a program, który traktuje ich jednakowo, nie służy dobrze żadnej z tych grup. Opracowanie odrębnych ścieżek dla różnych szczebli przekształca ogólny kurs w program, dzięki któremu uczestnicy mogą się rozwijać.

Większość programów obejmuje trzy szerokie poziomy: przyszłych liderów obejmujących swoją pierwszą rolę kierowniczą, doświadczonych menedżerów kierujących większymi lub bardziej złożonymi zespołami oraz kierownictwo wyższego szczebla wyznaczające kierunek działania w całej organizacji. Każdy poziom opiera się na poziomie niższym.

Aby to konkretnie zilustrować, poniżej przedstawiono prosty szkielet programu dla pierwszego poziomu – nowego kierownika zespołu:

• Rezultat: pewność siebie i kompetencje w ciągu pierwszych 90 dni.

• Podstawowe umiejętności: delegowanie zadań, udzielanie informacji zwrotnej, prowadzenie rozmów indywidualnych, podstawowe rozwiązywanie konfliktów.

• Metody: kurs wdrożeniowy dostosowany do indywidualnego tempa nauki, grupa rówieśnicza oraz praktyka w miejscu pracy.

• Ćwiczenie praktyczne: samodzielne przeprowadzenie jednego małego projektu od początku do końca.

• Miernik sukcesu: ukończenie kursu, uzyskanie pozytywnej informacji zwrotnej od zespołu oraz regularne prowadzenie spotkań indywidualnych.

Można stworzyć ten sam szkielet dla każdego poziomu, co daje Panu/Pani drugą zaletę. Gdy struktura jest ustandaryzowana, te same ramy sprawdzają się w różnych zespołach, wśród różnych klientów i w różnych lokalizacjach. Nie trzeba za każdym razem tworzyć programu od nowa; wystarczy przenieść znaną strukturę do nowego kontekstu.

To właśnie ta powtarzalna struktura pozwala osiągnąć rzeczywistą skalę.

Krok 5: Wprowadź coaching i wzajemną odpowiedzialność

Wiedza szybko się ulatnia, gdy nie oczekuje się od nikogo, że z niej skorzysta. Programy, które zmieniają zachowania, to te, które zapewniają wzajemną odpowiedzialność uczestników po zakończeniu nauki, a to rzadko dzieje się przypadkowo.

Coaching zapewnia uczestnikom osobę, z którą mogą wspólnie przemyśleć rzeczywiste wyzwania, przekształcając abstrakcyjne lekcje w decyzje, które faktycznie podejmują w pracy. Odpowiedzialność wzajemna zapewnia coś, czego nie może zapewnić coaching: tworzy grupę osób przechodzących ten sam proces rozwoju w tym samym czasie, wymieniających się spostrzeżeniami i motywujących się nawzajem do uczciwości. Grupa nowych menedżerów spotykająca się co miesiąc przetrwa dłużej niż jakikolwiek warsztat, ponieważ presja, by uczestniczyć w spotkaniach i osiągać postępy, wynika z relacji z innymi uczestnikami, a nie z posiadania certyfikatu.

Należy wbudować te elementy od samego początku.

Krok 6: Mierzenie wpływu i iteracja

Programu, którego nie da się zmierzyć, nie da się ulepszyć, a nawet udowodnić. Ten ostatni krok zamyka cykl, powracając do rezultatu zdefiniowanego w kroku pierwszym i zapewnia rzetelność całego przedsięwzięcia.

Proszę dokonywać pomiarów na dwóch poziomach:

1. Po pierwsze, sam proces uczenia się: wskaźniki ukończenia, wyniki ocen oraz tematy, z którymi uczestnicy mają trudności, co pozwoli Państwu zidentyfikować obszary wymagające dopracowania treści.

2. Po drugie, wynik: czy spadła rotacja pracowników, czy nowi menedżerowie szybciej wdrażali się w obowiązki, czy problem, który zamierzali Państwo rozwiązać, faktycznie uległ zmianie?

Pierwszy aspekt wskazuje, czy program przebiegł pomyślnie, natomiast drugi – czy przyniósł rzeczywiste efekty. Właśnie w tym zakresie dostarczanie wyników klientom stawia wyższe wymagania. Klient, franczyzobiorca lub kierownik regionalny będą chcieli zobaczyć wyniki na żądanie, a nie czekać na kwartalne podsumowanie. Możliwość przedstawienia w dowolnym momencie wskaźników ukończenia i zdawalności dla każdej grupy sprawia, że Państwa raporty przestają być tylko dodatkiem, a stają się powodem do przedłużenia współpracy. Proszę mierzyć wyniki konsekwentnie, często je analizować i traktować program jako coś, co nieustannie udoskonala się, a nie jako coś, co się kończy.

Jak rozwijać umiejętności przywódcze na każdym szczeblu

Ramy programowe zapewniają Państwu strukturę. To właśnie w tym miejscu należy uzupełnić je o konkretne umiejętności, które musi rozwinąć każdy rodzaj lidera, ponieważ „umiejętności przywódcze” mają różne znaczenie w zależności od tego, kogo Państwo szkolą.

Nowi menedżerowie i kierownicy zespołów

Ta grupa potrzebuje podstawowych umiejętności związanych z kierowaniem ludźmi po raz pierwszy: delegowania zadań zamiast wykonywania wszystkiego samodzielnie, udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej, prowadzenia owocnych rozmów indywidualnych oraz rozwiązywania drobnych konfliktów, zanim się nasilą. Przejście od wykonywania pracy do kierowania ludźmi, którzy ją wykonują, jest najtrudniejszą zmianą, jaką przechodzi większość liderów, i zasługuje na największe wsparcie.

Doświadczeni menedżerowie

Ta grupa musi kierować innymi, a nie działać bezpośrednio. Oznacza to ustalanie priorytetów wśród konkurujących ze sobą wymagań, rozwijanie podwładnych, komunikowanie się z przełożonymi oraz czasami podejmowanie decyzji na podstawie niekompletnych informacji.

Kierownicy wielu lokalizacji i franczyz

Grupa ta ponosi dodatkowe obciążenie: utrzymanie spójnych standardów we wszystkich lokalizacjach, których nie zawsze mogą osobiście obserwować. Muszą kierować zespołami, z którymi nie pracują na co dzień, dbać o przestrzeganie standardów marki i operacyjnych oraz wykrywać problemy na podstawie raportów, a nie osobiście. Spójność to umiejętność, i to naprawdę odmienna.

Dopasuj umiejętności do poziomu, a każda grupa otrzyma rozwój dostosowany do jej aktualnej sytuacji. To właśnie takie dopasowanie sprawia, że ludzie pozostają zaangażowani wystarczająco długo, by się rozwijać.

Zapewnienie powtarzalności programu w różnych zespołach i u różnych klientów

Wszystko, o czym dotychczas mowa, prowadzi właśnie do tego punktu. Program, który zmienia jeden zespół, to dobra robota. Program, który można wdrażać wielokrotnie w nowych zespołach, nowych lokalizacjach lub u nowych klientów bez konieczności jego każdorazowego przebudowywania, stanowi prawdziwy atut. To właśnie w tym momencie wybory projektowe stają się czynnikiem sprzyjającym osiągnięciu korzyści.

Kilka zasad, dzięki którym program można powtarzać:

• Stwórz treści raz, wykorzystuj je wszędzie. Podstawowe kursy i oceny powinny być tworzone jednorazowo, a następnie wykorzystywane wielokrotnie, tak aby rozwój nie wiązał się z dodatkową pracą.

• Zapewnij wyraźne rozdzielenie grup. Każdy zespół, klient lub lokalizacja potrzebuje własnej przestrzeni, własnych uczestników i własnych wyników, bez przenikania się danych między nimi.

• Zapewnij każdej grupie docelowej własny punkt wejścia. Spersonalizowane, dedykowane środowisko dla każdego klienta lub lokalizacji sprawia, że program wydaje się dostosowany do indywidualnych potrzeb, nawet jeśli podstawowa struktura jest wspólna.

• Zapewnij samodzielny dostęp do raportów. Gdy klienci i menedżerowie mogą w dowolnym momencie uzyskać dostęp do danych dotyczących ukończenia szkoleń i wskaźników zdawalności, poświęcają Państwo mniej czasu na sporządzanie raportów, a oni zyskują większe zaufanie do programu.

• Potwierdź ukończenie szkolenia. Certyfikat wydawany na zakończenie potwierdza, że szkolenie się odbyło, co ma znaczenie w przypadku audytów, zapewnienia zgodności z przepisami oraz po prostu w celu wykazania klientowi, że jego pracownicy wykonali zadanie.

Połącz te elementy, a Państwa program stanie się skalowalny.

Szkolenia z zakresu rozwoju przywództwa a coaching: kiedy z czego korzystać

Szkolenia i coaching są często traktowane jako konkurencyjne rozwiązania, podczas gdy w rzeczywistości są to dwa narzędzia służące do realizacji dwóch różnych zadań. Wiedza o tym, po które z nich sięgnąć, pozwala zaoszczędzić pieniądze i zapewnić uczestnikom lepsze wyniki.

Szkolenie to sposób na konsekwentne przekazywanie wiedzy i umiejętności wielu osobom. Sprawdza się doskonale, gdy istnieje zdefiniowany zbiór treści, którego wszyscy potrzebują, gdy wdrażają Państwo nowych liderów na dużą skalę lub gdy spójność w całej grupie ma większe znaczenie niż indywidualne podejście. Jest skuteczne, powtarzalne i mierzalne, dlatego stanowi podstawę większości programów.

Coaching to sposób, w jaki wspiera się rozwój konkretnej osoby w obliczu jej specyficznych wyzwań. Sprawdza się doskonale, gdy ktoś staje przed sytuacją, której żaden kurs nie przewidział, gdy starszy menedżer potrzebuje poufnego partnera do rozmów, lub gdy luka dotyczy raczej osądu i zachowania niż wiedzy. Jest to podejście wymagające dużego zaangażowania, osobiste i trudniejsze do skalowania, dlatego najlepiej sprawdza się tam, gdzie ma największe znaczenie.

Najskuteczniejsze programy wykorzystują oba te elementy. Należy szeroko szkolić w zakresie podstaw, tak aby wszyscy mieli wspólny poziom wyjściowy, a następnie selektywnie stosować coaching tam, gdzie indywidualny rozwój wymaga osobistego podejścia. Wykorzystajcie więc szkolenia do skalowania, a coaching do pogłębiania wiedzy.

Stwórz swój program rozwoju przywództwa z Easy LMS

Po opracowaniu programu potrzebują Państwo platformy, która będzie rosła wraz z Państwa organizacją. Właśnie tu sprawdza się Easy LMS, ponieważ zostało stworzone z myślą o powtarzalnym wdrażaniu szkoleń dla wielu grup, czego wymaga rozwój przywództwa na dużą skalę.

Można stworzyć kursy i egzaminy tylko raz, a następnie wykorzystywać je ponownie we wszystkich zespołach, dla wszystkich klientów lub we wszystkich lokalizacjach bez konieczności ponownego tworzenia. Każdy klient lub franczyzobiorca otrzymuje własną akademię z brandingiem, co pozwala na wyraźne rozdzielenie grup przy jednoczesnym udostępnianiu tych samych treści bazowych. Raporty pokazują w czasie rzeczywistym wskaźniki ukończenia szkoleń i zdawalności, co oznacza, że klienci i menedżerowie mogą uzyskać dostęp do swoich wyników na żądanie, zamiast czekać na Państwa. Certyfikaty są generowane automatycznie, a ponieważ opłata jest stała, a nie naliczana od liczby uczestników, Państwa koszty pozostają przewidywalne niezależnie od liczby przeszkolonych osób.

Innymi słowy, zasady, które sprawiają, że program można powielać, stanowią podstawę, na której opiera się Easy LMS. Jeśli są Państwo gotowi do wdrożenia skalowalnego programu rozwoju przywództwa, mogą Państwo rozpocząć bezpłatny okres próbny i stworzyć swój pierwszy program.