Hur man skapar ett ledarskapsutvecklingsprogram som går att skala upp

Vad är ledarskapsutveckling?

Ledarskapsutveckling är den fortlöpande processen att bygga upp de färdigheter, beteenden och det omdöme som människor behöver för att kunna leda andra på ett bra sätt

Innan du utformar ett program är det bra att ha klart för sig vad det egentligen är du vill utveckla. Ledarskap är inte en fast egenskap som människor antingen har eller saknar; det kan läras ut, övas och förbättras precis som vilken annan förmåga som helst.

Ledarskapsutveckling är den fortlöpande processen att bygga upp de färdigheter, beteenden och det omdöme som människor behöver för att leda andra på ett bra sätt. Den omfattar allt från en nybliven teamledare som lär sig att delegera till en senior chef som lär sig att sätta riktningen över avdelningsgränserna. Nyckelordet är fortlöpande. En enskild kurs kan sätta igång en förändring, men ledarskap växer genom upprepning, feedback och verkliga situationer över tid.

Denna distinktion är viktig eftersom den formar allt som följer. Du utformar inte ett enstaka evenemang. Du utformar ett system som fortsätter att utveckla människor långt efter att den första sessionen har avslutats.

Vad är ett ledarskapsutvecklingsprogram?

Ett ledarskapsutvecklingsprogram är det strukturerade, repeterbara system du använder för att åstadkomma utveckling. Det definierar de resultat du strävar efter, de inlärningsmetoder du kommer att använda, den väg deltagarna följer när de klättrar upp genom olika ansvarsnivåer och hur du mäter om något av detta har fungerat. I praktiken kan det kombinera kurser, coaching, mentorskap, utvärderingar och praktisk träning på arbetsplatsen till en sammanhängande väg snarare än en samling osammanhängande aktiviteter.

För många organisationer riktar sig programmet till deras egna chefer. För konsultföretag, utbildningsleverantörer och franchisekedjor är programmet något de levererar till kunder, från en kund till en annan eller från en plats till en annan. Båda är ledarskapsutvecklingsprogram. Skillnaden är att den andra typen måste klara av att upprepas, vilket är precis där de flesta program börjar bryta samman.

Varför de flesta ledarskapsutvecklingsprogram inte går att skala upp

Många program fungerar utmärkt första gången men faller samman andra gången. Innehållet är oftast bra, men det har aldrig utformats för att upprepas. När man förstår varför de misslyckas kan man utforma programmet med hänsyn till detta redan från början.

Här är de svagheter som dyker upp gång på gång när ett program växer bortom sin första grupp:

• Det var utformat för en specifik grupp. Innehållet utgick från ett visst team, en viss bransch eller en viss uppsättning exempel, så det går inte att överföra till nästa målgrupp utan att omarbetas.

• Det är beroende av en enda person. Hela programmet fungerar tack vare att en begåvad facilitator finns i rummet. Ta bort denne eller försök att genomföra tre sessioner samtidigt, så sjunker kvaliteten.

• Materialet finns bara i någons huvud. Eller på en bärbar dator, eller i en presentationsserie som bara dess skapare förstår. Ingenting är dokumenterat på ett sätt som gör att en annan utbildare kan ta vid och genomföra programmet på ett konsekvent sätt.

• Det finns ingen konsekvent utvärdering. Varje grupp bedöms på olika sätt, eller inte alls, så du kan inte bevisa att programmet fungerade. Det är ett internt problem och ett avgörande hinder när en kund efterfrågar resultat.

• Varje ny kund eller plats innebär att man måste börja om från början. Utan en återanvändbar struktur innebär tillväxten att arbetsbelastningen mångdubblas.

Men inget av detta är oundvikligt, eftersom varje punkt är ett designval, och ramverket nedan är utformat för att undvika alla fem.

Ramverket: 6 steg för att utforma ett ledarskapsutvecklingsprogram

Ett starkt program består av en sekvens av väl genomtänkta beslut, där varje steg bygger på det föregående. Följ dessa sex steg i ordning så kommer du att få ett program med ett tydligt syfte, som passar de personer det riktar sig till och som kan genomföras igen utan att fallera.

Steg 1: Definiera det affärsresultat du vill uppnå

Varje effektivt program börjar med ett problem som är värt att lösa, inte ett ämne som är värt att undervisa i. Om du inte kan namnge det resultat du strävar efter kan du inte avgöra om programmet har lyckats.

Chefer har en enorm inverkan på de team de leder. Det innebär att kvaliteten på dina ledare påverkar personalomsättningen, produktiviteten och arbetsmoralen mer än nästan allt annat du kan påverka. Därför är resultatet sällan ”undervisa i ledarskap”. Det är något konkret: minska personalomsättningen på arbetsplatsen, få nya chefer produktiva snabbare, förbereda regionala chefer för att driva sina egna enheter eller minska antalet supportärenden orsakade av team som aldrig fått ordentlig utbildning.

Skriv ner målet innan du utformar en enda lektion. Det blir det kriterium som varje efterföljande beslut måste uppfylla.

Steg 2: Utvärdera nuvarande kompetensluckor inom ledarskap

När du väl vet vart du är på väg behöver du en ärlig bild av var medarbetarna befinner sig just nu. Om du hoppar över detta steg riskerar programmen att lära ut saker som medarbetarna redan kan, samtidigt som de brister som hindrar dem ignoreras.

Bedömningen kan ta många former: självbedömningar, utvärderingar av chefer, 360-graders feedback, korta kompetensgranskningar eller helt enkelt att observera hur medarbetarna hanterar verkliga situationer. Målet är att identifiera skillnaden mellan det ledarskapsbeteende du behöver och det beteende som finns idag, så att ditt program riktar in sig på bristen istället för att gissa sig fram.

Om du erbjuder utbildning till kunder är detta steg också ditt starkaste försäljningsverktyg. Att utvärdera en kunds team innan du föreslår innehåll visar dem exakt var luckorna finns, vilket gör att det program du rekommenderar upplevs som nödvändigt snarare än valfritt. Utvärderingen fyller två syften: den skärper programmet och motiverar det.

Steg 3: Välj rätt inlärningsmetoder

När luckorna har kartlagts måste du nu bestämma hur deltagarna ska lära sig. Det här är också den första punkten där skalbarhet kommer in i bilden, eftersom vissa metoder fungerar i olika sammanhang och andra inte.

De flesta framgångsrika program kombinerar flera metoder:

• Onlinekurser i egen takt för de grundläggande kunskaper som alla behöver, som levereras på ett konsekvent sätt oavsett hur många som deltar.

• Live-sessioner för diskussion, rollspel och den typ av lärande som gynnas av att ske i grupp.

• Coaching och mentorskap för personlig vägledning kring individuella utmaningar.

• Praktik på arbetsplatsen genom utmanande uppdrag och verkligt ansvar, där ledarskapet verkligen får genomslag.

Här är skalbarhetstestet som du kan tillämpa på varje del: vad händer när du behöver genomföra detta för den tionde gruppen, eller för tre kunder samtidigt? En metod som bygger på en enda expert i ett enda rum är inte skalbar. Återanvändbart innehåll är det uppenbarligen. Ju mer av det grundläggande materialet du kan skapa en gång och leverera många gånger, desto mer kan de interaktiva, personliga inslagen användas där de tillför mest värde.

Steg 4: Utforma för olika ledarskapsnivåer

En ny teamledare och en senior chef har olika behov, och ett program som behandlar dem på samma sätt tjänar ingen av dem väl. Att utforma distinkta utvecklingsvägar för olika nivåer förvandlar en generisk kurs till ett program som deltagarna växer genom.

De flesta program fungerar på tre övergripande nivåer: blivande ledare som tar sig an sin första ledarroll, etablerade chefer som leder större eller mer komplexa team, och högsta ledningen som anger riktningen för hela organisationen. Varje nivå bygger på den underliggande.

För att konkretisera detta följer här en enkel översikt för den första nivån, en ny teamledare:

• Resultat: självsäker och kompetent under de första 90 dagarna.

• Kärnkompetenser: delegering, att ge feedback, genomföra individuella samtal, grundläggande konfliktlösning.

• Metoder: introduktionskurs i egen takt, en kollegagrupp och praktisk träning på arbetsplatsen.

• Övning: leda ett litet projekt från start till mål.

• Mått på framgång: slutför kursen, får positiv feedback från sitt team och håller regelbundna enskilda samtal.

Du kan bygga samma grundstruktur för varje nivå, vilket ger dig en ytterligare fördel. När strukturen är standardiserad fungerar samma ramverk för alla team, kunder och platser. Du behöver inte uppfinna programmet på nytt varje gång; du applicerar istället en beprövad struktur i ett nytt sammanhang.

Det är den här repeterbara strukturen som tar dig till verklig skala.

Steg 5: Bygg in coaching och ömsesidigt ansvar

Kunskap bleknar snabbt när ingen förväntas använda den. De program som förändrar beteendet är de som håller deltagarna ansvariga även efter att utbildningen är avslutad, och det sker sällan av en slump.

Coaching ger deltagarna någon att diskutera verkliga utmaningar med, vilket omvandlar abstrakta lärdomar till beslut som de faktiskt fattar på jobbet. Ansvarsskyldighet gentemot kollegor åstadkommer något som coaching inte kan: den skapar en grupp människor som genomgår samma utveckling samtidigt, utbyter erfarenheter och håller varandra på rätt spår. En grupp nya chefer som träffas varje månad kommer att hålla längre än vilken workshop som helst, eftersom pressen att dyka upp och göra framsteg kommer från kollegorna snarare än från ett certifikat.

Bygg in detta redan från början.

Steg 6: Mät effekten och iterera

Ett program som du inte kan mäta är ett program som du inte kan förbättra, eller ens bevisa. Detta sista steg sluter cirkeln tillbaka till det resultat du definierade i steg ett och håller hela processen ärlig.

Mät på två nivåer:

1. För det första själva inlärningen: andel som fullföljer programmet, betyg och vilka ämnen deltagarna har svårt med, så att du kan se var innehållet behöver förbättras.

2. För det andra resultatet: minskade personalomsättningen, kom nya chefer igång snabbare, förändrades det problem du ville lösa?

Det första visar om programmet fungerade bra, medan det andra visar om det hade någon betydelse. Det är också här som leveransen till kunderna höjer ribban. En kund, franchisetagare eller regionchef vill se resultat på begäran, inte vänta på en kvartalsrapport. Att kunna visa slutförandegraden och godkännandegraden för varje grupp när som helst förvandlar din rapportering från en eftertanke till en anledning att förnya avtalet. Mät konsekvent, granska ofta och behandla programmet som något du förfinar snarare än något du avslutar.

Hur man utvecklar ledarskapsfärdigheter på alla nivåer

Ramverket ger dig strukturen. Här fyller du i de specifika färdigheter som varje typ av ledare behöver utveckla, eftersom ”ledarskapsfärdigheter” betyder olika saker beroende på vem du utvecklar.

Nya chefer och teamledare

Denna grupp behöver grunderna i att leda människor för första gången: att delegera istället för att göra allt själv, ge feedback som går fram, genomföra givande en-till-en-samtal och hantera små konflikter innan de växer sig stora. Steget från att utföra arbetet till att leda de som utför det är den svåraste övergången de flesta ledare någonsin gör, och den förtjänar mest stöd.

Etablerade chefer

Denna grupp behöver leda genom andra snarare än direkt. Det innebär att prioritera mellan konkurrerande krav, utveckla medarbetarna under sig, kommunicera med intressenter ovanför sig och ibland fatta beslut med ofullständig information.

Chefer med flera verksamhetsställen och franchisechefer

Denna grupp bär en extra börda: att upprätthålla enhetliga standarder på platser som de inte alltid kan övervaka. De måste leda team som de inte sitter tillsammans med, upprätthålla varumärkes- eller driftsstandarder och upptäcka problem genom rapporter snarare än på plats. Konsekvens är en färdighet, och det är en helt egen färdighet.

Anpassa kompetenserna efter nivån, så får varje grupp en utveckling som passar just där de befinner sig. Den passformen är det som håller människor engagerade tillräckligt länge för att de ska kunna växa.

Att göra programmet repeterbart för olika team och kunder

Allt hittills har pekat hit. Ett program som förändrar ett team är ett bra resultat. Ett program som du kan leverera om och om igen till nya team, nya platser eller nya kunder, utan att behöva bygga upp det från grunden varje gång, är en verklig tillgång. Det är här designvalen blir en hävstång.

Några principer som gör ett program repeterbart:

• Skapa innehåll en gång, återanvänd det överallt. Grundkurser och utvärderingar bör skapas en gång och levereras många gånger, så att tillväxt inte innebär mer arbete.

• Håll grupperna tydligt åtskilda. Varje team, kund eller plats behöver sitt eget utrymme, sina egna deltagare och sina egna resultat, utan att data blandas ihop med andras.

• Ge varje målgrupp sin egen ingång. En dedikerad miljö med varumärkesprofilering för varje kund eller plats gör att programmet känns skräddarsytt, även när den underliggande strukturen är gemensam.

• Gör rapporteringen självbetjänande. När kunder och chefer när som helst kan hämta sina egna uppgifter om genomförande och godkännandegrader lägger du mindre tid på rapportering, och de får större förtroende för programmet.

• Certifiera slutförandet. Ett certifikat i slutet bevisar att utbildningen har genomförts, vilket är viktigt för revisioner, regelefterlevnad och helt enkelt för att visa en kund att deras medarbetare har gjort jobbet.

Kombinera dessa faktorer så blir ditt program skalbart.

Ledarskapsutbildning kontra coaching: när ska man använda vad

Utbildning och coaching behandlas ofta som rivaler, trots att de egentligen är två verktyg för två olika uppgifter. Att veta vilket du ska välja sparar pengar och ger deltagarna bättre resultat.

Utbildning är det sätt på vilket du konsekvent förmedlar kunskap och färdigheter till många personer. Den kommer till sin rätt när det finns ett definierat innehåll som alla behöver, när du introducerar nya ledare i stor skala, eller när enhetlighet inom en grupp är viktigare än anpassning. Den är effektiv, repeterbar och mätbar, vilket är anledningen till att den utgör ryggraden i de flesta program.

Coaching är det sätt på vilket man utvecklar en enskild person genom just dennes specifika utmaningar. Det kommer till sin rätt när någon står inför en situation som ingen kurs har förutsett, när en ledande befattningshavare behöver en förtrolig samtalspartner, eller när bristen handlar om omdöme och beteende snarare än kunskap. Det är ett personligt tillvägagångssätt som kräver mycket personlig kontakt och är svårare att skala upp, vilket är anledningen till att det fungerar bäst när det fokuseras där det är som viktigast.

De bästa programmen använder båda delarna. Utbilda i grunderna på ett brett plan så att alla har samma utgångspunkt, och använd sedan coaching selektivt där individens utveckling kräver ett personligt tillvägagångssätt. Använd alltså utbildning för att skala upp, och coaching för att fördjupa.

Bygg ditt ledarskapsutvecklingsprogram med Easy LMS

När ditt program väl är utformat behöver du en plattform där du kan genomföra det och som kan växa i takt med dig. Det är här Easy LMS kommer in i bilden, eftersom det är utvecklat just för den typ av repeterbar leverans till flera grupper som ledarskapsutveckling i stor skala kräver.

Du kan skapa dina kurser och prov en gång och återanvända dem för alla team, kunder eller platser utan att behöva bygga om dem. Varje kund eller franchisetagare får en egen akademi med sitt varumärke, vilket håller grupperna tydligt åtskilda samtidigt som de delar samma underliggande innehåll. Dina rapporter visar genomförandegrad och godkännandegrad i realtid, vilket innebär att kunder och chefer kan ta del av sina resultat när de vill istället för att behöva vänta på dig. Certifikat hanteras automatiskt, och eftersom prissättningen är en fast avgift istället för per deltagare förblir dina kostnader förutsägbara oavsett hur många personer du utbildar.

Med andra ord är de principer som gör ett program repeterbart just de som Easy LMS är utformat kring. Om du är redo att erbjuda ledarskapsutveckling som går att skala upp kan du starta en gratis provperiod och skapa ditt första program.