Hoe u een opschaalbaar programma voor leiderschapsontwikkeling opzet

Wat is leiderschapsontwikkeling?

Leiderschapsontwikkeling is het voortdurende proces waarbij de vaardigheden, het gedrag en het beoordelingsvermogen worden opgebouwd die mensen nodig hebben om anderen goed te kunnen leiden

Voordat u een programma opzet, is het nuttig om duidelijk voor ogen te hebben wat u daadwerkelijk wilt ontwikkelen. Leiderschap is geen vaste eigenschap die mensen al dan niet bezitten; het kan, net als elke andere vaardigheid, worden aangeleerd, geoefend en verbeterd.

Leiderschapsontwikkeling is het voortdurende proces waarbij de vaardigheden, het gedrag en het beoordelingsvermogen worden opgebouwd die mensen nodig hebben om anderen goed te leiden. Het omvat alles, van een beginnende teamleider die leert te delegeren tot een senior manager die leert om afdelingsoverschrijdende koersbepalingen vast te stellen. Het sleutelwoord is ‘voortdurend’. Een enkele cursus kan verandering teweegbrengen, maar leiderschap groeit door herhaling, feedback en praktijkervaringen in de loop van de tijd.

Dat onderscheid is van belang omdat het bepalend is voor alles wat daarna volgt. U ontwerpt niet één evenement. U ontwerpt een systeem dat mensen blijft ontwikkelen, lang nadat de eerste sessie is afgelopen.

Wat is een leiderschapsontwikkelingsprogramma?

Een leiderschapsontwikkelingsprogramma is het gestructureerde, herhaalbare systeem dat u gebruikt om groei te realiseren. Het definieert de resultaten die u nastreeft, de leermethoden die u zult gebruiken, het traject dat mensen volgen terwijl zij doorgroeien naar hogere verantwoordelijkheidsniveaus, en de manier waarop u meet of dit alles effect heeft gehad. In de praktijk kan het cursussen, coaching, mentoring, beoordelingen en praktijkervaring op de werkplek combineren tot één samenhangend traject, in plaats van een verzameling losstaande activiteiten.

Voor veel organisaties is dat programma bedoeld voor hun eigen managers. Voor adviesbureaus, opleidingsaanbieders en franchisebedrijven is het programma iets dat zij aan klanten aanbieden, van de ene klant naar de andere, of van de ene locatie naar de andere. Beide zijn leiderschapsontwikkelingsprogramma’s. Het verschil is dat het tweede type bestand moet zijn tegen herhaling, en dat is precies waar de meeste programma’s beginnen te haperen.

Waarom de meeste leiderschapsontwikkelingsprogramma’s niet schaalbaar zijn

Talrijke programma’s werken de eerste keer uitstekend, maar vallen bij de tweede keer uit elkaar. De inhoud is doorgaans goed, maar het programma is nooit ontworpen om herhaald te worden. Wanneer u begrijpt waarom ze mislukken, kunt u daar vanaf het begin rekening mee houden bij het ontwerp.

Dit zijn de knelpunten die keer op keer terugkeren zodra een programma verder groeit dan de eerste groep:

• Het is ontworpen voor één specifieke groep. De inhoud is gebaseerd op een bepaald team, een bepaalde sector of een reeks voorbeelden, waardoor deze niet zonder aanpassing kan worden overgedragen aan een volgende doelgroep.

• Het is afhankelijk van één persoon. Het geheel werkt alleen omdat er één getalenteerde facilitator in de zaal aanwezig is. Haal die persoon weg of probeer drie sessies tegelijk te geven, en de kwaliteit neemt af.

• Het materiaal zit in iemands hoofd. Of op een laptop, of in een presentatie die alleen de maker ervan begrijpt. Er is niets zodanig gedocumenteerd dat een andere trainer het kan overnemen en consistent kan uitvoeren.

• Er is geen consistente meting. Elke groep wordt anders beoordeeld, of helemaal niet, waardoor u niet kunt aantonen dat het programma heeft gewerkt. Dat is een intern probleem en een dealbreaker wanneer een klant om resultaten vraagt.

• Elke nieuwe klant of locatie betekent opnieuw beginnen. Zonder een herbruikbare structuur vermenigvuldigt groei uw werklast.

Maar geen van deze situaties is onvermijdelijk, aangezien het telkens om een ontwerpkeuze gaat, en het onderstaande raamwerk is opgezet om alle vijf te voorkomen.

Het raamwerk: 6 stappen voor het opzetten van een leiderschapsontwikkelingsprogramma

Een sterk programma bestaat uit een reeks weloverwogen beslissingen, waarbij elke beslissing voortbouwt op de vorige. Doorloop deze zes stappen in de juiste volgorde en u zult uiteindelijk beschikken over een programma met een duidelijk doel, dat is afgestemd op de mensen voor wie het bedoeld is en dat herhaaldelijk kan worden uitgevoerd zonder dat het uit elkaar valt.

Stap 1: Bepaal het bedrijfsresultaat dat u wilt bereiken

Elk effectief programma begint met een probleem dat het waard is om opgelost te worden, niet met een onderwerp dat het waard is om onderwezen te worden. Als u het beoogde resultaat niet kunt benoemen, kunt u niet beoordelen of het programma geslaagd is.

Managers hebben een buitenproportionele invloed op de teams die zij leiden. Dit betekent dat de kwaliteit van uw leidinggevenden het personeelsbehoud, de productiviteit en het moreel meer bepaalt dan vrijwel elk ander aspect waarop u invloed kunt uitoefenen. Het beoogde resultaat is dus zelden ‘leiderschap onderwijzen’. Het is iets concreets: het personeelsverloop op de werkvloer terugdringen, nieuwe managers sneller productief maken, regionale leidinggevenden voorbereiden op het leiden van hun eigen vestigingen, of het aantal supporttickets verminderen dat wordt veroorzaakt door teams die nooit goed zijn opgeleid.

Schrijf het beoogde resultaat op voordat u ook maar één les ontwerpt. Dit wordt de toets waaraan elke daaropvolgende beslissing moet voldoen.

Stap 2: Breng de huidige tekortkomingen in leiderschapsvaardigheden in kaart

Zodra u weet waar u naartoe wilt, heeft u een eerlijk beeld nodig van het uitgangspunt van uw medewerkers. Door deze stap over te slaan, komen programma’s erop neer dat ze zaken onderwijzen die mensen al weten, terwijl de tekortkomingen die hen belemmeren, worden genegeerd.

Beoordeling kan vele vormen aannemen: zelfevaluaties, beoordelingen door leidinggevenden, 360-gradenfeedback, korte vaardigheidsaudits of simpelweg het observeren hoe mensen omgaan met echte situaties. Het doel is om het verschil in kaart te brengen tussen het leiderschapsgedrag dat u nodig hebt en het gedrag dat u op dit moment ziet, zodat uw programma zich richt op de lacune in plaats van er gissingen over te doen.

Als u trainingen aan klanten aanbiedt, is deze stap tevens uw sterkste verkoopinstrument. Door de teams van een klant te beoordelen voordat u inhoud voorstelt, laat u hen precies zien waar de hiaten zich bevinden, waardoor het door u aanbevolen programma als noodzakelijk in plaats van optioneel wordt ervaren. De beoordeling vervult een dubbele functie: zij scherpt het programma aan en rechtvaardigt het.

Stap 3: Kies de juiste leermethoden

Nu de hiaten in kaart zijn gebracht, moet u beslissen hoe mensen zullen leren. Dit is ook het eerste punt waarop schaalgrootte een rol gaat spelen, omdat sommige methoden zich goed laten opschalen en andere niet.

De meeste sterke programma’s combineren verschillende benaderingen:

• Online cursussen die in eigen tempo kunnen worden gevolgd voor basiskennis die iedereen nodig heeft, en die consistent worden aangeboden, ongeacht het aantal deelnemers.

• Live-sessies voor discussie, rollenspellen en het soort leren dat baat heeft bij een groep.

• Coaching en mentoring voor persoonlijke begeleiding bij individuele uitdagingen.

• Praktijkervaring op de werkplek door middel van uitdagende opdrachten en echte verantwoordelijkheid, waarbij leiderschap daadwerkelijk tot uiting komt.

Hier volgt de schaalbaarheidstest die u op elk onderdeel kunt toepassen: wat gebeurt er wanneer u dit voor de tiende groep moet organiseren, of voor drie klanten tegelijk? Een methode die afhankelijk is van één enkele deskundige in één enkele ruimte is niet schaalbaar. Herbruikbare inhoud is dat uiteraard wel. Hoe meer basismateriaal u in één keer kunt ontwikkelen en vervolgens vele malen kunt aanbieden, des te meer kunnen de live, interactieve elementen worden ingezet waar zij de meeste waarde toevoegen.

Stap 4: Ontwerp voor verschillende leiderschapsniveaus

Een nieuwe teamleider en een senior manager hebben verschillende behoeften, en een programma dat hen op dezelfde manier behandelt, doet geen van beiden recht. Door afzonderlijke trajecten voor verschillende niveaus te ontwerpen, verandert een generieke cursus in een programma waarin mensen zich kunnen ontwikkelen.

De meeste programma’s zijn opgebouwd rond drie brede niveaus: opkomende leiders die hun eerste managementfunctie bekleden, gevestigde managers die leiding geven aan grotere of complexere teams, en senior leiders die de koers bepalen voor de hele organisatie. Elk niveau bouwt voort op het niveau eronder.

Om dit te verduidelijken, volgt hier een eenvoudig raamwerk voor het eerste niveau, dat van een nieuwe teamleider:

• Doelstelling: zelfverzekerd en bekwaam zijn binnen de eerste 90 dagen.

• Kernvaardigheden: delegeren, feedback geven, één-op-één-gesprekken voeren, basisvaardigheden voor conflictoplossing.

• Methoden: een onboardingcursus in eigen tempo, een groep collega’s in dezelfde situatie en praktijkervaring op de werkplek.

• Oefening: een klein project van begin tot eind leiden.

• Succesmaatstaf: voltooit de cursus, ontvangt positieve feedback van het team en houdt regelmatig één-op-één-gesprekken.

U kunt voor elk niveau hetzelfde raamwerk opzetten, wat u een tweede voordeel oplevert. Wanneer de structuur gestandaardiseerd is, werkt hetzelfde raamwerk voor alle teams, klanten en locaties. U hoeft het programma niet telkens opnieuw uit te vinden; u past een beproefde structuur toe in een nieuwe context.

Die herhaalbare structuur is wat u naar echte schaalbaarheid brengt.

Stap 5: Bouw coaching en wederzijdse verantwoordelijkheid in

Kennis vervaagt snel wanneer van niemand wordt verwacht dat hij of zij deze toepast. De programma’s die gedrag veranderen, zijn de programma’s die mensen ook na afloop van de training verantwoordelijk blijven houden, en dat gebeurt zelden toevallig.

Coaching biedt mensen iemand om samen over echte uitdagingen na te denken, waardoor abstracte lessen worden omgezet in beslissingen die zij daadwerkelijk op het werk nemen. Verantwoordelijkheid onder collega’s doet iets wat coaching niet kan: het creëert een groep mensen die tegelijkertijd hetzelfde groeiproces doormaken, ervaringen uitwisselen en elkaar eerlijk houden. Een groep nieuwe managers die maandelijks bij elkaar komt, zal langer standhouden dan welke workshop dan ook, omdat de druk om aanwezig te zijn en vooruitgang te boeken afkomstig is van collega’s in plaats van van een certificaat.

Bouw deze elementen vanaf het begin in.

Stap 6: Meet de impact en herhaal

Een programma dat u niet kunt meten, is een programma dat u niet kunt verbeteren of zelfs maar bewijzen. Deze laatste stap sluit de cirkel terug naar het resultaat dat u in stap één hebt gedefinieerd en zorgt ervoor dat het geheel eerlijk blijft.

Meet op twee niveaus:

1. Ten eerste het leerproces zelf: voltooiingspercentages, beoordelingsscores en de onderwerpen waar mensen moeite mee hebben, zodat u kunt zien op welke punten de inhoud verbetering behoeft.

2. Ten tweede, het resultaat: is het personeelsverloop gedaald, raakten nieuwe managers sneller ingewerkt, is het probleem dat u wilde oplossen daadwerkelijk opgelost?

Het eerste geeft aan of het programma goed is verlopen, terwijl het tweede aangeeft of het daadwerkelijk verschil heeft gemaakt. Dit is ook het punt waarop het leveren van resultaten aan klanten de lat hoger legt. Een klant, franchisenemer of regiomanager wil resultaten op verzoek zien, en niet wachten op een kwartaaloverzicht. Als u op elk moment de voltooiings- en slagingspercentages voor elke groep kunt laten zien, verandert uw rapportage van een bijzaak in een reden om het programma te verlengen. Meet consequent, evalueer regelmatig en beschouw het programma als iets dat u voortdurend verfijnt in plaats van iets dat u afsluit.

Hoe u leiderschapsvaardigheden op elk niveau kunt ontwikkelen

Het raamwerk biedt u de structuur. Hier vult u deze in met de specifieke vaardigheden die elk type leider moet ontwikkelen, want ‘leiderschapsvaardigheden’ betekenen iets anders, afhankelijk van wie u ontwikkelt.

Nieuwe managers en teamleiders

Deze groep heeft behoefte aan de basisvaardigheden voor het voor het eerst leiden van mensen: delegeren in plaats van alles zelf te doen, feedback geven die aanslaat, zinvolle één-op-één-gesprekken voeren en kleine conflicten aanpakken voordat ze escaleren. De overstap van het zelf uitvoeren van het werk naar het leiden van de mensen die het uitvoeren, is de moeilijkste overgang die de meeste leiders ooit maken, en deze verdient de meeste ondersteuning.

Ervaren managers

Deze groep moet leiding geven via anderen in plaats van rechtstreeks. Dat betekent prioriteiten stellen tussen concurrerende eisen, de mensen onder hen ontwikkelen, communiceren met belanghebbenden boven hen en soms beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie.

Managers met meerdere vestigingen en franchisemanagers

Deze groep draagt een extra last: het waarborgen van consistente normen op locaties die zij niet altijd kunnen overzien. Zij moeten leiding geven aan teams waarmee zij niet zij aan zij werken, merk- of operationele normen handhaven en problemen opsporen via rapportages in plaats van persoonlijk. Consistentie is een vaardigheid, en het is een werkelijk andere vaardigheid.

Stem de vaardigheden af op het niveau, en elke groep krijgt een ontwikkeling die aansluit bij waar zij zich bevinden. Die aansluiting is wat mensen lang genoeg betrokken houdt om te groeien.

Het programma herhaalbaar maken voor verschillende teams en klanten

Alles wat tot nu toe is besproken, wijst hierop. Een programma dat één team verandert, is goed werk. Een programma dat u keer op keer kunt aanbieden aan nieuwe teams, nieuwe vestigingen of nieuwe klanten, zonder het telkens opnieuw op te zetten, is een echte troef. Dit is waar ontwerpkeuzes hun vruchten afwerpen.

Enkele principes die een programma herhaalbaar maken:

• Maak inhoud één keer, hergebruik deze overal. Basisopleidingen en beoordelingen moeten één keer worden ontwikkeld en vervolgens vele malen worden aangeboden, zodat groei niet langer meer werk betekent.

• Houd groepen duidelijk gescheiden. Elk team, elke klant of elke locatie heeft zijn eigen ruimte, zijn eigen deelnemers en zijn eigen resultaten nodig, zonder dat de gegevens in die van anderen terechtkomen.

• Geef elke doelgroep een eigen toegangspunt. Een op maat gemaakte, speciale omgeving per klant of locatie zorgt ervoor dat het programma op maat lijkt, zelfs wanneer de onderliggende structuur wordt gedeeld.

• Maak rapportage zelfbedienend. Wanneer klanten en managers op elk moment zelf hun voltooiings- en slagingspercentages kunnen opvragen, besteedt u minder tijd aan rapportage en hebben zij meer vertrouwen in het programma.

• Certificeer de voltooiing. Een certificaat aan het einde bewijst dat de training heeft plaatsgevonden, wat van belang is voor audits, naleving en simpelweg om een klant te laten zien dat zijn medewerkers het werk hebben gedaan.

Breng deze elementen samen, en uw programma wordt schaalbaar.

Leiderschapsontwikkelingstraining versus coaching: wanneer wat te gebruiken

Training en coaching worden vaak als rivalen beschouwd, terwijl het in werkelijkheid twee instrumenten zijn voor twee verschillende doeleinden. Weten wanneer u welke moet inzetten, bespaart u geld en levert betere resultaten op voor de deelnemers.

Training is de manier waarop u op consistente wijze kennis en vaardigheden aan een groot aantal mensen overbrengt. Het komt goed tot zijn recht wanneer er een vastomlijnde inhoud is die iedereen nodig heeft, wanneer u op grote schaal nieuwe leidinggevenden inwerkt, of wanneer consistentie binnen een groep belangrijker is dan personalisatie. Het is efficiënt, herhaalbaar en meetbaar, en vormt daarom de ruggengraat van de meeste programma’s.

Coaching is de manier waarop u één persoon begeleidt bij het aangaan van zijn of haar specifieke uitdagingen. Het komt het best tot zijn recht wanneer iemand wordt geconfronteerd met een situatie die geen enkele cursus had kunnen voorzien, wanneer een senior leidinggevende behoefte heeft aan een vertrouwelijke sparringpartner, of wanneer de kloof eerder betrekking heeft op beoordelingsvermogen en gedrag dan op kennis. Het is intensief, persoonlijk en moeilijker op te schalen; daarom werkt het het beste wanneer het wordt ingezet waar het er het meest toe doet.

De sterkste programma’s maken gebruik van beide. Train de basisvaardigheden op brede schaal, zodat iedereen over een gemeenschappelijke basis beschikt, en pas vervolgens selectief coaching toe wanneer individuele groei een menselijke benadering vereist. Gebruik training dus om op te schalen, en coaching om te verdiepen.

Bouw uw leiderschapsontwikkelingsprogramma op met Easy LMS

Zodra uw programma is ontworpen, heeft u een platform nodig waarop u het kunt uitvoeren en dat met u mee kan groeien. Hier komt Easy LMS om de hoek kijken, omdat het speciaal is ontwikkeld voor precies het soort herhaalbare, groepsoverschrijdende uitvoering dat leiderschapsontwikkeling op grote schaal vereist.

U kunt uw cursussen en examens eenmalig opstellen en deze vervolgens hergebruiken voor alle teams, klanten of locaties zonder dat u ze opnieuw hoeft te maken. Elke klant of franchise krijgt een eigen academie met eigen huisstijl, waardoor groepen duidelijk gescheiden blijven terwijl ze dezelfde onderliggende inhoud delen. Uw rapporten tonen voltooiings- en slagingspercentages in realtime, wat betekent dat klanten en managers hun resultaten op elk gewenst moment kunnen inzien in plaats van op u te hoeven wachten. Certificaten worden automatisch afgehandeld, en omdat de prijs een vast bedrag is in plaats van een bedrag per deelnemer, blijven uw kosten voorspelbaar, ongeacht het aantal mensen dat u opleidt.

Met andere woorden: de principes die een programma herhaalbaar maken, vormen de basis waarop Easy LMS is ontworpen. Als u klaar bent om leiderschapsontwikkeling op schaal aan te bieden, kunt u een gratis proefperiode starten en uw eerste programma opzetten.